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摘 要：传统的执法档案管理存在一些弊端，通过运用信息化技术可以有效改善这种状况。本文就传统执法档案管理的弊端、如何构建和应用执法档案信息化系统进行阐述分析，以探讨提高执法档案管理水平的方法。
关键词：执法档案；档案信息化；建设管理
执法档案是衡量城市管理水平的重要标准，传统的执法档案管理难以满足当下对档案应用的需求。现在计算机技术发展迅速，运用计算机技术对执法档案实施信息化建设管理，或可提高执法档案的管理水平，满足应用需求。
1.传统执法档案管理存在的弊端
行政执法档案，是指行政执法工作中形成的具有保存、参考和利用价值的各种文字、照片、录音录像等不同形式的资料，它是城管行政执法活动的真实记录和历史凭证。传统的行政执法档案管理主要是把这些档案整理归档保存，这样无法发挥档案应有的价值。
1.1现有执法档案较为零散。在实际工作中，一线执法人员常常发现许多违法事实，因为难以找不到其多次违法的事实证据而无法给与相对的处罚。这种情况责任当然不能归于行政人员，行政人员每天都在忙忙碌碌的处理着行政处罚、改正违法行为决定书、督查举报。虽然这些档案随着被整理、归档，但由于零散没有形成系统，档案间没有建立相关联系，才让本该发挥巨大作用的档案没有被应用[1]。
1.2执法档案更新和完善程度较低。由于执法档案散落在各个部门，又缺乏必要的管理，必然导致其更新和丢失问题严重。由于档案更新和完善程度较低，没有标准齐全的档案信息，一旦出现人员更替，大量的基础档案信息需要执法人员重新进行收集。
1.3执法档案缺乏交流机制。由于执法中队之间缺乏必要的档案交流机制，在实际工作中只能根据各个中队内部的档案信息进行行政处罚和日常教育管理，无法准确实施自由裁量和更好的打击违法行为。
2.构建执法档案信息化管理系统
2.1基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
2.2应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。应开发一套以一户一档为载体的多功能扩展的城管执法档案管理系统。该系统以数据库和客户端的形式，能够实现局域网内的数据共享，通过条形码和扫描枪等工具，实现执法档案的归档、整理、使用。
2.3执法档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。做好城管执法档案材料的收集，确保执法档案材料齐全，是档案管理工作中尤为重要的一个环节，也是反映城管执法档案管理工作成效的一个重要标志。要按照“真实、全面、准确”的原则，及时收集有关证据材料，不断充实执法档案内容；要坚持档案审核和材料收集同步进行，收集材料应采取定人、定时、定责的方法，做到及时、准确和全面收集；要采取多种途径解决档案缺失材料追补较慢的瓶颈现象[2]。这些档案运用计算机设备和技术进行分类整理，建成执法档案信息库。
2.4人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。负责执法档案信息化建设的人员不仅需懂档案业务，还需要熟悉信息技术[3]。做执法档案的信息化建设首先需要有既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才。
3.执法档案信息化管理的应用
3.1执法档案管理。执法档案作为一种执法凭证和参考证据，在整个行政执法过程中有着举足轻重的作用。运用档案信息化管理系统后，执法人员可以方便的使用如下功能：快速查询、直观显示兴隆县内各执法相对人的常用信息；对重点行业，重点问题进行归类，无需额外现场统计；对沿街商户进行全方位监管，适时可以引入考核机制[4]；纸质和电子文档同步保存，防止档案丢失。
运用档案管理信息系统，除了能在档案库中建立常规的基础信息外，还能根据各档案间的特殊性，形成多角度的数据分析。比如建立行业区分可以快速梳理辖区内的五小行业，建立管辖级别可以对重点违法对象进行监管，建立常见问题可以及时开展越门经营等专项整治等等。建立以日常管理、行政处罚、举报督查为基础的行为数据库模块。系统针对日常管理、行政处罚、举报督查实现了模块化开发，各个模块互不干扰，但又都同执法对象数据库有机结合起来，形成一个完整的档案资料[5]。建立用户角色权限模块，使系统管理更加规范、安全。通过控制当前用户的操作权限，一方面有利于数据的稳定，减少误删操作，另一方也对档案管理的特殊功能实行专人管理，避免丢失。
3.2执法档案查询。通过电脑、手机浏览器获取执法对象相关信息，实现现场执法动态化。执法人员在日常管理和执法中，只要输入关键信息即可查找到该执法对象的全部信息，包括联系方式、行业、行政处罚、教育记录、举报督查信息等，并可以同步打印到纸质文档。立体化的档案管理，使应用人员的查询结果从点变为面，能获得更多有效信息。执法档案信息化管理的精髓在于利用，只有不断的利用才能体现其真实的价值，也只有在不断的利用中才能进一步完善档案本身。
参考文献：
[1]赵艳红；我国档案数字化存在的问题与对策研究[J]；企业技术开发（下旬刊），2014，3：58-59.
[2]陈治莲；浅谈对城管执法录像资料的收集与管理[J]；城建监察，2004，3：39.
[3]谢红宾；试析档案数字化建设的应用[J]；兰台内外，2014，2：34.
[4]许雯；档案数字化建设信息安全保障策略研究[J]；卷宗，2014，4：72-73.
[5]张琳；强化档案信息化建设提升档案工作服务水平[J]；科技视界，2014，7：192.
关键词：执法档案；档案信息化；建设管理
执法档案是衡量城市管理水平的重要标准，传统的执法档案管理难以满足当下对档案应用的需求。现在计算机技术发展迅速，运用计算机技术对执法档案实施信息化建设管理，或可提高执法档案的管理水平，满足应用需求。
1.传统执法档案管理存在的弊端
行政执法档案，是指行政执法工作中形成的具有保存、参考和利用价值的各种文字、照片、录音录像等不同形式的资料，它是城管行政执法活动的真实记录和历史凭证。传统的行政执法档案管理主要是把这些档案整理归档保存，这样无法发挥档案应有的价值。
1.1现有执法档案较为零散。在实际工作中，一线执法人员常常发现许多违法事实，因为难以找不到其多次违法的事实证据而无法给与相对的处罚。这种情况责任当然不能归于行政人员，行政人员每天都在忙忙碌碌的处理着行政处罚、改正违法行为决定书、督查举报。虽然这些档案随着被整理、归档，但由于零散没有形成系统，档案间没有建立相关联系，才让本该发挥巨大作用的档案没有被应用[1]。
1.2执法档案更新和完善程度较低。由于执法档案散落在各个部门，又缺乏必要的管理，必然导致其更新和丢失问题严重。由于档案更新和完善程度较低，没有标准齐全的档案信息，一旦出现人员更替，大量的基础档案信息需要执法人员重新进行收集。
1.3执法档案缺乏交流机制。由于执法中队之间缺乏必要的档案交流机制，在实际工作中只能根据各个中队内部的档案信息进行行政处罚和日常教育管理，无法准确实施自由裁量和更好的打击违法行为。
2.构建执法档案信息化管理系统
2.1基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
2.2应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。应开发一套以一户一档为载体的多功能扩展的城管执法档案管理系统。该系统以数据库和客户端的形式，能够实现局域网内的数据共享，通过条形码和扫描枪等工具，实现执法档案的归档、整理、使用。
2.3执法档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。做好城管执法档案材料的收集，确保执法档案材料齐全，是档案管理工作中尤为重要的一个环节，也是反映城管执法档案管理工作成效的一个重要标志。要按照“真实、全面、准确”的原则，及时收集有关证据材料，不断充实执法档案内容；要坚持档案审核和材料收集同步进行，收集材料应采取定人、定时、定责的方法，做到及时、准确和全面收集；要采取多种途径解决档案缺失材料追补较慢的瓶颈现象[2]。这些档案运用计算机设备和技术进行分类整理，建成执法档案信息库。
2.4人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。负责执法档案信息化建设的人员不仅需懂档案业务，还需要熟悉信息技术[3]。做执法档案的信息化建设首先需要有既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才。
3.执法档案信息化管理的应用
3.1执法档案管理。执法档案作为一种执法凭证和参考证据，在整个行政执法过程中有着举足轻重的作用。运用档案信息化管理系统后，执法人员可以方便的使用如下功能：快速查询、直观显示兴隆县内各执法相对人的常用信息；对重点行业，重点问题进行归类，无需额外现场统计；对沿街商户进行全方位监管，适时可以引入考核机制[4]；纸质和电子文档同步保存，防止档案丢失。
运用档案管理信息系统，除了能在档案库中建立常规的基础信息外，还能根据各档案间的特殊性，形成多角度的数据分析。比如建立行业区分可以快速梳理辖区内的五小行业，建立管辖级别可以对重点违法对象进行监管，建立常见问题可以及时开展越门经营等专项整治等等。建立以日常管理、行政处罚、举报督查为基础的行为数据库模块。系统针对日常管理、行政处罚、举报督查实现了模块化开发，各个模块互不干扰，但又都同执法对象数据库有机结合起来，形成一个完整的档案资料[5]。建立用户角色权限模块，使系统管理更加规范、安全。通过控制当前用户的操作权限，一方面有利于数据的稳定，减少误删操作，另一方也对档案管理的特殊功能实行专人管理，避免丢失。
3.2执法档案查询。通过电脑、手机浏览器获取执法对象相关信息，实现现场执法动态化。执法人员在日常管理和执法中，只要输入关键信息即可查找到该执法对象的全部信息，包括联系方式、行业、行政处罚、教育记录、举报督查信息等，并可以同步打印到纸质文档。立体化的档案管理，使应用人员的查询结果从点变为面，能获得更多有效信息。执法档案信息化管理的精髓在于利用，只有不断的利用才能体现其真实的价值，也只有在不断的利用中才能进一步完善档案本身。
参考文献：
[1]赵艳红；我国档案数字化存在的问题与对策研究[J]；企业技术开发（下旬刊），2014，3：58-59.
[2]陈治莲；浅谈对城管执法录像资料的收集与管理[J]；城建监察，2004，3：39.
[3]谢红宾；试析档案数字化建设的应用[J]；兰台内外，2014，2：34.
[4]许雯；档案数字化建设信息安全保障策略研究[J]；卷宗，2014，4：72-73.
[5]张琳；强化档案信息化建设提升档案工作服务水平[J]；科技视界，2014，7：192.