摘 要:文章简要论述了科技档案的特点和科技档案的管理办法,特别对电子科技档案的管理应该加强保密工作。企业必须重视科技档案的管理工作,充分发挥企业档案管理的作用,从而获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
　　关键词:科技档案;管理;保密
　　中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1000-8136(2010)08-0049-02
　　
　　科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的,对国家和社会具有保存价值的,应当归档保存的科技文件材料,是科学技术档案的简称,是具有保存价值的科技文件材料有条件地归档转化而来的。
　　1 科技档案的基本形式
　　1.1 文字科技档案
　　文字科技档案主要包括有机械工业产品科技档案、科文字科技档案、基建文字科技档案和设备文字科技档案。
　　1.2 图样科技档案
　　图样科技档案主要有机械制造业基本产品图样、建筑工程图样、其他专业性图样和设备图样。
　　1.3 表格式科技档案
　　表格式科技档案主要有机械制造业基本产品表格式科技档案、设备仪器表格式科技档案和基建表格式科技档案。
　　1.4 非纸质载体的科技档案
　　这类科技档案主要有电子文件材料和声像文件材料两种。
　　2 科技档案的作用及特点
　　科技档案具有信息储备、依据凭证、经济效益和情报作用。科技档案具有专业性、种类多样性、成套性和现实性特点。
　　3 科技档案的分类与管理
　　3.1 科技档案分类
　　档案管理部门为了有效管理,应该对科技档案进行分类,首先,对库藏的全部档案,按种类划分大类。其次,对每种科技档案进行分类。分类的方法一般有:工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、地域分类法和时间分类法。
　　3.2 科技档案的管理
　　科技档案按项目分类、编排页号、立档项目档案在项目完成通过鉴定验收后在规定时间内归档,某些研究周期较长的项目可分阶段归档案卡、填写卷内目录和备考表,注明密级和进行必要的加工整理。
　　技术文件材料整理后,以卷、册、袋、盒为保管单位进行保管。文字照片以卷、册为保管单位,图纸以袋为保管单位,影片、光盘以盒为保管单位。凡需归档成果材料,要求鉴定材料、成果照片、合同书、专著、论文3份以上,图纸、图表、照片底片各归档1份。
　　非项目人员凡需复制科技档案,须经有关领导批准,机绝密的严格把关。档案保管工作必须切实做到安全、不遗失、不泄密。要防潮、防火、防虫、防盗,定期对档案进行安全检查。
　　科技档案可按规定划分秘密、机密、绝密3种,根据需要设定保管年限,保管期限划分为永久、长期、短期3种,密级档案需单独存放,并加注明显标记以示区分。
　　4 加强科技档案的保密
　　档案人员要认真学习和严格执行国家有关安全、保密制度规定,保持高度的警惕性。案卷在保管、借阅、利用过程中做到层层负责、有条不紊、熟练无误、不失密、不泄密。经常检查档案库房内不安全因素,发现问题及时堵塞漏洞,采取补救措施。档案员每天上下班,都要检查库房内的门、窗、箱、柜的安全情况。档案库房除档案员、档案负责人外,任何人不准进入。档案员出差或休假时,由档案室负责人派专人代管,工作调动时,要将全部档案交接清楚,记录备案。
　　档案人员要保持高度警惕,严守保密纪律,做到不该说的不说,不该记载的不记,严防失泄密。档案人员不得擅自公布、销毁、复印密级档案材料和发文部门规定不准翻印的文件和密码电报。档案管理人员及档案借阅者,严格遵守保密制度,不得向无关人员透露或公布密级档案的内容。
　　查阅密级档案,必须严格履行签批、登记手续,并经主管部门领导批准,一律在档案室阅览,不得擅自拿走。凡借阅密级档案者,不得对案卷勾划涂抹、随便摘录及拍照,更不得拆借装订好的案卷。
　　因工作需要复制或摘录密级档案者,应严格履行审批手续和严格控制复印数量、阅看范围。绝密级档案一般不得复制和摘录,若复制秘密、机密档案,需经主管领导批准后,由档案人员进行严格登记、加盖档案室复印章和签收,按原密级文电进行管理,无保存价值的要及时销毁。借阅用完密级档案后,档案人员要认真清点、注销、签名。成立档案鉴定小组,定期对档案提出密件的解密和销毁意见进行审核,该延期的延期,该解密的解密,需要销毁的列出清单,报请主管领导审批后,进行两人登记焚烧销毁。