论文部分内容阅读
[摘 要]在工程项目建设和施工的过程中，进行工程项目文件的管理也是一项重要的工作内容。项目文件中包含着整个工程建设的重要信息，在工程建设的过程中有助于提升信息管理的高效性。但是，在实际的工作中，会存在诸多影响因素，管理人员需要对其进行详细地了解，才能找到切实可行的解决对策。本文主要对工程项目文件归档影响因素进行探讨和分析，并且提出相应的解决措施，仅供参考。
[关键词]工程项目；文件归档；应对措施
中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）06-0147-01
建设工程项目文件是工程合同的重要组成部分，其中包含着项目进行的计划以及相关的设计方案等等。对于项目文件进行归档和整理时工程管理工作的重点。在具体的建设中，工程项目建设需要和档案管理工作同步进行，如果管控内容出现了却是或者是不足的问题，可以能会给文件的归档和管理工作带来一定的难度。所以，做好工程项目文件的归档工作是做好工程管理工作的前提和基础。
1、 档案意识
1.1 影响因素
1.1.1 领导档案意识亟待加强。存在的主要现象就是，在工程项目实施的现场，领导者对于工程的施工以及工期的问题提高了重视，但是对于工程项目文件的管理来说，重视程度明显不够。如果文件档案管理中出现了一些问题，都是有档案管理者自行解决，领导者不会过多地过问这一问题。但是，如果领导者的档案管理意识不强会对整个工程建设带来严重的影响，其中较为常见的就是形成连锁反应，其中包括管理制度，组织措施以及最终的项目管理工作等等。
原因：工程项目文件管理的意识淡薄，只能说明领导者在实际的工程建设中由于具体的事务繁忙，对于项目文件的管理工作无暇顾及。所以说，在以后的文件归档工作中，管理者应该加强重视，为领导者减轻工作的负担。
1.1.2 员工的档案意识和知识有待提高。从这一方面来看，出现的主要现象就是员工对于档案文件的重视程度明显不够，认为资料不必做的特别完美，文件档案只是用来观看。而且，自我责任意识淡薄。如果没有明确的规定，对于档案文件管理的问题就不用心。如果员工长期以来都是这种思想，那么在实际的工作中会大大降低管理的力度，出现较多不符合规定的项目文件。不仅如此，还会造成严重的纸张和人力物力的浪费现象。
原因：出现这一现象的主要原因就是员工的档案管理意识较为淡薄，而且在实际的工作中很少进行相关内容的培训，员工自身的专业知识水平较低，对于档案的归档没有概念性的要求。所以，在项目文件归档管理工作中表现出一定的不完善性。
1.2 应对措施
1.2.1 加强学习。无论是单位的领导人员还是档案的管理工作人员，都应该在工作之余为自己“充电”，加强学习，强化责任意识。另外，可以充分应用连锁效应，一个人学习可以带动周围其他人的学习。要进行定时的培训，要让工作人员明确，如果在档案管理的初期不仅性完善的管理，则会给后期的文件档案归档工作带来较大的不便，只有这样才能从根本上提高档案管理的意识。
1.2.2 加强考核力度。考核的实施就是强制性的加强对档案管理的重视程度。在实际的工作中，应该制定相关的考核制度，将项目文件管理工作列入到其中。上级的领导干部需要对其加强监督和管理，切实将项目文件归档工作落到实处。
1.2.3 抓住过程控制。根据国家相关法律法规的规定，建设项目的文件管理工作和建设的进程要同步进行，在项目申请的过程中，要及时对文件材料进行整理和审查，在工程建设完成之后，要做好文件的验收和归档工作。在此过程中，要对文件的质量以及包含的内容进行详细地了解，严格抓住过程控制，对于各项制度都要加强控制，在保证制度正常实施的情况下，保证项目文件管理的高效性。
2、保证体系
2.1 影响因素
2.1.1 组织机构人员不到位或是不能满足工作要求
现象：名单上有人但实际无人；一人身兼数职无法专心、也没时间专职做好项目文件归档管理工作；人员流动快工作无法系统性的进行；人员素质无法满足工作要求。另外一些人员少程不大的单位没有建立相应的竣工管理机构。影响：工程项目文件归档管理工作无法落到实处。原因：人力资源有限，投人不够。出现以上现象的原因很多，与待遇、环境等都不无关系。但作为单位来说很多工程都是低价中标，还有进度要求，这些不能不说是其主要原因之一。
2.1.2 没有建立制度、或建立的制度无法得到很好的落实
现象：束之高阁，制度和落实两分家；制度适用性差无法实施和落实；有些单位无制度、无管理。影响：没有达到制定制度的目的，使高质量的完成作少了一份保障。原因：责任心不够或是没有检查制度，因为制度也要制度来落实；认识不足，很多人有到时再说的想法，没有真正依靠制度进行控制，只是为了应对检查。
2.1.3 个人岗位责任落实不到位
现象：很多单位对工程的岗位责任有，但对项目文件归档却是缺失的。有的有岗位责任，一是不严密；二是执行起来没有真正落实，有和没有无区别。影响：失去最基层也是最基本对工作质量的管控平台，基础工作质量无法得到保证。原因：一是观念和意识问题，重工程轻档案的思想太深；二是由于工程建设的工作都是迫在眉睫需要立刻解决的事情，项目文件归档工作是一个冰冻三尺的过程。
2.2 应对措施
2.2.1 组织机构方面
（1）抓好机构落实。各单位无论工程大小，必须按规范要求在工程项目一开始就成立相应的组织机构，安排专人负责本单位的项目文件归档工作。
（2）发挥领导作用。单位领导必须制定对项目文件归档工作亲自过问、检查的计划，必要时要亲自抓、亲自解决问题，效果突出。
（3）选好负责人。项目文件归档机构负责人，单位领导要考虑安排让有工作经验、责任心强的人担任，对抓好项目文件归档全盘工作十分有利。因为项目文件归档工作重要的不是微观的具体操作，而是统筹的计划与管理，而且宏观的管理与控制是做好项目文件归档工作的关键。
2.2.2 制度建设方面
（1）抓好制度建设。和组织机构一样，各单位无论工程大小，必须按规范要求在工程项目一开始，就建立相应的保证项目文件高标准按时归档的管理制度。同时一并要建立相应的考核、检查制度、奖惩制度。
（2）认真制定制度。制定制度时，专业的制度应由专业人员制定，检查制度、奖惩制度要在进行调查研究的基础上制定，以保证它的适用性，使之能更好地落实和实施。
（3）发挥领导作用。为了保证检查制度能严格落实，单位领导也应把项目文件归档工作列为自己日常管控工作的议事日程，定期进行检查、过问以达到有效督促的目的。
2.2.3 个人岗位责任落实方面
（1）制定有效的岗位制度。根据统一领导、分级管理的原则，单位不仅要制定单位的岗位责任，还应制定部门的岗位责任，把项目文件归档质量管控的责任落实到每一个人。
（2）发挥奖惩效应。奖好罚劣是促进工作有效开展的一种方法，正确运用可以起到好的引导和极大地调动员工积极性的作用。
（3）加强教育培训。用制度约束来督促加强员工责任心是组织手段，对员工加强教育培训，提高其工作自觉性、积极性。
3、结语
工程项目文件归档实行集中统一管理，分级、过程控制，是一个伴随整个工程需要长时间进行管控的工作，且过程管控的质量将直接影响最终的项目文件归档。要充分发挥集中统一管理的优势，履行好自己职责，抓好对基层的管理、指导工作，做好过程控制工作，为工程项目文件归档工作打好基础，及时高质量地完成归档工作。
参考文献
[1] SL288—2003，水利工程建设项目施工监理规范[s].北京：中国水利水电出版社，2004.
[2] DL/T5111—2000，水电水利工程施工监理规范[s].北京：中国电力出版社，2001.
[关键词]工程项目；文件归档；应对措施
中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）06-0147-01
建设工程项目文件是工程合同的重要组成部分，其中包含着项目进行的计划以及相关的设计方案等等。对于项目文件进行归档和整理时工程管理工作的重点。在具体的建设中，工程项目建设需要和档案管理工作同步进行，如果管控内容出现了却是或者是不足的问题，可以能会给文件的归档和管理工作带来一定的难度。所以，做好工程项目文件的归档工作是做好工程管理工作的前提和基础。
1、 档案意识
1.1 影响因素
1.1.1 领导档案意识亟待加强。存在的主要现象就是，在工程项目实施的现场，领导者对于工程的施工以及工期的问题提高了重视，但是对于工程项目文件的管理来说，重视程度明显不够。如果文件档案管理中出现了一些问题，都是有档案管理者自行解决，领导者不会过多地过问这一问题。但是，如果领导者的档案管理意识不强会对整个工程建设带来严重的影响，其中较为常见的就是形成连锁反应，其中包括管理制度，组织措施以及最终的项目管理工作等等。
原因：工程项目文件管理的意识淡薄，只能说明领导者在实际的工程建设中由于具体的事务繁忙，对于项目文件的管理工作无暇顾及。所以说，在以后的文件归档工作中，管理者应该加强重视，为领导者减轻工作的负担。
1.1.2 员工的档案意识和知识有待提高。从这一方面来看，出现的主要现象就是员工对于档案文件的重视程度明显不够，认为资料不必做的特别完美，文件档案只是用来观看。而且，自我责任意识淡薄。如果没有明确的规定，对于档案文件管理的问题就不用心。如果员工长期以来都是这种思想，那么在实际的工作中会大大降低管理的力度，出现较多不符合规定的项目文件。不仅如此，还会造成严重的纸张和人力物力的浪费现象。
原因：出现这一现象的主要原因就是员工的档案管理意识较为淡薄，而且在实际的工作中很少进行相关内容的培训，员工自身的专业知识水平较低，对于档案的归档没有概念性的要求。所以，在项目文件归档管理工作中表现出一定的不完善性。
1.2 应对措施
1.2.1 加强学习。无论是单位的领导人员还是档案的管理工作人员，都应该在工作之余为自己“充电”，加强学习，强化责任意识。另外，可以充分应用连锁效应，一个人学习可以带动周围其他人的学习。要进行定时的培训，要让工作人员明确，如果在档案管理的初期不仅性完善的管理，则会给后期的文件档案归档工作带来较大的不便，只有这样才能从根本上提高档案管理的意识。
1.2.2 加强考核力度。考核的实施就是强制性的加强对档案管理的重视程度。在实际的工作中，应该制定相关的考核制度，将项目文件管理工作列入到其中。上级的领导干部需要对其加强监督和管理，切实将项目文件归档工作落到实处。
1.2.3 抓住过程控制。根据国家相关法律法规的规定，建设项目的文件管理工作和建设的进程要同步进行，在项目申请的过程中，要及时对文件材料进行整理和审查，在工程建设完成之后，要做好文件的验收和归档工作。在此过程中，要对文件的质量以及包含的内容进行详细地了解，严格抓住过程控制，对于各项制度都要加强控制，在保证制度正常实施的情况下，保证项目文件管理的高效性。
2、保证体系
2.1 影响因素
2.1.1 组织机构人员不到位或是不能满足工作要求
现象：名单上有人但实际无人；一人身兼数职无法专心、也没时间专职做好项目文件归档管理工作；人员流动快工作无法系统性的进行；人员素质无法满足工作要求。另外一些人员少程不大的单位没有建立相应的竣工管理机构。影响：工程项目文件归档管理工作无法落到实处。原因：人力资源有限，投人不够。出现以上现象的原因很多，与待遇、环境等都不无关系。但作为单位来说很多工程都是低价中标，还有进度要求，这些不能不说是其主要原因之一。
2.1.2 没有建立制度、或建立的制度无法得到很好的落实
现象：束之高阁，制度和落实两分家；制度适用性差无法实施和落实；有些单位无制度、无管理。影响：没有达到制定制度的目的，使高质量的完成作少了一份保障。原因：责任心不够或是没有检查制度，因为制度也要制度来落实；认识不足，很多人有到时再说的想法，没有真正依靠制度进行控制，只是为了应对检查。
2.1.3 个人岗位责任落实不到位
现象：很多单位对工程的岗位责任有，但对项目文件归档却是缺失的。有的有岗位责任，一是不严密；二是执行起来没有真正落实，有和没有无区别。影响：失去最基层也是最基本对工作质量的管控平台，基础工作质量无法得到保证。原因：一是观念和意识问题，重工程轻档案的思想太深；二是由于工程建设的工作都是迫在眉睫需要立刻解决的事情，项目文件归档工作是一个冰冻三尺的过程。
2.2 应对措施
2.2.1 组织机构方面
（1）抓好机构落实。各单位无论工程大小，必须按规范要求在工程项目一开始就成立相应的组织机构，安排专人负责本单位的项目文件归档工作。
（2）发挥领导作用。单位领导必须制定对项目文件归档工作亲自过问、检查的计划，必要时要亲自抓、亲自解决问题，效果突出。
（3）选好负责人。项目文件归档机构负责人，单位领导要考虑安排让有工作经验、责任心强的人担任，对抓好项目文件归档全盘工作十分有利。因为项目文件归档工作重要的不是微观的具体操作，而是统筹的计划与管理，而且宏观的管理与控制是做好项目文件归档工作的关键。
2.2.2 制度建设方面
（1）抓好制度建设。和组织机构一样，各单位无论工程大小，必须按规范要求在工程项目一开始，就建立相应的保证项目文件高标准按时归档的管理制度。同时一并要建立相应的考核、检查制度、奖惩制度。
（2）认真制定制度。制定制度时，专业的制度应由专业人员制定，检查制度、奖惩制度要在进行调查研究的基础上制定，以保证它的适用性，使之能更好地落实和实施。
（3）发挥领导作用。为了保证检查制度能严格落实，单位领导也应把项目文件归档工作列为自己日常管控工作的议事日程，定期进行检查、过问以达到有效督促的目的。
2.2.3 个人岗位责任落实方面
（1）制定有效的岗位制度。根据统一领导、分级管理的原则，单位不仅要制定单位的岗位责任，还应制定部门的岗位责任，把项目文件归档质量管控的责任落实到每一个人。
（2）发挥奖惩效应。奖好罚劣是促进工作有效开展的一种方法，正确运用可以起到好的引导和极大地调动员工积极性的作用。
（3）加强教育培训。用制度约束来督促加强员工责任心是组织手段，对员工加强教育培训，提高其工作自觉性、积极性。
3、结语
工程项目文件归档实行集中统一管理，分级、过程控制，是一个伴随整个工程需要长时间进行管控的工作，且过程管控的质量将直接影响最终的项目文件归档。要充分发挥集中统一管理的优势，履行好自己职责，抓好对基层的管理、指导工作，做好过程控制工作，为工程项目文件归档工作打好基础，及时高质量地完成归档工作。
参考文献
[1] SL288—2003，水利工程建设项目施工监理规范[s].北京：中国水利水电出版社，2004.
[2] DL/T5111—2000，水电水利工程施工监理规范[s].北京：中国电力出版社，2001.