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薇薇经常做文秘的工作,日常要处理大量的文档,经过几个月的锻炼,着实进步不小。可是领导时不时还是嫌她文档处理得慢,其中,薇薇还没有掌握好加快文档处理速度的重要秘诀—查找和替换!
查找替换出了能够批量修改文中的错字错句,其实还有更多的妙用,挖掘出这些功能,文档处理当然会事半功倍了。
快速输入家庭住址
最近布置了一个任务,要求在Excel中录入人事名单,其中家庭住址必须石“××省××市××县××镇××村××组”这种形式,由于大家的住址都是在本区, 前面的“××省××市××县××镇”都是相同的,那么快捷输入法就诞生了!
第一步:打开Excel 2007,在输入人事信息时,凡是地址的相同部分都输入#;切换到“开始”标签,单击“查找和选择”按钮出现菜单(见图1)选择“替换”出现对话框。
第二步:在“查找内容”中输入#,在“替换为”中输入本区地址,再单击“全部替换”按钮即可(见图2)。
小提示:
该实例是查找替换的最基本应用,在平时我们文档中有了错字,可通过“查找”功能找到错字,再通过“替换”功能将所有的错字一次性替换为正确的文字。在Office、Wps Office等办公软件中都有“查找和替换”功能,用好这些功能,可以大大加快你的文档处理速度哦。
文字格式轻松设置
最近需修改一部台湾的资料,为符合大陆用户阅读习惯并突出重点,必须改变书稿中的某些词语及其字体,并加上着重号。如果一个一个地修改,累死薇薇等死领导。不过用好查找和替换,一切都不难了。
第一步:用Word打开书稿文档,切换到“开始”标签,单击“替换”,在“查找内容”中输入要查找的文字,在“替换为”中输入用来替换的文字。单击“更多”按钮可以看到更多的搜索选项(见图3)。
第二步:单击“格式”按钮,选择“字体”出现对话框(见图4),在“中文字体”可设置文字字体,然后选择“着重号”下的“.”,确定后返回“查找和替换”对话框,最后单击“全部替换”即可。
小提示:
该实例使用了“查找替换”的高级功能,即进行格式的查找替换,在同一篇文档中,如果有相同的文字,但格式不同,通过格式替换可针对不同的格式替换相应的文字,非常实用。
字变图,一步搞定
一份公司的内部培训资料,要求将里面的公司名称全部替换成公司的Logo图片。这份资料有200多页,公司名称有1500处,该怎么办呢?
第一步:用Word打开资料,切换到“插入”標签,单击“图片”按钮选择公司的Logo,将图片插入到文档中,并调节好其尺寸,选中图片按Ctrl+C复制。
第二步:按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口,在查找内容中输入“联想”,在替换为中输入“^c”,然后单击“全部替换”按钮(见图5),此时可以看到查找的文字都替换为相应的图片了。
小提示:
“^c”的意思就是以剪贴板中的内容,替换掉“查找内容”框中的内容,因此“^c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板上的可视内容,甚至表格。
快速整理网络文档
薇薇常需要将网上的资料下载下来,排版打印出来。可网上的文章都有很多空格和空行,一一删除十分麻烦!
第一步:将网上的文章复制粘贴到Word中,打开“查找和替换”对话框,单击“特殊格式”选择“段落标记”(见图6),“替换为”中不输入任何内容,然后单击“全部替换”可以看到空段会被自动删除。如果没有能删除,可在“查找内容”中输入“^p”,也就是在段落标记前加上一个空格,再单击“全部替换”。
第二步:在“查找内容”中按一下空格键,也就是设置查找对象为空格,“替换为”中不输入任何内容,然后单击“全部替换”,此时文档中的空格就会全部删除。
查找替换出了能够批量修改文中的错字错句,其实还有更多的妙用,挖掘出这些功能,文档处理当然会事半功倍了。
快速输入家庭住址
最近布置了一个任务,要求在Excel中录入人事名单,其中家庭住址必须石“××省××市××县××镇××村××组”这种形式,由于大家的住址都是在本区, 前面的“××省××市××县××镇”都是相同的,那么快捷输入法就诞生了!
第一步:打开Excel 2007,在输入人事信息时,凡是地址的相同部分都输入#;切换到“开始”标签,单击“查找和选择”按钮出现菜单(见图1)选择“替换”出现对话框。
第二步:在“查找内容”中输入#,在“替换为”中输入本区地址,再单击“全部替换”按钮即可(见图2)。
小提示:
该实例是查找替换的最基本应用,在平时我们文档中有了错字,可通过“查找”功能找到错字,再通过“替换”功能将所有的错字一次性替换为正确的文字。在Office、Wps Office等办公软件中都有“查找和替换”功能,用好这些功能,可以大大加快你的文档处理速度哦。
文字格式轻松设置
最近需修改一部台湾的资料,为符合大陆用户阅读习惯并突出重点,必须改变书稿中的某些词语及其字体,并加上着重号。如果一个一个地修改,累死薇薇等死领导。不过用好查找和替换,一切都不难了。
第一步:用Word打开书稿文档,切换到“开始”标签,单击“替换”,在“查找内容”中输入要查找的文字,在“替换为”中输入用来替换的文字。单击“更多”按钮可以看到更多的搜索选项(见图3)。
第二步:单击“格式”按钮,选择“字体”出现对话框(见图4),在“中文字体”可设置文字字体,然后选择“着重号”下的“.”,确定后返回“查找和替换”对话框,最后单击“全部替换”即可。
小提示:
该实例使用了“查找替换”的高级功能,即进行格式的查找替换,在同一篇文档中,如果有相同的文字,但格式不同,通过格式替换可针对不同的格式替换相应的文字,非常实用。
字变图,一步搞定
一份公司的内部培训资料,要求将里面的公司名称全部替换成公司的Logo图片。这份资料有200多页,公司名称有1500处,该怎么办呢?
第一步:用Word打开资料,切换到“插入”標签,单击“图片”按钮选择公司的Logo,将图片插入到文档中,并调节好其尺寸,选中图片按Ctrl+C复制。
第二步:按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口,在查找内容中输入“联想”,在替换为中输入“^c”,然后单击“全部替换”按钮(见图5),此时可以看到查找的文字都替换为相应的图片了。
小提示:
“^c”的意思就是以剪贴板中的内容,替换掉“查找内容”框中的内容,因此“^c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板上的可视内容,甚至表格。
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薇薇常需要将网上的资料下载下来,排版打印出来。可网上的文章都有很多空格和空行,一一删除十分麻烦!
第一步:将网上的文章复制粘贴到Word中,打开“查找和替换”对话框,单击“特殊格式”选择“段落标记”(见图6),“替换为”中不输入任何内容,然后单击“全部替换”可以看到空段会被自动删除。如果没有能删除,可在“查找内容”中输入“^p”,也就是在段落标记前加上一个空格,再单击“全部替换”。
第二步:在“查找内容”中按一下空格键,也就是设置查找对象为空格,“替换为”中不输入任何内容,然后单击“全部替换”,此时文档中的空格就会全部删除。