城建档案是社会发展的产物,是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案是城市建设的技术成果和历史依据。随着各级政府对城建工作,尤其是对城建档案建设工作高度重视。加大了资金投入,使得城建档案工作取得了可喜的成绩。
　　
　　一、城建档案管理工作遇到的问题与挑战
　　
　　在看到城建档案管理工作取得成绩的同时,必须清醒地看到,随着时代的进步,技术的发展,城建档案工作还面临着一些新的情况和新的问题。
　　(一)基层对城建档案管理工作重要性认识不足。自上世纪80年代以来,国家相继颁布了《科学技术档案工作条例》、《档案法》、《城市规划法》及《建筑法》,使城建档案事业的发展有了法律依据和法律保障。近几年,建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》、《城建档案主题词表》、《城市建设档案案卷质量规定》、《城市建设档案馆目标管理考评办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》、《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》等。这些法律法规、规章制度的出台对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。中国住房和城乡建设部也提出,要积极组织开展城建档案异地备份、应急预案等工作。提高应对、处置自然灾害和突发公共事件的能力。确保城建档案的安全和应急利用。这些都体现了中央对强化城建档案管理工作的决心。但社会对城建档案的重要性认识不足,特别是有的基层部门对城建档案工作不理解,不支持。部分建设单位从事基建工作管理、技术的人员,甚至包括一些领导,重建设、轻档案的思想比较严重,只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题,对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够,有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围,更没有建立一套规范的管理机制,来保障建设档案管理的完整和齐全,导致移交城建档案不配套,不完整,一定程度上影响和制约了城建档案工作的开展。
　　(二)社会档案法律意识淡薄。由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长,需要十几年甚至几十年的时间,因此,人们对城建档案的地位、作用了解甚少,城建档案法律意识还比较薄弱,认为城建档案没有什么大的作用,可有可无,以致违法行为频繁发生。不建档的违法行为十分普遍。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料员,也没有开展工程档案的编制工作,工程竣工后也没有进行档案预验收和档案竣工验收。不建档违法行为一般出在那些严重缺乏档案意识、片面追求工程效益的单位。这一行为恰好发生在档案工作的源头。对档案工作的危害是全局性的,影响是长期深远的。城建档案是城市历史的真实记录,是城市发展的轨迹,一旦留下空白,就难以弥补。应付建档现象比较突出。有的单位在工程档案资料编制过程中。不按规定加盖竣工图章,不按规定标注各种数据和设计变更。以复印件代替原件:有的甚至突击编写“档案”:有的为了节省费用,不按规定作各种器材试验。不报、虚报试验资料。导致工程档案中有效的少。无效的多,残缺不全,严重地破坏了工程档案的完整性和真实性。
　　(三)城建档案工作者的素质有待于进一步提高。由于多方面的原因,城建档案工作在我国起步较晚。近年来,虽然已经基本形成以城建档案馆为主体,以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络,但是,城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比,还有一段不小的距离,其中一个重要薄弱环节,一些从事城建档案工作的人员,或者因为没有系统学习过城建档案管理知识,或者半路出家,对城建档案工作不熟悉,或者随着科学技术的发展,计算机、网络等现代化管理设备进入了城建档案管理的领域,原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了,这些情况严重影响了城建档案事业的发展。
　　
　　二、以数字化工作促城建档案上水平
　　
　　目前,计算机技术正广泛应用于社会各领域,这给城建档案工作上水平、上层次提供了契机。
　　以城建档案数字化建设为导向,以利用为目的。充分利用计算机软硬件功能,最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力。以便于更好地发挥城建档案信息资源的作用。
　　(一)搞好城建档案的接收归档工作。大力开展城建档案的接收、收集和征集工作,进一步丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类,改善馆藏结构。加大重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度,提高数字(电子)档案、声像档案等的比重。加强馆库基础设施建设,不断争取扩大馆库面积。加大硬件投入,增添与城建档案事业发展需要相适应的电子计算机、光盘刻录机、空调、去湿机、防火、防盗报警等现代化设备。
　　(二)大力推进数字城建档案馆基础设施建设。数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理。通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现档案信息资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆,包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统之中,由分布式档案信息资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地区的信息系统。因此,数字档案馆的构建,应该纳入当地政府信息化建设总体规划。要以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心。加快数字城建档案馆建设。“管理统一平台”方面完成数字化生产系统、档案利用子系统的开发,优化了声像档案系统,并试验GIS模式下各类档案叠加串联方式:“统一门户”方面,档案统计子系统及档案利用、报送、验收、培训、征集“一站式服务”各功能模块,要强化档案信息对外服务上的功能,实施档案信息服务分权阅览方案,
　　(三)进一步提升各级城建档案管理人员信息化档案管理水平。城建档案内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识,既要有城市建设方面的知识,又要有档案管理方面的知识,这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识,加强全面学习。要加大以提升信息化素质为主要内容的城建档案管理人员教育培训工作力度。开展多层次、多门类的档案教育培训,根据实际情况,采取多种渠道,多种形式举办各种类型的培训班,建设一支开拓进取、知识和专业结构合理,既懂业务又熟练掌握现代化信息技术的城建档案干部队伍。组织业务交流。专题学术研讨。举办多种形式的专业网络业务观摩等活动,介绍相关科技动态和应用情况,介绍先进管理方法和手段,提高领导和业务人员的管理水平。同时,要创新服务方式。积极做好相关服务工作,扩大查档等各种途径,更好地服务科学发展。