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摘要:随着信息化程度的提高,电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理。本文针对党委政府档案管理的工作特点,着重分析了电子档案在应用中的主要特点,借以强调与时俱进加快电子档案建设,跟上时代的步伐，提高档案管理工作的效率。
关键词：电子档案;管理; 特点;与时俱进
Abstract: with the improvement of informationization level, electronic archives is more and more widely used in daily work and management. This article in view of the party committees and governments of the characteristics of the archives management, this paper analyzed the electronic files in the application of the main feature, so as to speed up the construction of electronic file emphasis on keeping pace with The Times, keep up with the pace of The Times, to improve the file management efficiency.
Keywords: electronic files; Management; Characteristics; Keep pace with The Times
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
随着科学技术的迅猛发展，党委政府的档案管理工作也应紧跟时代发展的步伐，把先进技术运用于档案管理，进行科学的电子档案管理。同时要加强档案管理工作人员的专业知识的培养，规范对电子档案的管理。下面结合本职工作谈一下与时俱进的档案管理。
一、党委政府档案管理要与时俱进
随着信息技术数字化的普及运用，电子档案的技术管理工作也已经日趋成熟，为此党委政府档案管理工作必须与时俱进，实现档案管理的现代化、电子化，但要保证电子档案的“四性”。
1、电子档案的原始性。我们知道传统的纸质档案材料不同于电子档案，纸质档案可以通过字体、字迹、印迹可以鉴定档案的原始性，电子档案则不同，电子档案完全没有这种“原始记录”，需要人为的操作生成电子档案，它既是原始的，又是复制的。各种各类的电子档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
2、电子档案的真实性。我们知道在形成电子档案的过程中，由于不同的操作人员采取的方式、方法，使用的软件、格式不同，造就了电子档案信息内容不一致性，致使出错的概率会高于传统档案。所以在建立电子档案时、一定要检查档案的真实性和统一操作的方式方法借以保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是有人为的因素。为此必须保证档案管理人员的整体素质极高。
3、 电子档案的完整性。一是由于电子档案管理工作处于完善阶段，加上电子文件结构复杂，储存形式多种多样，如果工作人员操作不熟练，易于造成信息资料缺损。二是由于党委政府是一个完整的体系，有时出现立体交叉，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整。三是党委政府内部部门多档案杂，像基建、土地、计生、综治等领域的内部文件、外来文件、审批文件等经常处于“滚动”替换的状态，如果工作人员整理归档不及时，同样会造成信息的失散，档案的不完整。为此我们要提高对电子档案的认识，采取切实有效措施，以此来保证党委政府电子档案的完整性。
4、电子档案的安全性。原始的电子档案文字、数据、影像容易被所谓的“黑客”攻击，电子档案被随意篡改信息，致使档案信息的真实性出现问题，在以后电子档案的运用中出现这些都会直接损害电子档案的安全性。为此采用设置相关密码和杀毒软件等措施全力保障电子档案的安全性，确保电子档案不被非法操作更改。
二、党委政府电子档案的储存环境
我们知道归档电子文件以脱机方式保存，并且知道光盘比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，所以档案主管部门提倡档案部门配备光盘刻录仪，将要归档电子文件转存到光盘上，利于归档电子文件的长期保存。同时对储存的环境等都做了要求。一是及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。二是要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％-50％，温度控制在14-24℃。三是加强病毒防范。要求相关部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
三、党委政府电子档案光盘、磁盘的保护措施
一是我们知道光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，同时由于阳光的直射会使光盘过早老化。为此注意避光保存光盘。二是光盘存放的相对湿度应为40％-65％，温度宜控制在14－24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。所以说要保持良好的温度、湿度环境至关重要。三是在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。四是定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年、光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。五是要经常采用物理（真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒）或化学方法（熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷）进行化学预防。定期对电子档案进行消毒。五是杜绝霉菌进入库房的渠道、搞好库內卫生、控制温湿度等措施进行环境控制。
四、 做好党委政府电子档案管理新旧技术的衔接
随着科技的进步，电子档案也在不断更新换代，如果不走出去，到未来往往是已经过时的技术却拿来当成新技术，出现“劳民伤财”的结局。为此我们要将电子档案的新旧技术衔接好，确保不出现问题。一是建立电子档案统一接收数据格式，因为以数码形式存储于光盘和磁盘的电子档案的内容必须还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。二是推广建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。三是定期举办培训班，对相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。
五、做好党委政府电子档案真伪性的鉴别
一是档案管理人员在形成电子档案的同时，要采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。电子文件的使用者，要特别注意使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，可利用分组密码进行消息认证。二是在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
六、保持党委政府电子档案的完整性
一是为防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。二是开启防火墙监测通过的包的特征来决定放行或者阻止的，包过滤是很重要的一种特性。虽然防火墙技术发展到现在有了很多新的理念提出，但是包过滤依然是非常重要的一环，如同四层交换机首要的仍是要具备包的快速转发这样一个交换机的基本功能一样。通过包过滤，防火墙可以实现阻挡攻击，禁止外部/内部访问某些站点，限制每个ip的流量和连接数。三是安装杀毒软件清除电脑机器内的病毒，阻止流氓软件、垃圾文件、流行病毒等不良东西进入电脑使电脑恢复原来正常的功能。从而保证电子文档的纯洁性，发挥好电子文档的作用。
总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理提供了便利，继续采用传统的纸质档案管理已经无法满足时代发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,才能使党委政府的档案管理更健全、更高效。
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。
关键词：电子档案;管理; 特点;与时俱进
Abstract: with the improvement of informationization level, electronic archives is more and more widely used in daily work and management. This article in view of the party committees and governments of the characteristics of the archives management, this paper analyzed the electronic files in the application of the main feature, so as to speed up the construction of electronic file emphasis on keeping pace with The Times, keep up with the pace of The Times, to improve the file management efficiency.
Keywords: electronic files; Management; Characteristics; Keep pace with The Times
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
随着科学技术的迅猛发展，党委政府的档案管理工作也应紧跟时代发展的步伐，把先进技术运用于档案管理，进行科学的电子档案管理。同时要加强档案管理工作人员的专业知识的培养，规范对电子档案的管理。下面结合本职工作谈一下与时俱进的档案管理。
一、党委政府档案管理要与时俱进
随着信息技术数字化的普及运用，电子档案的技术管理工作也已经日趋成熟，为此党委政府档案管理工作必须与时俱进，实现档案管理的现代化、电子化，但要保证电子档案的“四性”。
1、电子档案的原始性。我们知道传统的纸质档案材料不同于电子档案，纸质档案可以通过字体、字迹、印迹可以鉴定档案的原始性，电子档案则不同，电子档案完全没有这种“原始记录”，需要人为的操作生成电子档案，它既是原始的，又是复制的。各种各类的电子档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
2、电子档案的真实性。我们知道在形成电子档案的过程中，由于不同的操作人员采取的方式、方法，使用的软件、格式不同，造就了电子档案信息内容不一致性，致使出错的概率会高于传统档案。所以在建立电子档案时、一定要检查档案的真实性和统一操作的方式方法借以保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是有人为的因素。为此必须保证档案管理人员的整体素质极高。
3、 电子档案的完整性。一是由于电子档案管理工作处于完善阶段，加上电子文件结构复杂，储存形式多种多样，如果工作人员操作不熟练，易于造成信息资料缺损。二是由于党委政府是一个完整的体系，有时出现立体交叉，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整。三是党委政府内部部门多档案杂，像基建、土地、计生、综治等领域的内部文件、外来文件、审批文件等经常处于“滚动”替换的状态，如果工作人员整理归档不及时，同样会造成信息的失散，档案的不完整。为此我们要提高对电子档案的认识，采取切实有效措施，以此来保证党委政府电子档案的完整性。
4、电子档案的安全性。原始的电子档案文字、数据、影像容易被所谓的“黑客”攻击，电子档案被随意篡改信息，致使档案信息的真实性出现问题，在以后电子档案的运用中出现这些都会直接损害电子档案的安全性。为此采用设置相关密码和杀毒软件等措施全力保障电子档案的安全性，确保电子档案不被非法操作更改。
二、党委政府电子档案的储存环境
我们知道归档电子文件以脱机方式保存，并且知道光盘比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，所以档案主管部门提倡档案部门配备光盘刻录仪，将要归档电子文件转存到光盘上，利于归档电子文件的长期保存。同时对储存的环境等都做了要求。一是及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。二是要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％-50％，温度控制在14-24℃。三是加强病毒防范。要求相关部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
三、党委政府电子档案光盘、磁盘的保护措施
一是我们知道光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，同时由于阳光的直射会使光盘过早老化。为此注意避光保存光盘。二是光盘存放的相对湿度应为40％-65％，温度宜控制在14－24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。所以说要保持良好的温度、湿度环境至关重要。三是在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。四是定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年、光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。五是要经常采用物理（真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒）或化学方法（熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷）进行化学预防。定期对电子档案进行消毒。五是杜绝霉菌进入库房的渠道、搞好库內卫生、控制温湿度等措施进行环境控制。
四、 做好党委政府电子档案管理新旧技术的衔接
随着科技的进步，电子档案也在不断更新换代，如果不走出去，到未来往往是已经过时的技术却拿来当成新技术，出现“劳民伤财”的结局。为此我们要将电子档案的新旧技术衔接好，确保不出现问题。一是建立电子档案统一接收数据格式，因为以数码形式存储于光盘和磁盘的电子档案的内容必须还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。二是推广建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。三是定期举办培训班，对相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。
五、做好党委政府电子档案真伪性的鉴别
一是档案管理人员在形成电子档案的同时，要采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。电子文件的使用者，要特别注意使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，可利用分组密码进行消息认证。二是在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
六、保持党委政府电子档案的完整性
一是为防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。二是开启防火墙监测通过的包的特征来决定放行或者阻止的，包过滤是很重要的一种特性。虽然防火墙技术发展到现在有了很多新的理念提出，但是包过滤依然是非常重要的一环，如同四层交换机首要的仍是要具备包的快速转发这样一个交换机的基本功能一样。通过包过滤，防火墙可以实现阻挡攻击，禁止外部/内部访问某些站点，限制每个ip的流量和连接数。三是安装杀毒软件清除电脑机器内的病毒，阻止流氓软件、垃圾文件、流行病毒等不良东西进入电脑使电脑恢复原来正常的功能。从而保证电子文档的纯洁性，发挥好电子文档的作用。
总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理提供了便利，继续采用传统的纸质档案管理已经无法满足时代发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,才能使党委政府的档案管理更健全、更高效。
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。