信息化技术在工程建设协同管理中的应用

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   摘要:信息是人类社会的重要资源,更是建设企业发财和发展的重要法宝。及时、准确、完整地掌握工程信息并有效实行协同管理,不仅可以大大提高工程质量监管的效率,而且能够提高企业办公效率。本文以信息化在建设企业管理中的充分运用和协同管理的实践效果,阐述如何何建立现代化建设企业工程信息网络系统,更好的加强集团系统内外的信息互动和资源共享,即时掌控工程质量实际状况,为企业集团发展壮大奠定运营的实践基础。
  关键词:信息化技术; 管理;协同; 建设企业集团;发展
  Abstract: the information of the human society is an important resources, but also the building of enterprise development and an important weapon for the rich. Timely, accurate and complete and effective engineering information to implement coordinated management, not only can greatly improve the efficiency of the project quality supervision, and be able to improve the enterprise office efficiency. Based on the information in the construction enterprise management in the fully use and the effect of the practice of cooperative management, this paper discusses how to HeJianLi modernization enterprise engineering information network system, better strengthen group system of internal and external information interaction and resource sharing, real-time control of the actual conditions of engineering quality, for enterprise group development and expansion of the practice foundation laid operation.
  Keywords: information technology; Management; Collaborative; Construction enterprise group; development
  
  
  中图分类号:TU71文献标识码:A 文章编号:
  一、信息化技术协同管理
  信息是人类社会的重要资源,是现代化的重要工具,更是一切系统的联系中介。而信息化是人类社会发展过程中一种特定现象,其表明人类对信息资源的依赖程度越来越高,信息化是人类社会继农业革命、城镇化和工业化迈入新的发展时期的重要标志。工程管理信息化有利于提高工程项目的经济效益和社会效益,以达到项目建设增值的目的。所谓信息技术,主要指以电子计算机和电子通讯技术为代表的现代信息处理技术,主要内容包括信息的收集、存储、创造、分析、管理、交换等。
  现代企业集团规模宏大,结构复杂,已不适应传统的家长制垂直管理模式,她追求更加开放宽容的扁平式管理模式和三维立体式管理模式。信息管理作为其中的重要内容,更体现其宏观性和系统性。应以“整合现有信息化资源,搭建全面信息化平台”为目标,建立在统一平台上的一个有机联动的综合项目管理协同平台。突出统筹管理,侧重集团制度管理、物资统筹、人力资源统筹、运营统筹、资金统筹和资源统筹体系。整个信息化业务蓝图突出关注三个层面的应用群体,对内是决策层、企业经营层和项目执行层;对外则是业主、建立、分包方等关联方的信息共享需求。内容涵盖合同、进度、成本、物资、分包、技术、质量安全环保等主要的工程项目管理要素,并对这些要素进行科学合理的划分和归集。
  
  二、当代建设集团企业存在的问题
  随着现代化科学技术大量渗透到建筑行业当中,建筑项目日趋大型化、复杂化,信息的交流与传递变得越来越频繁。传统模式下建设项目管理各个阶段相互独立、信息沟通效率低的弊端越来越明显。
  根据有关国际文献的资料统计显示:①建设工程项目实施过程中存在的诸多问题,其中2/3与信息交流(信息沟通)的问题有关;②建设工程项目10%~33%的费用增加与信息交流存在的问题有关;③在大型建设工程中,信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%~5%。项目实施过程中会产生巨大的信息量,信息内容及其来源也十分复杂,能否有效地做好信息交流与沟通方面的工作将直接影响项目管理工作的成败。由于建设项目地域跨度越来越大,项目参与单位分布越来越广,项目信息成指数级增长,信息交流问题成为影响建设项目实施的主要问题。
  信息技术对工程建设管理的作用等于一个工程的项目管理,涉及方方面面的关系协调,建设方(业主)、设计、监理、质监、各个材料与设备供应商等等。项目内部需要处理和控制的内容也是纷繁复杂,项目的技术、计划、质量、进度、成本控制、安全管理、合同信息等等。建设工程管理过程中,信息协调关系至关重要。单向的信息交流会阻碍项目参与各方之间的信息沟通,造成了目前许多项目在实施过程中工程变更频繁、工期延误、质量隐患、费用超支等现象发生。
  集团在企业发展过程中虽积累了丰富的经验,拥有一批专业的技术与管理人才,为实现企业成为“立足温州,走向世界,争创特级”的目标,提高企业的信誉度、知名度和市场竞争力,企业还面临进一步提高管理水平的挑战,而作为企业管理提升的助推器,信息化建设已经成为企业发展的一项首要任务,也突现了目前信息化存在的短板:不同阶段应用的系统,缺乏总体规划,主要以部门级的信息化为主,形成:“信息孤岛”,如OA系统、与业务系统未能实现数据的交互,各工程项目部的数据不能自动互通,也没能及时传递到总部。这就大大影响系统使用效率,及总公司层面管控力度。但在实际操作中,公司运营管理信息化比较弱,企业管理系统的存在集成性、灵活性及性能等方面的不足,存在被信息化遗忘的角落,有待进一步满足。另外,还缺乏严谨的信息化技术管理组织体系、各部门、分公司、项目部存在各自为政现象。
  三、协同式信息化技术在建设集团管理中的作用
  按照“统一规划、统一实施、统一推广、统一优化”的四统一实施策略,协同式信息化技术管理能打通企业集团、各分公司/子公司和项目部的层级屏障,实现企业资源统筹管理,发挥集团集约化经营管理优势,形成一种分工明确、渠道畅通、执行有效的稳定的金字塔管理模式,从而不断优化信息管理,推进集团企业跨越式发展。
  其中,最高层集团公司总部,定位为制定策略、确定目标和决策分析的功能,管理重点为企业决策管理,包括组织规划、全面预算管理、决策分析支持和经营指标管理。中间层分公司和子公司定位为分解落实、统筹管理和效果分析的功能,重点为企业经营管理,包括项目统筹管理、招投标管理、采购管理、人力资源管理、固定资产管理和财务管理。基座層项目部定位为保障执行、真实反馈和实时监控的功能,重点为项目施工管理,包括合同管理、结算支付、资金管理、费用管理、进度管理、物资管理、三标一体、档案管理、成本管理、设备管理、技术管理、竣工管理等一揽子具体执行任务。在协同式信息化技术管理过程中,凸显三大特点:一是根据企业定额或以往类似项目执行经验确定报价,方便收集投标资料,提高投标效率,增强企业对市场的有效反应;二是项目中标后,能合理控制成本,高效组织各种资源,完成项目施工任务;三是如何有效协调资源,统筹管理下属众多项目,达到企业经营目标。
  具体而言,协同式信息技术管理有以下四大作用:
  (一)在企业的不断发展扩张过程中,解决企业资源缺乏和资源有效整合的问题,方便集团快速反应,提高决策效率。
  1.收集人员方面的信息
  人是五要素中最重要的一环,包括施工企业分管领导及工程项目部管理人员,也包括参与工程施工的操作人员。人的技术水平、工作经验及责任心(或者说质量意识)是决定工程质量的核心。
  (1)检查施工单位项目部人员配备及资格证书,如项目经理、施工员、质检员、安全员、材料员以及特殊工种人员的岗位证书,并核对现场人员与其单位项目部任命文是否一致。检查施工单位有关人员到岗情况。
  (2)检查项目部人员配备及到岗情况,看其是否能满足工程施工的要求。
  2.收集进场建材、设备及施工环境方面的信息
  (1)检查进场材料是否有合格证,质量保证书及新产品推广证等,有没有进行见证取样试验并检测合格。检测的数量及批次是否符合规范要求。
  (2)检查进场机械性能是否完好,运行是否正常,能否适应该工程施工的要求。重要设备的安全性是否经过有关部门的检测鉴定。
  (3)施工环境是否适应工程安全、顺畅的施工。如施工平面图的布置是否合理,场地是否硬化,场内外道路是否通畅,水电是否接通等。
  3.收集工程有关资料方面的信息
  (1)审查施工单位《施工组织设计》或《施工专项方案》是否已经编制并经单位技术负责人审批,是否已经报总监理工程师审批。检查其是否符合工程实际情况,即是否具有可操作性。检查其施工是否以此为指导,并在整个施工过程中始终贯彻之。
  (2)检查施工项目部的质量验收资料,如检验批、分项工程、分部工程验收记录是否齐全与工程实际情况是否相符。检查施工项目部的施工日记,与工程报验及验收资料时间是否一致,是否有弄虚作假现象。
  (二)信息化技术可以把企业先进的、科学的管理流程和方法固化下来,形成公司特有的管理模式,在不断发展中改进提升。
  1.建立信用档案,按信用等级实行分类管理
  建立项目承包负责人及项目部管理人员和班组的信用档案。对那些信用等级高的项目承包负责人及项目部管理人员和班组,在工程施工过程中,可以减少对他们的检查频次;而对信用等级低的项目承包负责人及项目部管理人员,则增加对其的检查频次。在公司招投标或项目承包等方面对各类项目承包负责人及项目部管理人员和班组实行奖励与惩罚,并定期在公司文件上通报他们的行为。激励先进,鞭策落后。
  2.收集施工人员的质量行为方面的信息
  (1)检查施工人员的质量行为。公司质量监管部门可以采取抽查或组织检查等方式,通过对进场材料,如钢材、水泥、砂石、砌砖、砂漿、混凝土等检验批以及分项、分部工程的报验、验收情况进行检查,来检验工程的结构安全状况。通过外观检查,来发现工程使用功能的保证情况。检查施工项目部对工程质量通病的预防及控制措施是否切实可行。因此,质量监管部门应配备相应的检测工具,如混凝土强度回弹仪、砂浆强度检测仪、测距仪、垂直度检测仪等。
  (2)检查工程出现质量问题甚至是质量事故时,施工项目部是如何处理的,检查其处理程序、处理方法及处理结果是否恰当,是否有擅自处理或隐瞒不报现象。
  (三)把例行的工作规范起来,提升执行力,避免扯皮现象。有利于领导把精力集中到思考企业发展的战略问题上来。
  随时掌控工程质量实际状况,可在施工现场安装监控网络终端,即安装摄像设备并与网络联通。质量监管人员足不出户,便能监视整个施工现场及施工的全过程。通过网络监视工程施工质量并检查工程的有关资料。检查在分部工程、专项工程及验收中,有关责任人员如项目经理、项目技术负责人、施工员、质检员、安全员等人员是否到场。施工单位的分管领导或技术负责人是否参加。在验收过程中,有关单位提出了那些问题,对提出的质量问题,项目部是如何督促施工班组落实整改的,整改结果如何。
  (四)让集团各分公司和子公司保持即时的信息互通和共享,让企业管理层随时掌握企业各层面的动态。
  通过各种措施,广泛收集工程施工过程中的相关信息,进行分析、加工、处理,从而制定出相应的指导工程质量监管的有效方法。如:(1)在对工程施工过程的检查或巡查中,发现施工企业现场的管理人员与企业任命文件不一致,随即要求施工项目部改正。对那些阳奉阴为的施工项目部,根据工程施工质量状况,分别给予有关人员及项目部负责人不良记录、罚款等处罚。(2)对检查中发现材料不合格的现象,如钢筋直径偏细,强度、延伸率未达设计要求的,责令项目部限期将该批材料清退出场。如果再次出现次类问题,将给予严厉处罚。(3)对检查中发现工程资料与工程实际状况明显不符的弄虚作假现象,给予项目经理一次不良行为记录,给予禁止该资料员在本项目部执业的处罚。(4)发现施工项目部编制的《施工组织设计》或《施工专项方案》与工程实际不符,即不具有实际操作性,随即要求施工项目部针对工程实际重新编制,否则,暂停施工。(5)对施工机械存在安全隐患,必须整改并通过安全鉴定使用,否则暂停施工。对那些可能影响结构安全及使用功能的施工质量问题,及时督促施工项目部采取相应的措施加以整改,经建设、监理单位验收后,方能进行下道工序施工。并要求施工项目部采取相应措施防止类似问题再次出现。
  四、实施协同式信息化技术管理的实效措施
  (一)系统管理集成化
  加大了管理层的管理幅度,管理层能及时了解企业的整个经营情况,及时做出正确的决策,提高公司管理水平。将财务、资金、预算、人力资源、资产、存货、合同等各业务模块功能集成到统一的EAR管理平台,统一规划项目多方协同管理信息化目标。
  1.建立综合的项目管理系统城
  通过建立综合的项目管理平台,实现各项目间的协同运作,综合项目管理平台能对项目实现进度、合同、物资、成本、安全、质量及竣工等全方位管理。综合项目管理系统,建立与财务系统、人办资源系统、办公自动化系统、档案管理系统、工程设计软件、项目概预算软件、标书制作软件等系统和软件的数据集成。
  2.建立全面的集团人力资源管理体系
  集团人力资源管理以战略人力资源管理为设计理念,以能力素质为基础、员工管理、薪酬管理、时间管理、绩效管理、培训发展、社保福利、招聘选拔等功能于一身,系统而全面的支撑企业HR管理业务。
  3.建立规范、完整的档案管理平台
  档案管理系统根据企业资料管理或档案管理的规定和制度,建立建设项目资料管理体系,将资料收集、整理、跟踪和管理的权限赋予企业和项目的各个管理部门。
  (二)数据管理统一化
  支持全面灵活的系统数据接口。系统满足业务流程控制和领导决策分析统计需要,并提供特级资质综合能力集成达标要求所需要的相应接口和数据模型。实施集成应用及基础信息规范分类编码技术,完成组织、人员、科目、项目、客户、供应商、等基础数据的规范统一,搭建良好的数据基础。实现数据共享,加快了信息传递速度,通过适时的远程数据传递,及时合并集团账务以及总部对信息的跟踪,可以直接追溯到分支机构原始的业务凭证,实现远程的查询和监管。建立先进的安全的可扩展的基础应用平台。采用技术先进的业务基础平台,保证综合管理系统安全体系的建设,避免企业信息化应用铺开后导致的黑客攻击、病毒感染、灾难性数据丢失等信息安全问题。
  (三)财务、业务及异地数据一体化
  建立业务一体化的集团财务管控体系。打通业务与财务核算长期不统一的障碍,改变目前财务信息化无法实现集中管控和项目过程控制的不足,通过财务处理、财务报表、应收应付、财务分析和资金管理等系统的应用,建立管理集约化、业务一体化的集团财务管控体系。
  建设项目资源计划管理信息技术化,提高资金及集团管控力度。减少资金占用,降低经营风险,加快周转速度,提高公司经济效益。预算管理系统应用,企业管理成本降低,资金预算控制由工作流程控制明显减少管理成本与工作量。合同管理系统的就用梳理出以往无法做到的工程合同应收应付情况并及时统筹。集团层面更加有效的对资金收支的预见性做出有效的统筹,再加上结算中心的应用,整个集团的资金成本明显降低。集团资金中心在使用结算系统后,统一结算,在业务量同行的情况下即时监管资金的安全流通。
  (四)系统信息决策化
  通过EAS商务分析模块,切实提升决策的操作性和科学性。网上招投标系统的应用加强了集团采购的规模和减少了隐性成本,进一步杜绝了暗箱操作,加强采购的透明度,尤其是针对项目工地的用料采购效果,更加有利于加强集团资金管控力度。
  总而言之,只有掌握充分的信息技术,才能作出科学的决策,才能作出准确的行动,即做到有针对性的工程质量监督管理。及时纠正在工程施工过程中出现的可能影响工程质量的各种问题,及时、准确、完整地掌握信息,可以大大节约人力资源,又可提高工程质量监管的效率,进而促进工程质量水平的提高和建设工程项目的社会、经济效益,达到工程项目建设增值的目的。
  结语
  参考文献
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