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关键词 政府信息化 项目管理 规划
政府投资项目的管理信息化是当前我国国民经济与社会发展中一个十分重要的战略性问题,也是项口管理学术领域应该关注和研究的重人前沿问题。国务院总理温家宝曾在《政府工作报告》中着重指出“适当控制固定资产投资规模,坚决遏制部分行业和地区盲目投资、低水平重复建设,是宏观调控的一项重要任务。要完善产业政策和行业规划,健全行业信息发布制度,正确引导社会投资方向”。之后出台实施的《国务院关于投资体制改革的决定》进一步为投资项目管理信息化指明了方向和目标。《决定》指出要“改进投资宏观调控方式,建立投资信息发布制度,及时发布政府对投资的调控目标、主要调控政策、重点行业投资状况和发展趋势等信息,引导全社会投资活动,防止低水平重复建设”。
一、政府部门信息化项目管理现状
我国重大建设项目管理信息系统的开发应用始于20世纪70年代,特别是“金关工程”、“金盾工程”、“金信工程”、“金桥工程”、“金税工程”等十八大“金”字工程的阶段化建设,已经取得了显著成效。随着政府部门信息化管理工作重要性日益凸显,信息化工作沿用建设方式的管理思路与目前发展阶段已不相适应,粗放的外包管理与业务风险防范要求也不相适应,信息化管理必然从粗放管理走向科学管理,从“重技术、轻管理”走向“技术与管理并重”,朝着科学化、规范化、专业化的方向发展。
国外成熟的项目信息门户平台系统由于投融资体制和项目模式等原因无法直接移植到中国项目管理行业,因此探索适合中国政府部门信息化项目管理特点的手段和方法,无论从技术上还是在经济上都具有十分重要的战略意义和实现意义。
二、AMT对政府部门信息化项目管理的规划
AMT认为政府部门信息化项目管理的目标为:有效提高项目投资决策能力,增强投资计划的严肃性,提升政府部门信息化项目管理的精细化水平;确保各个信息系统安全稳定运行。
政府部门信息化项目管理应以项目建设过程管理为核心,涵盖立项、招标、建设、验收、运维等阶段,强调将项目管理、流程管理和知识管理等三种方法进行有机的结合,而不是简单的叠加,产生出远大于“1+1+1>3”的应用效果。
为达成以上目标,政府部门信息化项目管理可以归纳为“一个平台、二个阶段、三项任务、四方参与”:
一个平台:政府部门信息化项目管理应建立统一的信息平台;
二个阶段:政府部门信息化项目管理包括项目建设过程管理和运维管理二个阶段:
三项任务:为了信息系统建设有效支持信息化项目全生命周期管理的要求,需要重点完成三项任务;构建完善的信息化项目管理业务流程体系;制定规范、统一的信息化项目管理数据标准;建设全面支撑信息化项目管理的应用系统;
四方参与:信息化项目建设过程中将采用以政府部门为主体,同时引入咨询、实施、监理四者独立的建设模式,从而降低项目的风险。咨询作为独立第三方,负责梳理信息化投资项目的建设需求,从管理、流程、制度、组织与人员、技术选型等方面进行规划。在实施阶段,实施厂商在规划的基础上,结合具体情况实施项目。监理作为独立第三方'将全程参与实施的全过程,为集成实施提供管理服务和考核服务设定实施里程碑和基线;定期对项目计划和阶段目标进行核查,促进项目的顺利如期完成,降低实施风险。
三、政府部门信息化项目管理系统的框架
政府部门信息化项目管理平台应在“统一规划、统一建设、统一管理、分步实施,逐步替代”的总体原则指导下,根据CMMI、PMBOK和ISO20000方法论,结合政府部门信息化管理现状,AMT建议政府部门信息化综合管理平台(项目管理部分)应吸纳CMM13级以内的大部分关键过程域,补充“立项符理”、“招投标管理”和“结项管理”三个过程域(CMM不涉及立项、招标和结项),使项目管理有始有终;另外细化PMBOK项目过程管理的规范,如“需求调研”、“软什(硬什)设计”、“软件(硬什)实现”、“测试与跟踪”、“试运行”、“维护”等过程,同时裁减不适用的管理过程,形成(如图1所示)的信息化项目管理系统框架。
首先,政府部门信息化项目管理对项目的进度、质量、变更、沟通的全过程进行管控,并在流程的每个环节产生相关项目文档,而这些文档就是研发过程中所收获的知识成果的有效载体。通过知识管理平台灵活、可控、安全的文档共享功能,对知识成果进行有效共享、利用和再创新。通过有效的统计分析,综合的、实时的、量化的展现项目情况,为信息化决策提供有效依据。
其次,建设信息化项目过程管理的标准化制度,具体内容包括:信息化项目立项申报管理办法、信息化项目建设管理办法、信息化项目验收规程、统一数据标准。
最终实现项目管理流程化、流程管理知识化、知识管理结构化。
在信息化项目的全生命周期管理中,根据时间顺序分成三大阶段
立项阶段:通过对业务处室或信息系统本身需求的收集、整理和分析,经过项目办的立项评审,确立应建项目,编制项目申报书或可行性研究报告向上级机关申报项目;
建设阶段:通过对招标过程的管理,项目的进度、质量、合同、评审、沟通、变更和问题的监控,及验收过程的管理实现建设阶段全过程管理;
运维阶段:通过故障申报、问题跟踪、维护和资产管理实现对运维阶段全过程管理。
在信息化项目的全生命周期管理中,根据管控内容的不同分成三大过程:
项目管理过程:由政府部门、咨询单位和监理单位共同参与项目管理过程;
开发过程:由各项目的承建单位将开发过程关键节点成果输入系统,实现开发过程被管理;
支持过程:为整个系统提供统一的文档管理、工作汇报、绩效评估、知识管理、日常管理、统计分析等支持过程。
四、结论
运用信息化技术手段提升政府部门信息化管理的规划,对于规范信息化工作流程,提高信息化管理水平,完善信息化管理体系有着巨大的推动作用和指导意义,对于加强政府部门信息化工作的管理,促进部门间协同工作有着巨大的社会效益。
首先,有效控制项目质量和进度,规范项目建设过程,明晰信息化项目的节点和进度,防止因项目需求频繁变更导致项目延期,能有效减低因延期导致的建设成本和运行成本。
其次,提高无纸化办公的理念,规范信息化办公的规范和流程,提高信息化办公人员的工作效率,有效降低了上海市工商行政管理局信息化办公的运营成本。
最后,探索信息化管理的新模式,梳理信息化管理需求,不仅改进了政府部门服务方式、提高办事效率,也增强了信息化工作的标准化、规范化、智能化、可视化,规范信息化管理工作流程,提高了政府部门为企业和社会公众服务的水平,从而提高政府部门的办事效率,对国家经济建设和发展发挥积极作用。
政府投资项目的管理信息化是当前我国国民经济与社会发展中一个十分重要的战略性问题,也是项口管理学术领域应该关注和研究的重人前沿问题。国务院总理温家宝曾在《政府工作报告》中着重指出“适当控制固定资产投资规模,坚决遏制部分行业和地区盲目投资、低水平重复建设,是宏观调控的一项重要任务。要完善产业政策和行业规划,健全行业信息发布制度,正确引导社会投资方向”。之后出台实施的《国务院关于投资体制改革的决定》进一步为投资项目管理信息化指明了方向和目标。《决定》指出要“改进投资宏观调控方式,建立投资信息发布制度,及时发布政府对投资的调控目标、主要调控政策、重点行业投资状况和发展趋势等信息,引导全社会投资活动,防止低水平重复建设”。
一、政府部门信息化项目管理现状
我国重大建设项目管理信息系统的开发应用始于20世纪70年代,特别是“金关工程”、“金盾工程”、“金信工程”、“金桥工程”、“金税工程”等十八大“金”字工程的阶段化建设,已经取得了显著成效。随着政府部门信息化管理工作重要性日益凸显,信息化工作沿用建设方式的管理思路与目前发展阶段已不相适应,粗放的外包管理与业务风险防范要求也不相适应,信息化管理必然从粗放管理走向科学管理,从“重技术、轻管理”走向“技术与管理并重”,朝着科学化、规范化、专业化的方向发展。
国外成熟的项目信息门户平台系统由于投融资体制和项目模式等原因无法直接移植到中国项目管理行业,因此探索适合中国政府部门信息化项目管理特点的手段和方法,无论从技术上还是在经济上都具有十分重要的战略意义和实现意义。
二、AMT对政府部门信息化项目管理的规划
AMT认为政府部门信息化项目管理的目标为:有效提高项目投资决策能力,增强投资计划的严肃性,提升政府部门信息化项目管理的精细化水平;确保各个信息系统安全稳定运行。
政府部门信息化项目管理应以项目建设过程管理为核心,涵盖立项、招标、建设、验收、运维等阶段,强调将项目管理、流程管理和知识管理等三种方法进行有机的结合,而不是简单的叠加,产生出远大于“1+1+1>3”的应用效果。
为达成以上目标,政府部门信息化项目管理可以归纳为“一个平台、二个阶段、三项任务、四方参与”:
一个平台:政府部门信息化项目管理应建立统一的信息平台;
二个阶段:政府部门信息化项目管理包括项目建设过程管理和运维管理二个阶段:
三项任务:为了信息系统建设有效支持信息化项目全生命周期管理的要求,需要重点完成三项任务;构建完善的信息化项目管理业务流程体系;制定规范、统一的信息化项目管理数据标准;建设全面支撑信息化项目管理的应用系统;
四方参与:信息化项目建设过程中将采用以政府部门为主体,同时引入咨询、实施、监理四者独立的建设模式,从而降低项目的风险。咨询作为独立第三方,负责梳理信息化投资项目的建设需求,从管理、流程、制度、组织与人员、技术选型等方面进行规划。在实施阶段,实施厂商在规划的基础上,结合具体情况实施项目。监理作为独立第三方'将全程参与实施的全过程,为集成实施提供管理服务和考核服务设定实施里程碑和基线;定期对项目计划和阶段目标进行核查,促进项目的顺利如期完成,降低实施风险。
三、政府部门信息化项目管理系统的框架
政府部门信息化项目管理平台应在“统一规划、统一建设、统一管理、分步实施,逐步替代”的总体原则指导下,根据CMMI、PMBOK和ISO20000方法论,结合政府部门信息化管理现状,AMT建议政府部门信息化综合管理平台(项目管理部分)应吸纳CMM13级以内的大部分关键过程域,补充“立项符理”、“招投标管理”和“结项管理”三个过程域(CMM不涉及立项、招标和结项),使项目管理有始有终;另外细化PMBOK项目过程管理的规范,如“需求调研”、“软什(硬什)设计”、“软件(硬什)实现”、“测试与跟踪”、“试运行”、“维护”等过程,同时裁减不适用的管理过程,形成(如图1所示)的信息化项目管理系统框架。
首先,政府部门信息化项目管理对项目的进度、质量、变更、沟通的全过程进行管控,并在流程的每个环节产生相关项目文档,而这些文档就是研发过程中所收获的知识成果的有效载体。通过知识管理平台灵活、可控、安全的文档共享功能,对知识成果进行有效共享、利用和再创新。通过有效的统计分析,综合的、实时的、量化的展现项目情况,为信息化决策提供有效依据。
其次,建设信息化项目过程管理的标准化制度,具体内容包括:信息化项目立项申报管理办法、信息化项目建设管理办法、信息化项目验收规程、统一数据标准。
最终实现项目管理流程化、流程管理知识化、知识管理结构化。
在信息化项目的全生命周期管理中,根据时间顺序分成三大阶段
立项阶段:通过对业务处室或信息系统本身需求的收集、整理和分析,经过项目办的立项评审,确立应建项目,编制项目申报书或可行性研究报告向上级机关申报项目;
建设阶段:通过对招标过程的管理,项目的进度、质量、合同、评审、沟通、变更和问题的监控,及验收过程的管理实现建设阶段全过程管理;
运维阶段:通过故障申报、问题跟踪、维护和资产管理实现对运维阶段全过程管理。
在信息化项目的全生命周期管理中,根据管控内容的不同分成三大过程:
项目管理过程:由政府部门、咨询单位和监理单位共同参与项目管理过程;
开发过程:由各项目的承建单位将开发过程关键节点成果输入系统,实现开发过程被管理;
支持过程:为整个系统提供统一的文档管理、工作汇报、绩效评估、知识管理、日常管理、统计分析等支持过程。
四、结论
运用信息化技术手段提升政府部门信息化管理的规划,对于规范信息化工作流程,提高信息化管理水平,完善信息化管理体系有着巨大的推动作用和指导意义,对于加强政府部门信息化工作的管理,促进部门间协同工作有着巨大的社会效益。
首先,有效控制项目质量和进度,规范项目建设过程,明晰信息化项目的节点和进度,防止因项目需求频繁变更导致项目延期,能有效减低因延期导致的建设成本和运行成本。
其次,提高无纸化办公的理念,规范信息化办公的规范和流程,提高信息化办公人员的工作效率,有效降低了上海市工商行政管理局信息化办公的运营成本。
最后,探索信息化管理的新模式,梳理信息化管理需求,不仅改进了政府部门服务方式、提高办事效率,也增强了信息化工作的标准化、规范化、智能化、可视化,规范信息化管理工作流程,提高了政府部门为企业和社会公众服务的水平,从而提高政府部门的办事效率,对国家经济建设和发展发挥积极作用。