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摘 要：在建筑设计院中，科学规范的做好建筑设计档案的底图管理有着重要的意义。本文围绕建筑设计院的底图管理这一主题展开论述，重点从底图的传统管理、电子信息化技术对底图管理的应用两个方面进行论述，旨在提高建筑设计院的底图管理的效率。
关键词：建筑 底图管理 设计院
一、建筑设计院的底图管理
1.收集底图。在建筑设计院中，每个项目的设计图纸都会在档案室进行存放保管。由于设计各专业出图的顺序性而导致出图时间周期较长，时间跨度大，因此作为底图管理人员，应担负起监督和协助的职责，在收集图纸时，必须认真检查各专业图纸的情况。即图纸是否准确、完整，专业和项目的名称是否一致，如所收集的图纸的编号、名称与目录是否存在一致，底图管理人员必须在检查结束以后再对图纸进行晒图。在众多的图纸中，为了有效地区别开各阶段的图纸，管理人员应对各阶段的图纸按项目分专业对其编辑流水号码，比如建施1、2、3……，建修1、2、3……等，采用这样的方式进行编号，目的是便于日后对图纸的查找。与此同时，尽可能地避免在同一时期中出现重复的一些图纸，若重复则必须要设计人员确认哪张为正式归档用图。在做好编号工作以后，再对每一个项目的图纸进行登记，在登记中，尤其是要做好出图时间等一些信息的有效记载。
2.对底图的整理。底图在晒图室进行整理后返回到档案室，在建筑设计院的底图管理中，由于还没有开发出具体的底图管理软件，目前大部分设计院多采用微软办公软件中的ACCESS数据库功能进行整理。我院也使用该软件对底图进行管理。档案管理人员需依据本单位的档案分类体系对每个项目进行分类排序，并进行登记入册，管理人员再依据项目登记本中的各项具体内容，完整地将底图信息准确地录入到ACCESS数据库之中，内容包括设计阶段项目名称、责任者、结构类型、基础形式、出图时间、图纸图号、图幅等各类可检索信息。我院为了使档案资料更加方便设计人员检索利用，把档案管理工作提升到了更高更深的层面，我们在录入底图基本信息的同时，还要求档案人员从项目图纸中摘出主题词和内容提要等重要信息，为设计人员学习利用档案提供便捷的查询服务。在查询利用档案的过程中倘若对某项目的出图情况要进行查找，完全可以充分地利用ACCESS数据库中筛选功能就可以实现查找。由于底图纸质较脆，易产生折痕，时间久了容易断裂甚至破碎，因此，对登记录入整理完的底图，则采用以标准A1图幅为准则进行卷放，并用白纸包好每一卷底图，先把每卷底图的信息写在包装的白纸上，然后按类放进底图档案柜中长期保存。对于一些图量大的项目底图在存放过程中，最好是进行专业分类后存放在相连的档案柜中。在实际中，由于建筑工程的施工周期比较长，建设单位对于建筑设计的要求必然会愈来愈高，他们对项目常常会提出实施修改，对图纸的更新也就越来越频繁，作为管理人员就要跟各专业设计人员进行沟通调查，对已经被修改的图纸做出盖章标识，以免在施工过程中被错误使用。特别是对于一些旧版的已完全被替代的图纸，该底图已经没有了利用价值，可以将底图另行卷好存放，待该项目完全竣工后，在院总工和项目负责人做出明确地批示后，可以将底图给予销毁。对于已拆除的建筑物或未施工的项目底图，若还有借鉴和参考价值的，可继续保存，无保留价值的则需开具销毁清单后处理。在底图的保存中，为了保证底图的规范性、完整性以及真实性，一般而言，应保存最新一版的图纸。
3.对底图的合理保管。底图利用频率比较高，比如设计人员参考利用、修改核对都会用到底图。建筑设计院的底图是母图，如果这些底图出现了损坏或丢失的情况，势必会造成意想不到的经济损失和社会影响。因此，一般的设计单位会多存一套蓝图以备借阅使用。在实际工作中，作为档案管理人员必须给予严谨地储存管理，每套图纸都不能多，也不能少，只要工程在，这个项目的底图档案就一定在。图纸存放在哪一个柜子，都必须严格按照分类号及不同项目内容进行存放。在对底图借阅过程中，必须严格地遵照档案室的借阅制度及时做好準确地登记。在借阅过程中，如果出现超出借阅时间的，就必须及时给予底图的追回。特别是工作中直接跟底图相接触时，一定要对底图轻拿轻放，保证图纸不受到损坏。
在对底图的合理保管中，对于那些硫酸纸底图，一定要做好保护措施。因为这些底图存在着易脆易黄的特点，故而在保存中有必要控制好库房内的温湿度，以及做好防尘、防虫和防光、防潮等工作。为了保证底图的完整性、安全性，可以配置一些重要的设备，如消防设备、抽湿机设备、空调设备等，做好这样工作，有助于对底图的存储管理，有效地延长底图的使用寿命。
4.对底图的有效利用。在施工过程中因各种原因会反复调晒底图，在实际调晒中，只要在数据库中对项目名称进行搜索，则可以很快的找到具体的底图所在的档案柜。找到图纸后须填写调晒单，调晒单的内容中包括晒图的项目、用图单位和盖章类别，以及晒图的阶段、内容和份数等重要的内容。填写好调晒单后，由档案管理人员亲自将底图拿到晒图室进行晒制，以防设计人员私自修改底图，给单位造成不利的影响。晒图完成后则由晒图部门派专人送回档案室，经档案人员清点核对后才能放回档案柜中保管。总之，在调取底图及晒图过程中，必须严格地执行晒图制度。
5.对竣工图进行及时归档。在建筑设计院的底图管理过程中，由于项目的不断增多，进而导致对库房提出了越来越高的要求。鉴于此，为了有效地节约空间、利用空间，在底图存放过程中，对于一些已经竣工的底图，应给予有效地处理。一般来说，对于已经竣工的一些底图应及时移到固定的库房进行存放。在这一过程中，必然就涉及到对竣工后图纸的归档处理工作，对于一些早期的设计底图，底图的记录为手工记录，且信息不一定全面完整，对其应进行信息重新整理录入处理。但由于底图都是需要进行长期化地保存，为了延长图纸的使用寿命，最好不要过多地搬动。
二、采用电子信息化技术进行管理
在建筑设计院的底图管理过程中，为有效地提高底图的管理水平，还需要采用计算机技术进行管理。随着时代的发展和科技的进步，信息技术在信息处理上的能力非常强大，在底图的管理过程中，采用电子信息化技术进行管理，可以促使管理者从繁重的劳作中解脱出来。在实际管理中，为了构筑建筑技术网络平台，可以有效地推出OA系统和协同设计。所谓的协同设计，主要是从提高点效率向一种整体提高效率方向进行有效过渡，实现一种远程异地协作。由于电子信息化技术的应用，有效地促使单体协作进一步地得到发展，进而真正地促使图纸实现网上校对和审核以及审定处理，有效地缩短工作的流程，而作为相关的一些设计人员，在这一过程中能更好地对项目图纸的进程予以了解。这样一来，一方面大大的提高了图纸质量上的问题。另一方面，可以对底图的电子文件归档进行科学地管理解决。
三、结语
综上所述，底图作为纸质档案存放，承担历史和凭证作用，在建筑设计院的底图管理过程中，只有做好对底图的收集、做好对底图的认真整理、做好对底图的合理保管、做好对底图的有效利用、对竣工图的进行及时归档等传统管理工作，同时采用电子信息化技术为辅进行管理，才能发挥底图方便快捷的查阅作用，并且一定会提高建筑设计院的底图管理的效率，为底图使用单位提供完整、准确的参考数据，确保建筑设计项目质量的提高。
参考文献：
[1]蒋惠燕.做好工程底图管理提高利用效益[J].中国高新技术企业，2013，27：154-155.
关键词：建筑 底图管理 设计院
一、建筑设计院的底图管理
1.收集底图。在建筑设计院中，每个项目的设计图纸都会在档案室进行存放保管。由于设计各专业出图的顺序性而导致出图时间周期较长，时间跨度大，因此作为底图管理人员，应担负起监督和协助的职责，在收集图纸时，必须认真检查各专业图纸的情况。即图纸是否准确、完整，专业和项目的名称是否一致，如所收集的图纸的编号、名称与目录是否存在一致，底图管理人员必须在检查结束以后再对图纸进行晒图。在众多的图纸中，为了有效地区别开各阶段的图纸，管理人员应对各阶段的图纸按项目分专业对其编辑流水号码，比如建施1、2、3……，建修1、2、3……等，采用这样的方式进行编号，目的是便于日后对图纸的查找。与此同时，尽可能地避免在同一时期中出现重复的一些图纸，若重复则必须要设计人员确认哪张为正式归档用图。在做好编号工作以后，再对每一个项目的图纸进行登记，在登记中，尤其是要做好出图时间等一些信息的有效记载。
2.对底图的整理。底图在晒图室进行整理后返回到档案室，在建筑设计院的底图管理中，由于还没有开发出具体的底图管理软件，目前大部分设计院多采用微软办公软件中的ACCESS数据库功能进行整理。我院也使用该软件对底图进行管理。档案管理人员需依据本单位的档案分类体系对每个项目进行分类排序，并进行登记入册，管理人员再依据项目登记本中的各项具体内容，完整地将底图信息准确地录入到ACCESS数据库之中，内容包括设计阶段项目名称、责任者、结构类型、基础形式、出图时间、图纸图号、图幅等各类可检索信息。我院为了使档案资料更加方便设计人员检索利用，把档案管理工作提升到了更高更深的层面，我们在录入底图基本信息的同时，还要求档案人员从项目图纸中摘出主题词和内容提要等重要信息，为设计人员学习利用档案提供便捷的查询服务。在查询利用档案的过程中倘若对某项目的出图情况要进行查找，完全可以充分地利用ACCESS数据库中筛选功能就可以实现查找。由于底图纸质较脆，易产生折痕，时间久了容易断裂甚至破碎，因此，对登记录入整理完的底图，则采用以标准A1图幅为准则进行卷放，并用白纸包好每一卷底图，先把每卷底图的信息写在包装的白纸上，然后按类放进底图档案柜中长期保存。对于一些图量大的项目底图在存放过程中，最好是进行专业分类后存放在相连的档案柜中。在实际中，由于建筑工程的施工周期比较长，建设单位对于建筑设计的要求必然会愈来愈高，他们对项目常常会提出实施修改，对图纸的更新也就越来越频繁，作为管理人员就要跟各专业设计人员进行沟通调查，对已经被修改的图纸做出盖章标识，以免在施工过程中被错误使用。特别是对于一些旧版的已完全被替代的图纸，该底图已经没有了利用价值，可以将底图另行卷好存放，待该项目完全竣工后，在院总工和项目负责人做出明确地批示后，可以将底图给予销毁。对于已拆除的建筑物或未施工的项目底图，若还有借鉴和参考价值的，可继续保存，无保留价值的则需开具销毁清单后处理。在底图的保存中，为了保证底图的规范性、完整性以及真实性，一般而言，应保存最新一版的图纸。
3.对底图的合理保管。底图利用频率比较高，比如设计人员参考利用、修改核对都会用到底图。建筑设计院的底图是母图，如果这些底图出现了损坏或丢失的情况，势必会造成意想不到的经济损失和社会影响。因此，一般的设计单位会多存一套蓝图以备借阅使用。在实际工作中，作为档案管理人员必须给予严谨地储存管理，每套图纸都不能多，也不能少，只要工程在，这个项目的底图档案就一定在。图纸存放在哪一个柜子，都必须严格按照分类号及不同项目内容进行存放。在对底图借阅过程中，必须严格地遵照档案室的借阅制度及时做好準确地登记。在借阅过程中，如果出现超出借阅时间的，就必须及时给予底图的追回。特别是工作中直接跟底图相接触时，一定要对底图轻拿轻放，保证图纸不受到损坏。
在对底图的合理保管中，对于那些硫酸纸底图，一定要做好保护措施。因为这些底图存在着易脆易黄的特点，故而在保存中有必要控制好库房内的温湿度，以及做好防尘、防虫和防光、防潮等工作。为了保证底图的完整性、安全性，可以配置一些重要的设备，如消防设备、抽湿机设备、空调设备等，做好这样工作，有助于对底图的存储管理，有效地延长底图的使用寿命。
4.对底图的有效利用。在施工过程中因各种原因会反复调晒底图，在实际调晒中，只要在数据库中对项目名称进行搜索，则可以很快的找到具体的底图所在的档案柜。找到图纸后须填写调晒单，调晒单的内容中包括晒图的项目、用图单位和盖章类别，以及晒图的阶段、内容和份数等重要的内容。填写好调晒单后，由档案管理人员亲自将底图拿到晒图室进行晒制，以防设计人员私自修改底图，给单位造成不利的影响。晒图完成后则由晒图部门派专人送回档案室，经档案人员清点核对后才能放回档案柜中保管。总之，在调取底图及晒图过程中，必须严格地执行晒图制度。
5.对竣工图进行及时归档。在建筑设计院的底图管理过程中，由于项目的不断增多，进而导致对库房提出了越来越高的要求。鉴于此，为了有效地节约空间、利用空间，在底图存放过程中，对于一些已经竣工的底图，应给予有效地处理。一般来说，对于已经竣工的一些底图应及时移到固定的库房进行存放。在这一过程中，必然就涉及到对竣工后图纸的归档处理工作，对于一些早期的设计底图，底图的记录为手工记录，且信息不一定全面完整，对其应进行信息重新整理录入处理。但由于底图都是需要进行长期化地保存，为了延长图纸的使用寿命，最好不要过多地搬动。
二、采用电子信息化技术进行管理
在建筑设计院的底图管理过程中，为有效地提高底图的管理水平，还需要采用计算机技术进行管理。随着时代的发展和科技的进步，信息技术在信息处理上的能力非常强大，在底图的管理过程中，采用电子信息化技术进行管理，可以促使管理者从繁重的劳作中解脱出来。在实际管理中，为了构筑建筑技术网络平台，可以有效地推出OA系统和协同设计。所谓的协同设计，主要是从提高点效率向一种整体提高效率方向进行有效过渡，实现一种远程异地协作。由于电子信息化技术的应用，有效地促使单体协作进一步地得到发展，进而真正地促使图纸实现网上校对和审核以及审定处理，有效地缩短工作的流程，而作为相关的一些设计人员，在这一过程中能更好地对项目图纸的进程予以了解。这样一来，一方面大大的提高了图纸质量上的问题。另一方面，可以对底图的电子文件归档进行科学地管理解决。
三、结语
综上所述，底图作为纸质档案存放，承担历史和凭证作用，在建筑设计院的底图管理过程中，只有做好对底图的收集、做好对底图的认真整理、做好对底图的合理保管、做好对底图的有效利用、对竣工图的进行及时归档等传统管理工作，同时采用电子信息化技术为辅进行管理，才能发挥底图方便快捷的查阅作用，并且一定会提高建筑设计院的底图管理的效率，为底图使用单位提供完整、准确的参考数据，确保建筑设计项目质量的提高。
参考文献：
[1]蒋惠燕.做好工程底图管理提高利用效益[J].中国高新技术企业，2013，27：154-155.