企业档案数字化管理的运用

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  [摘 要] 现代信息技术对企业产生极大的影响,企业档案管理要转变传统的管理方式,运用数字化的管理模式,提高档案管理的工作效率。文章简述档案数字化管理的基本特征和重要意义,分析企业档案管理现状,提出档案数字化管理的注意事项和措施,供企业档案数字化管理工作人员借鉴与参考。
  [关键词] 档案 数字化 档案管理
  中图分类号:F272.9 文献标志码:A
  社会在不断进步和发展,随着现代信息技术在经济领域的运用,现代信息技术对企业产生极大的影响,因此,企业档案管理要转变传统的管理方式,运用数字化的管理模式,提高档案管理的工作效率。
  一、档案数字化管理的基本特征
  对企业档案进行数字化管理,是现代信息技术发展的趋势所在,其主要特征包括提供信息资源、利用大型网络和提高标准化程度几个方面。
  (一)提供更多便利的信息资源
  将计算机、网络设备、多媒体技术普遍运用到企业档案数字化管理中来,能提供更加便利的信息资源,为企业的产品生产、市场经营及企业的发展服务。
  (二)充分利用大型网络
  将联合的大型网络运用到企业档案数字化管理中,提取企业经营信息变得更加有效和便捷。要做到不断扩大各个网络应用范围,逐步完善联合网络的高效、便捷环境,保证获取的数据资料真实、可靠、齐全,提供给企业的信息来源有效性强[1]。
  (三)提高标准化程度
  與原来传统档案管理相比较,对企业档案进行数字化管理,必须符合有关电子档案的管理标准,而且还必须符合国家电子档案管理的有关规定,使企业数字化档案管理发展趋向标准化、正规化、规范化。
  二、企业档案数字化管理的重要意义
  (一)是企业管理的必然发展趋势
  在信息化时代,随着多媒体、网络、计算机、数字化技术等信息设备在管理中的运用,对企业档案进行数字化管理是一个必然发展趋势。对企业档案开展数字化管理,符合与时俱进的企业管理原则,庞大的档案资料通过数字化管理,将提高档案的保管质量和安全性,利于促进企业档案管理的现代化。
  (二)降低档案管理成本,提高企业的经济效益
  企业档案以前采用传统的管理模式,其档案管理工作效率低下,需要具备较多的办公人员,不断增加办公经费,不可避免增加了企业的档案管理成本。随着科学技术进步和市场经济的不断发展,数字化管理模式应用到企业档案中来,有效解决了企业庞大档案资料管理与传统办公工作方式之间日益突出的矛盾,节省了企业档案管理的人力、财力和管理费用,减少了档案管理的成本,增加了企业经济效益[2]。
  (三)提升档案管理工作效率
  传统的档案管理模式是采用纸质档案保存资料,纸质档案资料使得使用者阅览不太方便,在阅读过程中还可能造成磨损和遗失,利用互联网采取无纸化的数字化档案管理模式,能为档案的阅览提供便利,有效提升档案管理工作效率,也有利于妥善保存企业珍贵原始生产经营信息资料。
  三、企业档案数字化管理的注意事项
  (一)要做好原始档案资料的汇集工作
  进行档案数字化管理的同时,要采用各种有效措施,尽量多地收集原始纸质档案资料,并妥善保管和存放纸质的档案资料,这样在电子档案信息系统发生故障时,能够保证为企业决策层及时提供信息支持,确保企业各项工作的顺利进行。
  (二)要构建档案数字化管理新模式
  企业档案数字化管理中,要根据企业长远发展规划和市场经济现状,加强网络通信、信息化技术等的运用,加强企业生产经营信息资源的开发,遵循档案信息化管理原则,构建新的档案数字化管理模式,提高档案数字化的现代化管理水平,推进企业的稳步发展。
  (三)要增强档案管理员的数字化管理意识


  企业要大力宣传档案数字化管理的重要性,将档案数字化管理列入企业管理工作议程,建立健全档案数字化管理的有效机制,提高档案管理员的数字化管理意识,树立崭新的现代化数字化管理的理念,从而提升档案数字化管理的工作效率,为企业持续发展提供良好服务。
  (四)要确保档案数字化管理的安全性
  采用光电信号传输信息资料的数字化档案,在需要阅读档案资料时,要确保档案数字化管理安全性。要注意不能从光盘(磁盘)中直接阅读信息资料,否则可能会造成光盘(磁盘)上的档案信息资料在阅读过程中意外删除或丢失,难以保证档案信息资料原始性,档案信息资料可靠性和安全性会受得影响[3]。
  四、加强企业档案数字化管理的措施
  (一)改变旧的档案管理理念,开拓数字化档案管理的思路
  企业档案管理团队要改变传统的档案管理理念,抛弃陈旧档案管理模式,开拓数字化档案管理的思路,重点是提高档案管理的工作效率。首先企业档案管理人员要虚心学习数字化管理的科学管理方法,要重视开阔企业档案管理的视野,跟上大数据形势下数字化档案管理快速变化的步伐,从而促进提高企业数字化档案管理的水平。
  (二)规范档案数字化管理制度,提高档案管理工作效率
  要不断探索档案数字化管理的科学方法,制定合理的管理条例,规范档案数字化管理制度。数字化管理中要不断完善计算机等现代化技术和设备,提升档案数字化设备处理信息资料的能力,使档案数字化管理工作流程逐步规范化、科学化,提高档案数字化管理的工作效率。
  (三)要强化与各部门之间的协调关系
  企业领导层要加强档案管理部门与其他部门之间的沟通,强化与其他部门的协调关系,合理安排档案管理工作,在企业信息资料收集的过程中,得到诸多部门的配合和支持,为档案的汇集、整理等工作提供方便,利于保证档案信息资料的真实、可靠、齐全,为企业的发展提供宝贵的材料参考等。
  (四)加强档案数字化管理队伍建设
  企业在档案数字化管理工作中,要加强档案数字化管理队伍建设。首先,优先科学配置档案管理人员,制定档案管理者的工作职责,做到分工明确、各负其责。执行严格的管理者奖罚、评估管理工作制度,充分调动其工作积极性。其次,向社会公开招聘优秀人才,为档案数字化管理队伍注入新的朝气和活力。最后,对档案管理人员进行业务培训,开阔管理视野,使其数字化管理水平跟上时代前进的步伐,提高档案数字化管理能力。
  五、结语
  综上所述,企业的生产经营要跟上时代的前进步伐得到可持续性的发展,运用数字化档案管理是必然趋势。为使企业档案数字化管理更上一层楼,必须要做到:增强档案管理员的数字化管理意识、做好原始档案资料的汇集工作、构建档案数字化管理新模式、确保档案数字化管理的安全性。同时,要规范档案数字化管理制度,提高档案管理工作效率;档案管理部门要强化与各部门之间的协调关系,确保档案信息资料真实、可靠、齐全;加强档案数字化管理队伍建设,为企业发展提供优质信息资料服务。
  参考文献:
  [1]刘佳丽.档案信息资源对企业发展的促进作用探析[J].中国集体经济,2019(2):23- 24.
  [2]邱巧艳.大数据时代企业档案管理的实物与声像档案数字化管理分析[J].知识经济,2019(2):56- 57.
  [3]谢国强,黄新荣.云环境下大型企业的档案管理模式:企业档案管理中心[J].中国档案,2019(1):78- 79.
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