论文部分内容阅读
【摘 要】 随着科技的发展以及技术的进步，计算机技术已经广泛应用于档案管理工作。档案管理基础工作是现代档案管理的重要环节之一，如果档案管理的基础工作得不到有效的落实，档案信息资源就会繁杂凌乱、条理不清晰，就无从谈起高效优质的现代档案管理。然而，由于管理不到位以及缺乏相应的管理经验，许多档案管理人员在档案管理基础工作中还存在着一些问题，这些问题制约着档案管理工作的发展。
【关键词】 档案管理;基础工作;作用
一、档案管理基础工作存在的主要问题
档案管理基础工作是实现有秩序高效率的档案管理的关键，其包括的主要内容有做好档案统计，归类，编号，排序，制定案卷标题等等便于档案管理的基础性工作。由于档案的案卷种类过于繁多，内容极其冗杂，时间跨度大，且一直堆积在档案馆内，因此，档案管理的基础工作量是很大的，工作中也存在了很多的问题，主要体现在以下几点：
1、档案编号不规范。在大多数档案馆中对于档案的编号分类都没有明确标出，尤其是时间较长的历史宗卷，更是存在着档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。
2、案卷标题不规范。现有的档案管理工作中，对于标题的拟定不规范，标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
3、大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法被检索到，降低了档案资源的利用率。
4、许多案卷未标页码，如果在使用中掉页缺页就很难被发现，影响档案的利用价值。
5、组卷混乱现象比较严重，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的。这样不利于使用档案时的查找。
6、案卷厚薄不一。尤其在综合性档案馆中体现的更为明显，建馆时间越长，馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。
二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
在现代档案管理中，提高档案管理基础工作水平非常重要，档案管理基础工作直接影响着档案管理的标准化和规范化，因此，我们要明确档案管理基础工作的作用，利用现代化管理手段进行有效管理，不断规范档案管理基础工作标准，提高档案管理基础工作水平。
1、有利于建立规范的管理制度
在现代档案管理中，充分发挥档案管理的基础性作用，有利于完善档案的管理体系，从而保证管理程序的科学性与有效性。同时，良好的基础工作对提到档案管理的质量与效率也是有很大的促进作用。具体的可以从以下方面着手：
1.1根据国家对档案管理的相关规范，结合实际情况，制定一套系统的档案管理纲要，从材料文件的收集、分配来归档;在具体的归档之前要做好相应的规划工作，保证各种工序有据可依。
1.2根据具体操作过程中可能遇到的问题，细化每一个操作步骤和环节，规划好档案文件归档的具体步骤，并严格执行。
1.3完善岗位责任考核制度，使各岗位的职责明确，能够清晰了解自己的工作对象与范围，同时还可以进行相互之间的监督，互相约束。
2、可以保证检索的查全率和查准率
做好档案管理基础工作，可以保证检索的查全率和查准率。计算机检索的优势就是能够快速满足使用者的检索需求。我们在档案分类过程中，为了保证检索的完整性，应加强校审力度，避免在文件分类过程中产生错误。同时，按照《中国档案分类法》进行分类，具体细则可以根据具体情况制定，根据文件具体特征，我们可以对文件辅以关键词标识加以区分。这样有利于通过关键词查找到全部的档案。在明确清晰的分类号下，我们可以查找到全部的档案，但是，查找的准确率却很难保证，因此，我们还必须规范案卷的标题名称，以便于又快又准的查找文件。规范案卷的标题名称，尽量采用简洁明了的关键词，这样有利于提高查找的准确率。
3、有利于提高档案管理的水平
规范化、标准化、科学化是档案基础性管理的重要手段与形式之一，它是实现档案管理信息化、现代化的重要前提，也是提高工作效率的有力保障。做好档案管理的基础性工作对提高档案管理的水平具有非常重要的现实意义。
在档案管理的基础工作中，立卷与归档是其中最重要，也是最关键的环节。作为档案管理系统中的重要组成部分，它们直接关系到整个档案管理工作的质量与效率。为了切实做好立卷与归档工作，必须加强档案的日常管理，将二者有机结合起来。我觉得应该从以下两个方面做起：
3.1严格按照相关规范进行审核立卷，检查需要归档的文件资料是否齐全、完整，是否能够反映工作的全貌，鉴定其保存价值;检查文件资料片的质量问题，看它是否符合档案管理规范的需要;对文件资料的特征、性质以及保管期限进行有效鉴别;在组卷的过程中，要做到遵循档案文件的形成规律，保持文件资料之间的有机结合。
3.2严格按照相关规范进行归档，解决早期记录中所出现的问题与差错，提高借阅、查阅的效率;合理进行归档的分类，实行大流水号下的分类形式，统一分类档号;卷宗标题和目录的标示要全面、简洁，并能概括整个信息的内容。
4、对管理的信息化和现代化有很大帮助
众所周知，计算机是一种能够高效地处理各种庞大而复杂的数据与信息的现代化先进工具。做好档案管理的基础性工作，为计算机的管理提供标准的、科学的、合理的信息和数据，有利于实现档案管理的信息化和现代化。
在档案管理的基础性工作中，计算机数据的准备工作是一个相当大的工程，尤其是对那些成立时间比较长久的档案馆来说，其著录的工作量不仅大而且还很复杂，如果没有形成一套科学的、系统的工作程序是很难做好档案的管理工作的。其直接影响到档案管理的现代化的进程。所以在此之前，就要做好档案的基础性工作。
5、加快数据准备，促进档案管理的现代化进程
5.1分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
5.2分级次着录，省时省力。在着录过程中可以将案卷分为三个层次进行着录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级着录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级着录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少着录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
5.3分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在着录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少着录环节大大地提高着录速度。
三、结束语
随着社会的不断发展，人们越来越重视档案管理对于社会的积极作用。在现代科技的推动下，计算机技术已经广泛应用于档案管理工作。因此，档案管理工作要想提高工作效率，必须不断改革工作方式，认清档案管理基础工作的重要性，不断规范档案管理基础工作标准，提高档案管理基础工作水平。
参考文献：
[1]黄新和.浅谈现代档案管理的创新[J].科技致富向导，2010（21）.
[2]刘开颖.浅谈现代档案管理[J].神州（下旬刊），2011（2）.
[3]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新科技新产品，2011（12）.
[4]李宇.现代档案管理的现状和对策[J].包钢科技，2011（4）.
[5]魏军.谈谈现代档案管理工作创新的意义及途径[J].时代报告（学术版），2011（9）.
【关键词】 档案管理;基础工作;作用
一、档案管理基础工作存在的主要问题
档案管理基础工作是实现有秩序高效率的档案管理的关键，其包括的主要内容有做好档案统计，归类，编号，排序，制定案卷标题等等便于档案管理的基础性工作。由于档案的案卷种类过于繁多，内容极其冗杂，时间跨度大，且一直堆积在档案馆内，因此，档案管理的基础工作量是很大的，工作中也存在了很多的问题，主要体现在以下几点：
1、档案编号不规范。在大多数档案馆中对于档案的编号分类都没有明确标出，尤其是时间较长的历史宗卷，更是存在着档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。
2、案卷标题不规范。现有的档案管理工作中，对于标题的拟定不规范，标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
3、大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法被检索到，降低了档案资源的利用率。
4、许多案卷未标页码，如果在使用中掉页缺页就很难被发现，影响档案的利用价值。
5、组卷混乱现象比较严重，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的。这样不利于使用档案时的查找。
6、案卷厚薄不一。尤其在综合性档案馆中体现的更为明显，建馆时间越长，馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。
二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
在现代档案管理中，提高档案管理基础工作水平非常重要，档案管理基础工作直接影响着档案管理的标准化和规范化，因此，我们要明确档案管理基础工作的作用，利用现代化管理手段进行有效管理，不断规范档案管理基础工作标准，提高档案管理基础工作水平。
1、有利于建立规范的管理制度
在现代档案管理中，充分发挥档案管理的基础性作用，有利于完善档案的管理体系，从而保证管理程序的科学性与有效性。同时，良好的基础工作对提到档案管理的质量与效率也是有很大的促进作用。具体的可以从以下方面着手：
1.1根据国家对档案管理的相关规范，结合实际情况，制定一套系统的档案管理纲要，从材料文件的收集、分配来归档;在具体的归档之前要做好相应的规划工作，保证各种工序有据可依。
1.2根据具体操作过程中可能遇到的问题，细化每一个操作步骤和环节，规划好档案文件归档的具体步骤，并严格执行。
1.3完善岗位责任考核制度，使各岗位的职责明确，能够清晰了解自己的工作对象与范围，同时还可以进行相互之间的监督，互相约束。
2、可以保证检索的查全率和查准率
做好档案管理基础工作，可以保证检索的查全率和查准率。计算机检索的优势就是能够快速满足使用者的检索需求。我们在档案分类过程中，为了保证检索的完整性，应加强校审力度，避免在文件分类过程中产生错误。同时，按照《中国档案分类法》进行分类，具体细则可以根据具体情况制定，根据文件具体特征，我们可以对文件辅以关键词标识加以区分。这样有利于通过关键词查找到全部的档案。在明确清晰的分类号下，我们可以查找到全部的档案，但是，查找的准确率却很难保证，因此，我们还必须规范案卷的标题名称，以便于又快又准的查找文件。规范案卷的标题名称，尽量采用简洁明了的关键词，这样有利于提高查找的准确率。
3、有利于提高档案管理的水平
规范化、标准化、科学化是档案基础性管理的重要手段与形式之一，它是实现档案管理信息化、现代化的重要前提，也是提高工作效率的有力保障。做好档案管理的基础性工作对提高档案管理的水平具有非常重要的现实意义。
在档案管理的基础工作中，立卷与归档是其中最重要，也是最关键的环节。作为档案管理系统中的重要组成部分，它们直接关系到整个档案管理工作的质量与效率。为了切实做好立卷与归档工作，必须加强档案的日常管理，将二者有机结合起来。我觉得应该从以下两个方面做起：
3.1严格按照相关规范进行审核立卷，检查需要归档的文件资料是否齐全、完整，是否能够反映工作的全貌，鉴定其保存价值;检查文件资料片的质量问题，看它是否符合档案管理规范的需要;对文件资料的特征、性质以及保管期限进行有效鉴别;在组卷的过程中，要做到遵循档案文件的形成规律，保持文件资料之间的有机结合。
3.2严格按照相关规范进行归档，解决早期记录中所出现的问题与差错，提高借阅、查阅的效率;合理进行归档的分类，实行大流水号下的分类形式，统一分类档号;卷宗标题和目录的标示要全面、简洁，并能概括整个信息的内容。
4、对管理的信息化和现代化有很大帮助
众所周知，计算机是一种能够高效地处理各种庞大而复杂的数据与信息的现代化先进工具。做好档案管理的基础性工作，为计算机的管理提供标准的、科学的、合理的信息和数据，有利于实现档案管理的信息化和现代化。
在档案管理的基础性工作中，计算机数据的准备工作是一个相当大的工程，尤其是对那些成立时间比较长久的档案馆来说，其著录的工作量不仅大而且还很复杂，如果没有形成一套科学的、系统的工作程序是很难做好档案的管理工作的。其直接影响到档案管理的现代化的进程。所以在此之前，就要做好档案的基础性工作。
5、加快数据准备，促进档案管理的现代化进程
5.1分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
5.2分级次着录，省时省力。在着录过程中可以将案卷分为三个层次进行着录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级着录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级着录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少着录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
5.3分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在着录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少着录环节大大地提高着录速度。
三、结束语
随着社会的不断发展，人们越来越重视档案管理对于社会的积极作用。在现代科技的推动下，计算机技术已经广泛应用于档案管理工作。因此，档案管理工作要想提高工作效率，必须不断改革工作方式，认清档案管理基础工作的重要性，不断规范档案管理基础工作标准，提高档案管理基础工作水平。
参考文献：
[1]黄新和.浅谈现代档案管理的创新[J].科技致富向导，2010（21）.
[2]刘开颖.浅谈现代档案管理[J].神州（下旬刊），2011（2）.
[3]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新科技新产品，2011（12）.
[4]李宇.现代档案管理的现状和对策[J].包钢科技，2011（4）.
[5]魏军.谈谈现代档案管理工作创新的意义及途径[J].时代报告（学术版），2011（9）.