科技查新对科研项目管理的支持作用研究

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  摘要:论述了科技查新与科研项目管理的理论内涵,探究科技查新对科研项目的支持作用,并在改善科技查新优化科研管理方面提出数点建议,对科技查新优化科研项目管理质量具有较大意义。
  关键词:科技查新 科研项目管理 整合协助作用 优化管理质量
  【中图分类号】G640【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2009)06-0106-03
  
  1.引言
  
  科技查新作为我国科技管理和评估的一个重要环节,其发展已有数年的历史。查新工作的开展,为我国科研立项、科研成果鉴定、科技奖励评审等提供了可靠的情报评估[1],并在提高我国的科技原创能力和扶持培育高新技术产业、产品方面发挥了重要作用。
  科研项目管理的主要职责是制订科技发展规划、科技政策、科技项目管理办法,传递最新科技信息,负责各级各类科技项目的申报、立项、项目实施管理、科技成果管理与转化等工作。科研能力和科研组织管理水平直接反映了科研单位科学研究的实力。科技查新支持科研项目管理的理念逐渐融入具体的项目管理过程中。所以,伴随着我国科研管理体制的改革深化,科研查新越来越受到科研管理部门和广大科研人员的重视。为了提高科研立项和成果评价的严肃性、公正性、准确性和权威新和提升科研项目管理的创新性,科技查新对科研项目创新管理的支持作用研究便成为一项很有意义的研究。
  
  2.科技查新与科研项目管理的理論依据
  
  2.1 科技查新的内涵。
  科技查新指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按本规范操作,并作出结论。科技查新是科技立项和成果评价工作的支持系统,可显著提高科研立项的准确性和科技成果评价的客观性,避免重复和成果鉴定失准,有力促进科技管理的科学化和规范化[2]。国家科委规定,凡科技立项、成果鉴定和奖励、专利申请、技术咨询等均应进行科技查新工作,即通过手工检索和计算机检索等手段,运用综合分析和对比方法,为评价科研立项、成果等的新颖性和先进性提供事实依据。科技查新流程图如图1所示:
  


  科技查新最终的服务对象是科研管理人员和研究人员,尤其是面向研究人员的服务。相对于科研项目管理,查新是科研项目内容的“把关人”;相对于科学研究,科技查新应用于科研项目的始终。科技查新的特点如表1所示:
  


  查新需要结合课题的专业,需要把查到的文献与查新项目、成果涉及的内容进行去伪存真的分析对比研究评价,筛选出密切相关的文献,并归纳整理查新项目创新的部分。
  客观独立性查新工作要求查新人员实事求是,做到客观、科学,减少主观性和片面性。
  先进性通过现代科学技术手段,实现全球范围内的资源共享,才能保证查新检索的质量
  知识密集型查新工作必须拥有一大批具有各类专业知识的专家型人才,,同时要求查新人员拥有较高的外语水平,熟练的计算机操作技能,必需的检索知识以及比较熟练流畅的文字能力。
  有偿性查新的有偿性,是对情报信息人员艰苦劳动及一些易耗物品的补偿,
  严肃权威性查新是对特定用户具有法规强制性,即只要申请立项、成果鉴定、申报奖励等就必须进行查新。同时,承办查新工作的单位必须是经过政府主管部门授权和确认的单位。
  
  2.2 科研项目管理的理论依据。
  科技管理是现代管理的一个分支,是运用管理理论中的计划、组织、指挥、协调、控制、激励和沟通等职能,充分发挥管理者和其它管理要素的作用,以实现科学研究、技术开发及其推广应用目标的科技活动。科技管理有时被笼统地称作为科研管理。两者具有以下两个明显的区别:
  ①范围不同:科技管理范围大于科研管理,科研管理是科技管理的一个重要组成部分;
  ②管理层次不同:科研管理一般属于微观管理,而科技管理包括微观管理和宏观管理。
  本文讨论的科研管理主要是指以科研项目和课题管理为中心的科研管理。其与行政管理、企业管理等既有相同之处,又有其自身特点:
  ①科技活动具有较大的灵活性(即不确定性);
  ②科技活动的产出很难作出准确的量化和评价;
  ③科技活动要完成的任务、组织的结构、所需的技术和参与的人员都处于动态之中,是一个不断发展变化的系统。鉴于科学研究活动的特殊性和高等教育管理的基本规律,科研管理应遵循如表2所示:
  


  
  2.3 科技查新在科研项目管理中的特殊性。
  科研管理的基本功能是出成果、出人才,能否正确认识和评价成果的价值、能否正确分析认识影响成果和人材价值的各种因素。科研项目管理的特征如下:
  2.3.1 科研项目管理的独创性。
  科学研究的独创性给科研成果的功能评价带来了新的特点。其不像一般的工业产品那样,功能具有可比性,即同类工业产品可用价值分析的方法来评价。但科研成果一般难以同类相对比,特别是基础科学的研究,其潜在功能也许要过若干年以后才被人们认识和应用。科研管理者深刻认识科学研究的独创性对于课题的选择和立题具有十分重要的意义。
  2.3.2 科研项目成本的不确定性。
  从事科学研究必须花费人力、物力、财力和时间。由于科学研究的探索性、复杂性科研人员主观因素知识水平、思维方法、努力程度、工作方法等的差异以及研究过程中客观环境影响,使得科研的研究周期、研究单位需的条件难以准确预测。研究过程的不确定性,造成了科研成本的不确定性。科研管理本身必须善于分析科研过程中的各个环节,抓住主要矛盾,协调各方面的行动,尽一切努力降低科研成本。经验和理论分析均表明,在科研课题确定之后,科研人员的选组是十分重要的问题,选择好项目组长和项目组的人员搭配,是取得研究成果,降低研究成本的关键。
  
  3.科技查新对科研项目管理的支持作用
  
  3.1 科技查新和科研项目管理的整合作用。
  在知识经济时代,科研创新性思维来源于科研管理人员从集中思维向扩散思维的转化,查新咨询人员从“守摊子”服务向知识配送服务的转化。二者有效的协同整合,才能在科研创新上从过去的单一、分散、孤立、静止向复合、集中、联系、活动转变[3]。
  知识结构能力是产生科研创新意识的基础条件,合理的知识能力结构,对科研管理、查新咨询都能体现其创新的档次和高度[4]。在实践中,合理的、全面的知识能力结构并不多。科研管理人员的知识能力结构表现在对科研发展的洞察能力,对科研活动基本规律的把握能力和对课题研究的组织协调能力;查新咨询人员的知识能力结构表现在对各学科前沿的信息资源收集能力,对科研趋势发展的分析描述能力。分散的知识能力结构将制约科研管理人员和查新咨询人员科研创新行为,只有将二者知识能力结构综合互补,协同整合才是最合理的知识能力结构。
  课题立项查新是报奖查新的前期工作,起到筛选、浓缩成果精髓的作用。课题立项单靠一般检索是不够的,查新人员必须吃透课题项目的内容实质,确定查新要点、范围,通过高水平、深层次的检索找出真正的相关文献,而后与国内外文献对比分析,确定课题的可申报性。查新人员应主动与科研人员协同整合。一方面,开展有科研定向、定题、跟踪查新服务,变被动的知识备查为主动的知识配送;另一方面,科研管理人员应加强对课题立项的重视,协助查新单位开展课题立项开题答辩,确保科研课题起步高。
  
  3.2 科技查新对科研项目管理的协助作用。
  项目管理和查新都是知识管理的一个重要环节,因而必须将查新作为科研项目的重要环节来管理,为查新科研课题统一建档、记录详细过程,这样积累起来的资料就可以查询、重复使用、比较和供参考借鉴。知识管理强调的是一种意识、服务的观念,如定题服务,以项目辅助小组或以直接参与人的形式为课题主动提供跟踪服务和信息增值服务。科研项目管理和查新也应该以服务为基本出发点,密切协作,在信息上相辅相成、共同提高。总之,把每个项目作为一个课题来定题跟踪服务,科技查新与科研管理部门协同合作,可以密切情报人员与科研人员的协作意识,完善信息跟踪和反馈服务,提高科研质量。因此,查新单位应树立主动意识积极建立科研管理和科技查新的协作关系。
  虽然科研人员自我查新趋势有所增强,但是相互协作仍然是必要的。查新专家进行的科技检索与自我检索仍然存在差距[5]。从检索的技巧方面看,在针对某一数据库进行检索时,数据库往往可以提供专业检索(高级检索)和基本检索两种途径。专业检索人员还可以借助引文检索、相关度等专业检索涉及的方式来提高查全率和查准率,一般检索人员(尤其是科研人员)则很少使用这些检索方法。专业检索人员由于长期从事检索工作,具有丰富的经验,在制订检索策略方面更加合理。基于以上原因,其检索质量必然存在差异,因此更加需要课题组成员与科技查新工作者紧密协作。
  科研项目管理和科技查新密切协作,将有利于创造良好的科研环境[6]。一方面,科技查新工作者结合科研单位专业特点,能够长期关注和跟踪相关专业的国际研究热点,并且定期反馈给科研项目管理部门,作为立项的参考依据;另一方面,科研项目管理和科技查新协作,共同资助一些好的项目去申报和立项,这样可以提高申报成功率。如果科研人员在每项科研项目立项之前都经过查新,在检索国内外发展动态的基础上,根据查新结果科学地进行立项,就可达到事半功倍的效果。当然,科研管理与查新协作还可以体现在选题立项后的信息咨询服务、课题立项后的跟踪服务、科研创新思维的协同研究、科研趋势分析合作、信息调查反馈的合作、知识能力结构的整合等[7]。
  
  3.3 科技查新优化科研项目管理质量的支持作用。
  科研立项和成果鉴定作为科研管理的中心工作,在现代科学高速发张,信息爆炸时代,要确保这两项中心工作的质量管理,就必须要求科研立项和科研成果鉴定项目进行查新。实践证明,查新在很大程度上避免了重复研究和低起点、低水平立项的研究,在成果鉴定中为专家提议提供科学依据,使成果评定更为真实、可信。科技查新要成为科研质量管理的一个重要手段,首先就要保证科技查新的质量,科技查新质量有了保证,科研质量管理才有保证。
  科技查新不是一项标准,只是一种手段,是人为制定的一种制度,是靠科技查新人员去完成的一项工作,因此科技查新质量会受到各种人为因素的影响。这就要求科技查新单位和科技查新人员要严格按照国家科委制定的《科技查新咨询工作管理办法》开展科技查新工作,保证质量地完成每一个查新项目,不改建立科技查新制度的初衷,确保科研质量,否则科技查新制度形同虚设,科技查新报告甚至会误导专家和科研管理人员所做的评议和决策[1]。
  
  4.科技查新对科研项目管理的支持的几点思考
  
  4.1 方便科技查新用户,搞好宣传工作:举办查新只是讲座。查新咨询部门应该以来科研管理部门和查新用户经常接触的优势,通过科研管理部门的组织,经常对科研人员进行查新教育培训。
  4.2 查新人员要及時掌握科研动态,主动开展业务。对于那些查新用户较为集中的单位,活在课题较为集中的时候,如国家的自然科学基金课题申报时期,查新咨询部门可主动上门和科研用户、科研管理人员沟通,共同协商如何紧密合作。
  4.3 查新人员要主动跟踪课题的科研情况,进行定期服务。科技查新要仅仅围绕科研工作,不要为了出查新报告而查新。立项查新后,跟踪科研人员或科研部门,关注立项情况。立项成功,则可关注鉴定的结论,可和科研单位协调,参加组织鉴定会,验证查新分析是否和专家结论一致;立项失败,查新人员可分析失败原因是否是查新不够细致,利用查找资料方便熟练的优势,免费为科研单位提供志愿服务。
  4.4 科研管理部门要加强和查新部门的主动联系。在科研部门的科研管理中,较为出现社会意义较大、创造性强的课题,或者出现雷同课题申报。在这种情况下,科研管理部门应主动与查新单位沟通,加大力度支持真正的具有创新性的课题,避免同一部门的申报课题重复性。同时,有益于科研管理部门统一整理查新材料。
  
  5.结语
  
  在科研管理管理的方面,科技查新和科研项目管理是内在和统一的关系。论文主要论述科技查新与科研项目管理的理论内涵,探究科技查新对科研项目的支持作用,并在改善科技查新优化科研管理方面提出数点建议。为优化科研管理质量,科研管理部门与查新大为就应该考虑到它与科技查新的系统关系。在科研工作中充分认识和利用科技查新对科研管理支持作用的关系,共同促进科研能力和管理水平的提升。
  
  参考文献
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  [2] 邹辉霞.浅议科研管理中的项目查新,科研管理,1996 (2)
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  [4] 赵醒村.阻碍科研管理者创新的相关因素分析及对策[J].中华科研管理杂志,2000,13 (1):16~17
  [5] 石颖.科技查新工作中存在的问题及对策[J].情报科学,2005(9):1341~1344
  [6] 龙文卿.试论农业科技查新的第二工作职能的完善[J].农业图书情报学刊,2006(6):111~112
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