档案宣传工作的现状及解决对策

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   [摘 要] 档案宣传工作对于增强社会档案意识、促进档案事业的发展具有积极的作用。笔者就如何做好档案宣传工作,提出了一些粗浅的意见和看法。
   [关键词] 档案宣传工作;现状;解决办法;
  档案宣传是人们传播档案及档案工作有关信息、思想,从而影响人们行为的过程。它是党和国家整个宣传工作的一个方面,又是档案事业的一个重要组成部分和发展档案事业的一个重要条件1。2010年8月25日,“第二届全国省会城市和计划单列市档案宣传工作会议”在广西南宁召开,国家档案局副局长,中央档案馆副馆长杨继波在会上发表讲话,指出必须从全局的高度认识档案宣传工作的极端重要性,切实增强责任感和使命感,深入研究新情况、新问题,努力把握新形势下档案宣传工作的特点和规律,坚持面向基层,面向一线,不断扩大档案宣传工作的覆盖面和影响力,运用统筹兼顾的科学方法,不断提升档案宣传工作的整体效应2。
  一、档案宣传工作的现状
  我国档案宣传工作从1989年国家档案局召开了全国档案宣传工作会议开始发展,在宣传方面取得了一定的进展,特别是近几年,各级档案部门加大档案宣传工作力度,探索档案宣传工作的新形式、新方法,拓展档案宣传工作的新领域,增强全社会的档案法制意识,档案宣传工作不断迈上新台阶。但似乎仍然像只做表面功夫,开展档案宣传工作这么多年来,社会各界对档案的认识依然寥寥,档案意识还是比较淡薄的。可见原有的档案宣传工作仍然存在着一系列的不足之处:
  (一)宣传队伍建设不足
  档案宣传工作作为档案事业的一项重要组成部分,必须具备必要的人才和物质支持,以帮助解决工作中的各种难题,为档案宣传工作创造良好的基础条件。
  我国现阶段大部分档案馆在档案宣传工作人才队伍建设方面存在的问题主要表现在两个方面:
  1、宣传人员数量方面,目前大多数档案馆并没有设立专门的档案宣传通讯员队伍,还只是处在当需要的时候抽调原有的档案馆工作人员的阶段,即使有专职的档案工作宣传人员,其数量也很少。
  2、负责宣传的人员的素质方面,这些人员大多是原有的档案馆工作人员,他们虽具有良好的档案学专业素质但是并不具有宣传、传播学方面的专业知识从而导致出现宣传的渠道、手段单一,宣传力度、深度、范围不足,宣传对象不明确等一系列的问题。
  (二)宣传的渠道、手段单一
  档案部门进行档案宣传的手段多为面向档案部门内部的档案会议、编研档案资料、分发档案宣传材料、开展档案展览等,多数档案部门的宣传,缺乏直观形象的特点,也缺少艺术性、趣味性和吸引性,很难引起人们的重视,也达不到预期的宣传效果,从而影响了社会对档案工作认知程度。
  (三)宣传对象不明确
  很明确,商家们的宣传对象是广大的消费者,而档案部门的宣传对象应该是社会大众,而不仅仅局限于“档案界”。由于档案宣传工作的对象不明确,导致档案宣传的效果有限。以档案工作宣传的渠道之一档案期刊为例,我国的档案期刊编发工作比较发达,期刊种类繁多,然而相对庞大的档案学期刊群,读者面却基本上只是档案人员以及档案学等相关专业的学生。
  (四)宣传力度、深度、范围不足
  档案宣传工作最大的不足是“浅”,宣传工作多停留在最浅的表面形式之中,体现在宣传力度、深度、范围等各个方面。档案宣传工作往往只是“上面推一推,下面动一动”,当得到上级的通知之时挂些横幅,或在档案部门内部做宣传专栏,召开相关会议等,如此蜻蜓点水般的被动宣传,只能让少数人暂时的了解,事后档案部门的各项工作仍然处于无人问津的状态。
  (五)传统档案工作“封闭观念”的影响
  档案馆为社会公众服务的理念正在逐步的形成,一些档案馆做得不错,然而,传统的档案工作是一个很少与社会进行交流的半封闭性系统,长期以来档案馆被公众视为“机要重地”,因而在不少地区传统的政治观点仍然左右着档案馆的工作方式,传统档案“封闭观念”的影响使得档案宣传工作缺乏“亲民性”,一味地强调着保证档案的安全,使得档案宣传工作成为一个禁区,档案工作人员不敢宣传,不会宣传,公众也不愿甚至是不敢了解档案。
  (六)缺乏主动宣传意识
  近几年各类社会媒体的兴盛,各行各业已意识到社会媒体的强大作用,各方面的宣传活动、媒体报道如雨后春笋般繁荣发展,然而与档案相关的工作宣传却极少在社会媒体上出现,同时除专业刊物外,翻阅其他各种大众喜闻乐见的报刊,其中涉及“档案”的内容虽较前些年有所增多,仍属风毛麟角。我档案部门向社会公众进行的档案宣传工作极为不足,档案部门缺乏主动进行档案宣传的意识,缺乏必要的挤、钻、贴的干劲。
  二、解决对策
  针对档案宣传工作的现状,应该采取切实有效的措施,尽快改善:
  (一)高度重视档案宣传工作的开展
  做好档案宣传是搞好档案各项工作的先导。档案的宣传工作应该作为我国社会主义文化建设的一项重要举措,档案在提高国民素质中有着不可磨灭的作用。因此各级档案部门需要从全局的高度,切实重视档案宣传工作,为档案事业的科学发展营造良好的舆论氛围。
  1、要使档案宣传工作成为增强人们的档案意识和法制意识,推进依法治档,促进档案事业发展的重要手段,如湖北省襄樊市档案部门在当地主要报刊举办《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规纪念专版和刊登文章,向群众发放档案法律知识宣传内容的扑克牌,这些活动极大地增强了全社会的档案意识和公民的档案法制观念。
  2、要大力发挥档案的宣传教育功能,在社会教育的诸多素材中,档案以其独特的历史性、直观性和原始性,成为宣传教育的重要材料3。在我国的社会主义精神文明建设过程中,各级档案馆可以充分利用自身馆藏优势举办各种类型的档案展览,使其真正的发挥爱国主义教育基地的功能。如我国国家档案馆先后在北京、上海等地举办《辛亥革命档案展览》和《纪念鸦片战争150周年档案图片展》大力推进了民族文化传统教育与爱国主义教育,使档案馆的文化功能得到充分的发挥。
  3、档案宣传工作的开展也有利于提升档案工作人员的社会形象,增强档案工作人员的荣誉感、自豪感,提高工作的自觉性与积极性,重新树立和塑造档案工作人员的形象从而吸引更多的有志青年投入到档案工作中,为档案事业的发展注入新鲜的血液,实现档案事业的创新与进步。
  (二)适当增加档案宣传工作的经费投入
  档案馆是文化事业单位,所需要的经费主要依靠的是政府的拨款,由于目前我国处于社会主义初级阶段。并且档案部门属于非经济生产部门,非盈利部门,因而难以产生直接的经济效益,经费的短缺决定了档案部门不可能把大批资金投入到档案宣传工作上,故档案宣传工作的开展受到了一定的制约。因此适当增加档案宣传工作的投入资金,既可扩大档案馆和档案的社会影响力,增强社会的档案意识,又可更多角度的开发利用档案信息资源,为社会和公众服务,得到社会各界的信赖与支持,从而获取相关的经济效益,反哺档案事业的发展。
  (三)通过提供特色的档案利用方式作为宣传的一种重要方式
  档案部门特别是档案馆一定要加强基础设施建设,现代电子计算机技术、缩微技术和通讯技术的迅速发展和广泛应用,能够很好的实现网上查阅和远程传递,利用本地举办重大活动的优势,搞好宣传并要及时更新网站内容,这样既方便了社会和公众利用档案,延伸了服务面,同时也可以对档案工作进行快速有效宣传。
  档案馆在做好日常业务的基础上,可以开展函电代查,网上查询,定期回访,利用辅导及跟踪服务,热线服务,亲情服务,休息日服务等人性化的档案利用服务形式4。
  (四)发挥馆藏优势,强化档案编研,充分发挥档案编研作品的宣传职能
  档案部门首先要改变过去档案编研“闭门造车”的状况,注重市场需求的调研,了解社会大众的需求,提高档案编研的针对性,实用型、时效性。出版通俗易懂、老少皆宜的出版物。并充分利用计算机技术和网络传播技术等各种传播渠道,加快档案编研作品的传播速度,全方位、高层次的开发利用档案信息资源。其次档案部门可以利用传播学中的“情感唤醒率”原理,从社会大众的需求着眼,增强营销意识,开拓档案编研信息新市场,加强配套宣传,普及档案基本知识5,让全社会都认识到档案信息是社会信息的重要组成部分,无论政府、企业、个人还是工作、学习、生活中都会产生档案,让人们真正认识档案的地位和作用,逐步提高社会的档案意识。 (转第200页)(接第195页)如德国海德堡档案馆从2000年开始尝试编辑一些幽默的卡通小册子,树立档案利用的新形象。他们找到奔驰公司作为合作伙伴,用卡通幽默画作为一种档案资料的展示,宣传了德国制造汽车的历史。出版的小册子不仅可以阅读而且可以抽奖,因此吸引了很多人,大大地提高了档案馆的知名度6。
  (五)走以平民为切入点、落脚点的档案宣传之路
  档案宣传工作应该利用各种渠道加大宣传的力度和持续性,扩大宣传的范围和深度,可以通过开通档案类博客向社会展示档案馆,与旅游中心挂钩带游客到档案馆参观,开展专题讲座、档案信息咨询,进入企业开展档案巡回展览,免费赠送档案书籍,举办档案文化休闲广场,举办一系列专题档案展览,以吸引众多的参观者等以平民生活为切入点的活动,有针对性的宣传档案馆及其档案文化,以增强社会的档案意识。
  (六)建设专业的档案宣传队伍
  优秀的档案宣传工作队伍是档案部门不可缺少的重要资源和财富,是保证档案宣传工作高质量完成的重要因素。各级档案部门需要配有专职的档案工作宣传人员,建立健全覆盖面广,联系密切的档案宣传网络,同时通过表彰先进,树立典型的方式,以此来激励档案宣传队伍,使得档案宣传工作得到高效的开展。
  (七)加强与国内外相关部门的联合与合作
  各级档案部门应该摒弃过去传统、封闭的工作方式,采取主动、开放的方式,善于组织、协调和调动社会其他部门及各种力量共同宣传档案,宣传档案工作,可以保证档案部门与社会各界保持密切的联系,在一定程度上也较容易得到社会各界的支持,以实现优势互补,扩大档案各部门的社会影响力,增强社会档案意识,促进档案事业的发展。具体可以从以下几个方面进行:
  1、加大各档案馆之间的合作,为顺利开展各项档案宣传工作创造条件。如2001年5月,上海市档案馆与西藏自治区档案馆联合举办了“走进西藏——来自档案馆的精品展”的大型展览,通过图片、资料、影片等向人们立体化地的展示了西藏地区的自然环境、人文风貌、风俗习惯等,加深了两地人民的互相了解,促进了文化交流,与宣传了馆藏档案和档案工作,取得了较好的社会效益7。
  2、注重与国外相关部门的交流与磋商,借鉴优秀的宣传工作经验。如2009年9月,国家档案局外事办公室与美国密歇根大学本特利历史图书馆在北京签署了双边合作协定。双方就2010-2015年的双边交流活动达成了一致意见,双方将支持各种形式的档案信息与业务经验交流,鼓励两国档案工作者通过适当渠道加强沟通和了解8。
  3、促进各级档案部门与社会机构的合作。众所周知,档案部门在财力、物理等方面都不占有优势,因此可以调动社会各方面的力量为我所用。如在英国,有专门的基金和机构协助支持开展提高社会档案意识的活动。英国 “档案意识月”系列活动的展开有“乐彩基金”和其他赞助商与基金会的赞助。
  (八)加强档案宣传效果评估
  作为档案部门应该认识到档案宣传效果评估的重要性,认真的开展档案宣传效果评估工作并且档案宣传评估工作应该贯穿整个档案宣传工作的全过程,认识和发现整个档案宣传工作中的不足之处,发现问题,解决问题,少走弯路,避免不必要的人力、物力、财力浪费。通过建立完善的档案宣传工作评估体系,使各项档案宣传工作效益最大化。
  参考文献:
  1、王娟、黄存勋.《谈档案馆普通用户需求的特点与满足的途径》.《四川档案》.2010.4
  2、邓小军.《深入宣传 服务城市——第二届全国省会城市和计划单列市档案宣传工作会议在南宁召开》.《中国档案》.2010.9
  3、冯惠玲、张辑哲.《档案学概论》.北京:中国人民大学出版社,2006年第二版
  4、刘永成.《对甘肃省开展民生档案工作实践的思考》.《档案》.2010.4
  5、樊如霞.《档案编研社会化论》.长春:吉林人民出版社,2004年版
  6、王勤.《德国档案馆档案利用工作印象记》.《中国档案》.2010.7
  7、程栋梁.《新时期档案宣传工作的困境与出路》.《兰台世界》.2010.4月下
  8、来自中国档案报 http://www.sjzdaj.gov.cn/ ■
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