从完善反腐制度体系的高度加强档案工作

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  中共中央关于《建立健全教育、制度、监督并重的惩治和预防腐败体系实施纲要》(以下简称《实施纲要》)中明确指出,要“完善规范政府共同行为的有关制度……,推进相关制度建设……”,有近百处提到“制度”。之所以如此,一方面是因为从“制度上反腐”是治本之道;另一方面是因为 “制度建设”是配套工程,绝非制定几个直接针对腐败行为的制度就能解决问题。事实上,每一个涉及党政机关“共同行为”的制度都关乎“制度反腐”,只有“各司其职”、“分兵把关”,才能堵死滋生腐败的漏洞。档案工作“是党和国家各项建设事业必不可少的环节”①,档案工作制度理应成为反腐倡廉制度建设的组成部分。但当前我国对档案工作的认识还没提升到如此高度。如何确立档案工作在反腐倡廉制度建设中的新定位,如何与时俱进地发挥档案工作在建设和谐社会中的作用,正是本文要探讨的问题。
  
  一、档案工作在反腐倡廉制度建设中的定位
  
  1、中国特色的档案工作始终具有政治性
  我国档案工作的政治性,首先体现在管理体制上。最高档案行政管理机关——国家档案局的隶属关系虽然在国务院和中央办公厅之间数次调整,但实际工作关系上更偏重于接受中办的领导。姑且不论其利弊,从中可以看出国家对档案工作政治性的重视。其次,档案工作的管理模式也有“政治性”因素。比如在对档案实体和档案内容严格“管控”基础上的适度提供档案利用等。另外,从《档案法》的若干表述中同样可以看出“政治性”内涵。如“各级人民政府应当加强对档案工作的领导”,并实行“统一领导、分级管理的原则”。这都证明中国特色的档案工作不是普通的管理工作,其管理体制和管理模式具有明显的“政治性”。因此,档案工作者理应关注廉政建设,中国的档案工作理应成为反腐倡廉工作的重要构成。
  2、强化档案工作可以规范党政人员的行为
  建设和谐社会是中国社会发展的主旋律,而和谐社会的关键特征是“行为规范”。无论是普通民众还是国家公务人员,其行为的规范,一方面靠自律,另一方面靠法律和制度约束。特别是党政干部,手中拥有一定的权力,如果恣意妄为,损害的不仅是个人的政治生命,还会影响民众对党和国家的信心。那么,如何证明党政干部的行为是否规范,是否严于律己?对此,档案工作责无旁贷。
  《实施纲要》提出,要“完善反腐倡廉相关法律和规范国家工作人员从政行为的制度”,档案工作在这方面大有可为。传统档案工作偏重实体管理,档案作为备查凭证,对党政人员“行为规范与否”能起到一定的“事后监督”作用,但不能很好地适应廉政建设的“预防”原则。当前,档案工作改革模式之一就是档案工作“触点”前伸,让档案工作成为本单位核心工作链的一个重要环节。随着信息化和电子政务普及,文件和档案成为一个连续体,档案人员可以在业务流程中实时掌握工作进程信息,从而适度掌握包括党政干部在内的各类人员的行为信息。在这种模式下,人的行为不再是“天知、地知、你知、我知”,而是处于制度化流程的控制范围里。例如为了规范干警执法行为,增强依法办案的自觉性,宁波市海曙区检察院不断完善创新执法档案工作,并将其涵盖全部执法职能、全部执法过程和全部执法人员。为了强化对办案过程的监督,他们建立了《检察干警廉政信用档案实施办法》、《内部执法监督工作实施细则》、《干警个人及家庭重大事项报告制度》等一系列制度,为每名干警设立廉政档案,实行“一案一登记、一案一测评”。他们要求办案人员在案件办结十日内填写《办案纪律检查卡》或《廉洁自律卡》,如实反映本人在办案过程中遵守法律法规和办案纪律的情况,交部门负责人审签。同时,由办案部门兼职纪检监察员及时填写《办案纪律监督卡》或《执法监督卡》,寄送有关单位和人员,征询意见,接受外部监督②。这是档案工作服务公众、为民主法治建设服务的生动范例,从一个特定角度起到了预防腐败、规范政府人员行为的作用。
  3、档案工作能够为惩治腐败提供坚实的证据
  切实执行档案法规,充分发挥档案的凭证作用,可以为廉政建设提供可靠的信息资源。例如2004年对毕节地区房产局局长陈伯谦进行的调查中,由于陈安排他人将部分会计凭证、会计账簿销毁,相关部门的调查遇到很大困难。陈坚信证据都被销毁,其同伙也不会出卖自己,所以咬定自己“清白”。然而检察机关还是从档案中找到了蛛丝马迹。虽然“零口供”,法院依然认定了陈的犯罪事实。检察机关有一次为了找一个犯罪证据,在房产局下属分公司档案室查了三天三夜,终于找到一份陈签名的文件,证明了一宗陈贪污16.5万元的事实。③这证明档案信息很难彻底销毁干净,档案的内容会从多个侧面证明领导干部和公务员的行为。因此切实保障档案工作的纪律性,可以对完善“制度反腐”做出独特贡献。
  
  二、当前档案工作体制和指导思想中存在的主要问题
  
  1、档案执法检查侧重安全保管,缺少内容检查
  我国有包括《档案法》在内的一批档案法规,档案行政管理部门每年也开展执法检查,并取得一定成效,但也存在不少问题。比如档案法规中原则性条款多,操作性条款少;档案执法程序缺少法制化规范;执法检查流于形式,执法威力不足等等。这些问题的出现与我国档案工作的理念有关。《档案法》规定“为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,……制定本法”。这里用“管理”、“收集”、“整理”、“保护”等词强调档案工作重心是“保管”,而对档案“利用”的重视不够。在这种理念指导下,档案执法注意力集中在档案进馆、档案整理、档案制度及库房条件等方面,对档案内容是否真实、准确、完整,档案内容中反映出来的政府行为、党政领导及公务员的行为是否合法,执法检查却很少涉及,而这恰恰是档案执法检查最应关注的要点。加强对档案内容的检查,可以及时追溯政府行为、党政干部和公务员行为的合法性,预防贪腐。
  2、档案工作重点偏重实体保管,缺乏对业务流程的事前控制和监督
  2007年,温家宝总理在《政府工作报告》中指出要“搞好文化遗产、自然遗产和档案保护”,这让档案工作者深受鼓舞。但档案界对这句话的理解要更宽泛。档案工作应当拓展职能,利用档案为党和政府的现行工作提供实时、主动的服务,甚至对党和政府的工作进行流程监督和事后评估。归结为一句话,即档案工作要与党和政府当前的工作同步,而不是亦步亦趋地“跟”随。在2004年全国档案工作会议上,王刚提出“要在提高为各级领导和各部门服务的效率上动脑筋”,这本身就是对档案工作职能拓展的创新思维。从管理学的角度讲,“控制”有预防控制、同步控制和反馈控制,档案工作在“制度反腐”中可以适度发挥这三种监督(控制)作用。比如档案部门会同业务部门制定文件规范、文件处理流程就是预防控制;借助电子政务与信息化系统,档案人员以管理员身份掌握文件处理进程(也是业务工作进程)就是同步控制;通过对文件、档案内容的审阅和鉴别,档案人员可以评估并及时反馈党政部门业务工作的质量、效率以及领导干部和公务员的行为规范性就是反馈控制。但目前档案工作的上述控制功能还没有充分发挥。
  3、业务工作中的文档流程规范化程度不够,执行不够严格
  十六届三中全会强调,增强政府服务职能,要深化行政审批制度改革,政府的决策要规范化,增强透明度和公众参与度。而证明政府行为是否规范,要靠文件和档案。要让公众参与决策并监督政府行为,要靠政府信息公开,也就是政府文件和档案的开放。这一切都建立在文件和档案内容的完整、准确、真实的基础上,而文档内容的完整、准确、真实又建立在政府工作中的规范化文档操作流程基础上。既然在电子政务环境下,文件和档案是“连续体”,那么档案工作的控制功能前伸到文件形成、使用、流转过程,就是“工作流”管理的必然。可见档案工作对“工作与人”负有控制与监督责任。2003年中纪委、监察部、国资委在《关于加强国有企业领导人员廉洁自律工作的意见》中提出,“规范国有企业领导人员的决策和管理行为……制定操作性强的具体办法……”。这里所说的“操作性强的具体办法”必须包括“文件和档案操作流程”。如果没有这方面的配套制度,或有制度却不严格执行,一方面导致“一言堂”、“一支笔”、“拍脑壳”等非科学、非制度的行为屡屡发生,另一方面也会导致文档质量不高,在需要发挥凭证作用时“查无实据”,无法追溯。上述现象在各类组织中仍普遍存在,是反腐制度体系的“短板”,应当引起高度重视。
  
  三、加强档案工作完善反腐制度体系的建议
  
  1、站在反腐倡廉的高度加强档案工作的法制化建设
  要让档案工作成为“制度反腐”的有力武器,首先要自上而下重视档案工作,充分认识“规范的”文档处理流程的控制与监督效用。在此基础上,完善档案工作法规,提升档案制度与规范的层次,强化档案制度与规范的执行与监督力度,使档案工作的监督(控制)功能从“幕后”走向“台前”。具体措施包括:
  第一,在专门的廉政建设制度中申明对文件与档案工作流程的硬性要求,凸显党和政府对档案工作预防腐败功能的重视;第二,站在新的高度修订、完善包括《档案法》在内的专门性档案工作法规,增加档案工作的预防控制、过程控制和反馈控制条款;第三,各级领导加强对档案工作的领导,强调档案工作的控制职能,提升档案工作地位;第四,鉴于对文档的处理是各类业务工作的重要内容,因此要科学、适度地在各种非档案的专业法规和制度中增加文档操作规范化要求,让每一个责任人在完成本职工作的同时,同步、高质量地完成对文档的操作;第五,从司法的角度,开展对销毁、篡改文件和档案等违法行为的定罪与量刑研究,显示司法对此类违法行为的重视。
  2、加强对党政业务工作中文件形成过程的控制
  《实施纲要》提出,要“完善规范政府共同行为的有关制度。……完善审批方式,加强后续监管,建立科学合理的行政管理和监控机制。”在这里,“完善制度”是预防控制,“建立监控机制”是过程控制,“加强后续监督”是反馈控制。每一个控制阶段都与档案工作密切相关,因为每一项业务工作都伴随着文档的形成、签署、审批、流转、使用、归档、反馈,也就留下了“政府共同行为”规范与否的追溯途径。
  在这里,要着重强调文件归档之前的过程控制。文件在归档之前要经过多人签署、使用、传递,必须明确每个责任人对文件的处理权限与要求,并签名为证。这看上去繁琐,但恰恰是相互监督,对反腐倡廉具有毋庸置疑的意义。比如2003年完工的“东江-深圳供水改造工程”,之所以被广东省纪委和监察厅评为“廉洁工程”,与工程指挥部对文件与档案工作的重视有直接关系。他们尤其强调文件与档案的规范化审批。在工程文件变更时,制订了“集体决定,分责办理,按职会审”的制度,“每个人都有责任,但每个人都没有绝对权利”④。可见,只有按规范形成文件、审批签署文件、按文件指令处理各种事务,并最终严格完成文件归档,才是档案工作对“依法行政”的“保驾护航”。
  3、加强对党政干部文件归档控制和离任前的档案移交控制
  《实施纲要》指出,要“加强对领导机关、领导干部特别是各级领导班子主要负责人的监督”。一个单位的最高领导,虽然也有上级,但日常行为往往无人监督或无人“敢”监督。随着政治体制的改革,这种情况会逐步改变。对档案工作者来说,要发挥事后监督的功能,就要借助档案内容对相关人员的行为进行评估。这就涉及到文件归档。领导干部通常是文件流转过程中的必经环节,有些领导因为利用方便,或是忘记归还,将文件和档案长时间放在自己手里,而档案管理员也不便催促归档或归还。也有些领导干部由于主观原因不愿意将文件归档。党政工作中形成的文件和档案是国家档案资源的组成部分,不能存放在个人手里,不能以任何理由拒绝归档。国家应当对领导干部的文件归档和离任档案移交有所规定,这样档案工作者才能“底气”更足。
  4、加大档案执法检查力度
  加大档案执法检查力度,有两个方面:一是档案行政管理部门与有关部门(纪检、监察等)开展联合执法,增强档案执法力度;二是加强档案执法中的内容检查。这是两个比较难的工作领域,但又是档案工作法制化的趋势,是档案工作为反腐制度建设做贡献的切实步骤。可以采取以下措施:
  第一,档案行政管理部门主动加强与纪检、监察等部门的沟通与配合,在对党政机关进行档案执法检查时,商请纪检、监察部门派人参加执法小组,形成执法“联动”。第二,在探索进行档案内容检查时,可以从检查文件和档案的处理流程入手,先重点检查文档的签署是否齐备、办理的程序是否规范、归档的文件是否齐全等,以“事后监督”的方式对依法行政做出客观评估。
  
  注释:
  ①1985年中共中央、国务院《批转关于调整我国档案工作领导体制的请示的通知》(中委[1985]29号文件)。
  ②《区检察院强化执法档案工作促进队伍廉政建设》,宁波市海曙廉政网,2007年9月18日。
  ③《昔日亲信一一出庭指证 “零口供”贪官难逃罪罚》,
  http://news.sohu.com/20060716/n244280935.shtml。
  ④笔者在东莞“东江-深圳供水改造工程”总指挥部的调研。
  作者单位:北京联合大学应用文理学院
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