开会是我们的日常工作方式,其效率反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。
　　
　　开会看似是最简单、最基本的事情,却是人们一生参与最多的活动之一,也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。经常会有人批评我们的“文山文海”现象,据一些学者测算,各级领导参加会议的时间占工作时间的1/5～1/3。如何减少会议、提高会议效率成为共同的呼声。
　　就拿证券市场来说,上市公司要做到规范运作,建立健全的公司治理机制,首先就要开会股东大会和董事会,这两个会开好了,才谈得上保障投资者权益、尊重股东意见、确保重大决策的科学性和民主性。证监会就颁布了《上市公司治理准则》、《上市公司股东大会规则》、《上市公司章程指引》等一系列文件,对上市公司如何开股东大会和董事会做了很多细致入微的规定。
　　当然,工作中的大多数会议,无关政治、法律、法规和公司治理,不涉及权利的保障、伸张和实现。然而,即使是这样的会议,其低效、无序、重复性错误也会屡屡出现。有多少人去总结每一次会议的差错,认真记录下来并组织改正?如何改进会议的议事程序、会务组织与执行效率?如何像《罗伯特议事规则》一样制订出适应各式各样会议的标准化手册或指引?
　　开会是我们的日常工作方式,开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上,会议管理经常作为课程来教授,在职业培训中,会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等,还有会务工作,都需要认真考虑。维持会议的秩序和纪律,不同意见者的声音能够被有效表达,都必须靠稳妥的方式予以规定,并在流程中有效执行,这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、会议时间过长、互相重复空话套话等。开会的效率,反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。
　　根据培训、会议实际运作流程中的环节及问题逐渐形成一个明细的服务手册样式,制订标准化、通用的会议工作手册或差错提示。假如每次会议完毕后,要求每人至少提炼出5个差错,10个人就可总结出50多个差错,汇集起来以后就会形成一个明细、有效、可操作的工作手册或差错指引,在以后类似的活动中,差错必然逐渐减少。整个团队能在总结的经验并在已形成文字而非口头相传的标准、流程基础上学习、修改、完善,工作品质自然提升。
　　从开会这件事情可以看出,无论看似多么平凡、简单的事项,都可通过标准、规范避免低水平的循环,从大家司空见惯的开会可以入手训练科学管理基本方法的运用。标准化、流程化看似古板,不一定每项规定或指引就是正确无疑的表述,但它至少使每个人更容易在此蓝本的基础上发现差错,总结修改。它不一定保证每个人做得最好,但能帮助每个人达到合格水平。每个人都能做到有序运作,看起来单个人的效率、能动性不是很高,但加起来的效果肯定强于散漫、无序运作,能将低级错误的重复减至最低限度。