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摘要：通过分析高校档案管理信息化建设存在的问题，提出加强高校档案管理信息化建设具体措施，进一步提高高校档案管理水平，更好的为高校发展服务。
关键词：高校；档案管理；信息化建设
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 14-0206-01
一、高校档案管理的概念
档案管理作为高校教育管理的重要组成部分，发挥着举足轻重的作用。高校档案主要包括高校日常招生、教学、科研管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值意义的文字、图表等不同形式载体的记录。不仅承载着学校的教育历史，更是学校各种活动的真实记录，既是对以往教学工作成果的历史积累，也是今后学校继续发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的作用。有着十分重要的价值作用。
二、高校档案管理存在的一些问题和信息化建设的必要性
目前，虽然高等教育发展迅猛，但高校的档案管理工作还停留在传统管理模式上，信息化管理水平低下。具体体现在以下方面: 首先, 档案管理人员结构不合理，高校档案管理部门通常作为安置，分流人员的场所，档案管理人员年龄大，学历低，思想保守。未形成一支素质优良、科学、高效的队伍。其次，高校领导重视不够，资金投入上不足，大容量和超大容量存储设备、网络设备缺乏。第三，缺乏档案管理信息化建设的统一规划和标准，高校各自为政，使用的档案信息系统和网络建设不同步，使得档案管理的规范性、共享性差，没有形成联网的、高效的信息化系统。第四，主要还是以纸质档案管理为主，通过数字化扫描加工处理的档案占所藏档案数量少等等。
在二十一世纪信息时代来临之际，档案管理面临着新的机遇与挑战。随着高科技的发展，我们进入电子化，信息化，数字化的时代，这些新科技深入的影响着我们的生活、学习和工作。2008年8月教育部、国家档案局《普通高等学校档案管理办法》中提出高等学校应当设立专项经费为档案机构配置档案管理、现代化档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆的建设，确保档案管理信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。因此，高校档案管理信息化建设势在必行。
三、高校档案信息化建设的措施
（一）提高认识，统一思想
首先，要利用一切可以利用的机会和场合，让学校领导认识到高校档案管理工作的重要性，高校档案管理信息化建设工程是“一把手工程”。校领导的支持和认可是关键，是不可缺少的重要因素。
其次，校内各有关部门要进一步提高对档案管理信息化建设的认识。就是要消除大家认识上的偏差，突破思想上的误区，树立正确的档案信息观。让每位师生都能够积极主动的配合档案管理人员的工作，档案的管理工作他不仅仅是档案管理人员的工作，它也与大家息息相关，要通过各种形象生动的宣传方式，提高档案信息资源的社会利用率。通过宣传引导，在高校营造一个有利的思想氛围，提高广大师生的档案管理信息化意识。只有在思想上取得了大家的共鸣和认同，才能有力推动档案管理信息化建设的发展，才有可能争取更多的建设资金用于档案管理信息化建设。同时还要加强管理，与时俱进，积极稳步推进校园建设与档案管理信息化建设的协调发展。促进高校档案信息化建设工作的发展。
（二）档案管理信息化人才队伍建设
首先、加强档案业务人员的培训工作。要坚持高校档案管理人员进修制度，把档案管理信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入学习计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识。提高档案业务人员掌握现代技术的技能。
其次、要重视计算机人才的配备。高校档案管理部门要通过引进、招聘等方式，配备1名具有专科以上学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案管理和计算机应用相结合的复合型人才。
第三、高校应每年安排档案管理部门的骨干到本省高等院校较系统地学习计算机专业知识和业务交流学习。
（三）档案管理信息化标准规范建设
首先、依据国家档案局颁布的有关标准，严格执行现有的档案信息化建设的标准与规范。教育主管部门组织高校实施国家档案局已经颁布的有关档案著录标准、《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等技术标准。要联合高校研究、制订适合教育系统，尤其是高校的统一的档案管理信息化工作技术规范。
其次、高校档案管理部门要主动承担科研课题，加快科研攻关进度，早出成果。为省档案主管部门在规范基础上出台电子文件管理办法提供行之有效的建议和策略。
（四）档案管理信息化基础设施和资源设置建设
首先、基础设施建设方面。高校要建设和完善局域网，并且与其他高校联通，要进一步完善、丰富网站内容，增强信息量和服务能力。结合高校实际情况，统筹规划，在充分利用现有设施的基础上，逐年购置高性能的硬件设备和管理软件，即文档一体化、档案信息管理、网络服务等系统软件并配备与之相适应的高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。逐步完善高校档案馆的信息数字化建设。依托全省统一教育网络平台，先实现全省高校间档案信息网，实现各个高校间档案馆际互联，使高校档案信息网成为全省教育档案信息网的一个组成部分。
其次、资源设置建设方面。第一加快档案管理部门档案信息数据库的建设，实现档案查询的信息化，这样能进一步提高档案服务工作的效率，增强档案工作的服务，实现档案信息资源的共享。第二增强高校内部各职能部门电子文档形式收集保存文件档案的意识，通过举办培训班和讲座，提高各职能部门档案管理人员利用信息化手段编辑、整理、存储电子档案的技术水平，实现高校内部各个职能部门共同推进档案信息化管理的大好局面。第三是档案管理部门要率先加强对各类电子文档的收集、存储、分类和收录工作，并保证电子文件真实完整有效，从而在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作。
综上所述，办公自动化已逐步取代纸质文件成为高校公文的主要形式，因而高校档案的信息化管理也正成为对电子文件的管理，档案管理的信息内容也在不断更新，高校要不断更新高校档案信息化管理及出台相应的管理措施，让高校的管理工作出更上一层。
参考文献：
[1]吕淑琴.高校档案信息化过程中的对策研究[J].内蒙古电大学刊,2011(5).
关键词：高校；档案管理；信息化建设
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 14-0206-01
一、高校档案管理的概念
档案管理作为高校教育管理的重要组成部分，发挥着举足轻重的作用。高校档案主要包括高校日常招生、教学、科研管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值意义的文字、图表等不同形式载体的记录。不仅承载着学校的教育历史，更是学校各种活动的真实记录，既是对以往教学工作成果的历史积累，也是今后学校继续发展的基础，对学校各项工作起着不可替代的作用。有着十分重要的价值作用。
二、高校档案管理存在的一些问题和信息化建设的必要性
目前，虽然高等教育发展迅猛，但高校的档案管理工作还停留在传统管理模式上，信息化管理水平低下。具体体现在以下方面: 首先, 档案管理人员结构不合理，高校档案管理部门通常作为安置，分流人员的场所，档案管理人员年龄大，学历低，思想保守。未形成一支素质优良、科学、高效的队伍。其次，高校领导重视不够，资金投入上不足，大容量和超大容量存储设备、网络设备缺乏。第三，缺乏档案管理信息化建设的统一规划和标准，高校各自为政，使用的档案信息系统和网络建设不同步，使得档案管理的规范性、共享性差，没有形成联网的、高效的信息化系统。第四，主要还是以纸质档案管理为主，通过数字化扫描加工处理的档案占所藏档案数量少等等。
在二十一世纪信息时代来临之际，档案管理面临着新的机遇与挑战。随着高科技的发展，我们进入电子化，信息化，数字化的时代，这些新科技深入的影响着我们的生活、学习和工作。2008年8月教育部、国家档案局《普通高等学校档案管理办法》中提出高等学校应当设立专项经费为档案机构配置档案管理、现代化档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆的建设，确保档案管理信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。因此，高校档案管理信息化建设势在必行。
三、高校档案信息化建设的措施
（一）提高认识，统一思想
首先，要利用一切可以利用的机会和场合，让学校领导认识到高校档案管理工作的重要性，高校档案管理信息化建设工程是“一把手工程”。校领导的支持和认可是关键，是不可缺少的重要因素。
其次，校内各有关部门要进一步提高对档案管理信息化建设的认识。就是要消除大家认识上的偏差，突破思想上的误区，树立正确的档案信息观。让每位师生都能够积极主动的配合档案管理人员的工作，档案的管理工作他不仅仅是档案管理人员的工作，它也与大家息息相关，要通过各种形象生动的宣传方式，提高档案信息资源的社会利用率。通过宣传引导，在高校营造一个有利的思想氛围，提高广大师生的档案管理信息化意识。只有在思想上取得了大家的共鸣和认同，才能有力推动档案管理信息化建设的发展，才有可能争取更多的建设资金用于档案管理信息化建设。同时还要加强管理，与时俱进，积极稳步推进校园建设与档案管理信息化建设的协调发展。促进高校档案信息化建设工作的发展。
（二）档案管理信息化人才队伍建设
首先、加强档案业务人员的培训工作。要坚持高校档案管理人员进修制度，把档案管理信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入学习计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识。提高档案业务人员掌握现代技术的技能。
其次、要重视计算机人才的配备。高校档案管理部门要通过引进、招聘等方式，配备1名具有专科以上学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案管理和计算机应用相结合的复合型人才。
第三、高校应每年安排档案管理部门的骨干到本省高等院校较系统地学习计算机专业知识和业务交流学习。
（三）档案管理信息化标准规范建设
首先、依据国家档案局颁布的有关标准，严格执行现有的档案信息化建设的标准与规范。教育主管部门组织高校实施国家档案局已经颁布的有关档案著录标准、《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等技术标准。要联合高校研究、制订适合教育系统，尤其是高校的统一的档案管理信息化工作技术规范。
其次、高校档案管理部门要主动承担科研课题，加快科研攻关进度，早出成果。为省档案主管部门在规范基础上出台电子文件管理办法提供行之有效的建议和策略。
（四）档案管理信息化基础设施和资源设置建设
首先、基础设施建设方面。高校要建设和完善局域网，并且与其他高校联通，要进一步完善、丰富网站内容，增强信息量和服务能力。结合高校实际情况，统筹规划，在充分利用现有设施的基础上，逐年购置高性能的硬件设备和管理软件，即文档一体化、档案信息管理、网络服务等系统软件并配备与之相适应的高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。逐步完善高校档案馆的信息数字化建设。依托全省统一教育网络平台，先实现全省高校间档案信息网，实现各个高校间档案馆际互联，使高校档案信息网成为全省教育档案信息网的一个组成部分。
其次、资源设置建设方面。第一加快档案管理部门档案信息数据库的建设，实现档案查询的信息化，这样能进一步提高档案服务工作的效率，增强档案工作的服务，实现档案信息资源的共享。第二增强高校内部各职能部门电子文档形式收集保存文件档案的意识，通过举办培训班和讲座，提高各职能部门档案管理人员利用信息化手段编辑、整理、存储电子档案的技术水平，实现高校内部各个职能部门共同推进档案信息化管理的大好局面。第三是档案管理部门要率先加强对各类电子文档的收集、存储、分类和收录工作，并保证电子文件真实完整有效，从而在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作。
综上所述，办公自动化已逐步取代纸质文件成为高校公文的主要形式，因而高校档案的信息化管理也正成为对电子文件的管理，档案管理的信息内容也在不断更新，高校要不断更新高校档案信息化管理及出台相应的管理措施，让高校的管理工作出更上一层。
参考文献：
[1]吕淑琴.高校档案信息化过程中的对策研究[J].内蒙古电大学刊,2011(5).