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摘要：档案信息化就是要在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。高校档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，满足学校教学、科研等方面需要。本文分析了高校档案信息化建设与档案工作的关系、高校档案信息化建设的必要性和必然性、高校档案信息化建设的发展趋势，对高校档案信息化建设进行了初步思考。
关键词：高校；档案建设；信息化
衡量一所高校管理水平高低的因素有多种，而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。随着经济社会和高等教育的快速发展，高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，档案信息化建设势在必行。从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。
1 高校档案信息化建设与档案工作的关系
高校教育信息化是一个内涵非常丰富的概念,它包括实现高校教育目标体系信息化,实现教育决策管理信息化,实现学校教育教学环境信息化,实现教育教学资源信息化,实现学习与课程、教学模式信息化,实现学校教育教学评价、管理信息化,实现师资培养、培训信息化,实现教研科研信息化。
信息化建设与档案工作的关系非常密切。档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。信息化建设是知识经济时代主线。信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，档案工作改革是信息化建设的必然要求。
2 高校档案信息化建设的必要性
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
2.1 大量数字化档案信息的形成
传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，都是用电子文件的形式进行网上发布，以光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案日益增多，并向数字格式转变。
2.2 信息化的发展助推高校档案工作
技术手段、服务方式的变化，信息的发展，高校网络建设信息化的实现，为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理，档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范，各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料，都可以直接录入存盘，有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件，为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。
2.3 档案信息的规范管理
随着高校规模的不断扩大，高校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。高校档案信息化建设，通过为各部门发布信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于部门立卷制度的落实，提高了组卷编目的效率和质量，保证了归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平。
3 高校档案信息化建设的必然性
3.1 提供先进的技术手段和崭新的网络环境
高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
3.2有利于高校档案信息资源的开发利用服务
高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。
4 高校档案信息化建设的发展趋势
高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作，对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用，也对高校的各项工作产生积极的影响。因此，应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，适应经济社会发展的需要，争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。
关键词：高校；档案建设；信息化
衡量一所高校管理水平高低的因素有多种，而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。随着经济社会和高等教育的快速发展，高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，档案信息化建设势在必行。从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。
1 高校档案信息化建设与档案工作的关系
高校教育信息化是一个内涵非常丰富的概念,它包括实现高校教育目标体系信息化,实现教育决策管理信息化,实现学校教育教学环境信息化,实现教育教学资源信息化,实现学习与课程、教学模式信息化,实现学校教育教学评价、管理信息化,实现师资培养、培训信息化,实现教研科研信息化。
信息化建设与档案工作的关系非常密切。档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。信息化建设是知识经济时代主线。信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，档案工作改革是信息化建设的必然要求。
2 高校档案信息化建设的必要性
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
2.1 大量数字化档案信息的形成
传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，都是用电子文件的形式进行网上发布，以光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案日益增多，并向数字格式转变。
2.2 信息化的发展助推高校档案工作
技术手段、服务方式的变化，信息的发展，高校网络建设信息化的实现，为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理，档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范，各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料，都可以直接录入存盘，有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件，为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。
2.3 档案信息的规范管理
随着高校规模的不断扩大，高校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。高校档案信息化建设，通过为各部门发布信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于部门立卷制度的落实，提高了组卷编目的效率和质量，保证了归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平。
3 高校档案信息化建设的必然性
3.1 提供先进的技术手段和崭新的网络环境
高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
3.2有利于高校档案信息资源的开发利用服务
高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。
4 高校档案信息化建设的发展趋势
高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作，对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用，也对高校的各项工作产生积极的影响。因此，应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，适应经济社会发展的需要，争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。