论文部分内容阅读
[摘要]学校档案是反映学校最基本的职能活动，评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。学校档案工作经过多年的努力基本走向制度化、规范化的轨道，但还有不尽人意的地方，本文从档案管理现状，阐述进一步提高档案工作的管理水平。
学校档案是广大教职员工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。
成人院校起步晚，档案工作历史短，档案管理缺乏应有的重视，档案材料收集不全，档案现代化建设进程缓慢，这些无疑会影响成人院校档案工作自身的进一步发展，影响成人院校档案的完整、准确，影响档案信息的开发、利用。本文仅就如何提高成人院校档案工作作一探讨。
一、成人院校档案工作存在的问题
1、档案管理经费不足。成人院校建院时间短，办学规模小，办学经费有限，由此，使档案管理设备陈旧，现代化建设进程缓慢。
2、档案人员专业水平不高。目前，从整体上看，档案管理人员平均学历不低，但现有学校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，大多数人对计算机及其网络技术等知识的掌握尚嫌不足。
二、提高成人院校档案工作的对策
(一)充分认识学校档案在学校管理中的重要作用
1 学校档案是领导决策的重要依据
学校档案是在学校各项活动中形成，具有凭证和参考作用。如会议记录、工作计划、工作总结、方针政策性文件和规章制度等材料，都是各级领导了解情况、解决问题的依据材料。实践证明，学校档案所提供的数据和信息，是学校领导者进行科学决策的必要条件之一。
2 学校档案是提高教学质量的参考依据
学校档案中的教学档案蕴藏着比较丰富的教学经验和智慧，只要注意挖掘和开发利用，就可以有效地获得改进课堂教学、实验教学等教学活动的信息和知识。每当进行教学质量评估时，凡是学校档案规范齐全的单位，该项工作便可以顺利进行，反之则会困难重重，无处着手。可见，教学档案是一个学校教学质量的最真实的写照和反映，是改进和提高教学质量的重要参考依据。
3 学校档案是有效开展教学管理活动的必要保障
学校档案可以为学校管理工作的正常进行，提供有关教育工作法规制度、方针政策、统计数字等方面的信息材料。学校的管理部门或机构，只有真正获得了上述信息的支持，才能够做到“依法管理”。因此，学校档案是各项管理工作实现合理化的重要条件。
(二)加大宣传力度，强化全体教职工的档案意识
学校档案工作涉及面广，工作量大。涉及到每位教职工，若没有全体教职工的密切配合，单靠一两个档案工作人员是做不好学校档案工作的。
要增强全体教职工的档案意识，首先，各级领导要提高认识，重视学校档案工作，把档案工作列入学校工作的议事日程，在布置、检查、总结工作时要强调学校文件材料的归档；并在经费上给予支持。其次，在全体教职工中要广泛宣传《档案法》和档案工作的重要性；宣传档案的利用情况和档案工作的社会效益，要深入持久地组织好《档案法》学习，把档案法制建设纳入普法宣传计划。通过学习与广泛宣传，使全体教职工充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案。以我院为例，2009年8月，为迎接国家安全质量监督局对我院安全培训资质评估所设置的“办学情况展示”，档案提供了很大一部分资料做展品，也为诸多统计指标提供了可靠依据，受到评估组和学院师生的好评，也做了一次很好的档案工作重要性的宣传。
(三)健全制度，规范管理
没有规矩不成方圆。提高学校档案管理水平必须建立健全各项规章制度，使档案管理工作有章可循。比如：《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》、《档案人员工作职责》等等，这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面，它可以促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务。明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，做到了归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，管理有措施，开发利用有目标，这样就能使学校档案工作保质保量限期完成。我认为：建立完善的档案管理工作制度，是进一步提高档案管理水平的有力措施和可靠保证。
(四)建立学校档案的收集网络
学校档案包括：党政、工会、团委、保卫、基建、教学、财会、人事、学生等等，而这些档案材料是在各个部门形成的，要想收集齐全完整，就要建立健全收集网络，从组织上给予保证。
建立学校档案的收集网络，首先要确定立卷单位。各成人院校情况不一，有资料室兼管的，也有办公室管的，从现阶段成人院校的规模和办学体制来看，每个部门单设立卷单位不甚合适。因为，这些部门形成的文件材料不多，人员少，不宜设专职专管，而采取文件材料形成相对集中和专业性强的部门作为立档单位较为合适。学校档案的收集网络(以核工业管理干部学院为例)，如下图所示：
学院综合档案室设专职档案员，负责全院的档案收集归档工作，各处室设兼职档案员，负责收集本部门本专业的档案，定期向院综合档案室移交。学校文件材料的归档工作纳入各业务部门的职责范围，各处室有一名领导分管，科室由科长负责督促，使学校文件材料的归档与学校的各项工作协调发展。
各部门应把学校文件材料的归档工作纳入岗位责任制落实到每个教职工，布置、检查、总结工作的同时布置、检查、总结文件材料的归档工作。有重要教学、教研活动时通知专兼职档案人员参加，保证材料及时收集。
专、兼职人员应定期、不定期地收集好每个办学环节和教职工中形成的文件材料。做到三勤：腿勤、嘴勤、手勤。即要勤跑，经常深入科室掌握学校活动情况，争取主动；嘴要勤问，督促教职工做好文件材料的积累归档；手要勤归整，在办学活动中产生的文件材料应及时收集，避免丢失和损坏，确保档案完整、准确、系统。
(五)科技兴档，加快档案工作现代化建设的步伐
档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，有利于学校档案的开发和利用，实现资源共享。加快档案现代化建设的进程，实现档案与现代技术有机结合，使档案管理提高到一个新水平。
(六)稳定队伍，提高档案管理人员的能力
我们知道，学校档案管理水平的提高关键是要有一支高素质的专业队伍。为此，档案队伍要稳定，特别是各部门兼职档案人员，档案管理工作专业性强，经常换人不利于档案的系统管理。在选择档案人员时，一定要选择高学历、高素质、精通计算机和现代信息技术的专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训。
作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，学习有关计算机、网络等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
综上所述，只有使广大职工具有良好的档案意识，抓好档案管理网络建设，完善各项制度，实现档案与现代技术有机结合，学校档案管理一定会更上一层楼。
参考文献：
[1]冯强，档案管理
[2]李强，文书秘档案管理
[3]吴广平，向阳，档案工作实务
学校档案是广大教职员工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。
成人院校起步晚，档案工作历史短，档案管理缺乏应有的重视，档案材料收集不全，档案现代化建设进程缓慢，这些无疑会影响成人院校档案工作自身的进一步发展，影响成人院校档案的完整、准确，影响档案信息的开发、利用。本文仅就如何提高成人院校档案工作作一探讨。
一、成人院校档案工作存在的问题
1、档案管理经费不足。成人院校建院时间短，办学规模小，办学经费有限，由此，使档案管理设备陈旧，现代化建设进程缓慢。
2、档案人员专业水平不高。目前，从整体上看，档案管理人员平均学历不低，但现有学校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，大多数人对计算机及其网络技术等知识的掌握尚嫌不足。
二、提高成人院校档案工作的对策
(一)充分认识学校档案在学校管理中的重要作用
1 学校档案是领导决策的重要依据
学校档案是在学校各项活动中形成，具有凭证和参考作用。如会议记录、工作计划、工作总结、方针政策性文件和规章制度等材料，都是各级领导了解情况、解决问题的依据材料。实践证明，学校档案所提供的数据和信息，是学校领导者进行科学决策的必要条件之一。
2 学校档案是提高教学质量的参考依据
学校档案中的教学档案蕴藏着比较丰富的教学经验和智慧，只要注意挖掘和开发利用，就可以有效地获得改进课堂教学、实验教学等教学活动的信息和知识。每当进行教学质量评估时，凡是学校档案规范齐全的单位，该项工作便可以顺利进行，反之则会困难重重，无处着手。可见，教学档案是一个学校教学质量的最真实的写照和反映，是改进和提高教学质量的重要参考依据。
3 学校档案是有效开展教学管理活动的必要保障
学校档案可以为学校管理工作的正常进行，提供有关教育工作法规制度、方针政策、统计数字等方面的信息材料。学校的管理部门或机构，只有真正获得了上述信息的支持，才能够做到“依法管理”。因此，学校档案是各项管理工作实现合理化的重要条件。
(二)加大宣传力度，强化全体教职工的档案意识
学校档案工作涉及面广，工作量大。涉及到每位教职工，若没有全体教职工的密切配合，单靠一两个档案工作人员是做不好学校档案工作的。
要增强全体教职工的档案意识，首先，各级领导要提高认识，重视学校档案工作，把档案工作列入学校工作的议事日程，在布置、检查、总结工作时要强调学校文件材料的归档；并在经费上给予支持。其次，在全体教职工中要广泛宣传《档案法》和档案工作的重要性；宣传档案的利用情况和档案工作的社会效益，要深入持久地组织好《档案法》学习，把档案法制建设纳入普法宣传计划。通过学习与广泛宣传，使全体教职工充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案。以我院为例，2009年8月，为迎接国家安全质量监督局对我院安全培训资质评估所设置的“办学情况展示”，档案提供了很大一部分资料做展品，也为诸多统计指标提供了可靠依据，受到评估组和学院师生的好评，也做了一次很好的档案工作重要性的宣传。
(三)健全制度，规范管理
没有规矩不成方圆。提高学校档案管理水平必须建立健全各项规章制度，使档案管理工作有章可循。比如：《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》、《档案人员工作职责》等等，这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面，它可以促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务。明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，做到了归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，管理有措施，开发利用有目标，这样就能使学校档案工作保质保量限期完成。我认为：建立完善的档案管理工作制度，是进一步提高档案管理水平的有力措施和可靠保证。
(四)建立学校档案的收集网络
学校档案包括：党政、工会、团委、保卫、基建、教学、财会、人事、学生等等，而这些档案材料是在各个部门形成的，要想收集齐全完整，就要建立健全收集网络，从组织上给予保证。
建立学校档案的收集网络，首先要确定立卷单位。各成人院校情况不一，有资料室兼管的，也有办公室管的，从现阶段成人院校的规模和办学体制来看，每个部门单设立卷单位不甚合适。因为，这些部门形成的文件材料不多，人员少，不宜设专职专管，而采取文件材料形成相对集中和专业性强的部门作为立档单位较为合适。学校档案的收集网络(以核工业管理干部学院为例)，如下图所示：
学院综合档案室设专职档案员，负责全院的档案收集归档工作，各处室设兼职档案员，负责收集本部门本专业的档案，定期向院综合档案室移交。学校文件材料的归档工作纳入各业务部门的职责范围，各处室有一名领导分管，科室由科长负责督促，使学校文件材料的归档与学校的各项工作协调发展。
各部门应把学校文件材料的归档工作纳入岗位责任制落实到每个教职工，布置、检查、总结工作的同时布置、检查、总结文件材料的归档工作。有重要教学、教研活动时通知专兼职档案人员参加，保证材料及时收集。
专、兼职人员应定期、不定期地收集好每个办学环节和教职工中形成的文件材料。做到三勤：腿勤、嘴勤、手勤。即要勤跑，经常深入科室掌握学校活动情况，争取主动；嘴要勤问，督促教职工做好文件材料的积累归档；手要勤归整，在办学活动中产生的文件材料应及时收集，避免丢失和损坏，确保档案完整、准确、系统。
(五)科技兴档，加快档案工作现代化建设的步伐
档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，有利于学校档案的开发和利用，实现资源共享。加快档案现代化建设的进程，实现档案与现代技术有机结合，使档案管理提高到一个新水平。
(六)稳定队伍，提高档案管理人员的能力
我们知道，学校档案管理水平的提高关键是要有一支高素质的专业队伍。为此，档案队伍要稳定，特别是各部门兼职档案人员，档案管理工作专业性强，经常换人不利于档案的系统管理。在选择档案人员时，一定要选择高学历、高素质、精通计算机和现代信息技术的专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训。
作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，学习有关计算机、网络等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
综上所述，只有使广大职工具有良好的档案意识，抓好档案管理网络建设，完善各项制度，实现档案与现代技术有机结合，学校档案管理一定会更上一层楼。
参考文献：
[1]冯强，档案管理
[2]李强，文书秘档案管理
[3]吴广平，向阳，档案工作实务