当前，展览、会议与活动主办方共同面临的挑战之一就是展会活动从形式到内容都发生了变革。促成这些变化的因素有很多，包括科技不断进步，参会代表们的要求随时都在变化，对活动的参与程度越来越高等。在此背景下，打造成功的展会活动需要各方通力合作，而且常常只有很短的时间去做出调整。
　　然而，满足参会代表的需求对展会各方都具有重要意义。主办方深知，要保证活动的出席率，就必须满足参会代表们不断变化的需求。而这些需求有时一天一变。在一年多以前被认为是奢侈的需求，例如保证展会符合可持续环保要求，或是要求展馆内有通畅的网络，在今天已变得理所当然。同时，在活动期间，应用多媒体平台与遥控技术广泛传播展览或会议活动的内容也日益普遍。另一方面，很多主办方尚未从持续数年的经济危机中缓过劲来，要满足参会代表们不断增长的需求变得更加不易。
　　在这方面，场馆需要面对诸多挑战。要改变一场活动的细节与要求，说说容易，但要改动一座已经设计建造完成的场馆，就不是分分钟的事了。此外，参会代表们提出的各项要求，付诸实践可能需要很高的成本，而展会组织者有时候是不愿意承担相关费用的。好在场馆本身及其所提供的服务也在不断升级，这使得满足主办方不断变化的要求成为可能。毕竟，在一场展会活动中，为参会代表提供最佳体验，让他们在活动结束时感到参会的时间和金钱都花得有价值，是主办方与场馆的至高目标。从这个意义上，会展中心与活动主办方通力合作，以最高性价比最大限度地满足参会代表的需求，是十分重要的。
　　要实现这一点，活动主办方与场馆需要在各司其职的基础上，在创造性和透明度两方面下功夫。在创造性方面，双方需要充分预见展会活动的各项需求，以便及时规划。这就需要活动主办方与会展中心从服务预订初期到活动举办当天都保持沟通，以便充分利用馆内的创新设施与服务，并在需要时临时改进或调整，满足活动期间的需求。例如，在打造符合可持续发展要求的展会活动的过程中，场馆通常可以结合现有设施的特点，以较低成本满足活动主办方的要求。又比如，在展会需要对展示空间进行改造时，如果场馆提前知晓主办方的要求，就会有更多时间考量各种可行方案，对现有空间做出有创造性的改造。
　　在透明度方面，场馆与活动主办方有必要坦诚商议参会代表提出的所有需求，并保持沟通。这样，双方都能减少措手不及的情况。鉴于很多展会活动都各具特点，在一场活动中对空间设置与服务提出一套标准，在另一场活动时又做出重大调整是家常便饭，而这往往会大幅提高成本。事实上，如果主办方与场馆保持紧密沟通，就可有心理准备，并不断寻找有性价比的解决方案。
　　简介：
　　国际会议中心协会（AIPC）是全球会展场馆经营者的行业协会，为非盈利组织，致力于推进与表彰全球会展中心的管理效率，并通过研究、教育与行业互动项目实现这一目标。目前，AIPC会员包括全球54个国家的170个顶级会展中心与900多名场馆与会议行业的管理层人士。AIPC董事会成员均为会员场馆高管。AIPC总部设在比利时布鲁塞尔。