摘 要：随着信息技术的发展和组织对精神价值的不断重视，实物档案的管理模式也需要从传统的单一化管理，走向价值的挖掘性管理，使得实物档案对于组织而言具有较为显著的贡献价值。长期以来实物档案的价值主要用于保存和展览，其所蕴含的精神和文化价值较少地被宣传和挖掘。基于此，本文对实物档案管理的价值进行了分析，主要分析了实物档案的特点、实物档案管理存在的问题、实物档案所蕴含的价值、以及针对实物档案管理方面存在的问题提出了相应的解决方案，得出了相应的结论。以期这些结论能够给组织的实物档案管理工作提供一定的指导性建议。

关键词：实物档案;管理;保护;文化;价值

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2019）10 — 0174 — 03

1.前言

　　实物档案是组织发展过程中的重要组成部分，每个组织有其自身的特点，其所馆藏的实物档案是对组织发展过程的一种记录，它能够代表组织发展过程中所取得的成绩、组织的价值观、组织所倡导的组织文化等，这些价值对于组织的发展而言具有重要的意义。由于实物档案材质各异，形状、大小、规格各不相同，实物档案被反复提取利用的概率较高，这对实物档案的存储与管理提出了较高的要求，使得实物档案管理难度偏大。同时，实物档案的价值需要被不断挖掘，以体现实物档案对组织发展的相关贡献，这便进一步增加了实物档案的管理难度。对此本文针对提升实物档案的管理价值进行了研究，所研究的结论对组织提升实物档案的价值具有一定的理论和现实价值。

2.实物档案的特点概述

　　实物档案对组织的历史具有十分重要的纪念价值。通常情况下，一个组织的奖杯、奖旗、证书、领导题词、旧公章、相关照片字画等都属于实物档案。这些实物档案记录了一个组织在历史发展过程中所出现的经验和智慧结晶、所沉淀下来的价值观、以及发展过程中的阶段性成果等。同时，实物档案除了以上这些实物外，部分组织还存在与该组织行业特点有显著关系的物品，被组织馆藏为实物档案。例如，铁路部门的实物档案包括具有组织特定意义的纪念车票、具有时代特征的制服、铁路路徽、铭牌标志、调车信号灯、钢轨、四代牵引力动力机车等，而部分电子企业的实物档案包括他们生产的第一代产品样本、具有时代特征的电子产品等。这些实物档案形态各异、材质不同、大小不一，对这些实物档案的馆藏需要根据各个实物档案的特性和馆藏条件进行针对性的保存〔1〕。

3.实物档案管理存在的问题

3.1实物档案收集归档不规范

　　组织的实物档案在收集归档之前往往分散在各个部门中，目前这些档案的收集、登记、保管、归档等过程的无序管理问题较为突出。例如，部分锦旗悬挂在相关部门的墙壁上;部分奖杯或证书放在相关部门的展览柜上;部分奖杯或证书归入档案管理部门后，仍然堆积在档案柜里，未对这些实物档案按照相关标准进行分类管理;部分具有馆藏价值的仪器设备、工具、模型等也未按照标准和要求存在在相关地方，也未按照要求进行保护。这些实物档案的收集和归档过程较不规范，使得这些实物档案易出现丢失、毁坏等问题。组织中对实物档案的收集和归档需进行规范化管理，是组织当前需要解决的问题之一〔2〕。

3.2实物档案的利用率较低

　　由于实物档案的收集归档缺乏制度保障，使得实物档案的利用率偏低，其自身的价值难以充分体现出来。实物档案在收集及保管方面存在诸多不规范化问题，部分实物档案被存入档案后，长期闲置在档案柜中，这些实物档案的价值和意义也难以被相关使用人挖掘。例如，组织在某些活动中所获得的奖杯、具有纪念意义的锦旗、一些纪念册或磨具等，这些具有馆藏价值的实物档案进入档案室后，大多实物档案的价值主要在于陈列与展览，更多实物档案的价值未被充分体现，从而也无法让实物档案的管理水平获得更多硬件或软件资源的支持，也无法让相关部门重视实物档案的管理，这不利于实物档案的管理水平与时俱进地获得提升〔3〕。

3.3实物档案保存难度较大

　　实物档案作为记录组织各项社会活动和工作历史的重要载体，其真实地反映了组织在其发展历史中所获得的成绩和沉淀的价值观。因此，完好地保存实物档案对于组织而言具有十分重大的意义。实物档案不同于纸质化或电子化档案，其是由各种不同的材质构成，形式复杂多样，形状、规格、大小各异，例如部分实物档案由水晶、玻璃、金属、塑料、石膏、陶瓷、纸质、布料等组成〔4〕，部分实物档案由石头、木头、动植物标本等组成，同时不同金属、不同木料等的活性不同，其所需要储存的湿度、温度、光线不同。另外部分实物档案的形状较大需要较大的保存空间，而部分实物档案易损坏，备份难度也较大。这对组织保管实物档案提出了较高的要求，使得实物档案在实际的管理工作中存在诸多问题，对实物档案的保护措施仍需要进一步完善。

3.4实物档案管理人员专业素质不足

　　长期以来，实物档案的管理主要以储存在相关档案室为主，工作相对简单，因此组织的实物档案的管理工作主要由组织的其他岗位的人兼职，或者由非专业人士担任，档案工作者自身对实物档案的专业知识不足，管理意识也较为薄弱。随着实物档案的价值不断被挖掘和提升，实物档案的管理工作也需要更为专业的人士担任。当前，实物档案管理工作存在工作环节重复性问题，实物档案的管理载体众多，且其分类也日趋细化，个性化和针对性管理工作均需要大量的重复劳动，这种大量的重复性劳动需要更为专业的复合型人才才能胜任。同时，为了不断提高实物档案的管理效率，实物档案管理工作需要不断满足业务需求、模块化设计、网络技术等要求，这也需要实物档案管理人员的专业素质不断提升，以适应新时代实物档案的管理要求。

4.实物档案的价值分析

4.1组织价值观的沉淀

　　随着组织的不断发展，组织也具有自身的发展特点，这些特点会由具有代表性的实物记录下来，实物档案是一个组织发展的物质成果和精神活动状态，对组织的价值觀沉淀具有重要的作用。组织在发展的过程中，因为各种需要，可能会参加各种活动，在活动中获得某种奖项，这些奖项对于组织而言具有重要的认可价值，是对组织该阶段发展成绩的肯定，对组织而言具有重要的收藏价值。随着组织的进一步发展，组织所获得的奖项、锦旗、证书、牌匾等实物档案数量越来越多，这些实物档案均代表着组织被公众认可的价值，其也代表了组织的一种价值方向，这种价值方向随着时间的沉淀会形成一种较为显著的精神和价值观，例如组织长期做公益事业所获得的证书、奖杯等，或组织长期参加具有创新意义的活动等，这些奖项能够代表组织具有慈善、公益、创新等价值观，它在长期的沉淀中会给组织形成一种稳定的、清晰的价值观。

4.2组织文化的宣传

　　实物档案在长期的发展中记录了组织的价值观、文化和组织发展过程中所取得的成绩。组织文化的传承需要一定的载体来进行宣传，实物档案作为组织的历史“见证者”对宣传组织的文化具有重要的意义。组织可以定期或者不定期利用实物档案开展文化展览，组织受众参观文化展览，文化宣传工作人员通过向受众讲解这些实物档案的故事和精神，能够较好地传递实物档案所蕴含的精神内涵，从而使得受众能够真切地感受到实物档案所传递出来的精神和价值观。同时，组织还可以利用实物档案制作相关宣传软文，通过现代化宣传工具，如朋友圈、公众号、抖音、快手、公司内部群等，长期的文化宣传能够使得组织的文化深入受众内心，使得受众将其内化于心，外化于行。

4.3实物本身具有收藏价值

　　实物档案的种类繁多，有奖杯、奖状、牌匾、标本、锦旗、组织的第一批生产样本、代表组织发展特征的物品，如铁路公司的制服、纪念车票、站台票、铭牌标志、调车信号灯、钢轨、铁路路徽、第一代牵引动力机车等。这些实物档案本身就具有收藏价值，随着时代的发展可能具有较高的市场价值，如第一代邮票、徽章等。这些具有收藏价值的实物档案在长期的保存和管理过程中，会随着其稀有程度而变得越来越有价值，这对于组织而言也是一项巨大的资产，在组织后期发展的过程中能够给组织带来直接的资产价值，增加组织的运营实力。

5.提升实物档案管理价值的几点建议

5.1建立完善的实物档案管理制度

　　建立完善的实物档案管理制度是实物档案实现有效管理的保障，它能指导实物档案管理工作走向系统化、规范化、科学化。组织应针对组织实物档案管理工作的实际情况，建立健全组织实物档案的规章制度。制定组织的实物档案管理制度首先从实物档案的目录、收集范围、归档要求、借閱制度、使用制度、馆藏要求、开放制度、展览管理制度等方面着手，科学地制定实物档案从收集到保存各个阶段的流程和要求，使得实物档案管理人员能够有据可依地执行实物档案各个流程的相关工作。其次，建立健全实物档案管理工作相关联的制度，例如实物档案管理工作绩效考核制度和奖惩制度，对实物档案管理人员的行为和绩效进行指导和评价，使得实物档案管理人员能够积极地按照相关制度要求及时归档实物档案，并按照要求馆藏实物档案。最后，建立实物档案文化制度，根据组织的实际情况，定期或不定期组织实物档案的陈列展览活动，或以实物档案为载体宣传组织文化，使得组织的文化逐渐立体化、生动化。

5.2建立实物档案信息化系统

　　实物档案在保存过程中，需要储藏室配备相应的温度、湿度、光线等保存条件，实物档案在被查阅的过程中，多次反复地移动实物档案对实物档案本身具有一定的损害性。因此，需要建立实物档案信息化系统，使得实物档案使用者能够通过实物档案信息化系统便捷地查阅到相关实物档案，并尽量通过该实物档案信息化系统了解实物档案的相关信息，以避免反复移动实物档案。建立实物档案信息化系统，需先对实物档案进行科学分类，例如可以采用实物档案名称首字母大写进行简称，奖杯可以用JB表示、印章可以用YZ表示、锦旗可以用JQ表示、证书可以用ZS表示等，再对这些实物档案的年限和编号进行标注，以区别同一名称的不同实物档案，如2010年8月获得3个奖杯，则可以编辑为2010.8-JB-1、2010.8-JB-2、2010-JB-3。对实物档案按照一定的规律进行科学分类后，再建立信息化查询系统。信息系统的开发根据组织的情况而定，可以购买相关信息系统，也可以运用Excel系统和Word文档自制信息系统。Excel表格中的信息可以设计为如下表1所示：

　　Word文档中将这些信息再进行详细的描述，内容包括文字描述和图片描述等，具体的设计内容可参考如下表2所示：

　　实物档案使用者在Excel表格中根据找到相对应的信息后，点击相关信息，信息可以直接通过超级链接链接进Word文档中，Word文档对相关实物档案信息用文字和图片对其进行详细描述，使用者可以通过这些信息详细了解所要查询的实物档案的信息，以提升实物档案管理效率〔5〕。

5.3全方位宣传实物档案的价值

　　提高实物档案管理的价值需要提升实物档案的价值，使得实物档案对组织产生较为显著的贡献。提高实物档案的价值需要充分利用传播体系，提高实物档案的曝光率和传播率。全方位宣传实物档案的价值可以从如下几个方面入手：首先，定期开放陈列馆，宣传及组织受众参观陈列馆，相关实物档案管理人员需对每一个陈列品的历史进行生动的讲解，将实物档案所蕴含的文化传递给受众，起到文化传递的作用。其次，拍摄实物档案短片视频，对实物档案的信息及文化进行编辑，充分利用组织中的播放设备，例如楼宇电视、大厅LED荧幕等，对实物档案的信息及所蕴含的文化进行宣传。再次，对实物档案进行电子档案编辑和软文编写，充分利用组织内网、组织QQ群、微信群、朋友圈、抖音、快手等新时代社交工具，宣传精美编辑的实物档案图文内容，激发受众的了解兴趣，从而不断地将组织文化深入宣传到相关人群。

6.结束语

　　综上所述，随着时代的发展，实物档案的管理不再是简单归档与保管，而是要跟随时代的要求不断地挖掘及体现其相关价值，使得其能够为组织的发展做出直接或间接贡献。本文对实物档案管理价值的分析，主要分析了实物档案的特点，让读者能够准确了解实物档案的定义，再对实物档案管理存在的主要问题进行了总结，以及分析了实物档案的价值，让读者了解实物档案现行的管理问题，及提高实物档案管理的必要性，最后本文针对问题提出了相应的解决方案，这些解决方案包括建立健全实物档案管理制度、建立实物档案信息化系统、全方位宣传实物档案的价值。本文期待这些解决方案对组织的实物档案管理工作具有一定的借鉴价值，组织根据自身的实际情况进行合理调节后，可直接或间接地用于解决组织实物档案管理工作中的相关问题。

〔参 考 文 献〕

　　〔1〕唐萍萍.铁路实物档案数字化方法与利用探析〔J〕.档案工作，2017，（02）：75-76.
　　〔2〕邱巧艳.大数据时代企业档案管理的实物与声像档案数字化管理分析〔J〕.企业论坛，2019，（04）：99.
　　〔3〕刘宇浩.高校实物档案管理与利用探究〔J〕.兰台论坛，2016，（22）：26-27.
　　〔4〕邓羽.虚拟现实技术在实物档案管理中的应用初探〔J〕.数字兰台，2013，（01）：24.
　　〔5〕张维平，丁文.加强实物档案电子化管理之我见〔J〕.四川档案，2018，（04）：38-39.
　　〔责任编辑：杨 赫〕