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摘要:学院办公室是学院一级的重要办事机构,是学院领导的参谋和助手。加强和提高学院办公室人员的道德修养、业务能力和管理水平是高校教育管理工作的重要任务。
关键词:参谋和助手;教育管理;“杂牌军”;加强管理
高等学校学院办公室是学院一级的重要办事机构,它负责处理全学院的教学、科研、行政、学生等日常事务工作,起到联系学校与学院、教与学、师与生等方面的作用,是院长的参谋和助手。长期以来,高校学院办公室工作并没有得到应有的重视。有的同志认为办公室工作只不过是些事务性工作,无论什么样的人都能干,因而办公室人员的层次杂乱,有学历的、无学历的,有部队转业的,也有工作抽调的,甚至有学院把待分配人员也安排到了办公室,办公室成了名副其实的“杂牌军”。这支队伍思想不稳定,致使办公室工作被动应付,纪律松散,这几乎成了当今高校学院办公室管理的一种通病。这种状态如不及时改变,必将对党的教育事业,对高校的深化改革,对教学、科研工作产生不良的影响。
一、办公室人员的选择,要适应改革开放新形势的要求
在经济腾飞的时代,在改革开放的今天,高校学院一级的办公室人员,应该是一支现代化、科学化、年轻化、精干的管理队伍。办公室人员的配备,一般规模的学院,大致应设主任、副主任、教学秘书、行政秘书等3～4人岗位。
办公室主任应该由政治思想觉悟高,作风正派,有较高的政策水平,懂得高等教育规律,有较强的组织能力和管理水平,富有开拓精神和公共关系能力的同志担任。负责教学、科研工作的秘书,要求不仅具备较高的政治素质,而且应有较高的专业文化知识和理论水平,他们不只是管理办事,更主要的应掌握教学计划的贯彻执行、教与学的效果的调控、教材的适用性与订购、教师教学质量的反馈及学生意见的收集等。科研方面要掌握和了解全学院教师进行科研的内容、进程及所需解决的后勤工作。教学、科研秘书应起到主管院长的助手作用。教学、科研秘书工作的基本要求必须认真负责、细心而及时,如教学计划的执行、课程表的编排、学生的成绩表以及各种报表和通知等,一定要准确及时,不能有任何马虎,否则就会对工作造成损失。负责行政、学生管理的办公室秘书,不仅要有较高的政治思想觉悟、政策水平,更要有强烈的责任感和工作热情。因为他不但负责全学院教工的行政、后勤事务工作,还要负责全学院学生的纪律、卫生管理等工作,所以要求他树立全心全意为人民服务的思想,热心而耐心为师生办事。行政、学生管理秘书更具备善于管理和敢于管理的能力,对违犯纪律的人应批评教育,情节严重的给予处罚。由于这种工作性质的要求,行政、学生管理秘书,必须学习教育学、心理学的知识,更要认真学习党的路线、方针和政策,不断提高理论水平和管理能力。
由此,选择合适的办公室工作人员,对高校的深化改革,提高教学质量,培养合格的人才,实现学校总体管理目标,起到重要的积极作用。
二、办公室人员应树立全心全意为教学、科研服务的思想
办公室工作面广,不但同学校各行政、党务部门打交道,也同全学院的师生经常交往,还同兄弟院系保持联系。他们不仅受学院主任的领导,也受学校各职能部门的指挥,俗称“上有千条线,下要一针穿”。这种工作性质决定了学院办公室存在的重要地位,也决定了办公室人员必须精干,应有自我牺牲精神和全心全意为人民服务的思想。
要做好办公室工作,首先体现在全力搞好本职工作,对工作有高度的责任感,有主动创新的精神。应强调办事程序,熟悉业务。对规定的任务不仅能够承担,而且经过努力能够超越规定的范围,对质量不仅要符合预定的标准,而且还要能在精确度方面更富于合格的水平线,使办公室工作达到高质量、高效率。其次体现在对工作要热心细致。办公室面对的是大量实际工作,它有固定的、长期的,也有无形的、临时的。因此要求办公室人员要勤勤恳恳地工作,做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤。要有热心、耐心、细心。再次要做好保密性工作,有的工作要保密,如各种试卷在开考前,要求保密,有的文件或对教师的讲评材料,也要做好保密工作。
三、办公室工作应实行科学化管理
所谓科学化管理,就是按照学院办公室工作的规律和程序有条不紊地进行。
1.掌握规律
办公室工作虽然杂乱,临时性、突击性的工作多,但只要掌握它的规律,抓住主要矛盾,强化纪律,工作就好做。学校是以学期为单位的工作时间,一个学期中,重点抓住三个环节:即学期初、学期中、学期末。学期初的工作时间紧、任务重,涉及多项管理,办公室人员必须密切配合,并同其他同志相互合作。学期中,主要协助学院主任及其他领导对教学、科研和行政工作监督检查,通过召开各种形式的座谈会、对话会,听取师生对教学、管理等方面的意见和要求,发现问题及时解决。因为办公室只是学院一级的办事机构,所以许多问题需要上下协调才能解决。学期末是集中力量组织学期考试,汇总质量分析,组织教学质量的评估,做好毕业生离校的一切思想、事务工作,负责组织计划安排好新生接待工作,协助学院主任制定下一个学期计划等。这些工作既是本学期的结束工作,又是新学期的准备工作,是一个学期工作的尾声,又是新学期工作的前奏,安排的好坏将直接影响到两个学期的工作衔接。必须精心组织、合理安排。根据每项环节一环扣一环地进行。
2.建立例会制度
每周一次例会,目的是统筹计划,及时解决问题。例会应做到短而实。例会中,互通情报,小结前一周工作,安排本周任务,这样使工作忙而不乱,有条不紊。
3.做好期末和年终总结
认真进行总结讲评工作,是促进办公室开展的一个重要方法。能使每个同志发扬成绩,克服缺点,工作好的给予表奖,工作差的应给予批评教育。使每个同志都能认识到自己工作的重要性。
四、积极运用现代办公设备进行管理
运用现代办公设备进行管理,是提高办事效率、实行科学管理的重要手段。过去,由于技术手段落后,加之领导对办公室工作没有引起足够重视,办公室工作长期处于“刀耕火种”的手工操作状态,大量的、繁杂的抄写工作,众多的成绩表格、学生名单、计划表格及种种文件的整理工作,都需要整理归档,不但效率低而且易出错,严重影响工作进程。改革旧的管理手段,提高工作效率,加快实现四化建设的步伐,对于高等学校学院办公室实行现代化办公手段是非常必要的。除选用合格的人员外,公平应配备先进的办公设备,如复印机、打字机、计算机等不可缺少。只有运用现代办公设备进行管理,才能适应飞速发展的社会需要。
五、领导应对办公室人员加强管理,重视培养
长期以来,学院办公室人员不稳定的根本原因,是没有引起领导的重视,缺乏对工作人员的管理和培养,个别领导干部只是使用他们的劳动力,而不关心他们的思想、业务素质的提高及生活上的诸多困难,久而久之,挫伤了他们的自尊心和积极性。学校要有效地开展工作,不但要拥有水平较高的师资队伍,也要有一支素质较高的管理队伍,各学院办公室人员是这支管理队伍中最基本、最主要的成员。因此各级领导加强对他们的管理和培养意义重大。
学校应安排专管校长,像抓师资队伍建设那样,也要抓好管理队伍的建设,为办公室人员的学习提高给予大力支持。在评职、调资、提干等工作中,给予他们平等竞争的机会,不应以某种理由人为地限制他们。应当鼓励他们在管理工作中,不断提高管理水平,发挥他们的才能。
(作者单位:辽宁师范大学物理与电子技术学院)
关键词:参谋和助手;教育管理;“杂牌军”;加强管理
高等学校学院办公室是学院一级的重要办事机构,它负责处理全学院的教学、科研、行政、学生等日常事务工作,起到联系学校与学院、教与学、师与生等方面的作用,是院长的参谋和助手。长期以来,高校学院办公室工作并没有得到应有的重视。有的同志认为办公室工作只不过是些事务性工作,无论什么样的人都能干,因而办公室人员的层次杂乱,有学历的、无学历的,有部队转业的,也有工作抽调的,甚至有学院把待分配人员也安排到了办公室,办公室成了名副其实的“杂牌军”。这支队伍思想不稳定,致使办公室工作被动应付,纪律松散,这几乎成了当今高校学院办公室管理的一种通病。这种状态如不及时改变,必将对党的教育事业,对高校的深化改革,对教学、科研工作产生不良的影响。
一、办公室人员的选择,要适应改革开放新形势的要求
在经济腾飞的时代,在改革开放的今天,高校学院一级的办公室人员,应该是一支现代化、科学化、年轻化、精干的管理队伍。办公室人员的配备,一般规模的学院,大致应设主任、副主任、教学秘书、行政秘书等3～4人岗位。
办公室主任应该由政治思想觉悟高,作风正派,有较高的政策水平,懂得高等教育规律,有较强的组织能力和管理水平,富有开拓精神和公共关系能力的同志担任。负责教学、科研工作的秘书,要求不仅具备较高的政治素质,而且应有较高的专业文化知识和理论水平,他们不只是管理办事,更主要的应掌握教学计划的贯彻执行、教与学的效果的调控、教材的适用性与订购、教师教学质量的反馈及学生意见的收集等。科研方面要掌握和了解全学院教师进行科研的内容、进程及所需解决的后勤工作。教学、科研秘书应起到主管院长的助手作用。教学、科研秘书工作的基本要求必须认真负责、细心而及时,如教学计划的执行、课程表的编排、学生的成绩表以及各种报表和通知等,一定要准确及时,不能有任何马虎,否则就会对工作造成损失。负责行政、学生管理的办公室秘书,不仅要有较高的政治思想觉悟、政策水平,更要有强烈的责任感和工作热情。因为他不但负责全学院教工的行政、后勤事务工作,还要负责全学院学生的纪律、卫生管理等工作,所以要求他树立全心全意为人民服务的思想,热心而耐心为师生办事。行政、学生管理秘书更具备善于管理和敢于管理的能力,对违犯纪律的人应批评教育,情节严重的给予处罚。由于这种工作性质的要求,行政、学生管理秘书,必须学习教育学、心理学的知识,更要认真学习党的路线、方针和政策,不断提高理论水平和管理能力。
由此,选择合适的办公室工作人员,对高校的深化改革,提高教学质量,培养合格的人才,实现学校总体管理目标,起到重要的积极作用。
二、办公室人员应树立全心全意为教学、科研服务的思想
办公室工作面广,不但同学校各行政、党务部门打交道,也同全学院的师生经常交往,还同兄弟院系保持联系。他们不仅受学院主任的领导,也受学校各职能部门的指挥,俗称“上有千条线,下要一针穿”。这种工作性质决定了学院办公室存在的重要地位,也决定了办公室人员必须精干,应有自我牺牲精神和全心全意为人民服务的思想。
要做好办公室工作,首先体现在全力搞好本职工作,对工作有高度的责任感,有主动创新的精神。应强调办事程序,熟悉业务。对规定的任务不仅能够承担,而且经过努力能够超越规定的范围,对质量不仅要符合预定的标准,而且还要能在精确度方面更富于合格的水平线,使办公室工作达到高质量、高效率。其次体现在对工作要热心细致。办公室面对的是大量实际工作,它有固定的、长期的,也有无形的、临时的。因此要求办公室人员要勤勤恳恳地工作,做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤。要有热心、耐心、细心。再次要做好保密性工作,有的工作要保密,如各种试卷在开考前,要求保密,有的文件或对教师的讲评材料,也要做好保密工作。
三、办公室工作应实行科学化管理
所谓科学化管理,就是按照学院办公室工作的规律和程序有条不紊地进行。
1.掌握规律
办公室工作虽然杂乱,临时性、突击性的工作多,但只要掌握它的规律,抓住主要矛盾,强化纪律,工作就好做。学校是以学期为单位的工作时间,一个学期中,重点抓住三个环节:即学期初、学期中、学期末。学期初的工作时间紧、任务重,涉及多项管理,办公室人员必须密切配合,并同其他同志相互合作。学期中,主要协助学院主任及其他领导对教学、科研和行政工作监督检查,通过召开各种形式的座谈会、对话会,听取师生对教学、管理等方面的意见和要求,发现问题及时解决。因为办公室只是学院一级的办事机构,所以许多问题需要上下协调才能解决。学期末是集中力量组织学期考试,汇总质量分析,组织教学质量的评估,做好毕业生离校的一切思想、事务工作,负责组织计划安排好新生接待工作,协助学院主任制定下一个学期计划等。这些工作既是本学期的结束工作,又是新学期的准备工作,是一个学期工作的尾声,又是新学期工作的前奏,安排的好坏将直接影响到两个学期的工作衔接。必须精心组织、合理安排。根据每项环节一环扣一环地进行。
2.建立例会制度
每周一次例会,目的是统筹计划,及时解决问题。例会应做到短而实。例会中,互通情报,小结前一周工作,安排本周任务,这样使工作忙而不乱,有条不紊。
3.做好期末和年终总结
认真进行总结讲评工作,是促进办公室开展的一个重要方法。能使每个同志发扬成绩,克服缺点,工作好的给予表奖,工作差的应给予批评教育。使每个同志都能认识到自己工作的重要性。
四、积极运用现代办公设备进行管理
运用现代办公设备进行管理,是提高办事效率、实行科学管理的重要手段。过去,由于技术手段落后,加之领导对办公室工作没有引起足够重视,办公室工作长期处于“刀耕火种”的手工操作状态,大量的、繁杂的抄写工作,众多的成绩表格、学生名单、计划表格及种种文件的整理工作,都需要整理归档,不但效率低而且易出错,严重影响工作进程。改革旧的管理手段,提高工作效率,加快实现四化建设的步伐,对于高等学校学院办公室实行现代化办公手段是非常必要的。除选用合格的人员外,公平应配备先进的办公设备,如复印机、打字机、计算机等不可缺少。只有运用现代办公设备进行管理,才能适应飞速发展的社会需要。
五、领导应对办公室人员加强管理,重视培养
长期以来,学院办公室人员不稳定的根本原因,是没有引起领导的重视,缺乏对工作人员的管理和培养,个别领导干部只是使用他们的劳动力,而不关心他们的思想、业务素质的提高及生活上的诸多困难,久而久之,挫伤了他们的自尊心和积极性。学校要有效地开展工作,不但要拥有水平较高的师资队伍,也要有一支素质较高的管理队伍,各学院办公室人员是这支管理队伍中最基本、最主要的成员。因此各级领导加强对他们的管理和培养意义重大。
学校应安排专管校长,像抓师资队伍建设那样,也要抓好管理队伍的建设,为办公室人员的学习提高给予大力支持。在评职、调资、提干等工作中,给予他们平等竞争的机会,不应以某种理由人为地限制他们。应当鼓励他们在管理工作中,不断提高管理水平,发挥他们的才能。
(作者单位:辽宁师范大学物理与电子技术学院)