论文部分内容阅读
【摘 要】随着科技的迅猛发展，纸质档案向数字化档案的转变已成为档案管理发展的必然趋势。高校档案作为档案管理重要的一部分，应与时俱进，把握方向，稳步转变。本文就高校纸质档案数字化的可行性及重要性、如何进行以及应注意的几个问题进行了论述。
【关键词】档案；电子档案；数字化档案；高校档案管理
学校档案是学校在各项工作中直接形成的归档保存的各类文件材料，是随着学校的建立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。高校的档案管理是高校一项重要的基础性工作，它对于推动高校教育改革、提高教学质量、开展科学研究、记录学校历史等都具有非常重要的作用。2008年8月20日由中华人民共和国教育部颁布的第27号令，重新制定了《高等学校档案管理办法》，并于2008年9月1日施行。这就要求高校档案管理应顺应时代作出调整与改革。
1.高校档案管理中纸质档案向数字化档案转变的重要性及可行性
1.1高校档案生成的电子化趋势
伴随着电子化、网络化时代的发展，作为来源于社会、服务于社会的档案管理事业应该也必须与时代接轨，逐步步入电子化管理的行列。在高校中，生成的档案文件已经不再是单纯的纸质文件，而是由计算机直接生成的电子文件，再将文件转化成纸质材料，加以利用后归档。这就为高校档案管理信息化提供了极大的可行性。
1.2库存档案数字化的重要性
纸质档案的永久保存，对保存方法及保存环境有很大的要求。然而，由于高校档案管理不受重视以及保存方法的限制，大量的纸质档案出现劣化，甚至无法提供调阅利用。因此，采用数字方法保存这类档案才能实现高校档案的应用服务的永续性。才能将高校发展中存档的珍贵的具有重要利用价值的以及有特色的档案永远的留存下来。
1.3电子目录在档案查借阅中的应用价值
传统人工方式的档案查调阅，工作量大、用时长，很难提高档案工作的查阅效率。尤其对于综合档案室来说，其项目繁多，档案种类目录更是多达十几大类三十多小类，工作人员在查阅档案时往往需要翻阅大量目录。此外，由于一些前来查阅人员有时记忆不清具体的年代或班级等信息，档案管理人员则需要更进一步扩大查阅范围，无形中又增加了工作量。 建立电子档案目录能使档案的查借阅工作充分发挥效能，工作人员可以通过设定检索的关键词或年代或学号或文件号来快速检索处档案所存放的具体案卷号与位置。另外，这样高效率的检索也能解脱部分工作人员，使其在档案的其他工作中发挥效力。
2.高校数字化档案的建立
2.1现存档案的数字化建设及新形成档案的数字化收集
高校档案馆内现存档案的数字化建设是高校建立数字化档案馆的第一步，其主要是将馆藏纸质档案进行全面的数字化处理。通过人工录入、扫描或者照相的方式将现存馆内纸质档案全部以数字方式储存到硬盘或者光盘等存储器中，首先完成馆藏档案的数字化转换。
数字化档案的收集不同于纸质档案的收集，它是通过学校各部门的计算机网络来完成的。各部门的电子档案生成后只需通过网络转发至学校档案馆即可。档案馆管理人员则需要将送交的电子档案下载到存储器上，在脱机状态下再进行归档。此外，部分有签字或手写的纸质档案应先扫描后再收录到存储器上进行归档。
2.2数字化档案的归档
国家档案局6号令颁布的《电子公文归档管理暂行办法》中规定“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限”。 数字化档案生成后，档案管理人员遵照纸质文件的归档范围进行分类给号。此外，电子文件应与相同内容的纸质文件一同归档，形成内容相同形式不同的两套档案，且在各自的备考表中分别注明相对应的纸质文档或电子文档所在的案卷标号及存储位置。
2.3数字化档案的保管
在档案保存方面，数字化档案除了要保证数字信息载体的安全外即可抵御自然灾害或突发事件等，此外还要保证载体上记录的数字化信息的可持续性。数字化档案载体的安全即硬盘、光盘、软盘等硬件的安全，它要求各高校档案馆提供完善的电子文件和计算机设备的保管设施与环境，最基本的要求是要避光、防尘、防变形以及远离磁场及具有腐蚀性的气液体。与此同时，应要求设备科相关人员及时维护和升级更新硬件服务器的主机，做好服务器主机的安全可持续性。数字化档案建立的成功与否主要体现在数字化档案信息是否具有安全可持续性。档案一旦生成便是要被长期或永久保存且不可被修改的。然而，相对于纸质档案而言，数字化档案则需要借助一定的计算机技术来达到这一目的，如：签署技术、加密技术、身份验证技术以及防改写技术。在网络环境下，防治病毒侵入的防火墙或防病毒技术也非常的必要。
2.4数字化档案的利用
档案的最终目的是为了提供利用，只有利用了才能体现它的价值和意义。对于高校档案管理而言，其重要意义便是提供方便迅速的查借阅服务。高校校内网络的成熟发展，为数字化档案在校内的快捷查阅提供了可能。档案管理部门可通过互联网与校内各个部门取得联系，在安全可靠的环境下达到资源的共享，方便各部门的查阅，减少人力劳动，节约时间，提高效率。此外，在档案录入时，采用统一软件，建立不同类型的检索系统，使得利用时可以通过文号、标题、作者、时间、关键词或字等多种手段可以方便而迅速的调出需要的数字化文档或者纸质文档的档案号。
3.高校数字档案完善的意见
3.1提高數字化档案的意识
由于高校中档案管理并不受到特别的重视，因此于大多数高校从领导到部门工作人员都忽略了高校档案馆的数字化档案的建立。然而，随着电子化快速发展，高校档案管理部门工作效率明显落后于整个社会及学校的发展，在一定程度上必然影响甚至阻碍学校发展的脚步。因此，提高高校领导对建立数字化档案必然性的认识非常重要。此外，各地方档案局也应监督各个高校的建设与发展。
3.2加快管理手段的转变
建立数字化档案首先需要加强对档案管理专业技术人员的培训，加快档案管理手段的转变。无论从档案的收集、整理还是保管、应用，电子化档案的管理与传统纸质档案的管理都不尽相同。电子化档案的管理不仅需要工作人员懂得一般的档案管理理论知识同时也需要熟悉计算机及数字通信技术。这样才能为档案数字化管理的转变提供可能。因此，档案管理人员应与时俱进积极学习相关技术，完成管理手段的转变。
3.3保持技术手段的更新
数字化档案与纸质档案的最大不同在于载体的改变，即载体由纸张向光盘、软盘及硬盘等数字化设备的转变。纸质档案转化成数字档案后，它的优点在于节省人力、提高效率但与此同时也需要依赖强大的电子软件和硬件设备。因此，加强电子文件所依靠的软硬件设备的管理包括更新和维护就显的尤为重要。无论从电子专业技术人才的配备还是到先进的设备更新都是实现档案数字化必不可少的条件。
总之，随着电子信息日新月异的发展，高校档案的数字化建设会越来越完善，相信在不久的将来任何个人或机构只要通过计算机网络便可以查询到需要的档案信息。庞大的档案库存也会压缩在几张或光盘或硬盘的载体中。高校的档案将变成计算机网络中的一组数字而已。
【参考文献】
[1]包世同.学校档案管理基础，南京大学出版社.
[2]云雪.我国高校档案管理存在的问题及对策探讨教育管理[J].2011（10）.
[3]李卫忠.高校电子档案信息安全问题探析内蒙古科技与经济[J].2001（11）.
[4]国家档案局令，（第6号）.电子公文归档管理暂行办法，2003.
[5]王郁南，张苏.信息数字化对高校档案管理的影响兰台世界[J].2007（4）.
【关键词】档案；电子档案；数字化档案；高校档案管理
学校档案是学校在各项工作中直接形成的归档保存的各类文件材料，是随着学校的建立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。高校的档案管理是高校一项重要的基础性工作，它对于推动高校教育改革、提高教学质量、开展科学研究、记录学校历史等都具有非常重要的作用。2008年8月20日由中华人民共和国教育部颁布的第27号令，重新制定了《高等学校档案管理办法》，并于2008年9月1日施行。这就要求高校档案管理应顺应时代作出调整与改革。
1.高校档案管理中纸质档案向数字化档案转变的重要性及可行性
1.1高校档案生成的电子化趋势
伴随着电子化、网络化时代的发展，作为来源于社会、服务于社会的档案管理事业应该也必须与时代接轨，逐步步入电子化管理的行列。在高校中，生成的档案文件已经不再是单纯的纸质文件，而是由计算机直接生成的电子文件，再将文件转化成纸质材料，加以利用后归档。这就为高校档案管理信息化提供了极大的可行性。
1.2库存档案数字化的重要性
纸质档案的永久保存，对保存方法及保存环境有很大的要求。然而，由于高校档案管理不受重视以及保存方法的限制，大量的纸质档案出现劣化，甚至无法提供调阅利用。因此，采用数字方法保存这类档案才能实现高校档案的应用服务的永续性。才能将高校发展中存档的珍贵的具有重要利用价值的以及有特色的档案永远的留存下来。
1.3电子目录在档案查借阅中的应用价值
传统人工方式的档案查调阅，工作量大、用时长，很难提高档案工作的查阅效率。尤其对于综合档案室来说，其项目繁多，档案种类目录更是多达十几大类三十多小类，工作人员在查阅档案时往往需要翻阅大量目录。此外，由于一些前来查阅人员有时记忆不清具体的年代或班级等信息，档案管理人员则需要更进一步扩大查阅范围，无形中又增加了工作量。 建立电子档案目录能使档案的查借阅工作充分发挥效能，工作人员可以通过设定检索的关键词或年代或学号或文件号来快速检索处档案所存放的具体案卷号与位置。另外，这样高效率的检索也能解脱部分工作人员，使其在档案的其他工作中发挥效力。
2.高校数字化档案的建立
2.1现存档案的数字化建设及新形成档案的数字化收集
高校档案馆内现存档案的数字化建设是高校建立数字化档案馆的第一步，其主要是将馆藏纸质档案进行全面的数字化处理。通过人工录入、扫描或者照相的方式将现存馆内纸质档案全部以数字方式储存到硬盘或者光盘等存储器中，首先完成馆藏档案的数字化转换。
数字化档案的收集不同于纸质档案的收集，它是通过学校各部门的计算机网络来完成的。各部门的电子档案生成后只需通过网络转发至学校档案馆即可。档案馆管理人员则需要将送交的电子档案下载到存储器上，在脱机状态下再进行归档。此外，部分有签字或手写的纸质档案应先扫描后再收录到存储器上进行归档。
2.2数字化档案的归档
国家档案局6号令颁布的《电子公文归档管理暂行办法》中规定“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限”。 数字化档案生成后，档案管理人员遵照纸质文件的归档范围进行分类给号。此外，电子文件应与相同内容的纸质文件一同归档，形成内容相同形式不同的两套档案，且在各自的备考表中分别注明相对应的纸质文档或电子文档所在的案卷标号及存储位置。
2.3数字化档案的保管
在档案保存方面，数字化档案除了要保证数字信息载体的安全外即可抵御自然灾害或突发事件等，此外还要保证载体上记录的数字化信息的可持续性。数字化档案载体的安全即硬盘、光盘、软盘等硬件的安全，它要求各高校档案馆提供完善的电子文件和计算机设备的保管设施与环境，最基本的要求是要避光、防尘、防变形以及远离磁场及具有腐蚀性的气液体。与此同时，应要求设备科相关人员及时维护和升级更新硬件服务器的主机，做好服务器主机的安全可持续性。数字化档案建立的成功与否主要体现在数字化档案信息是否具有安全可持续性。档案一旦生成便是要被长期或永久保存且不可被修改的。然而，相对于纸质档案而言，数字化档案则需要借助一定的计算机技术来达到这一目的，如：签署技术、加密技术、身份验证技术以及防改写技术。在网络环境下，防治病毒侵入的防火墙或防病毒技术也非常的必要。
2.4数字化档案的利用
档案的最终目的是为了提供利用，只有利用了才能体现它的价值和意义。对于高校档案管理而言，其重要意义便是提供方便迅速的查借阅服务。高校校内网络的成熟发展，为数字化档案在校内的快捷查阅提供了可能。档案管理部门可通过互联网与校内各个部门取得联系，在安全可靠的环境下达到资源的共享，方便各部门的查阅，减少人力劳动，节约时间，提高效率。此外，在档案录入时，采用统一软件，建立不同类型的检索系统，使得利用时可以通过文号、标题、作者、时间、关键词或字等多种手段可以方便而迅速的调出需要的数字化文档或者纸质文档的档案号。
3.高校数字档案完善的意见
3.1提高數字化档案的意识
由于高校中档案管理并不受到特别的重视，因此于大多数高校从领导到部门工作人员都忽略了高校档案馆的数字化档案的建立。然而，随着电子化快速发展，高校档案管理部门工作效率明显落后于整个社会及学校的发展，在一定程度上必然影响甚至阻碍学校发展的脚步。因此，提高高校领导对建立数字化档案必然性的认识非常重要。此外，各地方档案局也应监督各个高校的建设与发展。
3.2加快管理手段的转变
建立数字化档案首先需要加强对档案管理专业技术人员的培训，加快档案管理手段的转变。无论从档案的收集、整理还是保管、应用，电子化档案的管理与传统纸质档案的管理都不尽相同。电子化档案的管理不仅需要工作人员懂得一般的档案管理理论知识同时也需要熟悉计算机及数字通信技术。这样才能为档案数字化管理的转变提供可能。因此，档案管理人员应与时俱进积极学习相关技术，完成管理手段的转变。
3.3保持技术手段的更新
数字化档案与纸质档案的最大不同在于载体的改变，即载体由纸张向光盘、软盘及硬盘等数字化设备的转变。纸质档案转化成数字档案后，它的优点在于节省人力、提高效率但与此同时也需要依赖强大的电子软件和硬件设备。因此，加强电子文件所依靠的软硬件设备的管理包括更新和维护就显的尤为重要。无论从电子专业技术人才的配备还是到先进的设备更新都是实现档案数字化必不可少的条件。
总之，随着电子信息日新月异的发展，高校档案的数字化建设会越来越完善，相信在不久的将来任何个人或机构只要通过计算机网络便可以查询到需要的档案信息。庞大的档案库存也会压缩在几张或光盘或硬盘的载体中。高校的档案将变成计算机网络中的一组数字而已。
【参考文献】
[1]包世同.学校档案管理基础，南京大学出版社.
[2]云雪.我国高校档案管理存在的问题及对策探讨教育管理[J].2011（10）.
[3]李卫忠.高校电子档案信息安全问题探析内蒙古科技与经济[J].2001（11）.
[4]国家档案局令，（第6号）.电子公文归档管理暂行办法，2003.
[5]王郁南，张苏.信息数字化对高校档案管理的影响兰台世界[J].2007（4）.