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摘要 档案管理工作是企业管理中的一部分，是一项默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。出现了忽视人事档案管理的现象，影响了档案管理工作。基于此，笔者在本文根据自身实际工作经验对人事档案中存在的问题以及建议谈几点粗浅的看法，供大家商榷。
关键词 人事档案、问题、对策
中图分类号：D523文献标识码： A
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案是一个巨大的信息资料库，是个人经历和实践的历史记录；是个人的思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照；具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、保管等人事档案工作。因此要正确认识人事档案的价值，人事档案工作的重要作用。
一、当前人事档案管理主要存在的问题
1.对人事档案收集资料的不完善。
1.1内容不一：个人填写材料比较随意，如出生年月公历、农历填写随意，且没有说明，参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，前后几件材料填写的往往不一致。
1.2内容不全：很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。
1.3部门问题：一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，不能集中精力做好档案管理工作，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，影响了对档案材料收集的全面性。职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。一部分地区和部门认为档案工作就是保管事务性工作，不是部门的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以了。
2.对人事档案的整理不规范。
2.1管理员不专业：对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一。档案的收录问题表现为：档号不规范；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录；组卷混乱现象比较严重。
2.2档案室不注重：个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿，而单位档案又多，且“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。整理装订既费时又费力，每个作日应付这样大量的工作就耗费了很多时间，如果一旦有所损失或损坏，又要消耗更多的时间，对工作进度影响非常大。
2.3档案无备份：一些单位上的档案管理仍然停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况，大部分档案资料整理还处于手工操作阶段，工作效率低，自动化和信息化程度不高，这与管理科学化有点脱节。由于没有采用计算机辅助管理档案，没有实现信息网络化，一些资料信息资源难以共享，影响了单位整体工作效率。而有点单位只采用计算机管理档案，如果企业遭遇黑客的攻击，造成资料丢失，这个损失无法弥补。
二、对人事档案的转递与借阅
2.1档案转递：随着市场经济的变化与改动，人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业人事档案工作的重点，使档案发挥利用价值。如果只是公司内部有所调动，不影响到资料向外传递，还可以很好的解决。如遇到公司职员辞职、离职或其他原因，员工没调动公司的档案，管理员也不给予提醒，直接销毁或长期保存，也造成了员工档案的损失或无用的档案影响工作进度。
2.2档案借阅：由于有的单位的管理工作人员素质低，人浮于事，還把档案借阅出去，毫无责任心，这是档案管理的一大忌讳。工作人员保密意识差或无工作积极性，被动工作，让部分工作人员的资料泄露，透露了别人的隐私，使得档案管理陷入混乱境地，也会让公司面临丢失人才的危险。
三、档案管理工作中的对策
上述问题不同程度地影响单位档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。根据我平时遇到的一些问题以及我的解决办法，提出来一下几点建议：
1. 人事档案的收集与整理：
1.1、为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确。完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，可据情况予以处理。对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。在整理装订人事档案材料时，凡不归档需处理的材料必须填写《处理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。
1.2、档案室应贯彻“以防为主。防治结合”的原则，采取切实措施，做好十防工作（防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、放光）。 档案柜内须置放樟脑、干燥剂等药物保护档案。保持档案室内清洁卫生、严防强光、高温、潮湿。档案室内严禁吸烟、点火和存放易燃易爆物品。非档案工作人员未经批准，不得进入档案室。经常检查档案，发现问题及时采取措施保护和补救。随时掌握档案保管情况，为利用档案提供方便。
2.档案的转递与借阅：档案中心应在收到《人事档案转移档案通知单》确认部门、集团领导审批同意后，由集团人事部门提取档案。若外单位派专人来提取，还必须按对方人事或组织部门出具的《提取（查阅）职工档案介绍信》及本人的工作证或介绍信给予办理。严禁任何人私自保管本人及他人的人事档案或材料。借阅人事档案需填写《借阅人事档案审批表》，经有关领导签字方可借阅。在转递人事档案时，本人或亲友必须到档案室来办理有关事宜；人事档案转递以后，不再接收此人的任何人事档案材料。职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等，在未收到《人事档案转移档案通知单》前，档案仍由档案中心保管或将其档案转交其所在地的职业介绍中心。
3、提高管理人员整体素质：随着技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，人事档案数字化管理趋势已成必然，也是社会发展的需要。从而就要求提高档案管理人员整体素质，选择可靠、作风正派、责任心强的党员从事人事档案工作，主管部门应定期组织业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，通过学习开阔眼界、拓展思路。
综上所诉，人事档案管理不是普遍人眼中的一份小资料。它记录着我们一生的经历，让我们的历史有证可诉，为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务
[参考文献]
洪文玲 档案管理工作的现状与对策 2011.10.23 千岛湖新闻网
杨静 怎样加强档案工作者的综合素质[J] 山东省农业管理干部学院学
张聪玲 企业人事档案管理工作存在的问题与对策 《管理观察》2010年第13期
钱云祥、陈晓春、陈明 关于档案管理现代化的思考[J] 浙江档案,2008(8)
关键词 人事档案、问题、对策
中图分类号：D523文献标识码： A
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案是一个巨大的信息资料库，是个人经历和实践的历史记录；是个人的思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照；具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、保管等人事档案工作。因此要正确认识人事档案的价值，人事档案工作的重要作用。
一、当前人事档案管理主要存在的问题
1.对人事档案收集资料的不完善。
1.1内容不一：个人填写材料比较随意，如出生年月公历、农历填写随意，且没有说明，参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，前后几件材料填写的往往不一致。
1.2内容不全：很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。
1.3部门问题：一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，不能集中精力做好档案管理工作，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，影响了对档案材料收集的全面性。职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。一部分地区和部门认为档案工作就是保管事务性工作，不是部门的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以了。
2.对人事档案的整理不规范。
2.1管理员不专业：对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一。档案的收录问题表现为：档号不规范；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录；组卷混乱现象比较严重。
2.2档案室不注重：个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿，而单位档案又多，且“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。整理装订既费时又费力，每个作日应付这样大量的工作就耗费了很多时间，如果一旦有所损失或损坏，又要消耗更多的时间，对工作进度影响非常大。
2.3档案无备份：一些单位上的档案管理仍然停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况，大部分档案资料整理还处于手工操作阶段，工作效率低，自动化和信息化程度不高，这与管理科学化有点脱节。由于没有采用计算机辅助管理档案，没有实现信息网络化，一些资料信息资源难以共享，影响了单位整体工作效率。而有点单位只采用计算机管理档案，如果企业遭遇黑客的攻击，造成资料丢失，这个损失无法弥补。
二、对人事档案的转递与借阅
2.1档案转递：随着市场经济的变化与改动，人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业人事档案工作的重点，使档案发挥利用价值。如果只是公司内部有所调动，不影响到资料向外传递，还可以很好的解决。如遇到公司职员辞职、离职或其他原因，员工没调动公司的档案，管理员也不给予提醒，直接销毁或长期保存，也造成了员工档案的损失或无用的档案影响工作进度。
2.2档案借阅：由于有的单位的管理工作人员素质低，人浮于事，還把档案借阅出去，毫无责任心，这是档案管理的一大忌讳。工作人员保密意识差或无工作积极性，被动工作，让部分工作人员的资料泄露，透露了别人的隐私，使得档案管理陷入混乱境地，也会让公司面临丢失人才的危险。
三、档案管理工作中的对策
上述问题不同程度地影响单位档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。根据我平时遇到的一些问题以及我的解决办法，提出来一下几点建议：
1. 人事档案的收集与整理：
1.1、为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确。完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，可据情况予以处理。对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。在整理装订人事档案材料时，凡不归档需处理的材料必须填写《处理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。
1.2、档案室应贯彻“以防为主。防治结合”的原则，采取切实措施，做好十防工作（防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、放光）。 档案柜内须置放樟脑、干燥剂等药物保护档案。保持档案室内清洁卫生、严防强光、高温、潮湿。档案室内严禁吸烟、点火和存放易燃易爆物品。非档案工作人员未经批准，不得进入档案室。经常检查档案，发现问题及时采取措施保护和补救。随时掌握档案保管情况，为利用档案提供方便。
2.档案的转递与借阅：档案中心应在收到《人事档案转移档案通知单》确认部门、集团领导审批同意后，由集团人事部门提取档案。若外单位派专人来提取，还必须按对方人事或组织部门出具的《提取（查阅）职工档案介绍信》及本人的工作证或介绍信给予办理。严禁任何人私自保管本人及他人的人事档案或材料。借阅人事档案需填写《借阅人事档案审批表》，经有关领导签字方可借阅。在转递人事档案时，本人或亲友必须到档案室来办理有关事宜；人事档案转递以后，不再接收此人的任何人事档案材料。职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等，在未收到《人事档案转移档案通知单》前，档案仍由档案中心保管或将其档案转交其所在地的职业介绍中心。
3、提高管理人员整体素质：随着技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，人事档案数字化管理趋势已成必然，也是社会发展的需要。从而就要求提高档案管理人员整体素质，选择可靠、作风正派、责任心强的党员从事人事档案工作，主管部门应定期组织业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，通过学习开阔眼界、拓展思路。
综上所诉，人事档案管理不是普遍人眼中的一份小资料。它记录着我们一生的经历，让我们的历史有证可诉，为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务
[参考文献]
洪文玲 档案管理工作的现状与对策 2011.10.23 千岛湖新闻网
杨静 怎样加强档案工作者的综合素质[J] 山东省农业管理干部学院学
张聪玲 企业人事档案管理工作存在的问题与对策 《管理观察》2010年第13期
钱云祥、陈晓春、陈明 关于档案管理现代化的思考[J] 浙江档案,2008(8)