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摘 要：分析邮件合并操作在现代办公中的应用，以批量制作获奖证书为例，通俗地论述了邮件合并的功能与使用方法，建立主文档与数据源的连接，通过插入域合并相似文档中的变化部分，大幅提高办公效率。
关鍵词：邮件合并；批量任务；
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-12-00-02
在实际工作中，人们会处理大批量的各种各样的调查表、人事简历表、检测报表等，这些资料的格式都是相同的，只是具体的数据有所变化，很多单位的办公人员仍然采用传统的人工填写，工作量大，很是头疼，如何在繁杂的事务处理中提高办公效率呢？在Word软件中提供一项“邮件合并”功能，我们可以轻松、准确、快速的完成这些任务。
“邮件合并”是OFFICE组件中Word的一项高级功能，其名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的，主要用于批量制作或打印大量“相似”文档。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中合并与发送信息相关的一组数据资料，批量生成需要的邮件文档，从而大大提高工作的效率。
邮件合并适用于制作数量较多，且文档的内容可分为固定不变的部分和变化的部分的文档。邮件合并操作除可以应用于信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作工资条、成绩单、准考证、明信片、奖状、证书等，在学校管理、大型公司人事管理、会议组织等方面可以大大提高工作效率。
本文以制作一“批”竞赛获奖证书为例，探讨利用Word2010“邮件合并”功能快速完成“批量”任务。在这批工作中，所有证书的文字、排版、打印设置等均相同，即为固定“不变”的部分（主文档），它是一个工作模板。而获奖名单、所获奖项等信息为这批工作里每一份的“变化”部分（信息源部分），可以通过Word表格、Excel表格、Access数据表等形式体现，本例中以Word表格形式存为一个单独的Word文档。邮件合并的基本过程主要包含以下六个环节：
一、准备数据源
数据源指要合并到文档中的信息文件，即邮件合并中内容变化的部分对应的文件。本批任务中对应为获奖人员的姓名、参加比赛的组别、比赛项目及获得的奖项，这些内容即为数据源。数据源以文件形式单独存储，可以为Word表格、Excel工作表、Access数据库、Outlook联系人列表及其他数据库文件等，总之，只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据据源。因为邮件合并说白了就是一个数据的查询与显示的工作。
现代办公中，通常以各种形式的表格来统计数据，邮件合并操作的数据源，支持各种常用格式，操作简易，界面友好。本例中获奖人员的相关信息以Word表格的形式保存在一个名为“获奖信息”的Word文档中，如图1所示。
图1 数据源 图2 主文档
需要提醒的是，以Word表格作数据源时，表格外部不要有其它文字，否则，在后面导入数据源时容易产生错误。如果以EXCEL表格中的数据作为数据源，通常的工作习惯是在表格中加一行标题，那么，在合并数据源之前，应将表格标题所在行删除，得到在数据标题行（即字段名）在首行的数据区域，且数据区域应为连续的、中间无空行的连续数据区域作为数据源。
二、建立主文档
主文档指邮件合并中内容固定不变的部分。如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程与新建一个Word文档一样，在进行邮件合并操作之前，它只是一个普通的文档。唯一不同的是，如果正在为邮件合并创建一个主文档，你可能需要花点心费考虑一下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求，至少应在合适的位置留下数据填充的适当位置和距离。
本例中，主文档为“荣誉证书”中不变的文字和排版部分，是这批任务的模板，主文档部分的版面设置与调整是这一环节的重点任务。我们设置纸张大小为16K，页边距为普通，设置标题“荣誉证书”为华文行楷、初号，字间距为加宽5磅，居中对齐。正文部分为宋体、小一，字间距为加宽2磅，行间距为3倍行距，两端对齐。落款部分为右对齐方式。排版完成后我们可以打印输出并观察、调整，直至整体效果满意，如图2所示。
三、建立主文档与数据源的连接
“不变的部分”和“变化”的部分都完成后，关键的环节为建立它们之间的连接，即主文档文件与数据源文件的联系。其操作为，打开主文档，并在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在打开的下拉菜单中选择文档类型，如信函、电子邮件、信封、标签、目录等。本例中，选择合并的文件类型为“信函”。
然后进行与数据源的连接操作，单击“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，在下拉菜单中单击“使用现有列表”，在打开的对话框中指定数据源文件所在位置。
在指定数据源文件后，“邮件”选项卡中“编写和插入域”工具组中的按钮被激活，可以进行进行下一步“插入域”的操作。
同时被激活的按钮还有“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”按钮。如果数据源文件中所有人员的信息均需要在邮件合并中使用，则直接进行下一步操作。有时只使用数据源文件中部分人员的信息进行邮件合并，则此时单击“编辑收件人列表”按钮，系统弹出“邮件合并收件人”对话框，如图3所示，在不需要进行邮件合并操作的人员信息前面的方框内单击，使所有要合并的人员前面有“√”标记，并单击“确定”。
图3 编辑“邮件合并收件人”
实际应用中，并不一定所有的数据都要进行合并，可以在合并同时使用筛选功能，避免了对原数据表的操作数据，比如本次只合并各项目组中一等奖的记录等。亦可以在合并同时，进行排序操作，比如按照所获奖项的等级顺序合并打印荣誉证书等。
四、向主文档中添加域
将主文档连接到数据源文件之后，可以开始添加域的操作。Word域的英文意思是范围，类似数据库中的字段，实际上，它就是Word文档中的变量。使用Word域可以实现数据的自动更新和文档的自动化。在实现邮件的合并与打印中，必须使用域进行数据源信息的插入。
实现邮件合并的添加域这一操作时，在主文档中，单击要插入域的位置，然后单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”工具组中的“插入合并域”按钮，在弹出的下拉菜单中，单击要插入的数据源提供的对应项的个人信息，本例中在姓名所在位置单击鼠标，将光标插入点定位，然后单击插入合并域中的姓名，姓名域即已插入，并表示为书名号括起来的姓名。依次完成对应的姓名、组别、项目、奖项内容。插入合并域完成后，如图5所示。
图5 插入合并域完成效果 图6 预览效果
五、预览合并
插入任一合并域后，“邮件”选项卡中“预览结果”工具组中的按钮被激活，由灰色不可用状态变为可用状态。单击“预览结果”工具组中的“预览结果”按钮，插入合并域后的主文档显示为如图6所示的预览效果。单击“预览结果”工具组中的“下一记录”按钮，可以依次预览逐条记录的效果。如需再次调整主文档中的排版设置、域的插入等，可以再次单击“预览结果”按钮，关闭预览返回编辑状态进行操作。
六、完成邮件合并
通过预览功能核对邮件内容无误后，在“邮件”选项卡的“完成”组中单击“完成并合并”按钮，在打开的下拉菜单中，根据需要选择将邮件合并到单个文档、打印文档或是发送电子邮件等。本例中，单击“编辑单个文档”菜单选项，弹出“合并到新文档”对话框，如图7所示，从中选择记录的范围，我们选择“全部”，并单击“确定”，即可生成所有获奖人员的荣誉证书，调整（缩小）显示比例后可浏览“批量”任务完成效果如图8所示。
图 7 合并到新文档 图8 “批量”任务完成效果
随着现代社会对办公效率和工作质量等要求地不断提高，计算机技术在工作中的应用也不断加深，邮件合并操作在现代办公“高效”、“高标准”的要求下，正逐步得到越来越广泛的应用，掌握邮件合并操作的方法与技巧也已刻不容缓，充分应用这一功能必将大大地为我们的工作减负增效。
关鍵词：邮件合并；批量任务；
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-12-00-02
在实际工作中，人们会处理大批量的各种各样的调查表、人事简历表、检测报表等，这些资料的格式都是相同的，只是具体的数据有所变化，很多单位的办公人员仍然采用传统的人工填写，工作量大，很是头疼，如何在繁杂的事务处理中提高办公效率呢？在Word软件中提供一项“邮件合并”功能，我们可以轻松、准确、快速的完成这些任务。
“邮件合并”是OFFICE组件中Word的一项高级功能，其名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的，主要用于批量制作或打印大量“相似”文档。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中合并与发送信息相关的一组数据资料，批量生成需要的邮件文档，从而大大提高工作的效率。
邮件合并适用于制作数量较多，且文档的内容可分为固定不变的部分和变化的部分的文档。邮件合并操作除可以应用于信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作工资条、成绩单、准考证、明信片、奖状、证书等，在学校管理、大型公司人事管理、会议组织等方面可以大大提高工作效率。
本文以制作一“批”竞赛获奖证书为例，探讨利用Word2010“邮件合并”功能快速完成“批量”任务。在这批工作中，所有证书的文字、排版、打印设置等均相同，即为固定“不变”的部分（主文档），它是一个工作模板。而获奖名单、所获奖项等信息为这批工作里每一份的“变化”部分（信息源部分），可以通过Word表格、Excel表格、Access数据表等形式体现，本例中以Word表格形式存为一个单独的Word文档。邮件合并的基本过程主要包含以下六个环节：
一、准备数据源
数据源指要合并到文档中的信息文件，即邮件合并中内容变化的部分对应的文件。本批任务中对应为获奖人员的姓名、参加比赛的组别、比赛项目及获得的奖项，这些内容即为数据源。数据源以文件形式单独存储，可以为Word表格、Excel工作表、Access数据库、Outlook联系人列表及其他数据库文件等，总之，只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据据源。因为邮件合并说白了就是一个数据的查询与显示的工作。
现代办公中，通常以各种形式的表格来统计数据，邮件合并操作的数据源，支持各种常用格式，操作简易，界面友好。本例中获奖人员的相关信息以Word表格的形式保存在一个名为“获奖信息”的Word文档中，如图1所示。
图1 数据源 图2 主文档
需要提醒的是，以Word表格作数据源时，表格外部不要有其它文字，否则，在后面导入数据源时容易产生错误。如果以EXCEL表格中的数据作为数据源，通常的工作习惯是在表格中加一行标题，那么，在合并数据源之前，应将表格标题所在行删除，得到在数据标题行（即字段名）在首行的数据区域，且数据区域应为连续的、中间无空行的连续数据区域作为数据源。
二、建立主文档
主文档指邮件合并中内容固定不变的部分。如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程与新建一个Word文档一样，在进行邮件合并操作之前，它只是一个普通的文档。唯一不同的是，如果正在为邮件合并创建一个主文档，你可能需要花点心费考虑一下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求，至少应在合适的位置留下数据填充的适当位置和距离。
本例中，主文档为“荣誉证书”中不变的文字和排版部分，是这批任务的模板，主文档部分的版面设置与调整是这一环节的重点任务。我们设置纸张大小为16K，页边距为普通，设置标题“荣誉证书”为华文行楷、初号，字间距为加宽5磅，居中对齐。正文部分为宋体、小一，字间距为加宽2磅，行间距为3倍行距，两端对齐。落款部分为右对齐方式。排版完成后我们可以打印输出并观察、调整，直至整体效果满意，如图2所示。
三、建立主文档与数据源的连接
“不变的部分”和“变化”的部分都完成后，关键的环节为建立它们之间的连接，即主文档文件与数据源文件的联系。其操作为，打开主文档，并在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在打开的下拉菜单中选择文档类型，如信函、电子邮件、信封、标签、目录等。本例中，选择合并的文件类型为“信函”。
然后进行与数据源的连接操作，单击“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，在下拉菜单中单击“使用现有列表”，在打开的对话框中指定数据源文件所在位置。
在指定数据源文件后，“邮件”选项卡中“编写和插入域”工具组中的按钮被激活，可以进行进行下一步“插入域”的操作。
同时被激活的按钮还有“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”按钮。如果数据源文件中所有人员的信息均需要在邮件合并中使用，则直接进行下一步操作。有时只使用数据源文件中部分人员的信息进行邮件合并，则此时单击“编辑收件人列表”按钮，系统弹出“邮件合并收件人”对话框，如图3所示，在不需要进行邮件合并操作的人员信息前面的方框内单击，使所有要合并的人员前面有“√”标记，并单击“确定”。
图3 编辑“邮件合并收件人”
实际应用中，并不一定所有的数据都要进行合并，可以在合并同时使用筛选功能，避免了对原数据表的操作数据，比如本次只合并各项目组中一等奖的记录等。亦可以在合并同时，进行排序操作，比如按照所获奖项的等级顺序合并打印荣誉证书等。
四、向主文档中添加域
将主文档连接到数据源文件之后，可以开始添加域的操作。Word域的英文意思是范围，类似数据库中的字段，实际上，它就是Word文档中的变量。使用Word域可以实现数据的自动更新和文档的自动化。在实现邮件的合并与打印中，必须使用域进行数据源信息的插入。
实现邮件合并的添加域这一操作时，在主文档中，单击要插入域的位置，然后单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”工具组中的“插入合并域”按钮，在弹出的下拉菜单中，单击要插入的数据源提供的对应项的个人信息，本例中在姓名所在位置单击鼠标，将光标插入点定位，然后单击插入合并域中的姓名，姓名域即已插入，并表示为书名号括起来的姓名。依次完成对应的姓名、组别、项目、奖项内容。插入合并域完成后，如图5所示。
图5 插入合并域完成效果 图6 预览效果
五、预览合并
插入任一合并域后，“邮件”选项卡中“预览结果”工具组中的按钮被激活，由灰色不可用状态变为可用状态。单击“预览结果”工具组中的“预览结果”按钮，插入合并域后的主文档显示为如图6所示的预览效果。单击“预览结果”工具组中的“下一记录”按钮，可以依次预览逐条记录的效果。如需再次调整主文档中的排版设置、域的插入等，可以再次单击“预览结果”按钮，关闭预览返回编辑状态进行操作。
六、完成邮件合并
通过预览功能核对邮件内容无误后，在“邮件”选项卡的“完成”组中单击“完成并合并”按钮，在打开的下拉菜单中，根据需要选择将邮件合并到单个文档、打印文档或是发送电子邮件等。本例中，单击“编辑单个文档”菜单选项，弹出“合并到新文档”对话框，如图7所示，从中选择记录的范围，我们选择“全部”，并单击“确定”，即可生成所有获奖人员的荣誉证书，调整（缩小）显示比例后可浏览“批量”任务完成效果如图8所示。
图 7 合并到新文档 图8 “批量”任务完成效果
随着现代社会对办公效率和工作质量等要求地不断提高，计算机技术在工作中的应用也不断加深，邮件合并操作在现代办公“高效”、“高标准”的要求下，正逐步得到越来越广泛的应用，掌握邮件合并操作的方法与技巧也已刻不容缓，充分应用这一功能必将大大地为我们的工作减负增效。