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摘要：在社会全面信息化发展的背景下，数字型信息档案成为了当下档案管理的主要模式，本文针对在信息化背景下高校档案管理的创新方法进行研究分析，从高校档案管理的建设方向入手，详细阐述了推动高校档案网络信息化管理的具体建设内容，并通过规范的档案管理制度措施，进一步促进高校档案管理效率，以供参考借鉴。
关键词：信息化；高校档案；管理；创新
对于在信息化背景下的高校档案管理工作来说，将档案管理与互联网技术应用相结合，可以在提高档案管理工作效率的同时，让招聘企业单位能够更方便更全面地获取学生能力信息，大大提高了企业与学生的相互了解程度，为学生的职业生涯提供了更多机会及帮助，其现实意义明显。现对高校档案管理的创新思路进行研究和探索，为信息化背景下的高校档案管理注入新的活力，以取得最佳的档案管理应用效果。
1.信息化背景下的高校档案管理建设方向
1.1建立有序可观的档案信息资源库，增强档案信息共享性
学生档案会在学生毕业后，随其转到单位部门中去，档案中的相关内容对学生就业前后的选拔、任用、考核、定职、晋级等方面有着重要的凭证性作用。与此同时，学生在校期间的很多档案材料，如学生入学登记表、招生录取名册、学生学籍表、成绩表、学生奖惩材料、各类比赛竞赛等获奖材料，学校都将永久或长期保存。基于各级组织和学生自身查询需求以及学校长久保存的需求，将档案信息以数字化的形式加以存储，再以计算机网络化的形式互相联结，形成一个有序的、结构化、系统化的档案信息库，将彻底改变传统的以纸质为主要信息載体的档案信息管理模式和以邮寄为主的传递方法，进而呈现出可视性、复制性、稳定性和便捷性等网络化管理特性，具有为各类用户提供快速、便捷的查询和浏览功能，最大程度地避免和减少在档案查阅过程中的少记、漏记、误时等现象，最终达到快速查询、精准查询的目标，同时实现突破时空限制的信息资源共享。
1.2提高学生档案管理工作效率，增强档案建设的安全性和科学性
推进档案信息网络化，其关键点在于使学生和其他组织单位不受地域、时间的限制，随时进行信息资料的查阅，从而节省大量的时间和精力，这是高校学生档案管理工作效率和服务效率提升的重要维度。档案信息网络化还能有效地增強各个部门的安全防范意识。由于现代网络系统存在安全隐患，为了保证档案信息的安全，就必须制定一系列行之有效的措施，如加强对档案流转跟踪的管理和登录管理，建立相应的档案信息保密制度和体系，并根据不同的影响因素，严格划分电子档案信息的操作权限。通过这些措施，可以逐步提高档案信息的组织化、系统化程度，增强档案信息管理的科学性与安全性。
1.3全面准确反映学生的综合素质，增强社会选拔人才的精准度
当前，市场化的人才选拔和任用机制增强了企业用人的自主性，德能兼备的人才更受企业青睐。而毕业生为用人单位提供的求职简历材料，并不能全面、客观地反映其个人的综合素质与能力，其准确度和可信度也不高，用人单位单凭一纸资料很难深入了解毕业生的基本状况。建立能全面反映学生综合素质的档案信息库，将学生在高等教育阶段的政治思想、知识能力、道德品质、行为习惯等情况，尤其是将学生的实践经历、技能水平、职业道德、实习企业评语等清晰地呈现出来，不仅能促进学生反思成长过程，更有利于用人单位全面深入地了解毕业生个人信息，从而准确有效地选拔和聘用人才。
2.信息化背景下的高校档案管理建设内容
2.1突出品德修行与职业能力导向，扩展学生档案信息内容
高校人才培养的专业特点决定了学生成长经历的方向性，企业的实践经历、现场操作、社会实践成为学生成长过程中的重要环节。目前，高校学生档案材料仍以传统的高考录取表、学生成绩表、毕业生登记表和党团组织方面的材料为主，缺乏能吸引用人单位的内容，如计算机等级证书以及技能竞赛经历和证书、企业实践经历、企业实习评价、顶岗实习内容等。将上述内容转制为电子档案，更有利于展现学生的实践能力。因此，高校学生档案内容设计要体现出实践导向的特点，要将学生在企业实践的品行、企业师傅评价、技能展示、参与技能竞赛情况、参与科研情况、小发明和科技制作获奖情况、社会调查等列为档案重点内容给予专门性记载和保存。
2.2突出精细化管理，建立以数据挖掘技术为核心的学生档案信息系统
信息化背景下，高校学生档案建设应立足信息化背景，建立以数据挖掘技术为核心的信息系统，推进档案管理流程走向精细化。学校要重视学生档案信息化、网络化平台建设，划拨专门资金购买计算机和开发学生档案信息系统。高校学生档案信息化、网络化建设，并不仅仅体现在信息数字化处理方面，更体现在档案信息的深度挖掘、管理与利用层面。具体措施包括：建立以大数据技术为中心的数据资源体系，以文本、图片、音频、视频等为形式；构建以人为本的用户关系管理，针对学生、教师、用人单位等不同用户，建立动态的链接列表；在挖掘数据的同时保护数据隐私安全，合理界定哪些信息是属于学生私人信息，要设定权限给予保护。现在很多高校有专门的网站和专门的数据入口，可以尝试在数字网络平台的基础上与学生档案管理系统进行融合，积极建设与开发档案信息的数据库接口，这既可减少开发和维护的成本，又能实现档案信息的分类呈现，为需要者提供能够公开的档案信息。在开发学生档案信息系统过程中，要针对不同用户建立专门的数据入口，通过设置使用人权限、条件和密码等验证信息，为学生及就业单位提供便捷的检索、准确的查询、安全的认证、档案的转递等一系列服务，让学生档案积极发挥其功能。
2.3突出服务导向，建立专门的管理机构和专职人员队伍
随着学生档案管理网络信息化建设的深入，使得学生档案从各学院（系）建档，到学生档案室接收、保存、查询、利用和档案投递等环节都发生了质的变化。为此，在配备充足的设施基础上，在学校和院系层面都要建立专门的档案管理机构，配备专职的网络录入与维护人员，建立档案管理专项预算和奖惩机制，制定相应的操作规范，明确授权范围。同时，网络维护人员要做到尽职尽责，保证系统的稳定良好运行，及时更新学生个人信息，以便于对学生进行动态管理。档案管理工作人员还要充分挖掘电子档案信息的数据，寻找档案信息间的内在逻辑关系，完成档案信息的不同主题查找，为用户提供多角度的档案信息服务。 3、信息化背景下的高校档案管理的制度化措施
3.1建立学生档案宣传及考核机制
学校可以通过新生入学教育、专业认知教育、实习动员、就业指导等环节向学生宣传，让学生了解档案的构成内容、相关作用及政策法规，加深学生对档案的认识。利用学校的宣传展板、校园广播、校报、公共选修课等方式，向学生传递个人档案关系着学生自身就业与未来发展的理念，明确什么内容将记入档案，引导学生在校期间就注重全面培养和塑造自己，尤其强调良好品行和行为习惯的养成、职业能力与创新能力提升等方面，同时教会学生利用档案开展求职就业活动、就业推荐活动。在学校的各项评优评比和班级日常考核中，适当增加学生档案方面的指标和内容，正面导向，提高学生档案管理的重要性和严肃性。
3.2建立统一标准的档案操作流程
目前很多学校都采取“专职档案管理人員+勤工俭助学学生”的用人方式，而专职学生档案管理只有1～2名，多名学生轮岗值班，每个工作人员都按自己的方式工作，作业流程不规范，档案管理的服务性、专业性明显缺失，不仅造成档案管理的混乱，也浪费了大量时间和材料。为此，必须建立统一的档案管理流程和档案建设标准。
高校学生档案管理的一般环节包括档案材料形成、收集、整理、歸档、登记、移交、转递等，要针对本校实际情况制定学生档案管理细则，考虑高校实习实训和企业实践等环节，规范档案管理工作的各个步骤和流程。尤其是对于技能竞赛、企业实践、顶岗实习结束后学生档案归档范围和内容、质量和数量、归档时间等细则都要做出要求，确保档案的全面性、完整性、真实性。在内容收集上，按照学校人才培养方案，合理扩充学生档案归档范围，将个人发展材料、诚信档案、企业实践材料、技能竞赛材料、心理档案等纳入学生档案收集范围。建立各部门归档时间表，做到随档案形成及时归档，档案管理人员统一收集后录用信息化系统，以保证档案的真实性和连贯性。
3.3建立档案操作责任追究机制
明确学生档案的主管部门，制定具体可操作的制度，划分参与学生档案管理工作各阶段、各环节工作人员的工作职责，做到分工明确、各尽其责，避免工作中出现相互推诿的现象。协调处理好与学生档案管理相关的各部门的工作关系、合作关系，出台学生档案数字化管理制度，提升高校学生对档案信息化的重视和认知度。在建立学生档案的数字化管理系统之后，对学生档案信息的录入会提出新的要求，为此需要建立规范的学生档案信息录入制度。基于此，要对各院系辅导员和学生干部、招生与就业处、校企合作管理办公室、实习实训管理部门、教务处、科研处等相关人员，有计划地进行分级分类档案业务培训，指导档案填写方法，统一档案填写标准。这些涉及到学生的切身利益的信息需要及时录入，相关部门必须予以重视，对未能按时录入学生资料信息、错录学生信息的相关人员要追究责任。
4.结语
总之，高校档案信息化建设是高校档案管理在信息化背景下的必然选择，高校档案部门通过改变传统的管理观念，建立规范化的信息管理制度，运用创新型管理模式，充分开发利用档案信息资源，更好地为学校教研、管理提供工作支持，并为广大师生提供最佳的高效便捷服务。
参考文献
[1]潘澜月.信息化背景下高校档案服务策略分析[J].办公室业务.2016（07）.
[2]谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯.2015（11）.
[3]俞娜.数字信息化背景下高校档案管理的创新[J].信息化建设.2016（06）.
关键词：信息化；高校档案；管理；创新
对于在信息化背景下的高校档案管理工作来说，将档案管理与互联网技术应用相结合，可以在提高档案管理工作效率的同时，让招聘企业单位能够更方便更全面地获取学生能力信息，大大提高了企业与学生的相互了解程度，为学生的职业生涯提供了更多机会及帮助，其现实意义明显。现对高校档案管理的创新思路进行研究和探索，为信息化背景下的高校档案管理注入新的活力，以取得最佳的档案管理应用效果。
1.信息化背景下的高校档案管理建设方向
1.1建立有序可观的档案信息资源库，增强档案信息共享性
学生档案会在学生毕业后，随其转到单位部门中去，档案中的相关内容对学生就业前后的选拔、任用、考核、定职、晋级等方面有着重要的凭证性作用。与此同时，学生在校期间的很多档案材料，如学生入学登记表、招生录取名册、学生学籍表、成绩表、学生奖惩材料、各类比赛竞赛等获奖材料，学校都将永久或长期保存。基于各级组织和学生自身查询需求以及学校长久保存的需求，将档案信息以数字化的形式加以存储，再以计算机网络化的形式互相联结，形成一个有序的、结构化、系统化的档案信息库，将彻底改变传统的以纸质为主要信息載体的档案信息管理模式和以邮寄为主的传递方法，进而呈现出可视性、复制性、稳定性和便捷性等网络化管理特性，具有为各类用户提供快速、便捷的查询和浏览功能，最大程度地避免和减少在档案查阅过程中的少记、漏记、误时等现象，最终达到快速查询、精准查询的目标，同时实现突破时空限制的信息资源共享。
1.2提高学生档案管理工作效率，增强档案建设的安全性和科学性
推进档案信息网络化，其关键点在于使学生和其他组织单位不受地域、时间的限制，随时进行信息资料的查阅，从而节省大量的时间和精力，这是高校学生档案管理工作效率和服务效率提升的重要维度。档案信息网络化还能有效地增強各个部门的安全防范意识。由于现代网络系统存在安全隐患，为了保证档案信息的安全，就必须制定一系列行之有效的措施，如加强对档案流转跟踪的管理和登录管理，建立相应的档案信息保密制度和体系，并根据不同的影响因素，严格划分电子档案信息的操作权限。通过这些措施，可以逐步提高档案信息的组织化、系统化程度，增强档案信息管理的科学性与安全性。
1.3全面准确反映学生的综合素质，增强社会选拔人才的精准度
当前，市场化的人才选拔和任用机制增强了企业用人的自主性，德能兼备的人才更受企业青睐。而毕业生为用人单位提供的求职简历材料，并不能全面、客观地反映其个人的综合素质与能力，其准确度和可信度也不高，用人单位单凭一纸资料很难深入了解毕业生的基本状况。建立能全面反映学生综合素质的档案信息库，将学生在高等教育阶段的政治思想、知识能力、道德品质、行为习惯等情况，尤其是将学生的实践经历、技能水平、职业道德、实习企业评语等清晰地呈现出来，不仅能促进学生反思成长过程，更有利于用人单位全面深入地了解毕业生个人信息，从而准确有效地选拔和聘用人才。
2.信息化背景下的高校档案管理建设内容
2.1突出品德修行与职业能力导向，扩展学生档案信息内容
高校人才培养的专业特点决定了学生成长经历的方向性，企业的实践经历、现场操作、社会实践成为学生成长过程中的重要环节。目前，高校学生档案材料仍以传统的高考录取表、学生成绩表、毕业生登记表和党团组织方面的材料为主，缺乏能吸引用人单位的内容，如计算机等级证书以及技能竞赛经历和证书、企业实践经历、企业实习评价、顶岗实习内容等。将上述内容转制为电子档案，更有利于展现学生的实践能力。因此，高校学生档案内容设计要体现出实践导向的特点，要将学生在企业实践的品行、企业师傅评价、技能展示、参与技能竞赛情况、参与科研情况、小发明和科技制作获奖情况、社会调查等列为档案重点内容给予专门性记载和保存。
2.2突出精细化管理，建立以数据挖掘技术为核心的学生档案信息系统
信息化背景下，高校学生档案建设应立足信息化背景，建立以数据挖掘技术为核心的信息系统，推进档案管理流程走向精细化。学校要重视学生档案信息化、网络化平台建设，划拨专门资金购买计算机和开发学生档案信息系统。高校学生档案信息化、网络化建设，并不仅仅体现在信息数字化处理方面，更体现在档案信息的深度挖掘、管理与利用层面。具体措施包括：建立以大数据技术为中心的数据资源体系，以文本、图片、音频、视频等为形式；构建以人为本的用户关系管理，针对学生、教师、用人单位等不同用户，建立动态的链接列表；在挖掘数据的同时保护数据隐私安全，合理界定哪些信息是属于学生私人信息，要设定权限给予保护。现在很多高校有专门的网站和专门的数据入口，可以尝试在数字网络平台的基础上与学生档案管理系统进行融合，积极建设与开发档案信息的数据库接口，这既可减少开发和维护的成本，又能实现档案信息的分类呈现，为需要者提供能够公开的档案信息。在开发学生档案信息系统过程中，要针对不同用户建立专门的数据入口，通过设置使用人权限、条件和密码等验证信息，为学生及就业单位提供便捷的检索、准确的查询、安全的认证、档案的转递等一系列服务，让学生档案积极发挥其功能。
2.3突出服务导向，建立专门的管理机构和专职人员队伍
随着学生档案管理网络信息化建设的深入，使得学生档案从各学院（系）建档，到学生档案室接收、保存、查询、利用和档案投递等环节都发生了质的变化。为此，在配备充足的设施基础上，在学校和院系层面都要建立专门的档案管理机构，配备专职的网络录入与维护人员，建立档案管理专项预算和奖惩机制，制定相应的操作规范，明确授权范围。同时，网络维护人员要做到尽职尽责，保证系统的稳定良好运行，及时更新学生个人信息，以便于对学生进行动态管理。档案管理工作人员还要充分挖掘电子档案信息的数据，寻找档案信息间的内在逻辑关系，完成档案信息的不同主题查找，为用户提供多角度的档案信息服务。 3、信息化背景下的高校档案管理的制度化措施
3.1建立学生档案宣传及考核机制
学校可以通过新生入学教育、专业认知教育、实习动员、就业指导等环节向学生宣传，让学生了解档案的构成内容、相关作用及政策法规，加深学生对档案的认识。利用学校的宣传展板、校园广播、校报、公共选修课等方式，向学生传递个人档案关系着学生自身就业与未来发展的理念，明确什么内容将记入档案，引导学生在校期间就注重全面培养和塑造自己，尤其强调良好品行和行为习惯的养成、职业能力与创新能力提升等方面，同时教会学生利用档案开展求职就业活动、就业推荐活动。在学校的各项评优评比和班级日常考核中，适当增加学生档案方面的指标和内容，正面导向，提高学生档案管理的重要性和严肃性。
3.2建立统一标准的档案操作流程
目前很多学校都采取“专职档案管理人員+勤工俭助学学生”的用人方式，而专职学生档案管理只有1～2名，多名学生轮岗值班，每个工作人员都按自己的方式工作，作业流程不规范，档案管理的服务性、专业性明显缺失，不仅造成档案管理的混乱，也浪费了大量时间和材料。为此，必须建立统一的档案管理流程和档案建设标准。
高校学生档案管理的一般环节包括档案材料形成、收集、整理、歸档、登记、移交、转递等，要针对本校实际情况制定学生档案管理细则，考虑高校实习实训和企业实践等环节，规范档案管理工作的各个步骤和流程。尤其是对于技能竞赛、企业实践、顶岗实习结束后学生档案归档范围和内容、质量和数量、归档时间等细则都要做出要求，确保档案的全面性、完整性、真实性。在内容收集上，按照学校人才培养方案，合理扩充学生档案归档范围，将个人发展材料、诚信档案、企业实践材料、技能竞赛材料、心理档案等纳入学生档案收集范围。建立各部门归档时间表，做到随档案形成及时归档，档案管理人员统一收集后录用信息化系统，以保证档案的真实性和连贯性。
3.3建立档案操作责任追究机制
明确学生档案的主管部门，制定具体可操作的制度，划分参与学生档案管理工作各阶段、各环节工作人员的工作职责，做到分工明确、各尽其责，避免工作中出现相互推诿的现象。协调处理好与学生档案管理相关的各部门的工作关系、合作关系，出台学生档案数字化管理制度，提升高校学生对档案信息化的重视和认知度。在建立学生档案的数字化管理系统之后，对学生档案信息的录入会提出新的要求，为此需要建立规范的学生档案信息录入制度。基于此，要对各院系辅导员和学生干部、招生与就业处、校企合作管理办公室、实习实训管理部门、教务处、科研处等相关人员，有计划地进行分级分类档案业务培训，指导档案填写方法，统一档案填写标准。这些涉及到学生的切身利益的信息需要及时录入，相关部门必须予以重视，对未能按时录入学生资料信息、错录学生信息的相关人员要追究责任。
4.结语
总之，高校档案信息化建设是高校档案管理在信息化背景下的必然选择，高校档案部门通过改变传统的管理观念，建立规范化的信息管理制度，运用创新型管理模式，充分开发利用档案信息资源，更好地为学校教研、管理提供工作支持，并为广大师生提供最佳的高效便捷服务。
参考文献
[1]潘澜月.信息化背景下高校档案服务策略分析[J].办公室业务.2016（07）.
[2]谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯.2015（11）.
[3]俞娜.数字信息化背景下高校档案管理的创新[J].信息化建设.2016（06）.