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沟通是组织的生命线。管理的过程，也就是沟通的过程。通过了解，整合各种资源，做到成本优化提升产出，从而为组织和社会创造价值和财富。如果将组织比喻为生命体，那么沟通就是生命体内的血管，通过流动来给组织系统提供养分，实现机体的良性循环。沟通管理是组织管理的重要组成部分。现代高校的组织架构多为科层组织结构，这类结构形式在管理上有诸多优点，可以使管理具有自上而下的权威，有权力的集权与分权[1]、有专业人员对应的职位分工，有详细的规章制度保障，因此管理运行的效率是比较高的[2]。同时也存在弊病，各部门之间的横向联系和协作变得复杂和困难；随着职能部门增加，会有功能重复/叠加，容易造成职责不明，陷入走形式的怪圈；科层组织的高效率是建立在其成员对组织行为和组织目标不承担任何个人责任的基础上的，组织成员的每一个人都只能对他所从事的局部工作承担有限责任，容易导致组织成员对工作整体缺乏全面感，造成工作效率低下，服务质量下降。本文针对现代高校的组织架构的缺陷，从组织沟通方面入手讨论解决存在的弊端，提高组织工作效率，加强部门间协作，提高服务水平。
一、组织沟通的定义、形式、特点
1.沟通的定义及重要性。沟通是为了某一个特定目标，实现人与人、组织与组织之间信息交流，从而达成协议的一个过程。组织内部沟通因组织架构的不同而呈现不同特点。但是许多管理人员认为沟通存在于工作的每一个环节，每天都在进行，就如同人类呼吸空气般自然，因此对此没有提起足够的重视，导致组织沟通的进行不够完善、高效。由此而导致的结果则是信息的不完善、扭曲，组织内部协作混乱，上下层掌握信息不对称等问题。如何有效的改善组织沟通，提高组织运作效率，是当今信息社会背景下管理人员需要重视的问题。一般情况下，沟通由信息发出者、传播渠道、接受者三部分组成。在沟通的整个过程中，由信息发布者组织信息准备沟通，通过特定渠道传播有效信息给接受者，接受者接收信息，进行分析，然后将分析过后的的信息直接或者间接反馈给信息发出者。有信息的发出及反馈才算是完整的组织沟通，缺一不可。如图1所示。
2.沟通的几种方式。
2.1正式沟通。正式沟通是指在正式场合发生的，有组织、有规则要求、有纪律约束的信息传递和交流。正式沟通一般目的明确，纪律严明。有助于节约时间和资源，具有保密性强，信息流失程度低的有点。但是速度受制，依照一定程序逐级逐层进行，容易公式化而失去灵活度。主要有上行沟通，下行沟通，平行沟通三种类型。
2.2非正式沟通。非正式沟通是指正式沟通之外的信息传递和交流，不受纪律、时间、场合约束的沟通渠道。包括小道消息，马路新闻，私下交谈等方式。具有内容广泛，传播速度快，内容容易失真的特点。
二、科层组织结构在沟通过程中的障碍
1.社会环境。社会环境是影响组织沟通的基本因素。不同的社会环境具有不同的文化价值观念，这些价值观念左右着沟通行为。其次，社会环境对组织沟通的影响还表现在社会技术进步所带来的信息传递手段的变化。高校内部是一个小型社会环境，独特的学术人文环境决定该组织内部沟通的独特性。该组织的组成人群以学术研究者、教育工作者、学生为主，因此在沟通方法上，需针对不同人群采取不同的方式，才能有效的将信息传递，并得到相应的反馈。
2.组织结构造成的沟通障碍。组织结构是组织根据目标和任务，把组织划分成若干部分，确定各部门的职责和职权，并进行合理人员配备。只有组织的各个层次、部门能够协调与合作，组织才可以实现自己的功能。组织结构形式在某种程度上决定着组织的信息流动的渠道，而合理的组织结构有利于提高信息沟通的效率。
科层组织结构障碍的类型一般有两种：层次太多，机构重叠。层次太多：管理层次是指领导纵向管理的层级数目。由于组织规模扩大，分工专业化，客观上造成庞大的结构，管理层次增多。管理层次增多会造成信息过滤层次增多，增加了信息失真、信息遗漏的机会；而由于环节增加，信息传递时间过长，严重影响沟通的正确性和时效性。一般来说，组织的管理层次以三层为宜，五层为止。机构重叠：组织内部机构重复设置，部门太多，人员配备过量。管理人员职责难明，人浮于事，造成互相扯皮、互相争执的现象，彼此间需花费大量的时间和精力进行协调工作，导致信息传递效率降低。存在分工过细、部门设置太多、职能相同或者相近导致信息流通缓慢的情况。
3.渠道不当的障碍。不同的信息对于渠道选择有不同的要求，真实的信息选择了不恰当的传播渠道，就会产生信息扭曲或者误读，导致组织沟通受挫或者受阻。在这其中，最常发生的是信息发送者依靠主观想像来选择沟通方式，或者是经验主义者惯用旧例，缺乏对实际情况的考量。有时候还会过于依赖正式溝通，忽视了非正式沟通的实用性，导致一些信息不能得到有效传递。
4.距离和时间的障碍。由于高校是一个独特的社会环境，里面包括了行政工作人员，科研人员和学生，这三个群体从某种角度来说处于对立面，互相不了解各自的工作领域特点。由于这一种空间背景和社会背景差距，容易造成相互之间的误解。 还有一种情况就是，信息传递的有效时间太短，导致信息传递过程中的时间压力太大，让信息传递者和接受者难以进行合理的沟通，导致信息误解或者扭曲。
5.员工独特个性障碍。对于不同的岗位特征，不同个性的员工也会对信息传递产生影响。同时对于不同性格的员工也需要不同的沟通方式。比如慢性子的员工和急性子的员工，对于信息传递的时间有效性和信息传递的完整准确性都有一定的影响。
三、如何保证组织沟通有效进行
1.确保组织沟通在平等的基础上进行。无论是平级之间还是上下级之间，要做到相互平等，相互尊重，相互理解，才能进行有效沟通，才能如实传递完整信息，达到目标一致。具体需要从以下几点着手：
1.1换位思考。站在对方的立场思考问题，将对方的利益与我方利益或者整体组织的利益相结合，谋求共同利益，不要过于强调个别的立场与观点。
1.2主动关心。主动理解、倾听沟通者的难处和不便，做到亲切、友爱的沟通方式。
1.3民主交流。营造相互尊重的沟通环境氛围，让各方畅所欲言，并专心听取各方意见后积极反馈。
2.要有统一明确的沟通目标。组织沟通是为了通过交流后达到共同的目标。因此确认各方的沟通目的显得非常重要，否则会造成信息混乱，从而造成沟通误差或者沟通失败。具体首先需要明确己方的沟通目的，并且在沟通之前要思考清楚如何阐述可以让对方有更加清晰的理解。其次是要认清对方的目标，正确认识对方的思想状态、能力现状对于沟通进程至关重要。
3.有效的组织沟通必须在沟通发生的有效时间内完成。明确沟通内容的时间节点，根据沟通者的个性特点调整己方的沟通方式，确保在有效时间内完成。
4.确立信息传递和反馈制度。对不同的信息分门别类，确立不同类别的信息的传递渠道及方式，同时确立所有的信息传递必须有所反馈。在确立信息传递渠道的同时，需要减少信息传递环节，拓宽渠道。保证信息传递的正确性和完整性，以及信息传递方式的多样性。
5.设置综合协调部门，由上层领导直接管理。针对一些关系复杂、意见较多的事务，各部门之间冲突较大、无法达成一致的，则需要该部门进行调查协调，必要时由上级（主管校领导或者分管校领导）组织协调会，一起参加组织沟通。·
作者简介：巫颖琳（1986.07—）女。广东人。硕士。广东工业大学。科员。管理学。
一、组织沟通的定义、形式、特点
1.沟通的定义及重要性。沟通是为了某一个特定目标，实现人与人、组织与组织之间信息交流，从而达成协议的一个过程。组织内部沟通因组织架构的不同而呈现不同特点。但是许多管理人员认为沟通存在于工作的每一个环节，每天都在进行，就如同人类呼吸空气般自然，因此对此没有提起足够的重视，导致组织沟通的进行不够完善、高效。由此而导致的结果则是信息的不完善、扭曲，组织内部协作混乱，上下层掌握信息不对称等问题。如何有效的改善组织沟通，提高组织运作效率，是当今信息社会背景下管理人员需要重视的问题。一般情况下，沟通由信息发出者、传播渠道、接受者三部分组成。在沟通的整个过程中，由信息发布者组织信息准备沟通，通过特定渠道传播有效信息给接受者，接受者接收信息，进行分析，然后将分析过后的的信息直接或者间接反馈给信息发出者。有信息的发出及反馈才算是完整的组织沟通，缺一不可。如图1所示。
2.沟通的几种方式。
2.1正式沟通。正式沟通是指在正式场合发生的，有组织、有规则要求、有纪律约束的信息传递和交流。正式沟通一般目的明确，纪律严明。有助于节约时间和资源，具有保密性强，信息流失程度低的有点。但是速度受制，依照一定程序逐级逐层进行，容易公式化而失去灵活度。主要有上行沟通，下行沟通，平行沟通三种类型。
2.2非正式沟通。非正式沟通是指正式沟通之外的信息传递和交流，不受纪律、时间、场合约束的沟通渠道。包括小道消息，马路新闻，私下交谈等方式。具有内容广泛，传播速度快，内容容易失真的特点。
二、科层组织结构在沟通过程中的障碍
1.社会环境。社会环境是影响组织沟通的基本因素。不同的社会环境具有不同的文化价值观念，这些价值观念左右着沟通行为。其次，社会环境对组织沟通的影响还表现在社会技术进步所带来的信息传递手段的变化。高校内部是一个小型社会环境，独特的学术人文环境决定该组织内部沟通的独特性。该组织的组成人群以学术研究者、教育工作者、学生为主，因此在沟通方法上，需针对不同人群采取不同的方式，才能有效的将信息传递，并得到相应的反馈。
2.组织结构造成的沟通障碍。组织结构是组织根据目标和任务，把组织划分成若干部分，确定各部门的职责和职权，并进行合理人员配备。只有组织的各个层次、部门能够协调与合作，组织才可以实现自己的功能。组织结构形式在某种程度上决定着组织的信息流动的渠道，而合理的组织结构有利于提高信息沟通的效率。
科层组织结构障碍的类型一般有两种：层次太多，机构重叠。层次太多：管理层次是指领导纵向管理的层级数目。由于组织规模扩大，分工专业化，客观上造成庞大的结构，管理层次增多。管理层次增多会造成信息过滤层次增多，增加了信息失真、信息遗漏的机会；而由于环节增加，信息传递时间过长，严重影响沟通的正确性和时效性。一般来说，组织的管理层次以三层为宜，五层为止。机构重叠：组织内部机构重复设置，部门太多，人员配备过量。管理人员职责难明，人浮于事，造成互相扯皮、互相争执的现象，彼此间需花费大量的时间和精力进行协调工作，导致信息传递效率降低。存在分工过细、部门设置太多、职能相同或者相近导致信息流通缓慢的情况。
3.渠道不当的障碍。不同的信息对于渠道选择有不同的要求，真实的信息选择了不恰当的传播渠道，就会产生信息扭曲或者误读，导致组织沟通受挫或者受阻。在这其中，最常发生的是信息发送者依靠主观想像来选择沟通方式，或者是经验主义者惯用旧例，缺乏对实际情况的考量。有时候还会过于依赖正式溝通，忽视了非正式沟通的实用性，导致一些信息不能得到有效传递。
4.距离和时间的障碍。由于高校是一个独特的社会环境，里面包括了行政工作人员，科研人员和学生，这三个群体从某种角度来说处于对立面，互相不了解各自的工作领域特点。由于这一种空间背景和社会背景差距，容易造成相互之间的误解。 还有一种情况就是，信息传递的有效时间太短，导致信息传递过程中的时间压力太大，让信息传递者和接受者难以进行合理的沟通，导致信息误解或者扭曲。
5.员工独特个性障碍。对于不同的岗位特征，不同个性的员工也会对信息传递产生影响。同时对于不同性格的员工也需要不同的沟通方式。比如慢性子的员工和急性子的员工，对于信息传递的时间有效性和信息传递的完整准确性都有一定的影响。
三、如何保证组织沟通有效进行
1.确保组织沟通在平等的基础上进行。无论是平级之间还是上下级之间，要做到相互平等，相互尊重，相互理解，才能进行有效沟通，才能如实传递完整信息，达到目标一致。具体需要从以下几点着手：
1.1换位思考。站在对方的立场思考问题，将对方的利益与我方利益或者整体组织的利益相结合，谋求共同利益，不要过于强调个别的立场与观点。
1.2主动关心。主动理解、倾听沟通者的难处和不便，做到亲切、友爱的沟通方式。
1.3民主交流。营造相互尊重的沟通环境氛围，让各方畅所欲言，并专心听取各方意见后积极反馈。
2.要有统一明确的沟通目标。组织沟通是为了通过交流后达到共同的目标。因此确认各方的沟通目的显得非常重要，否则会造成信息混乱，从而造成沟通误差或者沟通失败。具体首先需要明确己方的沟通目的，并且在沟通之前要思考清楚如何阐述可以让对方有更加清晰的理解。其次是要认清对方的目标，正确认识对方的思想状态、能力现状对于沟通进程至关重要。
3.有效的组织沟通必须在沟通发生的有效时间内完成。明确沟通内容的时间节点，根据沟通者的个性特点调整己方的沟通方式，确保在有效时间内完成。
4.确立信息传递和反馈制度。对不同的信息分门别类，确立不同类别的信息的传递渠道及方式，同时确立所有的信息传递必须有所反馈。在确立信息传递渠道的同时，需要减少信息传递环节，拓宽渠道。保证信息传递的正确性和完整性，以及信息传递方式的多样性。
5.设置综合协调部门，由上层领导直接管理。针对一些关系复杂、意见较多的事务，各部门之间冲突较大、无法达成一致的，则需要该部门进行调查协调，必要时由上级（主管校领导或者分管校领导）组织协调会，一起参加组织沟通。·
作者简介：巫颖琳（1986.07—）女。广东人。硕士。广东工业大学。科员。管理学。