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摘要：本文通过深刻剖析了企业档案部门如何更好的贯彻Is0质量体系标准，旨在为有关部门提供参考和帮助。
关键词：IS09001；质量体系；标准
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X(2011)03-0057-01
据CCAA(中国认证认可协会)报道：截止2009年底，我国经CCAA注册的各类审核员、检查员、咨询师超过60000人，约7万项，满足了国内各认证机构对专业人员的需求。越来越多的企业积极宣传贯彻IS09000族标准，建立完善了质量体系。胜利油田勘察设计研究院作为甲级勘察设计单位，项目管理和工程总承包双百强企业，从上世纪90年代就开始了学习宣贯GB／工10300《质量管理和质量保证系列标准》(等效采用IS09000系列标准)。根据设计工作实际，采用了GB／工19001 idf IS09001《质量体系设计、开发、生产、安装和服务》的质量保证模式标准。经过十几年的运行，逐步健全完善体系文件并有效运行。
在院质量体系有效运行中，院档案管理中心作为集中统一管理档案的部门，肩负了部分重要的质量职责。作为企业档案管理一级单位和档案目标管理国家一级单位，在档案管理工作上，从国家、中石化集团公司、胜利油田到院都有一整套档案管理制度，从每个档案门类的归档分类、整理、编目、利用等各工作环节都有规定要求。在质量体系认证中，这些是档案部门贯彻质量体系标准的优势，同时质量体系认证对档案工作又有了新的要求。在十几年的质量体系运行中，作为一名档案工作者和院质量体系内部审核员，本文就档案部门做好质量体系运行工作进行探讨，愿与同行共商榷。
一、宣传贯彻IS09001标准，首先必须树立档案人员的全员质量意识
自《档案法》颁布实施以来，我们一直在致力于提高全社会档案意识。质量认证工作也是一项全员参与、人人有责、各司其职的工作。质量体系文件发布后，我们积极配合院质量体系文件宣贯要求，组织档案人员学习院质量方针和质量目标，领会档案工作质量职责，结合档案目标管理国家一级标准，提出档案工作质量目标。由档案工作质量体系作业文件撰写人讲授了作业文件要求，让每个档案人员明确：应该做什么，如何做，达到什么标准，体现了写要做的，做已写的，写已做的。每个档案人员必须了解院里的质量方针、质量目标，档案室的质量职责和自己具体的质量职责，真正做到全员参与，人人有责，各司其职。在院里组织的质量体系文件培训考试中，档案管理中心全员参与，受到贯标办及主管领导的一致好评。
二、明确职责，确定档案工作的主要质量要素
IS09001共包括20个质量体系要素，其中4.5文件和资料的控制、4.16质量记录的控制是档案部门的主要质量要素。院质量保证手册对档案管理中心档案管理职责如下表述：负责勘察设计文件(含与勘察设计产品有关的文件)的归档与管理，确保归档使用文件和资料是现行有效版本。质量体系程序文件Q工／SSJ050《文件和资料的控制》对需控制的文件和资料做了界定：
1.内部产生的文件和资料，包括质量体系文件(质量保证手册、质量体系程序、作业程序及其质量记录格式)、质量计划、工作程序、勘察设计成品、院标准、定型图、通用图，自行开发的计算机应用软件。
2.外来文件和资料：包括相关的法律法规、规范、规程，定型图、通用图，国外、国家、行业、地方企业标准，引进计算机应用软件。
从质量体系文件要求和档案管理实际来看，质量体系文件覆盖的档案门类是底图、蓝图、技术档案、标准规范及文书档案中有关质量体系文件发布行文的内容。明确了覆盖范围，我们从这些档案门类人手，依据质量体系运行的要求，全面做好作业文件的制定和实施工作，确保说到的做到，做到的写到。
三、完善档案管理规定，制定档案管理作业文件
根据文件和资料控制的要求，结合档案工作的实际情况，从质量保证体系有效运行的角度出发，对质量体系覆盖的有关档案工作规定进行了完善修订，修订了《底图管理规定》(QY／SSJ0504)、《蓝图及参考资料管理规定》(QY／SSJ0505)、《技术档案管理规定》(QY／SSJ0502)，增加了底图的标识等内容，纳入院c层次作业文件。同时，对执行文件的主要部门和协同部门的职责作了明确的规定，防止互相推诿扯皮现象发生。质量体系有效运行以来，相关的部门都能各司其职，确保体系有效运行，促进了档案工作的开展。四、依据质量体系标准和文件要求，做好文件资料控制工作
IS09001标准4.5文件和资料的控制明确规定：这种控制应确保以下几点：1.在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。2.从所有发放和使用场所及时撤出失效和／或作废的文件，或以其他方式确保防止误用。3.为法律或积累知识的目的所保留的任何已作废文件，都应当进行适当标识。
标准的规定将现存档案资料截然分为两部分：一为有效版本档案，可在各个场所使用，二为无效作废版本档案，分两种情况：无保存价值的从发放使用场所撤出销毁，需要保存的必须进行标识，集中单独隔离存放，防止误用。根据这一要求，我们一方面严格执行质量体系作业文件对档案归档、分类、编目、整理、保管、利用以及库房安全管理等方面的规定，强化有效版本的管理和提供利用工作，另一方面将近年来鉴定的留档备查的设计档案在首页、装具盒和装具排列上做了标识，并单独隔离存放。依据技术发展部出版的《标准规范有效版本清单》、《通用图集有效版本清单》对保管的标准规范进行清理核对，无效版本单独存放并加以标识。对新采购的标准规范、手册及时充实到有效版本中，形成了有效版本现场使用，无效版本撤离现场、标识、单独存放的格局。在现场审核中，规范迎检动作，用事实说话，以记录为凭。针对审核员提出的问题，及时整改，要举一反三，制定整改和预防纠正措施。按时间要求，完成整改，实施问题闭合。
关键词：IS09001；质量体系；标准
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X(2011)03-0057-01
据CCAA(中国认证认可协会)报道：截止2009年底，我国经CCAA注册的各类审核员、检查员、咨询师超过60000人，约7万项，满足了国内各认证机构对专业人员的需求。越来越多的企业积极宣传贯彻IS09000族标准，建立完善了质量体系。胜利油田勘察设计研究院作为甲级勘察设计单位，项目管理和工程总承包双百强企业，从上世纪90年代就开始了学习宣贯GB／工10300《质量管理和质量保证系列标准》(等效采用IS09000系列标准)。根据设计工作实际，采用了GB／工19001 idf IS09001《质量体系设计、开发、生产、安装和服务》的质量保证模式标准。经过十几年的运行，逐步健全完善体系文件并有效运行。
在院质量体系有效运行中，院档案管理中心作为集中统一管理档案的部门，肩负了部分重要的质量职责。作为企业档案管理一级单位和档案目标管理国家一级单位，在档案管理工作上，从国家、中石化集团公司、胜利油田到院都有一整套档案管理制度，从每个档案门类的归档分类、整理、编目、利用等各工作环节都有规定要求。在质量体系认证中，这些是档案部门贯彻质量体系标准的优势，同时质量体系认证对档案工作又有了新的要求。在十几年的质量体系运行中，作为一名档案工作者和院质量体系内部审核员，本文就档案部门做好质量体系运行工作进行探讨，愿与同行共商榷。
一、宣传贯彻IS09001标准，首先必须树立档案人员的全员质量意识
自《档案法》颁布实施以来，我们一直在致力于提高全社会档案意识。质量认证工作也是一项全员参与、人人有责、各司其职的工作。质量体系文件发布后，我们积极配合院质量体系文件宣贯要求，组织档案人员学习院质量方针和质量目标，领会档案工作质量职责，结合档案目标管理国家一级标准，提出档案工作质量目标。由档案工作质量体系作业文件撰写人讲授了作业文件要求，让每个档案人员明确：应该做什么，如何做，达到什么标准，体现了写要做的，做已写的，写已做的。每个档案人员必须了解院里的质量方针、质量目标，档案室的质量职责和自己具体的质量职责，真正做到全员参与，人人有责，各司其职。在院里组织的质量体系文件培训考试中，档案管理中心全员参与，受到贯标办及主管领导的一致好评。
二、明确职责，确定档案工作的主要质量要素
IS09001共包括20个质量体系要素，其中4.5文件和资料的控制、4.16质量记录的控制是档案部门的主要质量要素。院质量保证手册对档案管理中心档案管理职责如下表述：负责勘察设计文件(含与勘察设计产品有关的文件)的归档与管理，确保归档使用文件和资料是现行有效版本。质量体系程序文件Q工／SSJ050《文件和资料的控制》对需控制的文件和资料做了界定：
1.内部产生的文件和资料，包括质量体系文件(质量保证手册、质量体系程序、作业程序及其质量记录格式)、质量计划、工作程序、勘察设计成品、院标准、定型图、通用图，自行开发的计算机应用软件。
2.外来文件和资料：包括相关的法律法规、规范、规程，定型图、通用图，国外、国家、行业、地方企业标准，引进计算机应用软件。
从质量体系文件要求和档案管理实际来看，质量体系文件覆盖的档案门类是底图、蓝图、技术档案、标准规范及文书档案中有关质量体系文件发布行文的内容。明确了覆盖范围，我们从这些档案门类人手，依据质量体系运行的要求，全面做好作业文件的制定和实施工作，确保说到的做到，做到的写到。
三、完善档案管理规定，制定档案管理作业文件
根据文件和资料控制的要求，结合档案工作的实际情况，从质量保证体系有效运行的角度出发，对质量体系覆盖的有关档案工作规定进行了完善修订，修订了《底图管理规定》(QY／SSJ0504)、《蓝图及参考资料管理规定》(QY／SSJ0505)、《技术档案管理规定》(QY／SSJ0502)，增加了底图的标识等内容，纳入院c层次作业文件。同时，对执行文件的主要部门和协同部门的职责作了明确的规定，防止互相推诿扯皮现象发生。质量体系有效运行以来，相关的部门都能各司其职，确保体系有效运行，促进了档案工作的开展。四、依据质量体系标准和文件要求，做好文件资料控制工作
IS09001标准4.5文件和资料的控制明确规定：这种控制应确保以下几点：1.在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本。2.从所有发放和使用场所及时撤出失效和／或作废的文件，或以其他方式确保防止误用。3.为法律或积累知识的目的所保留的任何已作废文件，都应当进行适当标识。
标准的规定将现存档案资料截然分为两部分：一为有效版本档案，可在各个场所使用，二为无效作废版本档案，分两种情况：无保存价值的从发放使用场所撤出销毁，需要保存的必须进行标识，集中单独隔离存放，防止误用。根据这一要求，我们一方面严格执行质量体系作业文件对档案归档、分类、编目、整理、保管、利用以及库房安全管理等方面的规定，强化有效版本的管理和提供利用工作，另一方面将近年来鉴定的留档备查的设计档案在首页、装具盒和装具排列上做了标识，并单独隔离存放。依据技术发展部出版的《标准规范有效版本清单》、《通用图集有效版本清单》对保管的标准规范进行清理核对，无效版本单独存放并加以标识。对新采购的标准规范、手册及时充实到有效版本中，形成了有效版本现场使用，无效版本撤离现场、标识、单独存放的格局。在现场审核中，规范迎检动作，用事实说话，以记录为凭。针对审核员提出的问题，及时整改，要举一反三，制定整改和预防纠正措施。按时间要求，完成整改，实施问题闭合。