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【摘要】：本文先对教学秘书应具备的各种能力进行阐述，再强调教学秘书必须满足高职发展新形势的要求，即在基本面上不断地完善自己，追求符合新形势下的新要求，才能更好地在高职教学管理工作中做出贡献。
【关键词】：教学秘书 新形势 新要求
近年来，随着我国高等教育由精英化向大众化的转变，高职教育也得到了迅猛发展。如何提高教学质量，培养出目前形势下市场所需的高素质职业人才，成了各大高职院校的时代使命。提高教学质量是高职院校赖以生存的生命线，而教学管理是保障教学质量的重要环节之一，拥有一支高素质，高效率的教学管理队伍也是必不可少的。在知识爆炸，信息量激增的新时期，教学秘书沿用老的工作思路和工作方法，已经不能适应全新发展的教育需要，为跟上时代脚步，适应新的发展形势，更好地做好高职教学管理工作，教学秘书除了具备一般秘书工作需要的基本技能以外，还必须在新形势下应具备的具备良好的思想素质、熟练的专业知识和快速的反应能力。
一、教学秘书的原有工作及工作性质
（一）服务保障功能。管理即是服务，教学秘书从事的是教学行政管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，保证教学活动的开展。
（二）组织协调功能。组织各学院（系、部）落实各项教学工作，如教材征订、教学计划的落实、期末考试工作、毕业生的毕业资格审查等，都由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书协调着教务处、各学院（系、部）、教研室、教师、学生之间的各种关系，起着承上启下、合理统筹的作用。
（三）检查监督功能。教学秘书是联结“教”与“学”的纽带，经常要深入课堂了解教师的教学情学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。
（四）咨询反馈功能。教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给院（系、部）领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。
二、对教学秘书的新要求
（一）具备良好的专业素质
教学秘书的工作是事务性工作，但不是任何人都能够承担。由于其工作既是领导教学事务的助手又是参谋的角色定位，决定了教学秘书必须具备教学专业方面的知识。作为新时期的教学秘书，应牢牢把握时代的脉搏，不断更新知识，完善知识结构，除接受正规、系统的秘书教育或专业培训外，还应虚心学习专业知识，对所管理的各专业方向的课程内容及彼此的关系应有清楚的了解，不断适应新形势发展的需要，提供高质量的综合服务。
（二）辅助决策能力。教学秘书的工作性质，决定了教学秘书应以提高教学管理质量为己任，以教学工作为轴心，化消极为主动，客观、适时地反映教学活动中存在的问题。在实际的教学管理过程中，为了协助领导科学决策，教学秘书应善于开动脑筋，善于思考，注意搜集资料，制定完整的工作计划，整理基本数据，为领导决策提供准备及时的客观依据，同时就一些热点问题提出自己的观点和看法，与领导默契配合，给领导出谋划策，不折不扣执行领导正确决策。现代教学中特别强调教学方法改革，要求加强对学生创新精神和创造能力的培养，改革“灌输式”和过分偏重讲授的教学方法，实施启发式、讨论式、研究式的教学方法。因此必须有针对性地对这些关键问题进行调研，把全心全意为人民服务和独立思考问题有机结合起来，要有创新意识。要善于透过现象抓住事物的本质，这样才能准确地预测事物变化的趋势，从而协助领导做出科学的决策并付诸实施。
（三）具备信息的筛选、转化和整合能力。现代教学管理工作中有很多需要用电子文档处理的信息，教学秘书必须具备信息筛选、转化和整合能力。教学秘书应熟练运用电脑、复印机、扫描仪、传真机等现代化办公手段，借助网络等媒体，搞好文字的编辑、信息收集、数据处理和资料统计等工作，建立完备的电子档案管理。
（四）信息处理能力。所谓信息处理是指基于一定目的，对所收集的信息以一定的方法（算法）处理后，能得到隐含在信息中有意义的内容（信息）。现代教学秘书在信息处理中，首先应明确信息处理的目的，对收集到的信息进行分析，分清主次及轻重缓急。判断出哪件先处理哪件后处理，及时利用恰当的方式、多种途径（如电话、传真、E—mail、手機短信等多渠道方式来收发文件），选择最有效、最快捷的手段处理手里的工作，做到处理一件了结一件，绝不积压。
（五）档案管理能力。教学档案是贯穿于教学过程的始终，在日常管理工作中和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等材料，它真实地记录了学院教学史，是教师教学工作内容、方法和效果等方面的真实反映，也是教师和学生教学状况的原始记录。建立科学、准确、齐全的教学档案是教学秘书必须做好的工作。首先，要对工作内容进行分类，将日常的教学文件和教学计划、专业设置、毕业生数据的统计、学位授与情况、教学任务书、教学内容（教材、教案）、调停课通知书、工作日历、优秀教师表彰名单、教师各类获奖证书等等作好定期整理、充实、归类与编号，以便查找。其次，对有关突发信息的汇报材料及领导的批复、教学过程中出现的新情况所作的调查记录及领导的批复等文件做好分类整理存档工作。
（六）规范正确的表达能力。表达能力包括书面和口头表达能力。书面表达能力方面，重视培养规范的书面表达方式。传统型教学秘书只是起到记录员或是录音的功能，只能对领导头指示进行记录和复制，较少进行文字处理，常常出现语句重复多、重点不突出、格式不正确等问题。这显然不能满足领导的要求。要使文书规范，提高书面表达能力，现代教学秘书必须加强文书处理和文化知识方面的学习，力求行文流畅，格式正确。口头表达能力方面，重视培养自己用普通话进行口头交流的习惯非常重要。
（七）具有较强的综合能力。教学秘书工作的广泛性特点，决定了其不可能像领导一样全面地驾驭某方面的人和事，但如果工作需要时就必须能够独挡一面。因此，教学秘书必须保持强烈的上进心，具备全面合理的知识结构，不断从各类知识中汲取营养，具备较强的综合协调能力，在工作过程中不断增长才干，才能领导及教师提供优质高效的服务，更好地适应形势发展的需要。
（八）不断学习相关理论，更新教育思想观念，结合工作实际，开展教学管理研究，提高创新和开创能力。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校以及所属系（专业）才能在竞争的环境中生存和发展。作为系领导助手和参谋的教学秘书，应该具有创新和开拓的能力。除了对有关信息材料分类整理，向系领导汇报外，还应综合分析，形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息给领导的决策提供科学的依据。总之，高等教育的发展，要求高校各教学单位及教学管理人员之间协调配合，做好这项工作，对于高校系、处、所领导顺利开展工作有积极的促进作用。在这个过程中，教学秘书的桥梁和中介作用非常
总之， 教学秘书工作在高职教学管理中具有无可替代的作用，其工作质量影响整个教学管理体系的展开，目前工作中存在的问题主要还是观念和认识上的问题，这些问题不解决，会成为整个教学管理工作中的瓶颈，最终会影响人才的培养。要解决这些问题，学院各级领导必须重视，在选用、培训等方面给予足够的关注，并在完善相关制度的同时，解决他们的切身利益问题， 充分调动他们的工作积极性。 作为教学秘书自身，要不断加强学习，努力提高自己的能力，符合新形势下的新要求。
【关键词】：教学秘书 新形势 新要求
近年来，随着我国高等教育由精英化向大众化的转变，高职教育也得到了迅猛发展。如何提高教学质量，培养出目前形势下市场所需的高素质职业人才，成了各大高职院校的时代使命。提高教学质量是高职院校赖以生存的生命线，而教学管理是保障教学质量的重要环节之一，拥有一支高素质，高效率的教学管理队伍也是必不可少的。在知识爆炸，信息量激增的新时期，教学秘书沿用老的工作思路和工作方法，已经不能适应全新发展的教育需要，为跟上时代脚步，适应新的发展形势，更好地做好高职教学管理工作，教学秘书除了具备一般秘书工作需要的基本技能以外，还必须在新形势下应具备的具备良好的思想素质、熟练的专业知识和快速的反应能力。
一、教学秘书的原有工作及工作性质
（一）服务保障功能。管理即是服务，教学秘书从事的是教学行政管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，保证教学活动的开展。
（二）组织协调功能。组织各学院（系、部）落实各项教学工作，如教材征订、教学计划的落实、期末考试工作、毕业生的毕业资格审查等，都由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书协调着教务处、各学院（系、部）、教研室、教师、学生之间的各种关系，起着承上启下、合理统筹的作用。
（三）检查监督功能。教学秘书是联结“教”与“学”的纽带，经常要深入课堂了解教师的教学情学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。
（四）咨询反馈功能。教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给院（系、部）领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。
二、对教学秘书的新要求
（一）具备良好的专业素质
教学秘书的工作是事务性工作，但不是任何人都能够承担。由于其工作既是领导教学事务的助手又是参谋的角色定位，决定了教学秘书必须具备教学专业方面的知识。作为新时期的教学秘书，应牢牢把握时代的脉搏，不断更新知识，完善知识结构，除接受正规、系统的秘书教育或专业培训外，还应虚心学习专业知识，对所管理的各专业方向的课程内容及彼此的关系应有清楚的了解，不断适应新形势发展的需要，提供高质量的综合服务。
（二）辅助决策能力。教学秘书的工作性质，决定了教学秘书应以提高教学管理质量为己任，以教学工作为轴心，化消极为主动，客观、适时地反映教学活动中存在的问题。在实际的教学管理过程中，为了协助领导科学决策，教学秘书应善于开动脑筋，善于思考，注意搜集资料，制定完整的工作计划，整理基本数据，为领导决策提供准备及时的客观依据，同时就一些热点问题提出自己的观点和看法，与领导默契配合，给领导出谋划策，不折不扣执行领导正确决策。现代教学中特别强调教学方法改革，要求加强对学生创新精神和创造能力的培养，改革“灌输式”和过分偏重讲授的教学方法，实施启发式、讨论式、研究式的教学方法。因此必须有针对性地对这些关键问题进行调研，把全心全意为人民服务和独立思考问题有机结合起来，要有创新意识。要善于透过现象抓住事物的本质，这样才能准确地预测事物变化的趋势，从而协助领导做出科学的决策并付诸实施。
（三）具备信息的筛选、转化和整合能力。现代教学管理工作中有很多需要用电子文档处理的信息，教学秘书必须具备信息筛选、转化和整合能力。教学秘书应熟练运用电脑、复印机、扫描仪、传真机等现代化办公手段，借助网络等媒体，搞好文字的编辑、信息收集、数据处理和资料统计等工作，建立完备的电子档案管理。
（四）信息处理能力。所谓信息处理是指基于一定目的，对所收集的信息以一定的方法（算法）处理后，能得到隐含在信息中有意义的内容（信息）。现代教学秘书在信息处理中，首先应明确信息处理的目的，对收集到的信息进行分析，分清主次及轻重缓急。判断出哪件先处理哪件后处理，及时利用恰当的方式、多种途径（如电话、传真、E—mail、手機短信等多渠道方式来收发文件），选择最有效、最快捷的手段处理手里的工作，做到处理一件了结一件，绝不积压。
（五）档案管理能力。教学档案是贯穿于教学过程的始终，在日常管理工作中和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等材料，它真实地记录了学院教学史，是教师教学工作内容、方法和效果等方面的真实反映，也是教师和学生教学状况的原始记录。建立科学、准确、齐全的教学档案是教学秘书必须做好的工作。首先，要对工作内容进行分类，将日常的教学文件和教学计划、专业设置、毕业生数据的统计、学位授与情况、教学任务书、教学内容（教材、教案）、调停课通知书、工作日历、优秀教师表彰名单、教师各类获奖证书等等作好定期整理、充实、归类与编号，以便查找。其次，对有关突发信息的汇报材料及领导的批复、教学过程中出现的新情况所作的调查记录及领导的批复等文件做好分类整理存档工作。
（六）规范正确的表达能力。表达能力包括书面和口头表达能力。书面表达能力方面，重视培养规范的书面表达方式。传统型教学秘书只是起到记录员或是录音的功能，只能对领导头指示进行记录和复制，较少进行文字处理，常常出现语句重复多、重点不突出、格式不正确等问题。这显然不能满足领导的要求。要使文书规范，提高书面表达能力，现代教学秘书必须加强文书处理和文化知识方面的学习，力求行文流畅，格式正确。口头表达能力方面，重视培养自己用普通话进行口头交流的习惯非常重要。
（七）具有较强的综合能力。教学秘书工作的广泛性特点，决定了其不可能像领导一样全面地驾驭某方面的人和事，但如果工作需要时就必须能够独挡一面。因此，教学秘书必须保持强烈的上进心，具备全面合理的知识结构，不断从各类知识中汲取营养，具备较强的综合协调能力，在工作过程中不断增长才干，才能领导及教师提供优质高效的服务，更好地适应形势发展的需要。
（八）不断学习相关理论，更新教育思想观念，结合工作实际，开展教学管理研究，提高创新和开创能力。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校以及所属系（专业）才能在竞争的环境中生存和发展。作为系领导助手和参谋的教学秘书，应该具有创新和开拓的能力。除了对有关信息材料分类整理，向系领导汇报外，还应综合分析，形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息给领导的决策提供科学的依据。总之，高等教育的发展，要求高校各教学单位及教学管理人员之间协调配合，做好这项工作，对于高校系、处、所领导顺利开展工作有积极的促进作用。在这个过程中，教学秘书的桥梁和中介作用非常
总之， 教学秘书工作在高职教学管理中具有无可替代的作用，其工作质量影响整个教学管理体系的展开，目前工作中存在的问题主要还是观念和认识上的问题，这些问题不解决，会成为整个教学管理工作中的瓶颈，最终会影响人才的培养。要解决这些问题，学院各级领导必须重视，在选用、培训等方面给予足够的关注，并在完善相关制度的同时，解决他们的切身利益问题， 充分调动他们的工作积极性。 作为教学秘书自身，要不断加强学习，努力提高自己的能力，符合新形势下的新要求。