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摘 要：随着机关单位的改革与发展，人力资源管理工作日趋社会化、复杂化和多样化，面临许多新问题新形势新要求，特别是机关单位人事档案管理工作，存在着重视程度不够、业务水平不高和设备保障不足等诸多问题。本人从档案管理现状入手，就存在的问题进行了分析，并就如何解决这一现状提出对策和思考。
关键词：机关单位；人力资源；档案管理；对策
对于机关单位来说，人事档案管理是一项非常重要的工作内容，档案管理工作不仅是单位内部职工个人工作信息的一个集合，更关系到如何利用档案资源做好人力资源开发工作。如何有效管理、开发、利用人力资源，人事档案的作用不可忽视，但是基于档案管理和人力资源开发意识不足等多方面的原因，现阶段机关单位门人事档案的管理和利用存在不少问题，制约着人力资源工作的发展、影响人力资源的开发和利用。
1 机关单位人事档案管理工作现状
1.1 人事档案管理系统已形成规模。我国机关单位人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。全国各级单位的组织、人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
1.2 人事档案管理制度初步建立。中组部在全国范围内开展干部档案工作目标管理活动，出台了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》等通知。这些制度、规定是人事档案管理工作的基本依据，使档案管理人员在整理档案时有所依据，对人事档案管理工作的规范化、标准化起到了极其重要的作用，使人事档案管理有章可循，机关单位人事档案管理工作取得了喜人的成绩。
2 机关单位门档案管理主要的问题
2.1 投入不足。机关单位内部档案管理集办公、阅档、保管为一体，防损、防火等手段水平较低，档案使用方法也较原始，电子化、信息化、系统化、信息化建设尚未起步，计算机、刻录机硬件等无法满足工作需要。可以说档案利用既无效率、又不能保证调档的质量。
2.2 人事档案信息价值不高。档案是否有价值，关键在于能否给予使用者有用的信息，能够满足使用者的所需，没有价值、没有利用可能、不能满足使用者需求的档案，对于使用者来说就是无所用处的一堆废纸。而要建立有价值、有生命的档案，就要关注档案信息的质量，就必须从源头抓起，认真做好档案的收集整理工作。没有规范的收集整理，就无从谈起合格的档案信息、更谈不上高质量的档案内容。
2.3 人事档案无法反映个人特点。科学真实的人事档案可以使借阅档案者通过借阅档案、审读档案对人才的基本信息、特点、专长有初步的了解。但是部分人事档案严重地存在内容单一、信息缺乏的现象。关于职工个人的能力的信息如：类型特点、管理才干、特点专长、心理素质、个人绩效点等方面的信息，基本是蜻蜓点水、寥寥几句，甚至是模式化的空话，千篇一律，不能突出个人特征。尤其对于我们这样的业务单位来说，很多记者、编辑、主持人的档案无法真实反映其工作能力、业务水平，对于单位来说，无法通过审阅档案对其有初步的了解和准确的定位，对人才的特点无从了解，更无法利用档案来选择人才，在这个方面，人事档案没有发挥到应有的作用。
2.4 档案材料内容失真。档案最重要的一点，就是要真实，真实与否关系档案的生命。是档案存在的前提，如果档案内容失真、是虚假材料，不仅会误导人事工作，而且容易造成严重后果。然而，不容否认的是，一些虚假信息的材料通过各种途径进入了个人档案，常见的是人员档案年龄忽大忽小，基本是越来越小；入党时间、参加工作时间等越填越早；个人工作经历填写中有所侧重、故意选择性填写，过五关斩六将浓墨重笔，败走麦城却绝口不提，档案内容不够真实全面。
2.5 政治信息占主导。由于历史原因，现阶段人事档案管理中，政治信息仍然占据主导地位，那些如：工作作风、能力业务专长、工作实绩贡献等与人才工作能力相关的资料并不是收集归档的重点，那些涉及政治思想表现材料的收集较多。反映个人能力信息材料相对较少，更新不及时。人事档案的建立还是基于“政治”的出发点，而不是基于“人力资源”的出发点。给人事档案的有效利用带来了很大麻烦、使人力资源的开发和利用成为空话。
3 提高机关单位门人事档案利用开发效率的对策思考
3.1 提升人事档案开发意识。档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用。要提高全体职工的档案利用意识，要让大家普遍认识到，建立人事档案的目的不仅仅是保存几张简单的纸张，而是为了能够建立有效的人力资源管理体系，有利于人才信息的完善和使用、有利于人才的交流和开发。机关单位的工作人员，应当树立“资源意识”，要更新档案管理和使用观念，提高对人事档案资源的开发、利用意识，及时主动地对人事档案信息进行整理、归类、汇总，为开发和利用人事档案提供全面、准确的信息，为提高档案管理工作水平创造良好的基础。
3.2 进行档案知识再培训。随着时代的发展，和“人力资源”意识的提升，档案不再只是简单的“管理”，更需要“开发和利用”，这种发展变化的形势，对档案管理人员的素质提出了更高的要求。除了要更新理念、提升认识外，新时期的档案管理工作更需要专业的档案知识、一定的计算机技术、基本的应用文写作能力和熟练办公自动化操作等。对档案工作人员相关能力的培训和教育亟需实施，因此，单位要重视档案人才队伍建设，要采取积极措施促进档案工作者的理念更新和素质的提升，要对他们进行再培训，帮助他们学习新知识、更新新技能，掌握新方法。
3.3 完善档案收集，确保档案真实有效。在档案收集过程中要注重人事档案的质量，收集过程中要严格执行档案管理规定，严格依照规范程序进行；对不符合档案收集要求、达不到收集标准的人事档案要坚决绝收、及时更正。在档案信息的审核确认工作中，对于一些重要的信息，要用多方面材料相互印证的方法来予以验证，一般孤证不予确认，保证档案信息的真实、准确。同时严格遵照各单位、部门对档案鉴定的处理权限，对不属于归档内容的人事档案材料要进行妥善处理。
3.4 创新档案管理思路，探索档案利用新模式。目前计算机已逐步介入人事档案管理工作，但多数仅限于人才基本信息的收集、各类信息的输入与检索，人才信息的分类、分析、利用和开发还做得不多。而对于人力资源管理部门来说，人事档案管理的最终目的是利用和开发，如果不能有效地利用和开发人力资源，人事档案系统的利用和管理，就没有达到效益的最大化。
结束语
档案管理工作要积极创新思路，探索新型模式，加强现代管理信息系统在人事档案管理工作中的使用，机关单位人事档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，建立健全的规章制度才能使人事档案管理在新时期的发展形势下，提高人事档案信息的利用效率，科学可持续的向前发展。
参考文献
[1]邵军.加强人事档案管理工作的几点思考[J].人才资源开发，2010，7.
[2]黄雄.事业单位改革与人事档案管理创新[J].中共福建省委党校学报；2003.
[3]陈萍.谈干部人事档案工作的发展策略[J].兰台世界，2007.
关键词：机关单位；人力资源；档案管理；对策
对于机关单位来说，人事档案管理是一项非常重要的工作内容，档案管理工作不仅是单位内部职工个人工作信息的一个集合，更关系到如何利用档案资源做好人力资源开发工作。如何有效管理、开发、利用人力资源，人事档案的作用不可忽视，但是基于档案管理和人力资源开发意识不足等多方面的原因，现阶段机关单位门人事档案的管理和利用存在不少问题，制约着人力资源工作的发展、影响人力资源的开发和利用。
1 机关单位人事档案管理工作现状
1.1 人事档案管理系统已形成规模。我国机关单位人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。全国各级单位的组织、人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
1.2 人事档案管理制度初步建立。中组部在全国范围内开展干部档案工作目标管理活动，出台了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》等通知。这些制度、规定是人事档案管理工作的基本依据，使档案管理人员在整理档案时有所依据，对人事档案管理工作的规范化、标准化起到了极其重要的作用，使人事档案管理有章可循，机关单位人事档案管理工作取得了喜人的成绩。
2 机关单位门档案管理主要的问题
2.1 投入不足。机关单位内部档案管理集办公、阅档、保管为一体，防损、防火等手段水平较低，档案使用方法也较原始，电子化、信息化、系统化、信息化建设尚未起步，计算机、刻录机硬件等无法满足工作需要。可以说档案利用既无效率、又不能保证调档的质量。
2.2 人事档案信息价值不高。档案是否有价值，关键在于能否给予使用者有用的信息，能够满足使用者的所需，没有价值、没有利用可能、不能满足使用者需求的档案，对于使用者来说就是无所用处的一堆废纸。而要建立有价值、有生命的档案，就要关注档案信息的质量，就必须从源头抓起，认真做好档案的收集整理工作。没有规范的收集整理，就无从谈起合格的档案信息、更谈不上高质量的档案内容。
2.3 人事档案无法反映个人特点。科学真实的人事档案可以使借阅档案者通过借阅档案、审读档案对人才的基本信息、特点、专长有初步的了解。但是部分人事档案严重地存在内容单一、信息缺乏的现象。关于职工个人的能力的信息如：类型特点、管理才干、特点专长、心理素质、个人绩效点等方面的信息，基本是蜻蜓点水、寥寥几句，甚至是模式化的空话，千篇一律，不能突出个人特征。尤其对于我们这样的业务单位来说，很多记者、编辑、主持人的档案无法真实反映其工作能力、业务水平，对于单位来说，无法通过审阅档案对其有初步的了解和准确的定位，对人才的特点无从了解，更无法利用档案来选择人才，在这个方面，人事档案没有发挥到应有的作用。
2.4 档案材料内容失真。档案最重要的一点，就是要真实，真实与否关系档案的生命。是档案存在的前提，如果档案内容失真、是虚假材料，不仅会误导人事工作，而且容易造成严重后果。然而，不容否认的是，一些虚假信息的材料通过各种途径进入了个人档案，常见的是人员档案年龄忽大忽小，基本是越来越小；入党时间、参加工作时间等越填越早；个人工作经历填写中有所侧重、故意选择性填写，过五关斩六将浓墨重笔，败走麦城却绝口不提，档案内容不够真实全面。
2.5 政治信息占主导。由于历史原因，现阶段人事档案管理中，政治信息仍然占据主导地位，那些如：工作作风、能力业务专长、工作实绩贡献等与人才工作能力相关的资料并不是收集归档的重点，那些涉及政治思想表现材料的收集较多。反映个人能力信息材料相对较少，更新不及时。人事档案的建立还是基于“政治”的出发点，而不是基于“人力资源”的出发点。给人事档案的有效利用带来了很大麻烦、使人力资源的开发和利用成为空话。
3 提高机关单位门人事档案利用开发效率的对策思考
3.1 提升人事档案开发意识。档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用。要提高全体职工的档案利用意识，要让大家普遍认识到，建立人事档案的目的不仅仅是保存几张简单的纸张，而是为了能够建立有效的人力资源管理体系，有利于人才信息的完善和使用、有利于人才的交流和开发。机关单位的工作人员，应当树立“资源意识”，要更新档案管理和使用观念，提高对人事档案资源的开发、利用意识，及时主动地对人事档案信息进行整理、归类、汇总，为开发和利用人事档案提供全面、准确的信息，为提高档案管理工作水平创造良好的基础。
3.2 进行档案知识再培训。随着时代的发展，和“人力资源”意识的提升，档案不再只是简单的“管理”，更需要“开发和利用”，这种发展变化的形势，对档案管理人员的素质提出了更高的要求。除了要更新理念、提升认识外，新时期的档案管理工作更需要专业的档案知识、一定的计算机技术、基本的应用文写作能力和熟练办公自动化操作等。对档案工作人员相关能力的培训和教育亟需实施，因此，单位要重视档案人才队伍建设，要采取积极措施促进档案工作者的理念更新和素质的提升，要对他们进行再培训，帮助他们学习新知识、更新新技能，掌握新方法。
3.3 完善档案收集，确保档案真实有效。在档案收集过程中要注重人事档案的质量，收集过程中要严格执行档案管理规定，严格依照规范程序进行；对不符合档案收集要求、达不到收集标准的人事档案要坚决绝收、及时更正。在档案信息的审核确认工作中，对于一些重要的信息，要用多方面材料相互印证的方法来予以验证，一般孤证不予确认，保证档案信息的真实、准确。同时严格遵照各单位、部门对档案鉴定的处理权限，对不属于归档内容的人事档案材料要进行妥善处理。
3.4 创新档案管理思路，探索档案利用新模式。目前计算机已逐步介入人事档案管理工作，但多数仅限于人才基本信息的收集、各类信息的输入与检索，人才信息的分类、分析、利用和开发还做得不多。而对于人力资源管理部门来说，人事档案管理的最终目的是利用和开发，如果不能有效地利用和开发人力资源，人事档案系统的利用和管理，就没有达到效益的最大化。
结束语
档案管理工作要积极创新思路，探索新型模式，加强现代管理信息系统在人事档案管理工作中的使用，机关单位人事档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，建立健全的规章制度才能使人事档案管理在新时期的发展形势下，提高人事档案信息的利用效率，科学可持续的向前发展。
参考文献
[1]邵军.加强人事档案管理工作的几点思考[J].人才资源开发，2010，7.
[2]黄雄.事业单位改革与人事档案管理创新[J].中共福建省委党校学报；2003.
[3]陈萍.谈干部人事档案工作的发展策略[J].兰台世界，2007.