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电子文档以计算机盘片、磁盘和光盘等为载体，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。其特点：（1）文档本身不再是直观的纸质资料，文档的阅读和利用需借助于现代办公设备；（2）文档可以通过现代办公设备迅速进行处理和传递；（3）文档利用的共享性突出，不受时间和距离的影响；（4）文档的保存场所不需多大容量，但对环境的温湿度、防磁性等保存条件与环境的要求很高。