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农业是我国国民经济的基础产业,农业的大发展是我国社会主义现代化发展战略的一个重要步骤,面对着蓬勃发展的农村经济形势,农村档案工作如何面向经济建设主战场,为农村经济服务,这一新的课题正成为我们广大档案工作者刻不容缓急待解决的重要问题。那么,农村档案工作究竟如何呢?
一、农村档案工作现状
第一类:标准型。这些乡镇村的领导同志十分重视档案工作,集体经济基础又好,农村档案工作已达到了省二级档案室标准,其特点是:
1、建立了档案工作领导机构和管理网络,领导小组多由党委副书记任组长,秘书任兼职档案员。各职能科室和村都指派一人兼职作文书档案工作。乡镇的档案员负责指导所辖区域内乡镇企业和村级档案工作,形成了一级管一级,下级对上级负责的档案管理体系。
2、建立健全了档案工作各项规章制度和岗位责任制,如立卷归档、借阅、保密、保管、统计等项制度,做到了制押上的墙,责任分明。
3、档案工作人中文化素质较高,掌握了一定的档案专业理论知识和基本操作技能。他们积极参加市里举办的各种类型的档案培训班,自觉地参与市档案局举办的各项活动,例如:学术研讨会,外出参观学习等等。
4、档案门类比较齐全,内容丰富。主要有文书、会计、农业生产经营、婚姻、土地、计划生育、农业科技、基本建设、声像档案,这些门类的档案实行了综合管理,分箱或分格存放,既保证了档案的安全,方便提供利用,又节省了库房和人力。
5、开展了档案编研工作,档案信息开发的比较好。这一类的档案室普遍编写了全宗介绍、村史、大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等参考资料和档案汇编。
6、档案的保管条件较好,没有独立的库房。库房面积一般在15～20平方米左右,能够满足需要。档案装具多为铁质档案箱,但也有极少是木质的,库房达到了“八防”要求。
第二类:一般标准型,这一类的特点是,乡镇村的经济条件不太好,领导对档案工作重视的程度不够。虽然建立了档案工作,达到了最低标准,但由于档案人员调动频繁,事业心不太强,只是将手中所有的文件立卷归档了,一些应收的文件没有收上来,案卷质量不高。每年为档案工作投入的经费有限,本来就较低的档案管理水平,也有了保持不住的可能。
第三类:没有建立档案工作。占行政村的4～5%,这些村,地处偏远,经济条件不好,领导班子更换频繁,档案人虽像走马灯似的换。村里形成的文件材料基本上集中在领导手中,班子换一茬,文件材料就遗失一些。新的村干部接班时,上届村干部根本不移交文件材料。会计手中仅存的几本帐,存放在年久失修的木柜里,房子漏雨,屋里潮湿,这样仅存一点档案资料也很难保证它的安全。
我们从上述三种类型的农村档案工作看,农村的档案工作不容乐观,存在的问题较多。笔者从农村档案工作的现状分析,认为存在的问题主要是:
1、领导重视程度不够,社会档案意识薄弱,促使全市农村档案工作发展不平衡。由于农村档案工作涉及面广,专业性强,从业人员分散,各地经济状况差异很大,有的领导没有把档案工作纳入议事日程,因此造成好的档案室达到了标准,不好的还没有开展档案工作,形成了不平衡发展状态。
2、指导、监督不力,档案专业人员水平低。《档案法》第二章第六条明确规定:“乡、民族乡、镇人民政府应当指定专人负责保管机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”而我市乡镇档案工作多由秘书兼营。秘书同志是乡镇的“大管家”,每天吃喝拉洒睡,迎来送往都由他管,上传下达,上报各项工作进度等等,这些零乱的工作使秘书忙的不可开交,很难有时间坐下来考虑档案工作,实际上是兼而不管,管而不力,对村级档案和其它门类的档案根本谈不上监督指导。而市县搞业务指导的人员较少,农村档案工作门类多,面大,有的交通不便,指导科的同志很难到行政村看一看村级档案工作,这样就造成了村级档案年初抓一次,平时无人管。另一方面乡镇秘书调动频繁,村级档案员文化水平低,档案专业水平不高,使农村档案工作发展迟缓,有一部分升级后还有滑坡现象。
3、经费投入少,保管条件差。受经济条件的制约,绝大多数乡镇每年往档案工作上投入的资金,多则不过百元,少则几十元。有的领导舍不得为档案工作花钱还美其名日:“不能增加农民负担”,这样一部分村的档案库房、装具陈旧。由于没有专门档案室,很多人在一个屋里办公,吸烟、冬季生火取暧,火灾的隐患很多,档案的安全行不到保证,更谈不上延长档案的寿命了。
4、档案门类单一,收集不齐,案卷保存价值低。乡镇级的档案大部分实行了综合管理,但也有一部分档案室保存的档案门类单一,只有文书、会计和婚姻档案。村级档案起步较晚,现已归档的案卷也多是红头文件,而本级形成的文件材料大多数没有收集上来,散失在各届村领导手中,由于本级文件收集的不齐全完整,影响了档案的保存价值。
5、检索手段单一,档案的编研、开发利用不理想。乡镇村的档案室,95%以上是一本帐——案卷目录,极个别的档案室编制了人名索引、专题目录,单一的检索工具不便于利用。编研工作大多数档案室没有开展,有的只是简单地编写了全宗介绍、大事记等,农业档案信息没真正开发了来,档案员基本上是等客上门,没有采用多种形式开发档案信息。利用效果好的每年利用上百卷,一般的就是几十卷或几卷,失去了保存档案的意义。
二、改变农村档案工作的现状与农村经济发展远远不相当适应
我们要加大对农村档案工作领导的力度,争取在较短的时间内改变档案工作现状,针对农村档案存在的问题,提出以下几点思考:
1、领导重视,把档案工作纳入议事日程,是做好档案工作的关键。按着档案法的规定,每个乡镇都要统筹安排档案事业发展规划,要把农村档案工作做为政府的行为,确定一名领导分管档案要作,做到一级抓一级。各涉农部门要协调得当,相互支持,凝聚成一股合力,形成一个齐抓共管农村档案工作的新局面。党委每年都要立会一至二次,专门研究档案工作,要为档案工作投入一定的资金,为档案工作扎扎实实地办几件事情。
在领导重视的同时,还要采用多种形式大力宣传《档案法》和农村建档工作的重要意义,使建档工作家喻户晓,人人皆知。可采用广播、版报、讲座的形式,用典型事例教育农民。例如,利用土地档案解决了邻里纠纷,一份承包合同,为承包者打赢了官司。我们用农民看得见、听得到,民生在他们身边的事例,说明农村建立档案的必要性和重要性,从而提高全社会的档案意识,使他们自觉地帮助收集散力在群众之中的档案资料,为丰富农村档案内容献力献策。
2、培训人才,加强对农村档案的监督与指导。档案管理要上水平,档案从人员的素质至关重要。我们要针对乡镇村档案工作者兼职多,新手多,年龄偏大,文化水平低,专业知识少的特点,采用分层次的办法进行培训。对新上岗的,要进行上岗培训,使他们在较短时间内掌握档案工作基础知识和基本操作技能,达到能独立完成文书处理工作和立卷归档工作。对于那些老档案,文化水平较高的同志,针对他们的特点选学一些新的档案知识,拓宽知识面,让他们多参加一些档案学术活动,不断提高他们的档案工作水平。
市县档案业务指导部门,要加大对农村档案工作指导的力度。每年都要投入一定的人力,深入到各乡镇村,进行面对面的指导。还要争取农经局、乡企局、民政局、农业局、土地局、计生局、财政局等部门的大力配合,共同抓好农村档案工作。各乡镇的档案工作者,也要加强对本区域内档案工作的监督检查,发现问题及时解决,这样市(县)乡业务指导互相配合,使村级档案工作再上一个新的台阶。
3、广泛收集,丰富档案的内容。由于农村档案工作起步较晚,经手档案资料的人员较多,档案资料不同程度地散失在个人手中。根据农村档案工作的现状,笔者认为很有心要开展一次群众运动——广泛收集。动员群众,翻箱倒柜,把那些年代久远、散存的各届村干部手中的档案资料收集起来,以丰富档案的内容。
4、因地制宜,可采用集中和分散的形式,保存村级档案。对于那些经济比较落后,找不到象样一点的房舍和合适的人员来保管档案的,可由村里的档案员在年初把文件材料拿到乡镇,在乡镇档案员的帮助下立好卷,然后放在乡镇档案室分箱保管,这样既可以何证文件不再散失,又可以保证立卷的质量,并能保证档案的安全。对于那些经济基础好,档案工作者素质较高的村,可成立单独的档案室,把本村形成的档案放在本村保管,这样更方便利用。对于采用什么样的形式保管档案,不能搞“一刀切”,要因地制宜,以能保证档案的安全和方便利用为原则。
综上所述,我们档案工作都必须正视目前农村档案工作现状,实事求是地分析农村档案工作存在问题,争取在较短的时间内把农村档案工作体系建全起来,把充满生机的农村档案工作带入二十一世纪。
一、农村档案工作现状
第一类:标准型。这些乡镇村的领导同志十分重视档案工作,集体经济基础又好,农村档案工作已达到了省二级档案室标准,其特点是:
1、建立了档案工作领导机构和管理网络,领导小组多由党委副书记任组长,秘书任兼职档案员。各职能科室和村都指派一人兼职作文书档案工作。乡镇的档案员负责指导所辖区域内乡镇企业和村级档案工作,形成了一级管一级,下级对上级负责的档案管理体系。
2、建立健全了档案工作各项规章制度和岗位责任制,如立卷归档、借阅、保密、保管、统计等项制度,做到了制押上的墙,责任分明。
3、档案工作人中文化素质较高,掌握了一定的档案专业理论知识和基本操作技能。他们积极参加市里举办的各种类型的档案培训班,自觉地参与市档案局举办的各项活动,例如:学术研讨会,外出参观学习等等。
4、档案门类比较齐全,内容丰富。主要有文书、会计、农业生产经营、婚姻、土地、计划生育、农业科技、基本建设、声像档案,这些门类的档案实行了综合管理,分箱或分格存放,既保证了档案的安全,方便提供利用,又节省了库房和人力。
5、开展了档案编研工作,档案信息开发的比较好。这一类的档案室普遍编写了全宗介绍、村史、大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等参考资料和档案汇编。
6、档案的保管条件较好,没有独立的库房。库房面积一般在15～20平方米左右,能够满足需要。档案装具多为铁质档案箱,但也有极少是木质的,库房达到了“八防”要求。
第二类:一般标准型,这一类的特点是,乡镇村的经济条件不太好,领导对档案工作重视的程度不够。虽然建立了档案工作,达到了最低标准,但由于档案人员调动频繁,事业心不太强,只是将手中所有的文件立卷归档了,一些应收的文件没有收上来,案卷质量不高。每年为档案工作投入的经费有限,本来就较低的档案管理水平,也有了保持不住的可能。
第三类:没有建立档案工作。占行政村的4～5%,这些村,地处偏远,经济条件不好,领导班子更换频繁,档案人虽像走马灯似的换。村里形成的文件材料基本上集中在领导手中,班子换一茬,文件材料就遗失一些。新的村干部接班时,上届村干部根本不移交文件材料。会计手中仅存的几本帐,存放在年久失修的木柜里,房子漏雨,屋里潮湿,这样仅存一点档案资料也很难保证它的安全。
我们从上述三种类型的农村档案工作看,农村的档案工作不容乐观,存在的问题较多。笔者从农村档案工作的现状分析,认为存在的问题主要是:
1、领导重视程度不够,社会档案意识薄弱,促使全市农村档案工作发展不平衡。由于农村档案工作涉及面广,专业性强,从业人员分散,各地经济状况差异很大,有的领导没有把档案工作纳入议事日程,因此造成好的档案室达到了标准,不好的还没有开展档案工作,形成了不平衡发展状态。
2、指导、监督不力,档案专业人员水平低。《档案法》第二章第六条明确规定:“乡、民族乡、镇人民政府应当指定专人负责保管机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”而我市乡镇档案工作多由秘书兼营。秘书同志是乡镇的“大管家”,每天吃喝拉洒睡,迎来送往都由他管,上传下达,上报各项工作进度等等,这些零乱的工作使秘书忙的不可开交,很难有时间坐下来考虑档案工作,实际上是兼而不管,管而不力,对村级档案和其它门类的档案根本谈不上监督指导。而市县搞业务指导的人员较少,农村档案工作门类多,面大,有的交通不便,指导科的同志很难到行政村看一看村级档案工作,这样就造成了村级档案年初抓一次,平时无人管。另一方面乡镇秘书调动频繁,村级档案员文化水平低,档案专业水平不高,使农村档案工作发展迟缓,有一部分升级后还有滑坡现象。
3、经费投入少,保管条件差。受经济条件的制约,绝大多数乡镇每年往档案工作上投入的资金,多则不过百元,少则几十元。有的领导舍不得为档案工作花钱还美其名日:“不能增加农民负担”,这样一部分村的档案库房、装具陈旧。由于没有专门档案室,很多人在一个屋里办公,吸烟、冬季生火取暧,火灾的隐患很多,档案的安全行不到保证,更谈不上延长档案的寿命了。
4、档案门类单一,收集不齐,案卷保存价值低。乡镇级的档案大部分实行了综合管理,但也有一部分档案室保存的档案门类单一,只有文书、会计和婚姻档案。村级档案起步较晚,现已归档的案卷也多是红头文件,而本级形成的文件材料大多数没有收集上来,散失在各届村领导手中,由于本级文件收集的不齐全完整,影响了档案的保存价值。
5、检索手段单一,档案的编研、开发利用不理想。乡镇村的档案室,95%以上是一本帐——案卷目录,极个别的档案室编制了人名索引、专题目录,单一的检索工具不便于利用。编研工作大多数档案室没有开展,有的只是简单地编写了全宗介绍、大事记等,农业档案信息没真正开发了来,档案员基本上是等客上门,没有采用多种形式开发档案信息。利用效果好的每年利用上百卷,一般的就是几十卷或几卷,失去了保存档案的意义。
二、改变农村档案工作的现状与农村经济发展远远不相当适应
我们要加大对农村档案工作领导的力度,争取在较短的时间内改变档案工作现状,针对农村档案存在的问题,提出以下几点思考:
1、领导重视,把档案工作纳入议事日程,是做好档案工作的关键。按着档案法的规定,每个乡镇都要统筹安排档案事业发展规划,要把农村档案工作做为政府的行为,确定一名领导分管档案要作,做到一级抓一级。各涉农部门要协调得当,相互支持,凝聚成一股合力,形成一个齐抓共管农村档案工作的新局面。党委每年都要立会一至二次,专门研究档案工作,要为档案工作投入一定的资金,为档案工作扎扎实实地办几件事情。
在领导重视的同时,还要采用多种形式大力宣传《档案法》和农村建档工作的重要意义,使建档工作家喻户晓,人人皆知。可采用广播、版报、讲座的形式,用典型事例教育农民。例如,利用土地档案解决了邻里纠纷,一份承包合同,为承包者打赢了官司。我们用农民看得见、听得到,民生在他们身边的事例,说明农村建立档案的必要性和重要性,从而提高全社会的档案意识,使他们自觉地帮助收集散力在群众之中的档案资料,为丰富农村档案内容献力献策。
2、培训人才,加强对农村档案的监督与指导。档案管理要上水平,档案从人员的素质至关重要。我们要针对乡镇村档案工作者兼职多,新手多,年龄偏大,文化水平低,专业知识少的特点,采用分层次的办法进行培训。对新上岗的,要进行上岗培训,使他们在较短时间内掌握档案工作基础知识和基本操作技能,达到能独立完成文书处理工作和立卷归档工作。对于那些老档案,文化水平较高的同志,针对他们的特点选学一些新的档案知识,拓宽知识面,让他们多参加一些档案学术活动,不断提高他们的档案工作水平。
市县档案业务指导部门,要加大对农村档案工作指导的力度。每年都要投入一定的人力,深入到各乡镇村,进行面对面的指导。还要争取农经局、乡企局、民政局、农业局、土地局、计生局、财政局等部门的大力配合,共同抓好农村档案工作。各乡镇的档案工作者,也要加强对本区域内档案工作的监督检查,发现问题及时解决,这样市(县)乡业务指导互相配合,使村级档案工作再上一个新的台阶。
3、广泛收集,丰富档案的内容。由于农村档案工作起步较晚,经手档案资料的人员较多,档案资料不同程度地散失在个人手中。根据农村档案工作的现状,笔者认为很有心要开展一次群众运动——广泛收集。动员群众,翻箱倒柜,把那些年代久远、散存的各届村干部手中的档案资料收集起来,以丰富档案的内容。
4、因地制宜,可采用集中和分散的形式,保存村级档案。对于那些经济比较落后,找不到象样一点的房舍和合适的人员来保管档案的,可由村里的档案员在年初把文件材料拿到乡镇,在乡镇档案员的帮助下立好卷,然后放在乡镇档案室分箱保管,这样既可以何证文件不再散失,又可以保证立卷的质量,并能保证档案的安全。对于那些经济基础好,档案工作者素质较高的村,可成立单独的档案室,把本村形成的档案放在本村保管,这样更方便利用。对于采用什么样的形式保管档案,不能搞“一刀切”,要因地制宜,以能保证档案的安全和方便利用为原则。
综上所述,我们档案工作都必须正视目前农村档案工作现状,实事求是地分析农村档案工作存在问题,争取在较短的时间内把农村档案工作体系建全起来,把充满生机的农村档案工作带入二十一世纪。