论文部分内容阅读
摘要：本文探讨了“备以查考性”的基本涵义和性质，“备以查考性说”的研究理念和文献论据。
关键词：档案，本质属性，备以查考性
1.绪论
20余年以来笔者一直认为，档案的本质属性只能从档案的有效形成和存在中去探求，而绝不是档案前身的原始记录性。本文是对前期探讨的一次补充。
由“被定义的种概念=种差 邻近的属概念”的定义模式可知，被定义概念的本质属性是与邻近的属概念下的其他种概念相区别而言的，用种差表示。因此。探讨档案本质属性必须首先明确档案的属概念。
文献属于具有价值的人工信息(含数据信息和知识信息)记录物，其外延包括各种形态(如：数字的和非数字的)的文件、档案、书报刊、情报资料等。用“文献”作档案的属概念具有显著的综合优势：词形简短；有权威性定义；词义较为单一，可能产生的歧义较小；与档案是由其他各种文献转化而来的情况相符，有助于揭示档案与文献之间的关系；许多威权性文献均将档案纳入文献的范畴，全社会和学界也普遍地将档案视为一种文献；“文献”属常用词。其悠久的使用历史和很高的认知度有利于使档案定义得简洁明了，从而便于记忆、使用和提高全社会的档案意识。
2.“备以查考性”的基本涵义
对于具有科学、完备和实践意义上的档案——即普遍存在的、数量占绝对优势的并确有查考保存利用价值的档案，也是本文所指的档案(在强调时称：典型档案)，它与其他文献的本质区别可用档案独特的复合属性——“备以查考性”表示，其基本内涵包括档案在形成、价值和形态方面的特性。
2.1档案形成特性。档案形成特性可概括为：它由非档案文献保护性转化而成。
由于现实的需要，人们制作出了各种各样的文献。除了满足文献生成者当时使用之外，部分文献还具有查考价值，需要继续保存利用，经过专门的鉴定、整理和登记著录，被纳入档案体系，便转化成为档案。
在极其个别的特殊情况下，人们制作文献的直接或主要目的就是为了形成档案。由此可能会滋生“并非所有档案都是由非档案文献转化而来”之类的认识。不过，从形成过程考察，总是先有非档案文献。然后才可能有典型档案形成——客观上具有且仅具有潜在档案价值的文献(以下统称：档案材料)，需要通过专门的鉴别、整理登记，归入档案体系，才能最终正式成为档案——如同先有符合入伍条件的人，然后通过认可、注册等才能成为军人。在此意义上，就尊重人们普遍的既有合理表述方式而言，讲“所有档案都有转化过程”更合乎实际和逻辑。
2.2档案价值特性。档案具有特色显著的查考价值——即档案作为人类活动的伴生物(一种广义上的凭证)。在记录和反映与之有关的客观存在方面，具有独特效应。
任何一份文献在从无到有直至消亡的整个运动过程中，必然会留下种种独有的印记。在理论上，它们都能够反映与其自身存在相关的一些事实，具有或多或少潜在的查考价值。但是，其他文献转化为档案进行保存利用需要付出代价，在实践中不同文献的实际查考保存利用价值通常还是能分出层次的。在宏观上，档案的查考价值大于任何一种其他文献。因为：
档案的查考价值经过专门的鉴定——没有查考保存价值的文献个体。一般不作为档案保存使用；而对各种非档案文献则普遍不需要把查考价值放在首位考虑。
对同一历史活动，档案不仅保存结果性质的记录，而且普遍还保存着有关重要过程的记录。
档案不仅存留重要历史活动本身的记录，而且十分注重形成背景以及管理和利用背景记录。案卷备考表上有关特殊形成情况的记载、电子档案的形成背景元数据和全宗卷等诸如此类的记录，既对有关档案查考价值的实现具有重要意义，又形成了新的具有查考价值的文献。这类记录，不仅有助于利用者了解所查考档案的来龙去脉以便确认其查考价值，同时也可满足人们在了解、掌握、考核或研究文件处理和档案管理情况等方面查考需求。
档案是一种特殊的有机体。一组由同一来源文献组成的档案有机整体，其原始记录性所起的作用，一般大于零散、管理不善时各个文献个体分别所起作用之和；同一文献个体，在有机整体背景下所起的作用通常也比缺少这种背景时更大。
档案个体(如案卷实体)，普遍具有唯一性或者说仅存在于档案体系之中，具有其他文献没有的查考价值。
档案作为一种历史凭证，其构成一般为“第一手材料”或“原件”。与由此派生出来的各种复制品或其他间接形成的非档案文献相比，通常更能客观反映历史的原貌。更令人感到真实可信——档案的查考价值更能获得实际认可。
档案按照来源进行组织，而对不同主体或事由的档案进行检索、利用正是查考利用最基本、最经常和最有效的途径。
档案一般处于在专业存取环境之中。更能满足专门的管理和利用需求，可以更为广泛和长久地发挥查考作用。
2.3档案形态特性
2.3.1组成特性。根据档案整理原则整理而成的一组不可或不宜再分割的最小档案有机体，是档案的具体微观存在形态(即档案最基本的个体，如：一个案卷；本文称档案单元)。档案单元由主体构件和辅助构件组成。前者是档案的主要构成部分，如：归档文件；后者是直接或间接支持主体构件价值实现的组成部分，如：卷皮、卷内目录、备考表、文件生成或承办形成的记录、档号等元数据。对于典型档案，辅助构件是档案单元必不可少的构件，只是不同的档案单元在具体数量和形式上可能会有所不同。
除了档案独有的辅助构件之外，大量档案单元都包含着其他文献单元(如：一份普通图书资料)没有的其他组成成分。例如：档案有大量定稿、手稿、原始数据等各种原始记录；根据我国《出版社书稿档案管理办法》(1992)规定，出版社书稿档案的一个档案单元，其归档范围，多达11类。
档案形成领域极其广泛，是从各种非档案文献保护性转化而成，加之人们要求档案应完整地反映历史，这些都使档案组成显示出特有的多样性。
另外，对于多个档案单元组成的档案集合体，也具有一些独特的辅助组成部分，如：全宗卷或全宗卷的某些组成部分。
2.3.2结构特性。最明显的档案结构特征反映在：不同层次意义上的档案，通常都是根据来源原则进行构建的，如：划分全宗。根据内部机构或职能分工对一个立档单位的档案进行分类，将同一来源的一组归档文件组合为一个案卷。
2.3.3形式特性。档案单元普遍具有外观特征：档案的主体构件一般都留有这样或那样的原始记录或原件的形式(原始的手迹、签名、印章、批注、测试或野外记录等)；具有档案整理赋予的种种的印记，如：卷皮或首页上标记有档号、卷宗、保管期限等专用符号；每个档案单元普遍以卷、袋、盒等保管单元形式存在：处于特定的备以查考状态(如：已经被认识到其档案价值、归卷、存档或归档，可以直接作为档案使用)。
档案是由各种其他文献直接的转化而成，在整体上档案包含着比其他任何一种文献更为丰富多彩的外观形态。
3.“备以查考性”的基本性质
3.1客观性和主观性
“备以查考性”是建立在特殊的物质基础(档案材料)、特殊的价值意识与取向(认识到并为了实现 档案前身具有查考保存利用价值)、特殊的行为及其结果(查考保存利用价值鉴定、档案整理、登记著录、保存和档案形态)之上的。这种机制决定了档案形成特性、价值特性和形态特性(以下称“三性”)是客观性和主观性的统一体。
现实中档案的独立存在和所起的独特作用，无不表明档案具有查考价值特性。档案事实上是从档案材料转化而成——形成实践给档案留下了实实在在的烙印。从根本上讲，档案客体、主体的档案需求和档案实践是一个不可分割的体系，“备以查考性”客观地揭示了档案与档案需求和档案实践的内在联系。显而易见，“备以查考性”是现实中各种公认档案共有属性，必然始终与档案共存。
曾有文章指出：“备以查考性”是原始记录性派生的或人为强加的。不是档案的固有属性，不能视为档案的本质属性或只是档案实践的属性。对此，笔者的解释是：
第一，“派生的”的提法片面——原始记录性仅仅是构成“备以查考性”的基础条件之一，多数具有原始记录性的事物都没有专门备以查考的价值和处在特定的备以查考状态。
第二，“人为强加的”提法有误——“备以查考性”蕴含着主观能动性，这是档案形成实践和维护档案实际存在的需要。
第三，“不是档案的固有属性”，可能仅指“备以查考的价值特征并非是档案客体单方面独立具有的性质”；那么，这种表述适宜使用的场合有限——在研究档案本质属性时，将档案价值特性视为一种关系属性，不仅是无可非议的，而且具有重大理论和实践意义。
如果有的“不是档案的固有属性”持论者只是认为“备以查考性”“非固有”——从而不能作为档案的本质属性，笔者以为，假如非使用“固有属性”这种表述不可。我们不能由于档案价值具有运动变化的性质或“备以查考”中包涵着人的主观能动性，而将“备以查考性”排除在固有属性之外。否则。其结果很可能是“凡是记录物(如：定稿原件或由定稿印制的文件)一旦生成或收到便自然而然地成为档案，直至其物质形态不复存在都是档案”。这种“大档案观”显然难以获得社会的普遍认同。
第四，将“备以查考性” 视为与档案本质属性无关的档案实践属性，这是一个误解。关于这一点，笔者在“备以查考性”的区分性中再作解释。
3.2关联性和整体性
在“三性”的每一性之间，在档案材料、特殊的价值意识与取向、特殊的行为及其结果三者之间，都存在着相互作用或相辅相成的内在关联。
档案独特的形成过程是档案材料查考价值的认定过程，同时也是档案价值特性和形态特性形成的过程。档案一旦失去备以查考价值或者说不再具有档案价值上的特征，这意味着它已经产生了质变，讲它是档案已经没有实践意义。当形态特性遭到实质性损害时，其备以查考价值特性随之也会受到严重影响甚至不复存在。
“备以查考性”是一个有机的整体，不能将“备以查考性”肢解为普通意义上的备以查考性。具有备以查考价值，是档案之所以成其为档案的内核；而“备”最基本的要义。则是实践主体对文献客体是否具有或在什么意义上具有这种价值进行鉴定，将其中有必要作为档案管理和使用的部分纳入档案范畴，并为其价值实现创造必要条件。“备”和“查考保存和利用价值”。都是档案本质属性的有机组成部分。
3.3决定性和区分性
档案的本质属性是决定档案形成和存在并区别于其他文献的属性。从档案本质属性的功能上考察，“备以查考性”和它的各个相对独立的组成要素都具有不同程度的决定性和区分性。
决定性指“备以查考性”是档案必不可少的共同属性。
没有足够的备以查考价值，任何文献都不会或不应当转化为档案；同理，失去这种价值，曾经是档案的文献便不再是档案。
档案前身，只有经过“备”，才能形成档案。具有特色的鉴定、整理和登记著录对于档案的形成和认定，具有决定性的意义。否认“备”，意味着对档案形成工作和备以查考价值鉴定工作的否定，就不可能有典型档案。首先，有无备以查考价值都需要鉴定和确认；否则，即使客观上具有潜在备以查考价值也无法得到认可。其次，未“备”状态下的档案前身经常处于文献之间形成背景不清、彼此历史联系不明和失控或管理不善状态，不仅谈不上发挥其查考作用，起码安全很可能都得不到保障。再次，在很多情况下，若“备”不及时或不到位，原本可转化为档案的文献便难以或不能转化为档案，至少查考价值无法充分实现——档案的有效形成需要前端控制可以说明这一点(对于数字档案或者说电子文件、电子档案，这种控制更加重要)。此外，档案由非档案文献直接转化而来，两者之间有着广泛的密切联系：若档案无任何形态标志，我们也就失去了区分档案与其他文献的直观依据。例如，没有“备”赋予档案可识别的特征，对于一批完全相同的出版物，我们显然无法从外观上把已作为档案保存使用的样本与其余普通出版物加以区分。
档案最初生成之后的整个有效存在期间，仍然必须处于“备”的状态(一种具有特色的受控状态，如：对电子文件的全程管理)。一旦脱离可信赖的维护环境，档案的真实可靠性就可能受到怀疑；只有再次确认无实质性变化，才可能继续起到真凭实据的作用。而对于非档案文献，由于一般不作凭证查考，即使来历不够明了，只要觉得所关注的文献内容无变化。其阅读价值通常不会受到影响。
“备以查考性”的区分性指它是档案独具的性质，
档案伴随档案形成实践而形成，而其他文献一般没有经过与档案相同的转化形成过程。其实，在描述档案形成过程经常使用的术语(经鉴定、整理、以备查考、归卷、存档、立卷、转化、归档、移交和接收等)，在其他文献形成中根本不用或极少使用，这本身在很大程度上就表明了档案形成的独特性。
每一种文献都具有独特的功能。对档案而言，最富有特色的属性表现为它的首要作用在于满足查考需要；文件通常作为组织(广义)履行职能、处理(管理)事务的工具，具有明确的受文对象和特定的现行效用；而其他文献则用于普通意义上的传播知识、宣传教育、信息交流、参考借鉴或娱乐消遣等。 “档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业”，这类提法，从一个侧面反映了人们对档案查考价值特性的共识。
任何称之为档案的文献，在其特有的形成和存在过程中必然留下这样或那样独特的痕迹，必须保持处在档案系统或支撑其存在的环境之中(犹如现役军人处在在册等状态)。除了失去继续查考保存价值但尚未及时处置的“档案”之外，其他非档案文献至少一般不可能会出现与典型档案完全相同的形态，
“备以查考性”作为一个整体，显然具有更强的区分性。
为了减少对“备以查考性”的误解，这里提请注意三点：
一是“查考”不同于“查阅”。“查考”的含义为“调查研究，弄清事实”。此词经常与证据、凭证或依据等词联用，其内涵与查阅迥然不同。富有档案特色的利用，一般是为了“查考”，侧重把档案作为一种客观的历史凭证来利用或者说看重其原始性价值；而现行文件、书报刊等文献资料的利用，我们通常只讲“查阅”，侧重于文献内容其他意义上的知识或信息价值。
二是“备以查考性”不是“备以查考”。在论述档案本质属性过程中强调“备”，并非突出行动过程本 身，而是为了揭示有关档案实践在档案的有效形成、存在以及充分发挥独特作用方面所产生的种种不可或缺的正面效应，即实践活动的客观结果。
三是“备以查考性”是对档案在形成、价值和形态三方面特性的一种概括表述，不能望文生义。
3.4绝对性和相对性
“备以查考性”具有上述六种性质，具备“备以查考性”的文献都可视为档案，这是绝对的，不容置疑的。
“备以查考性”的相对性的主要表现：其一，它是就“典型档案”而言的；其二，它是与其他文献相比较显示出来的属性；其三，某文献是否具备“备以查考性”需要通过具体的主体来判定和认可——主体不同或主体所处的环境不同，其结果可能相异；其四，无论是从一个具体的档案单元、档案单元组合还是从作为一种文献的档案概念，我们讲“备以查考性”具有区分性，通常是从其主要方面、整体上或从特定的价值取向比较而言的，并不是说其他文献在任何场合都绝对没有“备以查考性”：其五，“备以查考性”强调的是档案的特性，而在少数情况下实践主体仅从档案与文献的某种共性或非档案特性的角度来认识、保管和利用某一可称之为档案的客体——此时讲档案本质属性没有多少实际意义。
“三性”愈显著，档案与其他文献区分的界线就愈清晰。同时，应当注意——档案与非档案文献之间客观上存在着一个过渡带或者说中间带。对处于该范畴的文献，主体在很大程度上可以根据其实际需要或从特定的价值取向来赋予其适当的文献类型名称。即使是具备“三性”的文献，也并非在任何场合都只能称之为档案。这是由于档案与非档案文献存在着相互转化的关系且许多文献本身就同时具有一定的作为档案和某种(或多种)其他文献使用的价值(如同一个男性可能同时兼有军人、父亲、丈夫、儿子等角色)。我们尤其不能将“备以查考性”的区分性作绝对化理解。我们不能不加限定条件或必要的说明，笼统地讲只有档案才具有“备以查考性”。
4.“备以查考性说”的研究理念
从前面的论述可知：“备以查考性”是档案的本质属性(本文将这种认识包括支撑它的基本论点简称： “备以查考性说”)。在探讨“备以查考性说”的过程中，应当以科学的实践唯物主义为指导，力求融入以下理念：
4.1尽可能地尊重既有合理共识及其表述方式
一是档案本质属性的概括表述应当与“种差”的表述协调一致。二是不可混淆重要属性、本质和本质属性三个不尽相同的概念。三是人类普遍将档案与文件作为两个概念进行分别界定和区分使用——事实上，档案和文件至少在很多重要场合都是作为两种不同的事物同时存在——档案本质属性的揭示应当反映档案与文件的区别。四是“档案形成在前论”，与主流合理认识和表述相悖，其核心论述含混不清或自相矛盾，不宜以此为基础研究档案本质属性。五是反对僵化地界定、诠释、理解或使用档案的原始记录性。其实，文献不同，其原始记录性自然有别，但不存在绝对意义上的有无之分。
4.2坚持联系和系统的观点
一是“档案、档案需求和档案实践”是一个不可分割的有机整体，不可孤立地从档案客体本身探寻档案本质属性；二是档案本质属性的研究，应当慎重阐释“图书资料同时是档案”这类现象；三是档案单元的辅助构件应成为典型档案不可缺少的组成部分，不可忽视档案实质性形态特征与档案本质属性的内在关联与相互作用。
4.3坚持运动和辩证的观点
一是档案由档案前身伴随着“备”而转化形成，并在不间断的“备”支持下实际存在和发挥作用。档案材料和失去档案查考保存利用价值的“档案”都不宜视为典型档案。二是既需要重视档案前身是档案形成和存在的物质基础(广义)，又应当突出实际档案形成和存在过程中人的主观能动性作用。三是强调“具有共性、规律性和实质性的档案形态特性，与档案本质属性具有内在联系，宜视为档案本质属性的组成要素之一”，而不能落入形式主义的泥潭或去纠缠于非本质的纯外表形式。
4.4坚持理论联系实际的观点
一是档案本质属性研究中使用的档案概念必须涵盖我国公认的所有档案；二是所有的档案前身无论其形态如何和运动到什么阶段，只要具有查考保存利用价值，都可以或应当选留转化、归入档案范畴；三是在林林总总的“档案”概念中，需要重点结合我国国情，从“典型档案”切人研讨档案本质属性；四是“没有任何人的因素作用档案前身可以转化成档案”、“定稿天生就是档案”等认识都与理论联系实际的要求相悖，不宜以它们为基础来阐释档案本质属性。
4.5追求尽可能强的科学阐释力
“追求更强的科学阐释力”意味着努力使档案本质属性理论本身最为简练地且相对完整地体现出高度提纲挈领的性质，形成档案学理论的逻辑起点和内核，并最大限度地与相关科学理论协调相融。
“备以查考性说”以合理主流认识和表述为基础，直接把握档案形成和存在中事实、价值和实践要素特征，有助于科学地揭示档案与其他文献的关系、为档案特有鉴定、存卷(存档)、整理、前端控制、全程管理等一系列重要档案实践提供理论依据。例如：“备以查考性说”可以很好地阐释：几乎所有的出版物在供一般意义上的传播、宣传、交流、教育或消遣等使用时未被称作档案；而作为样本保留的部分，由出版单位、档案部门或作者等收藏以备查考则视之为档案。又如：对保管期限已满的档案进行鉴定，用备以查考价值比用原始记录性作标准更为适宜。再如：无论是什么载体，“备以查考性”都可以充当判定档案实际生成或存在的依据，而仅用原始记录性则不灵(如，对于数字档案，以传统原始记录性释义为基础的原件一般只是作为过程而短暂存在——人们直接识读的是复制件；即使保管对象具有原始记录性，但因缺少有效的“备”等原因根本无法识读。讲它是档案也没有任何实际意义)。
4.6追求最大限度的普适性
“备以查考性说”是建立在最普通的典型档案概念定义之上的。由于它以“所有的文献都具有原始记录性(即广义的原始记录性)”认识作基础，可以结合实际对“备”的方式、“查考价值”的层次和“文献”的形态等作灵活阐释，这样便使“备以查考性说”在极其广泛和长远的时空范围内具有普适性。
5.“备以查考性说”的文献论据
“备以查考性”是古今中外对档案本质特性主流共识的反映——“备以”与转化说对应：“查考价值”是转化的内在依据。在档案专业文献中，“备以查考”及其类似提法有着很高的使用频率。在CNKI中国知网一中国工具书集锦在线“全部工具书”的11个档案定义以及笔者另外收录的80多个档案定义或关于档案本质属性的论述中，绝大多数都包含着一定的“备以查考性”内涵。例如：在我国学界比较公认的首次档案释义(《柳边纪略》，约1707年)和《荷兰手册》(1898年)中都包含着“备以查考性”的要素。
档案的凭证、证据或依据价值以及档案富有特色的其他信息价值(独特的情报价值或参考价值以及作为宣传教育的生动素材等)都可以称之为查考价值。在《国家档案局令第8号(2006年)》对归档范围的规定便采用“具有查考价值的”来概括所有归档文件材料的共同价值特性。
谢伦伯格指出：档案定义的“第一种实质性的要素，与产生和积累材料的原因有关。”“第二种实质性的要素，同材料的保存价值有关。”“第三个要素(詹金逊认为它对于档案的特性来说是实质性的要素)，同保管问题有关。詹金逊指出，只有在‘不间断的保管这一事实’得以成立——至少对于这一事实的‘合理推断’得以成立的条件下，积累起来的文件才能称为档案”。
自1988年笔者正式发表论证“档案是备以查考的文献”的拙文以后，虽然陆续有不同见解发表，但多属由误解所致。同时，也有一些论文直接或间接地肯定了“备以查考性说”的基本观点，例如：
穆庆云：档案是作为历史记录保存起来以备查考的文献。
黄存勋：“保存备查性”一说也有值得注意之处。它从另一个角度揭示了人们有意识地积累和保存档案的过程。
张仕君：“备以查考性”把档案与文件区别开来了。没有人的主观作用便没有档案。然而，为什么伍振华先生一提出档案的本质属性是“备以查考性”，马上就有那么多人站出来批评说：“档案的本质属性是档案自身固有的、内在的，而不能是人为地强加的”，笔者认为，通过人的作用，使事物的内部具有了某种质的规定性，同样是事物内在的、固有的规定性。
史习人、何嘉荪：伍振华同志指出：“每一份文献……其生成的过程便赋予了它特有的原始记录性，因而能够证明或反映与形成活动过程相关的事实，可以起到证据或依据的作用……”我们认为他讲得很有道理。
陈兆祦：提出档案的本质属性是“归档保存以备查考”。我完全赞同……我认为伍振华关于“备以查考性是档案本质属性”的观点，有它的独到之处，我也甚为欣赏。
关键词：档案，本质属性，备以查考性
1.绪论
20余年以来笔者一直认为，档案的本质属性只能从档案的有效形成和存在中去探求，而绝不是档案前身的原始记录性。本文是对前期探讨的一次补充。
由“被定义的种概念=种差 邻近的属概念”的定义模式可知，被定义概念的本质属性是与邻近的属概念下的其他种概念相区别而言的，用种差表示。因此。探讨档案本质属性必须首先明确档案的属概念。
文献属于具有价值的人工信息(含数据信息和知识信息)记录物，其外延包括各种形态(如：数字的和非数字的)的文件、档案、书报刊、情报资料等。用“文献”作档案的属概念具有显著的综合优势：词形简短；有权威性定义；词义较为单一，可能产生的歧义较小；与档案是由其他各种文献转化而来的情况相符，有助于揭示档案与文献之间的关系；许多威权性文献均将档案纳入文献的范畴，全社会和学界也普遍地将档案视为一种文献；“文献”属常用词。其悠久的使用历史和很高的认知度有利于使档案定义得简洁明了，从而便于记忆、使用和提高全社会的档案意识。
2.“备以查考性”的基本涵义
对于具有科学、完备和实践意义上的档案——即普遍存在的、数量占绝对优势的并确有查考保存利用价值的档案，也是本文所指的档案(在强调时称：典型档案)，它与其他文献的本质区别可用档案独特的复合属性——“备以查考性”表示，其基本内涵包括档案在形成、价值和形态方面的特性。
2.1档案形成特性。档案形成特性可概括为：它由非档案文献保护性转化而成。
由于现实的需要，人们制作出了各种各样的文献。除了满足文献生成者当时使用之外，部分文献还具有查考价值，需要继续保存利用，经过专门的鉴定、整理和登记著录，被纳入档案体系，便转化成为档案。
在极其个别的特殊情况下，人们制作文献的直接或主要目的就是为了形成档案。由此可能会滋生“并非所有档案都是由非档案文献转化而来”之类的认识。不过，从形成过程考察，总是先有非档案文献。然后才可能有典型档案形成——客观上具有且仅具有潜在档案价值的文献(以下统称：档案材料)，需要通过专门的鉴别、整理登记，归入档案体系，才能最终正式成为档案——如同先有符合入伍条件的人，然后通过认可、注册等才能成为军人。在此意义上，就尊重人们普遍的既有合理表述方式而言，讲“所有档案都有转化过程”更合乎实际和逻辑。
2.2档案价值特性。档案具有特色显著的查考价值——即档案作为人类活动的伴生物(一种广义上的凭证)。在记录和反映与之有关的客观存在方面，具有独特效应。
任何一份文献在从无到有直至消亡的整个运动过程中，必然会留下种种独有的印记。在理论上，它们都能够反映与其自身存在相关的一些事实，具有或多或少潜在的查考价值。但是，其他文献转化为档案进行保存利用需要付出代价，在实践中不同文献的实际查考保存利用价值通常还是能分出层次的。在宏观上，档案的查考价值大于任何一种其他文献。因为：
档案的查考价值经过专门的鉴定——没有查考保存价值的文献个体。一般不作为档案保存使用；而对各种非档案文献则普遍不需要把查考价值放在首位考虑。
对同一历史活动，档案不仅保存结果性质的记录，而且普遍还保存着有关重要过程的记录。
档案不仅存留重要历史活动本身的记录，而且十分注重形成背景以及管理和利用背景记录。案卷备考表上有关特殊形成情况的记载、电子档案的形成背景元数据和全宗卷等诸如此类的记录，既对有关档案查考价值的实现具有重要意义，又形成了新的具有查考价值的文献。这类记录，不仅有助于利用者了解所查考档案的来龙去脉以便确认其查考价值，同时也可满足人们在了解、掌握、考核或研究文件处理和档案管理情况等方面查考需求。
档案是一种特殊的有机体。一组由同一来源文献组成的档案有机整体，其原始记录性所起的作用，一般大于零散、管理不善时各个文献个体分别所起作用之和；同一文献个体，在有机整体背景下所起的作用通常也比缺少这种背景时更大。
档案个体(如案卷实体)，普遍具有唯一性或者说仅存在于档案体系之中，具有其他文献没有的查考价值。
档案作为一种历史凭证，其构成一般为“第一手材料”或“原件”。与由此派生出来的各种复制品或其他间接形成的非档案文献相比，通常更能客观反映历史的原貌。更令人感到真实可信——档案的查考价值更能获得实际认可。
档案按照来源进行组织，而对不同主体或事由的档案进行检索、利用正是查考利用最基本、最经常和最有效的途径。
档案一般处于在专业存取环境之中。更能满足专门的管理和利用需求，可以更为广泛和长久地发挥查考作用。
2.3档案形态特性
2.3.1组成特性。根据档案整理原则整理而成的一组不可或不宜再分割的最小档案有机体，是档案的具体微观存在形态(即档案最基本的个体，如：一个案卷；本文称档案单元)。档案单元由主体构件和辅助构件组成。前者是档案的主要构成部分，如：归档文件；后者是直接或间接支持主体构件价值实现的组成部分，如：卷皮、卷内目录、备考表、文件生成或承办形成的记录、档号等元数据。对于典型档案，辅助构件是档案单元必不可少的构件，只是不同的档案单元在具体数量和形式上可能会有所不同。
除了档案独有的辅助构件之外，大量档案单元都包含着其他文献单元(如：一份普通图书资料)没有的其他组成成分。例如：档案有大量定稿、手稿、原始数据等各种原始记录；根据我国《出版社书稿档案管理办法》(1992)规定，出版社书稿档案的一个档案单元，其归档范围，多达11类。
档案形成领域极其广泛，是从各种非档案文献保护性转化而成，加之人们要求档案应完整地反映历史，这些都使档案组成显示出特有的多样性。
另外，对于多个档案单元组成的档案集合体，也具有一些独特的辅助组成部分，如：全宗卷或全宗卷的某些组成部分。
2.3.2结构特性。最明显的档案结构特征反映在：不同层次意义上的档案，通常都是根据来源原则进行构建的，如：划分全宗。根据内部机构或职能分工对一个立档单位的档案进行分类，将同一来源的一组归档文件组合为一个案卷。
2.3.3形式特性。档案单元普遍具有外观特征：档案的主体构件一般都留有这样或那样的原始记录或原件的形式(原始的手迹、签名、印章、批注、测试或野外记录等)；具有档案整理赋予的种种的印记，如：卷皮或首页上标记有档号、卷宗、保管期限等专用符号；每个档案单元普遍以卷、袋、盒等保管单元形式存在：处于特定的备以查考状态(如：已经被认识到其档案价值、归卷、存档或归档，可以直接作为档案使用)。
档案是由各种其他文献直接的转化而成，在整体上档案包含着比其他任何一种文献更为丰富多彩的外观形态。
3.“备以查考性”的基本性质
3.1客观性和主观性
“备以查考性”是建立在特殊的物质基础(档案材料)、特殊的价值意识与取向(认识到并为了实现 档案前身具有查考保存利用价值)、特殊的行为及其结果(查考保存利用价值鉴定、档案整理、登记著录、保存和档案形态)之上的。这种机制决定了档案形成特性、价值特性和形态特性(以下称“三性”)是客观性和主观性的统一体。
现实中档案的独立存在和所起的独特作用，无不表明档案具有查考价值特性。档案事实上是从档案材料转化而成——形成实践给档案留下了实实在在的烙印。从根本上讲，档案客体、主体的档案需求和档案实践是一个不可分割的体系，“备以查考性”客观地揭示了档案与档案需求和档案实践的内在联系。显而易见，“备以查考性”是现实中各种公认档案共有属性，必然始终与档案共存。
曾有文章指出：“备以查考性”是原始记录性派生的或人为强加的。不是档案的固有属性，不能视为档案的本质属性或只是档案实践的属性。对此，笔者的解释是：
第一，“派生的”的提法片面——原始记录性仅仅是构成“备以查考性”的基础条件之一，多数具有原始记录性的事物都没有专门备以查考的价值和处在特定的备以查考状态。
第二，“人为强加的”提法有误——“备以查考性”蕴含着主观能动性，这是档案形成实践和维护档案实际存在的需要。
第三，“不是档案的固有属性”，可能仅指“备以查考的价值特征并非是档案客体单方面独立具有的性质”；那么，这种表述适宜使用的场合有限——在研究档案本质属性时，将档案价值特性视为一种关系属性，不仅是无可非议的，而且具有重大理论和实践意义。
如果有的“不是档案的固有属性”持论者只是认为“备以查考性”“非固有”——从而不能作为档案的本质属性，笔者以为，假如非使用“固有属性”这种表述不可。我们不能由于档案价值具有运动变化的性质或“备以查考”中包涵着人的主观能动性，而将“备以查考性”排除在固有属性之外。否则。其结果很可能是“凡是记录物(如：定稿原件或由定稿印制的文件)一旦生成或收到便自然而然地成为档案，直至其物质形态不复存在都是档案”。这种“大档案观”显然难以获得社会的普遍认同。
第四，将“备以查考性” 视为与档案本质属性无关的档案实践属性，这是一个误解。关于这一点，笔者在“备以查考性”的区分性中再作解释。
3.2关联性和整体性
在“三性”的每一性之间，在档案材料、特殊的价值意识与取向、特殊的行为及其结果三者之间，都存在着相互作用或相辅相成的内在关联。
档案独特的形成过程是档案材料查考价值的认定过程，同时也是档案价值特性和形态特性形成的过程。档案一旦失去备以查考价值或者说不再具有档案价值上的特征，这意味着它已经产生了质变，讲它是档案已经没有实践意义。当形态特性遭到实质性损害时，其备以查考价值特性随之也会受到严重影响甚至不复存在。
“备以查考性”是一个有机的整体，不能将“备以查考性”肢解为普通意义上的备以查考性。具有备以查考价值，是档案之所以成其为档案的内核；而“备”最基本的要义。则是实践主体对文献客体是否具有或在什么意义上具有这种价值进行鉴定，将其中有必要作为档案管理和使用的部分纳入档案范畴，并为其价值实现创造必要条件。“备”和“查考保存和利用价值”。都是档案本质属性的有机组成部分。
3.3决定性和区分性
档案的本质属性是决定档案形成和存在并区别于其他文献的属性。从档案本质属性的功能上考察，“备以查考性”和它的各个相对独立的组成要素都具有不同程度的决定性和区分性。
决定性指“备以查考性”是档案必不可少的共同属性。
没有足够的备以查考价值，任何文献都不会或不应当转化为档案；同理，失去这种价值，曾经是档案的文献便不再是档案。
档案前身，只有经过“备”，才能形成档案。具有特色的鉴定、整理和登记著录对于档案的形成和认定，具有决定性的意义。否认“备”，意味着对档案形成工作和备以查考价值鉴定工作的否定，就不可能有典型档案。首先，有无备以查考价值都需要鉴定和确认；否则，即使客观上具有潜在备以查考价值也无法得到认可。其次，未“备”状态下的档案前身经常处于文献之间形成背景不清、彼此历史联系不明和失控或管理不善状态，不仅谈不上发挥其查考作用，起码安全很可能都得不到保障。再次，在很多情况下，若“备”不及时或不到位，原本可转化为档案的文献便难以或不能转化为档案，至少查考价值无法充分实现——档案的有效形成需要前端控制可以说明这一点(对于数字档案或者说电子文件、电子档案，这种控制更加重要)。此外，档案由非档案文献直接转化而来，两者之间有着广泛的密切联系：若档案无任何形态标志，我们也就失去了区分档案与其他文献的直观依据。例如，没有“备”赋予档案可识别的特征，对于一批完全相同的出版物，我们显然无法从外观上把已作为档案保存使用的样本与其余普通出版物加以区分。
档案最初生成之后的整个有效存在期间，仍然必须处于“备”的状态(一种具有特色的受控状态，如：对电子文件的全程管理)。一旦脱离可信赖的维护环境，档案的真实可靠性就可能受到怀疑；只有再次确认无实质性变化，才可能继续起到真凭实据的作用。而对于非档案文献，由于一般不作凭证查考，即使来历不够明了，只要觉得所关注的文献内容无变化。其阅读价值通常不会受到影响。
“备以查考性”的区分性指它是档案独具的性质，
档案伴随档案形成实践而形成，而其他文献一般没有经过与档案相同的转化形成过程。其实，在描述档案形成过程经常使用的术语(经鉴定、整理、以备查考、归卷、存档、立卷、转化、归档、移交和接收等)，在其他文献形成中根本不用或极少使用，这本身在很大程度上就表明了档案形成的独特性。
每一种文献都具有独特的功能。对档案而言，最富有特色的属性表现为它的首要作用在于满足查考需要；文件通常作为组织(广义)履行职能、处理(管理)事务的工具，具有明确的受文对象和特定的现行效用；而其他文献则用于普通意义上的传播知识、宣传教育、信息交流、参考借鉴或娱乐消遣等。 “档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业”，这类提法，从一个侧面反映了人们对档案查考价值特性的共识。
任何称之为档案的文献，在其特有的形成和存在过程中必然留下这样或那样独特的痕迹，必须保持处在档案系统或支撑其存在的环境之中(犹如现役军人处在在册等状态)。除了失去继续查考保存价值但尚未及时处置的“档案”之外，其他非档案文献至少一般不可能会出现与典型档案完全相同的形态，
“备以查考性”作为一个整体，显然具有更强的区分性。
为了减少对“备以查考性”的误解，这里提请注意三点：
一是“查考”不同于“查阅”。“查考”的含义为“调查研究，弄清事实”。此词经常与证据、凭证或依据等词联用，其内涵与查阅迥然不同。富有档案特色的利用，一般是为了“查考”，侧重把档案作为一种客观的历史凭证来利用或者说看重其原始性价值；而现行文件、书报刊等文献资料的利用，我们通常只讲“查阅”，侧重于文献内容其他意义上的知识或信息价值。
二是“备以查考性”不是“备以查考”。在论述档案本质属性过程中强调“备”，并非突出行动过程本 身，而是为了揭示有关档案实践在档案的有效形成、存在以及充分发挥独特作用方面所产生的种种不可或缺的正面效应，即实践活动的客观结果。
三是“备以查考性”是对档案在形成、价值和形态三方面特性的一种概括表述，不能望文生义。
3.4绝对性和相对性
“备以查考性”具有上述六种性质，具备“备以查考性”的文献都可视为档案，这是绝对的，不容置疑的。
“备以查考性”的相对性的主要表现：其一，它是就“典型档案”而言的；其二，它是与其他文献相比较显示出来的属性；其三，某文献是否具备“备以查考性”需要通过具体的主体来判定和认可——主体不同或主体所处的环境不同，其结果可能相异；其四，无论是从一个具体的档案单元、档案单元组合还是从作为一种文献的档案概念，我们讲“备以查考性”具有区分性，通常是从其主要方面、整体上或从特定的价值取向比较而言的，并不是说其他文献在任何场合都绝对没有“备以查考性”：其五，“备以查考性”强调的是档案的特性，而在少数情况下实践主体仅从档案与文献的某种共性或非档案特性的角度来认识、保管和利用某一可称之为档案的客体——此时讲档案本质属性没有多少实际意义。
“三性”愈显著，档案与其他文献区分的界线就愈清晰。同时，应当注意——档案与非档案文献之间客观上存在着一个过渡带或者说中间带。对处于该范畴的文献，主体在很大程度上可以根据其实际需要或从特定的价值取向来赋予其适当的文献类型名称。即使是具备“三性”的文献，也并非在任何场合都只能称之为档案。这是由于档案与非档案文献存在着相互转化的关系且许多文献本身就同时具有一定的作为档案和某种(或多种)其他文献使用的价值(如同一个男性可能同时兼有军人、父亲、丈夫、儿子等角色)。我们尤其不能将“备以查考性”的区分性作绝对化理解。我们不能不加限定条件或必要的说明，笼统地讲只有档案才具有“备以查考性”。
4.“备以查考性说”的研究理念
从前面的论述可知：“备以查考性”是档案的本质属性(本文将这种认识包括支撑它的基本论点简称： “备以查考性说”)。在探讨“备以查考性说”的过程中，应当以科学的实践唯物主义为指导，力求融入以下理念：
4.1尽可能地尊重既有合理共识及其表述方式
一是档案本质属性的概括表述应当与“种差”的表述协调一致。二是不可混淆重要属性、本质和本质属性三个不尽相同的概念。三是人类普遍将档案与文件作为两个概念进行分别界定和区分使用——事实上，档案和文件至少在很多重要场合都是作为两种不同的事物同时存在——档案本质属性的揭示应当反映档案与文件的区别。四是“档案形成在前论”，与主流合理认识和表述相悖，其核心论述含混不清或自相矛盾，不宜以此为基础研究档案本质属性。五是反对僵化地界定、诠释、理解或使用档案的原始记录性。其实，文献不同，其原始记录性自然有别，但不存在绝对意义上的有无之分。
4.2坚持联系和系统的观点
一是“档案、档案需求和档案实践”是一个不可分割的有机整体，不可孤立地从档案客体本身探寻档案本质属性；二是档案本质属性的研究，应当慎重阐释“图书资料同时是档案”这类现象；三是档案单元的辅助构件应成为典型档案不可缺少的组成部分，不可忽视档案实质性形态特征与档案本质属性的内在关联与相互作用。
4.3坚持运动和辩证的观点
一是档案由档案前身伴随着“备”而转化形成，并在不间断的“备”支持下实际存在和发挥作用。档案材料和失去档案查考保存利用价值的“档案”都不宜视为典型档案。二是既需要重视档案前身是档案形成和存在的物质基础(广义)，又应当突出实际档案形成和存在过程中人的主观能动性作用。三是强调“具有共性、规律性和实质性的档案形态特性，与档案本质属性具有内在联系，宜视为档案本质属性的组成要素之一”，而不能落入形式主义的泥潭或去纠缠于非本质的纯外表形式。
4.4坚持理论联系实际的观点
一是档案本质属性研究中使用的档案概念必须涵盖我国公认的所有档案；二是所有的档案前身无论其形态如何和运动到什么阶段，只要具有查考保存利用价值，都可以或应当选留转化、归入档案范畴；三是在林林总总的“档案”概念中，需要重点结合我国国情，从“典型档案”切人研讨档案本质属性；四是“没有任何人的因素作用档案前身可以转化成档案”、“定稿天生就是档案”等认识都与理论联系实际的要求相悖，不宜以它们为基础来阐释档案本质属性。
4.5追求尽可能强的科学阐释力
“追求更强的科学阐释力”意味着努力使档案本质属性理论本身最为简练地且相对完整地体现出高度提纲挈领的性质，形成档案学理论的逻辑起点和内核，并最大限度地与相关科学理论协调相融。
“备以查考性说”以合理主流认识和表述为基础，直接把握档案形成和存在中事实、价值和实践要素特征，有助于科学地揭示档案与其他文献的关系、为档案特有鉴定、存卷(存档)、整理、前端控制、全程管理等一系列重要档案实践提供理论依据。例如：“备以查考性说”可以很好地阐释：几乎所有的出版物在供一般意义上的传播、宣传、交流、教育或消遣等使用时未被称作档案；而作为样本保留的部分，由出版单位、档案部门或作者等收藏以备查考则视之为档案。又如：对保管期限已满的档案进行鉴定，用备以查考价值比用原始记录性作标准更为适宜。再如：无论是什么载体，“备以查考性”都可以充当判定档案实际生成或存在的依据，而仅用原始记录性则不灵(如，对于数字档案，以传统原始记录性释义为基础的原件一般只是作为过程而短暂存在——人们直接识读的是复制件；即使保管对象具有原始记录性，但因缺少有效的“备”等原因根本无法识读。讲它是档案也没有任何实际意义)。
4.6追求最大限度的普适性
“备以查考性说”是建立在最普通的典型档案概念定义之上的。由于它以“所有的文献都具有原始记录性(即广义的原始记录性)”认识作基础，可以结合实际对“备”的方式、“查考价值”的层次和“文献”的形态等作灵活阐释，这样便使“备以查考性说”在极其广泛和长远的时空范围内具有普适性。
5.“备以查考性说”的文献论据
“备以查考性”是古今中外对档案本质特性主流共识的反映——“备以”与转化说对应：“查考价值”是转化的内在依据。在档案专业文献中，“备以查考”及其类似提法有着很高的使用频率。在CNKI中国知网一中国工具书集锦在线“全部工具书”的11个档案定义以及笔者另外收录的80多个档案定义或关于档案本质属性的论述中，绝大多数都包含着一定的“备以查考性”内涵。例如：在我国学界比较公认的首次档案释义(《柳边纪略》，约1707年)和《荷兰手册》(1898年)中都包含着“备以查考性”的要素。
档案的凭证、证据或依据价值以及档案富有特色的其他信息价值(独特的情报价值或参考价值以及作为宣传教育的生动素材等)都可以称之为查考价值。在《国家档案局令第8号(2006年)》对归档范围的规定便采用“具有查考价值的”来概括所有归档文件材料的共同价值特性。
谢伦伯格指出：档案定义的“第一种实质性的要素，与产生和积累材料的原因有关。”“第二种实质性的要素，同材料的保存价值有关。”“第三个要素(詹金逊认为它对于档案的特性来说是实质性的要素)，同保管问题有关。詹金逊指出，只有在‘不间断的保管这一事实’得以成立——至少对于这一事实的‘合理推断’得以成立的条件下，积累起来的文件才能称为档案”。
自1988年笔者正式发表论证“档案是备以查考的文献”的拙文以后，虽然陆续有不同见解发表，但多属由误解所致。同时，也有一些论文直接或间接地肯定了“备以查考性说”的基本观点，例如：
穆庆云：档案是作为历史记录保存起来以备查考的文献。
黄存勋：“保存备查性”一说也有值得注意之处。它从另一个角度揭示了人们有意识地积累和保存档案的过程。
张仕君：“备以查考性”把档案与文件区别开来了。没有人的主观作用便没有档案。然而，为什么伍振华先生一提出档案的本质属性是“备以查考性”，马上就有那么多人站出来批评说：“档案的本质属性是档案自身固有的、内在的，而不能是人为地强加的”，笔者认为，通过人的作用，使事物的内部具有了某种质的规定性，同样是事物内在的、固有的规定性。
史习人、何嘉荪：伍振华同志指出：“每一份文献……其生成的过程便赋予了它特有的原始记录性，因而能够证明或反映与形成活动过程相关的事实，可以起到证据或依据的作用……”我们认为他讲得很有道理。
陈兆祦：提出档案的本质属性是“归档保存以备查考”。我完全赞同……我认为伍振华关于“备以查考性是档案本质属性”的观点，有它的独到之处，我也甚为欣赏。