“声像档案进入了战国时代”，这是一位声像档案管理人员的感叹，形象地反映了声像档案领域近年来的变化。各种新型的声像材料、应用技术和管理手段层出不穷，足以至令人眼花缭乱的程度。无论是新技术导致的不断变化的管理背景，还是声像档案呈现的数字化发展趋势，都给传统的档案管理理念带来很大的冲击，只有以“保存历史真实面貌，提供社会利用”为中心目标，解放思想，更新观念，才能适应声像档案工作发展的需要。
　　
　　一、前端控制和全程控制的思想
　　
　　在大多数人看来，前端控制和全程控制思想是针对电子文件管理的特殊要求而言的。然而，无论是从复制编辑简单、更改不易察觉的特点还是从信息和载体可分离的特质上说，声像文件与电子文件均有很大的相似之处，因此声像文件的形成和归档同样容易超出传统约束机制，影响文件的真实性、完整性以及归档的质量，声像档案收集成为困扰各个档案室、档案馆的难题。早在1988年以声像档案等新型档案材料为中心议题的第十一届国际档案大会上，就有档案工作者指出声像档案的形成和收集与以移交为主要途径的传统档案收集有非常明显的差别，希望在档案的形成阶段就有一个档案保管计划，“从一开始就过问此事，以便按技术、经济、法律和历史标准接收到档案馆保存”。这完全可视作前端控制思想的发端，只是当时的声像档案规模和影响远不及如今的电子文件，才未能为众人所关注和认同。同样地，在声像档案的数字化趋势下，随着声像电子文件越来越多地产生，实施前端控制，变革传统收集归档方式的要求更加迫切了。
　　根据文件形成的特点，在文件形成的初始阶段即开始实施有利于实现档案管理目标的控制。例如。要求形成文件的载体格式达到一定的技术标准；在文件形成的时候即产生相关的著录信息，以免去归档后大量文件积累再逐份著录所需要的人力和时间等。后者对于声像档案非常耗时耗力的著录而言，尤其重要。
　　此外，新的技术环境也为前端控制提供了条件，尤其是文件产生与收集之间的时间缩短，较容易对文件进行必要的管理、核对和移交。拿数码照片来说，可在拍摄时录音，将所拍摄图像的基本要素用声音记录下来，便于后期整理。即使没有在拍摄时录音也没有太大影响，因为数字摄影无需胶片冲洗，缩短了照片形成的过程，加上数码相机内存有限，必须及时将内存转入电脑，故可以在将数码相机内存照片输入电脑时，即将相关的信息，如人物、事件内容、拍摄者等记录下来，免得像过去那样等积累了大批照片冲洗出来再整理时，已不能准确回忆照片的基本要素。
　　
　　二、“简化整理、深入检索”思想
　　
　　长期以来，我国档案整理的模式是细化整理并立卷，这一模式的优势体现在以下两方面：一是案卷的一个突出优点是可将零散的纸张组在一起，构成放大的保管单位，方便管理，有利于安全保密；二是过去主要依靠手工检索时，实体的整理和保管排架方式直接影响到查取信息的效果，因此需要实体的细化整理，按照各种逻辑联系分类组合，相应地建立多层实体目录来帮助提供更便捷的检索途径，提高检索效率，由此分细类直至组成一个个案卷。
　　然而，上述两方面优势在声像档案管理的实际中和新的技术背景下发生了变化：
　　首先，对于声像档案来说，除照片还有纸质文件的若干特征需要形成照片册这种“案卷”外，大多类型的声像档案本身就形成了特殊的天然的保管单位，如一卷(盒)录音(像)带、一盘电影胶片等类似案卷的单位，人为组立案卷的形式在这里失去了应有的意义。
　　其次，计算机技术的运用为声像档案检索提供了广阔的空间。只要建立了声像档案数据库，并给予合理的著录和标引，就可以实现多途径、多层次的检索利用。如果只是查看利用档案信息内容，一般都不会涉及档案实体的取用，当然如果要利用实体，可根据计算机上提供的库架编号来查取。同时，计算机检索也可避免依靠细化实体整理来检索的缺陷——例如，由于分类整理在每一层次必须是同一标准，故档案实体每次分类只能维系一种逻辑联系，势必割开了其他联系，而实际中往往又会出现一盘磁带内录有多个主题类目的信息或者交叉类目信息的情况，给传统模式的分类排架及检索造成一定困难。利用计算机则可以按照各种逻辑联系随时建立多个虚拟的档案类别，便于查检，同时也降低了实体整理的难度。
　　“简化整理、深入检索”是新背景下的档案管理趋势。新修订的《照片管理规范》(2003年)亦体现了这一点，如废除了底片的分类、案卷题名等内容，新拟“照片档案目录的编制”。分“目录的著录”、“目录的编制”两个条款，大大充实了编目的内容。对声像档案管理而言，档案实体只要保证基本的联系，排架时有利于安全保护并能合理利用空间，便于取放即可；而与实体整理简化相对应的，是对信息组织的更高要求，相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示，这就要求提供更加全面和深入的检索信息。
　　
　　三、以原始信息内容为主和便于保管和利用的思想
　　
　　这是在载体汇合的趋势下声像档案管理必须所作的应对。面对层出不穷的载体形式，档案部门应当如何选择呢?文件形成的初始介质与最终的载体并不完全吻合。甚至其间涉及到多种载体，对于同一信息内容的文件，应当选择哪种载体归档呢?这些看似复杂的问题，实际上只要把握一个原则就可以了——以原始信息内容为主，便于保管和利用。
　　档案原始信息内容是档案管理的重点。因为对相当一部分声像载体来说，在保管寿命和所承载信息的可读性方面受到的限制都是它们难以避免的缺陷，在这种情况下，就有必要借助载体替代——用新的载体替代已经淘汰或老化的载体来延续档案原始信息的生命。另一方面，还要注意到载体的兼容性，以便根据管理和利用的不同需要选择在某些方面具备特定优势的载体。所以，档案部门应保持清醒头脑，明确自己的责任和使命，既要保存好档案原始信息内容，维护历史的真实面貌，也要发挥不同载体的优势使声像档案更有利于保管和利用。总之，应当充分利用技术发展给档案管理带来的便利而不是被纷繁的景象迷惑得分不清方向。
　　具体来说，对符合馆藏要求的档案原件载体，当然要予以保存，但可以随保管、利用需要的不同，复制成不同的载体。存储质量高、容量大、保存时间长的载体，利用便利的载体在这一过程中都大有用武之地，可以让它们在各自具有比较优势的功能上完成对其他载体的替代。
　　在声像档案的数字化趋势下，对声像电子文件的处理更能充分地体现这一思想。相比文字型的电子文件，声像电子文件的载体形式要丰富得多。这也是视听时代的一个重要标志和特色。数码摄影、录像，尽管采用的初始记录材料层出不穷，形态各异，如“记忆棒”、“记忆盘”等，但并非都适于作为档案保存，或是长期具备读取的条件(相应的硬件和软件)。这里需要注意的问题在于，初始采用何种载体往往并不重要，重要的是它们所记录下来的 数字化声像信息，这些载体上的信息一般都具备一个起码的条件，即都能在当时借助相应的设备、接口，通过计算机或其他设备来得到所记录声像信息的再现。所以对于档案管理而言，只需要将这些数字信息转制到一种或几种相对统一的便于长期读取和保存的标准载体格式和形式上，进行保存、传播和利用。数字化的声像记录与传统的模拟声像记录不同，后者由于每次在从模拟到模拟的复制转录中都可能会造成一定的信息蜕变，所以注重最初记录载体(实体)的原始性，而声像电子文件因为能够实现数字代码序列原封不动(无损)的转移和各种相关载体之间的传递，故而更有条件保证信息本身的原始性。
　　1990年代以后，国外声像档案界已在一定程度上达成共识，即如果要长期保存大量声像档案，那么就应该保存有档案价值的原始信息而非原始载体(原件)。如果将每一件声像档案都以其产生时的形式进行保管，对档案馆来说将是无法承受的负担。可见，保证声像档案原始信息内容的延续是声像档案管理的中心目标，这是由声像档案本身的发展趋势所决定的。
　　
　　四、整体的效益观念
　　
　　所谓效益即是以最少的投入获取最大的产出。树立正确的效益观念应当做到系统和辨证地评价投入与产出的比例。这要求从系统整体出发、从多方面、多角度长远地看待效益。
　　例如，声像档案的著录和标引如果过于简略，短期看是节省了不少人力、时间和资源，但是将来因为著录标引深度不够使检索难度加大不仅会耗费大量人力和时间，而且还影响了利用效果。
　　又如，现代技术提供的存储便利和高存储率可能会增大人们留存声像档案的任意性，造成数量的迅速增多，认为这只是较小的投入获得了较大产出。但是这样的想法却忽视了重要的一点——即使利用最成熟的检索技术，将数量很多的声像档案进行前处理转变为可检索的信息形式存入数据库，并按照特定需求获取它们仍然需要大量时间和人力物力。尤其是声像档案的处理非常耗时，必须实时地去听和看，以便分析其内容和功用。所以从整体和长远看，投入并非像人们开始想像得那么少，而且也会因为保存的档案量多质杂影响利用效果。故保存时的投入和利用时的产出之间的效益比仍然要通过鉴定来提高。而说到鉴定，同样需要全面评价效益问题，充分考虑档案的各种保管和管理费用，而不是仅仅考虑其存储和保存的便利与否。目前在很多单位，声像文件的收集是最突出的问题，鉴定则尚未提上日程，但是，随着时间的推移，鉴定的任务会越来越迫切，主要集中表现在两个阶段：一是归档鉴定，即筛选出真正具有保存和利用价值的声像文件归档；二是将传统文件进行数字化转存时的鉴定。一方面，数字化磁带库也有容量的限制，另一方面因为数字化转存很大程度上是为了提高档案的利用效率，原件大多依然保存，所以无选择地将一些利用率和价值不高的档案数字化转存显然是资源的浪费，反而降低了数字化存储应有的效益。
　　在当今所谓的“读图时代”，声像档案的形成比以往任何一个时代都要快捷，各档案部门声像档案的数量也在快速增长，这无疑有利于馆藏的优化，然而整体的效益观念时时提醒我们：由于声像档案的保管成本要比纸质档案的保管成本高，需要的投入更多，因此，若想得到同样的效益，必须格外注重充分利用这些声像档案，以便获得更高的产出。