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会计系统随着计算机技术的进步而发展,电算化会计的应用对手工会计有深远的影响,使许多方面都发生了较大的变化,如岗位分工、数据处理流程、数据储存方式、内部控制的措施和方法等。这些变化对审计产生了较大的影响,改变了审计线索的存在形式,提供了更加先进的审计技术和手段,影响了审计标准和准则。
随着越来越多的单位和部门已逐步实现电算化会计,工作环境的改变促使审计工作必须进行技术改革,电算化会计对审计工作提出了新的挑战和要求。就我国目前审计工作状况而言,要达到审计完全电算化,还需要相当一段过程。在手工审计向电算化审计转换中,采取手工-电算相结合的形式,是过渡阶段的一种必要手段,例如可以利用微机分别对会计各相应环节进行审计,既灵活又可提高效率。通用微机辅助审计系统开发方面已取得明显效果,如对审计抽样、数据转换、子系统评估、对各种账簿查询、检索,对内部控制审计等多种审计技术功能都可以实现。在现代科技迅猛发展的环境下,会计、审计在企业经营管理和决策过程中发挥重大的作用,尤其在利用计算机辅助业务中两者必须在相互联系、相互制约的前提下不断完善各自的职能,在利用现代技术方面达到共同提高的目的,形势要求审计工作必须相应开发电算技术,以计算机辅助审计,逐步实现审计电算化。
一、电算化会计对企业审计工作的改变
1、电算化会计对企业审计线索的形式和获取审计证据的改变
在手工会计记账条件下,从原始凭证到记账凭证、各种账簿和编制的会计报表都是以纸张的形式进行存储,审计的线索即为纸质的账簿资料,审计人员通过调阅这些纸面信息,加上自己的经验判断,来获取审计信息。在电算化会计系统中,会计处理集中由计算机完成,会计信息集中存贮在磁性介质上,看不见审计的线索。原始凭证或记账凭证一经输入计算机,便以文件的形式存人机内的数据文件。并且原始凭证一旦转换到机器可识别的输入介质上,就不再在数据处理过程中使用,在某些系统中传统的原始凭证可能由于采用直接采集数据的设备而不复存在;总分类账为文件所代替,而在主文件中可能看不出计算汇总数据所依据的明细数据,明细分类账采用满页打印方式,因而导致两类数据之间的日常核对只能在机内进行,账簿登录时,通过计算机登账程序自动执行,使用的是哪一种记账程序难以判断;报表的编制采用按事先定义的公式到账簿文件,其他报表文件中取数计算、数据来源、公式定义、编制结果、打印格式等均采用机内文件的形式。由于磁性介质修改不留痕迹的特点,使审计人员很难相信打印输出的会计报表,根据企业单位提供的公式定义文件加以编制的。假如有人在歪曲公式定义文件之后编制失真的财务报表,然后对公式定义文件复原,在这种情况下,审计人员便不能根据机内的公式定义文件作出判断报表的编制是否正确,对于长期进行手工审计的人员来说,过去那种习惯应用的审计方法,已不能适应现有的审计工作的要求。
2、电算化会计对企业审计内容的改变
在电算化会计的条件下,审计的经济监督职能并没有改变,电算化会计信息系统的特点及其固有的风险决定了审计的内容要发生相应的变化,包括对计算机处理和控制功能的审查,这是在传统的手工审计中所没有的。因此,电算化会计信息系统的审计内容就应当包括系统的开发与设计、会计软件的程序、数据文件以及内部控制的审计等。由于实行电算化会计以后,审计的对象不再是手工处理的会计资料,而是变成了电算化会计系统,一方面,单位使用的会计软件是否符合有关部门的要求,提供的会计信息能否满足会计信息使用者的要求。其次,使用会计软件程序质量是否满足对数据进行处理和控制的及时性、正确性和可靠性,软件程序是否具备纠错能力和容错能力。最后提供的会计信息是否具有真实性、正确性和可靠性。根据以上分析,电算化会计的特点决定了审计的内容包括对计算机处理和控制功能的审查,改变了以往传统审计对纸面信息进行核对和检查。审计内容主要包括对单位使用的会计软件进行测评、对电算化会计系统程序的审计、对电算化会计系统的会计数据的审计、系统的开发与设计、会计软件的程序、数据文件以及输出的信息的真实性、正确性等。
3、电算化会计对企业审计技术的改变
这就是传统的手工审计的方法下,审计可根据具体情况进行顺查、逆查或抽查。审查一般采用审阅、核对、分析、比较、调查和证实等方法所有这些审查工作都是由人工执行的。在电算化会计条件下,审计的对象发生了变化,如果仍然采用常规的手工系统的那一套审计技术,就不可能达到审计的目的。由于审计的内容扩大到电算化系统程序、系统的设计与开发、数据文件与内部控制等方面,迫使审计人员在采用传统的各种审计技术的同时,采用计算机辅助审计技术,用日益先进的计算机审计软件去对付单机、网络、多用户等各种工作平台下的会计软件。另一个计算机辅助审计技术的应用是,在电算化会计信息系统的设计开发过程中,可事先在被审的计算机系统中嵌人审计程序。这些程序可以执行审计监督,建立审计跟踪文件,记录符合指定条件的会计事项及其操作处理的有关信息,以便日后审计人员跟踪追查。这些程序也可以执行一些特殊的审计功能。
4、电算化会计对企业审计标准和准则的改变
目前我国的系列审计标准和准则有:审计人员标准、现场审计标准、审计报告标准、审计人员职业道德规范、审计效果衡量标准、财务审计准则、相对经济效益审计准则等。由于审计对象发生了重大变化,审计线索的存在形式、审计的方法和审计技术手段也发生了较大变化,这些审计标准和准则中的某些内容已不适应变化了的情况,一些新增审计内容在审计标准和准则中又缺乏相关的条款。例如:电算化系统开发审计准则、新环境下的内部控制审计准则、审计软件功能规范和开发标准等。在我国,由于经济立法往往是在经济事项充分发展之后,而计算机审计工作又刚刚起步,因而计算机审计的标准和准则发布不多。2006年,财政部发布了48项注册会计师审计准则,但上述准则中,并没有专门针对电算化会计系统拟定的内容,因此审计单位必须自己在实践工作中摸索和总结适合新情况的审计标准和工作规范,如电算化审计人员培训考核标准、电算化管理信息系统开发审计准则及其内部控制审计准则、审计应用软件标准等等都有待建立。在国外,美国执业会计师协会1984年发布的《计算机处理对检查财务报表的改变》,国际会计师联合会1984年公布的《国际审计准则15》——《电子数据处理环境下的审计》、《国际审计准则16》——《计算机辅助审计技术》等,都是对电算化会计系统下的审计颁布的一系列法律法规。
5、电算化会计对企业审计人员的改变
电算化会计环境比手工处理的管理信息系统更为复杂,对于企业进行审计时,只依靠审计人员过去的知识和技能是根本不够的。审计人员面临着更新知识的需要,他们不仅要具有丰富的会计、财务、审计知识和技能,不仅要熟悉审计的政策、法令依据以及其他审计依据,而且,还要掌握一定的计算机知识及其应用技术,掌握一定的现代信息处理和管理技术;不仅要懂得审计软件的操作方法,而且还应当根据审计过程所出现的种种问题及时编写出各种测试、审查程序模块。从发展的观点看,审计人员还应当掌握编写适合各种场合需要的审计软件,建立起自己的电算化审计系统。
二、电算化会计下企业审计工作的重点
1、加强企业原始数据文件的审计
对数据文件审计有两个目的:一是对数据文件进行实质性测试,即检查各文件中数据是否正确和一致;二是测试各种数据正确性控制措施是否有效。加强对原始数据的审核,确保电算化系统所提供的各种输出会计信息(包括会计凭证、会计账簿、会计报表等)是准确和完整的。对会计资料定期进行审计,会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整等;确保审查数据与书面资料的一致性。查看账册内容,定期对账做到账实相符、账证相符、账账相符以及账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;监督数据保存方式的安全性、合法性,保护企业资产安全、防止由经营业务的执行和记录而引起资产的损失,防止出现非法修改历史数据的现象。
2、加强对电算化会计工作的事前、事中和事后审计
为了保证电算化会计条件下审计工作的真实可靠性,审计工作应从事后审计转变为事前审计和事中审计。在单位实行电算化会计工作之前,首先应对单位采用的会计系统软件的适用性进行审计,软件中提供的各项核算和管理功能是否满足单位对会计信息提供的要求。通过事前审计,保证单位使用的会计软件系统的合法、安全可靠,在整个系统评价过程中,我们应注意的一点是可审计性。同时,应该重视对会计信息系统软件的数据处理程序、自动转账公式的设置和会计报表公式的定义进行事中审计,防止核算单位恶意篡改系统程序。注重做好电算化会计过程的事后审计,将电算化会计系统的运算结果与软件提供的核算功能进行符合性和实质性测试,保证会计数据的真实可靠性,继而保证审计工作的正确性。
3、加强程序审计,结合电算化会计选择适当的审计方法
程序审计的目的主要是检查程序中的控制措施是否真正起到预定的控制作用,同时还要检查程序的处理逻辑和处理方法是否正确。实现电算化以后,会计工作的效率得到大幅度的提高,保证了会计核算的及时性,电子计算机以极高的速度处理会计数据,手工方式几个人几天的核算工作,采用电子计算机用很短时间就可以完成,保证了会计核算的及时性。也正是由于电算化会计这一高效性,给审计工作的顺利进行提出了挑战。由于利用会计软件更正账簿数据可以做到不留痕迹,会计人员可在审计前对会计数据做随意更改,所以审计部门应调整常规下所采用的审计方法:审计的工具可采用审计软件和借助一些辅助审计软件;审计的方法也应根据需要进行调整,在审计前,可不用预先通知审计的时间、目的和内容,只有这样,才能保证审计结果的真实性,有效防止人为调账、账外账的现象发生。
(作者单位:武汉商业服务学院)
随着越来越多的单位和部门已逐步实现电算化会计,工作环境的改变促使审计工作必须进行技术改革,电算化会计对审计工作提出了新的挑战和要求。就我国目前审计工作状况而言,要达到审计完全电算化,还需要相当一段过程。在手工审计向电算化审计转换中,采取手工-电算相结合的形式,是过渡阶段的一种必要手段,例如可以利用微机分别对会计各相应环节进行审计,既灵活又可提高效率。通用微机辅助审计系统开发方面已取得明显效果,如对审计抽样、数据转换、子系统评估、对各种账簿查询、检索,对内部控制审计等多种审计技术功能都可以实现。在现代科技迅猛发展的环境下,会计、审计在企业经营管理和决策过程中发挥重大的作用,尤其在利用计算机辅助业务中两者必须在相互联系、相互制约的前提下不断完善各自的职能,在利用现代技术方面达到共同提高的目的,形势要求审计工作必须相应开发电算技术,以计算机辅助审计,逐步实现审计电算化。
一、电算化会计对企业审计工作的改变
1、电算化会计对企业审计线索的形式和获取审计证据的改变
在手工会计记账条件下,从原始凭证到记账凭证、各种账簿和编制的会计报表都是以纸张的形式进行存储,审计的线索即为纸质的账簿资料,审计人员通过调阅这些纸面信息,加上自己的经验判断,来获取审计信息。在电算化会计系统中,会计处理集中由计算机完成,会计信息集中存贮在磁性介质上,看不见审计的线索。原始凭证或记账凭证一经输入计算机,便以文件的形式存人机内的数据文件。并且原始凭证一旦转换到机器可识别的输入介质上,就不再在数据处理过程中使用,在某些系统中传统的原始凭证可能由于采用直接采集数据的设备而不复存在;总分类账为文件所代替,而在主文件中可能看不出计算汇总数据所依据的明细数据,明细分类账采用满页打印方式,因而导致两类数据之间的日常核对只能在机内进行,账簿登录时,通过计算机登账程序自动执行,使用的是哪一种记账程序难以判断;报表的编制采用按事先定义的公式到账簿文件,其他报表文件中取数计算、数据来源、公式定义、编制结果、打印格式等均采用机内文件的形式。由于磁性介质修改不留痕迹的特点,使审计人员很难相信打印输出的会计报表,根据企业单位提供的公式定义文件加以编制的。假如有人在歪曲公式定义文件之后编制失真的财务报表,然后对公式定义文件复原,在这种情况下,审计人员便不能根据机内的公式定义文件作出判断报表的编制是否正确,对于长期进行手工审计的人员来说,过去那种习惯应用的审计方法,已不能适应现有的审计工作的要求。
2、电算化会计对企业审计内容的改变
在电算化会计的条件下,审计的经济监督职能并没有改变,电算化会计信息系统的特点及其固有的风险决定了审计的内容要发生相应的变化,包括对计算机处理和控制功能的审查,这是在传统的手工审计中所没有的。因此,电算化会计信息系统的审计内容就应当包括系统的开发与设计、会计软件的程序、数据文件以及内部控制的审计等。由于实行电算化会计以后,审计的对象不再是手工处理的会计资料,而是变成了电算化会计系统,一方面,单位使用的会计软件是否符合有关部门的要求,提供的会计信息能否满足会计信息使用者的要求。其次,使用会计软件程序质量是否满足对数据进行处理和控制的及时性、正确性和可靠性,软件程序是否具备纠错能力和容错能力。最后提供的会计信息是否具有真实性、正确性和可靠性。根据以上分析,电算化会计的特点决定了审计的内容包括对计算机处理和控制功能的审查,改变了以往传统审计对纸面信息进行核对和检查。审计内容主要包括对单位使用的会计软件进行测评、对电算化会计系统程序的审计、对电算化会计系统的会计数据的审计、系统的开发与设计、会计软件的程序、数据文件以及输出的信息的真实性、正确性等。
3、电算化会计对企业审计技术的改变
这就是传统的手工审计的方法下,审计可根据具体情况进行顺查、逆查或抽查。审查一般采用审阅、核对、分析、比较、调查和证实等方法所有这些审查工作都是由人工执行的。在电算化会计条件下,审计的对象发生了变化,如果仍然采用常规的手工系统的那一套审计技术,就不可能达到审计的目的。由于审计的内容扩大到电算化系统程序、系统的设计与开发、数据文件与内部控制等方面,迫使审计人员在采用传统的各种审计技术的同时,采用计算机辅助审计技术,用日益先进的计算机审计软件去对付单机、网络、多用户等各种工作平台下的会计软件。另一个计算机辅助审计技术的应用是,在电算化会计信息系统的设计开发过程中,可事先在被审的计算机系统中嵌人审计程序。这些程序可以执行审计监督,建立审计跟踪文件,记录符合指定条件的会计事项及其操作处理的有关信息,以便日后审计人员跟踪追查。这些程序也可以执行一些特殊的审计功能。
4、电算化会计对企业审计标准和准则的改变
目前我国的系列审计标准和准则有:审计人员标准、现场审计标准、审计报告标准、审计人员职业道德规范、审计效果衡量标准、财务审计准则、相对经济效益审计准则等。由于审计对象发生了重大变化,审计线索的存在形式、审计的方法和审计技术手段也发生了较大变化,这些审计标准和准则中的某些内容已不适应变化了的情况,一些新增审计内容在审计标准和准则中又缺乏相关的条款。例如:电算化系统开发审计准则、新环境下的内部控制审计准则、审计软件功能规范和开发标准等。在我国,由于经济立法往往是在经济事项充分发展之后,而计算机审计工作又刚刚起步,因而计算机审计的标准和准则发布不多。2006年,财政部发布了48项注册会计师审计准则,但上述准则中,并没有专门针对电算化会计系统拟定的内容,因此审计单位必须自己在实践工作中摸索和总结适合新情况的审计标准和工作规范,如电算化审计人员培训考核标准、电算化管理信息系统开发审计准则及其内部控制审计准则、审计应用软件标准等等都有待建立。在国外,美国执业会计师协会1984年发布的《计算机处理对检查财务报表的改变》,国际会计师联合会1984年公布的《国际审计准则15》——《电子数据处理环境下的审计》、《国际审计准则16》——《计算机辅助审计技术》等,都是对电算化会计系统下的审计颁布的一系列法律法规。
5、电算化会计对企业审计人员的改变
电算化会计环境比手工处理的管理信息系统更为复杂,对于企业进行审计时,只依靠审计人员过去的知识和技能是根本不够的。审计人员面临着更新知识的需要,他们不仅要具有丰富的会计、财务、审计知识和技能,不仅要熟悉审计的政策、法令依据以及其他审计依据,而且,还要掌握一定的计算机知识及其应用技术,掌握一定的现代信息处理和管理技术;不仅要懂得审计软件的操作方法,而且还应当根据审计过程所出现的种种问题及时编写出各种测试、审查程序模块。从发展的观点看,审计人员还应当掌握编写适合各种场合需要的审计软件,建立起自己的电算化审计系统。
二、电算化会计下企业审计工作的重点
1、加强企业原始数据文件的审计
对数据文件审计有两个目的:一是对数据文件进行实质性测试,即检查各文件中数据是否正确和一致;二是测试各种数据正确性控制措施是否有效。加强对原始数据的审核,确保电算化系统所提供的各种输出会计信息(包括会计凭证、会计账簿、会计报表等)是准确和完整的。对会计资料定期进行审计,会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整等;确保审查数据与书面资料的一致性。查看账册内容,定期对账做到账实相符、账证相符、账账相符以及账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;监督数据保存方式的安全性、合法性,保护企业资产安全、防止由经营业务的执行和记录而引起资产的损失,防止出现非法修改历史数据的现象。
2、加强对电算化会计工作的事前、事中和事后审计
为了保证电算化会计条件下审计工作的真实可靠性,审计工作应从事后审计转变为事前审计和事中审计。在单位实行电算化会计工作之前,首先应对单位采用的会计系统软件的适用性进行审计,软件中提供的各项核算和管理功能是否满足单位对会计信息提供的要求。通过事前审计,保证单位使用的会计软件系统的合法、安全可靠,在整个系统评价过程中,我们应注意的一点是可审计性。同时,应该重视对会计信息系统软件的数据处理程序、自动转账公式的设置和会计报表公式的定义进行事中审计,防止核算单位恶意篡改系统程序。注重做好电算化会计过程的事后审计,将电算化会计系统的运算结果与软件提供的核算功能进行符合性和实质性测试,保证会计数据的真实可靠性,继而保证审计工作的正确性。
3、加强程序审计,结合电算化会计选择适当的审计方法
程序审计的目的主要是检查程序中的控制措施是否真正起到预定的控制作用,同时还要检查程序的处理逻辑和处理方法是否正确。实现电算化以后,会计工作的效率得到大幅度的提高,保证了会计核算的及时性,电子计算机以极高的速度处理会计数据,手工方式几个人几天的核算工作,采用电子计算机用很短时间就可以完成,保证了会计核算的及时性。也正是由于电算化会计这一高效性,给审计工作的顺利进行提出了挑战。由于利用会计软件更正账簿数据可以做到不留痕迹,会计人员可在审计前对会计数据做随意更改,所以审计部门应调整常规下所采用的审计方法:审计的工具可采用审计软件和借助一些辅助审计软件;审计的方法也应根据需要进行调整,在审计前,可不用预先通知审计的时间、目的和内容,只有这样,才能保证审计结果的真实性,有效防止人为调账、账外账的现象发生。
(作者单位:武汉商业服务学院)