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摘要：城建挡案主要是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。目前新的归档范围里加了规划挡案和历史档案还有园林、市政、交通档案等。本文主要是分析一下如何有效的提高城建档案利用率。
关键词：城建档案；档案管理；档案利用
1引言
目前在区县的城建档案室里一般也只存有近20年内的房屋建筑档案和部分的市政工程档案，很多园林工程都没有做档案，交通工程档案也存在当地交通局档案室内，交通部门不愿意把档案移交给城建档案室。对于这些还没有强制性的条文规定必须移交，对于某些部门来说存放在自己单位的档案比在城建档案室查找起来方便很多，所以在区县难以扩大城建档案的库存范围，城建档案又是很专业的一种档案，不比什么人事档案或者房管档案的查找率高，而且很多来查找的都是工程出了问题或者法院要调查某一个工程的贪污受贿问题，这样的利用率屈指可数。有很多工程档案被存封在档案室内20年都无人问津，对于一件物品的价值的衡量也要从它的利用率来体现。城建档案的利用范围来看更多的是为单位服务为社会公众提供档案服务的比例很小所以提高对城建档案的利用率势在必行。
针对以上问题，总结下来主要有以下几点难以提高城建档案的利用率：
2档案馆宣传工作没有到位 近几年区县城建档案部门在社会上开展了一些的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对城建档案馆的宣传却未能做到同步进行。
3馆藏匮乏 从目前来看城建档案馆，尤其是区县级城建档案馆，馆藏匮乏是影响其利用率发挥的重要因素。库藏单一缺乏科技档案、声像档案等。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的城建档案就更少了。
4服务水平不高 主要表现在对于许多档案馆来说坐等利用者上门采取被动服务是主要的服务方式。这里所说的利用效率不是针对城建档案馆工作人员而言的查全率、查准率而是指利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题导致了档案利用效率的降低令有些利用者望而却步。要改变现有状况充分发挥城建档案的利用率笔者认为应在以下几方面下功夫：
4.1采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作 区县城建档案馆室应抓住每一个机会向社会展示自己。根据实际情况和经费来源多少可以适当可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对城建档案馆的认识。
区县档案馆的经费来源少，在这方面可以借助网络投稿来加大宣传力度。向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。区县城建档案馆可创办简报类刊物，在自己的简报上公布馆藏档案目录及馆藏档案史料、登载档案内容简介、介绍档案馆知识。区县城建档案馆在自家门前或选择适宜场地长期设立宣传栏将城建档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众也是一种行之有效的办法可大大加深社会公众对城建档案馆的认知程度。 4.2做好档案馆各项业务工作充分发挥档案馆社会功能 做好馆内各项业务工作是使城建档案利用率得以提高的前提。 4.21 丰富馆藏、创造条件 没有丰富的馆藏“让城建档案利用率提高”就成为一句空谈。笔者认为目前在丰富馆藏工作中应着重注意以下二点 １）丰富馆藏应注重质量
在注重馆藏丰富上更要抓好质量，在和建设单位签订责任书后，应该和建设单位、监理单位和施工单位进行归档交底，针对关键部分进行讲解，这样防止工程完工后有些资料无法补，然后在施工过程的验槽、基础验收、主体验收、初装修验收、屋面和验钢筋等环节会同质监站的人员进行现场检查工程资料是否同步，确保档案的真实性，在验收環节严格按照归档要求来进行审查，对应送检而没送检的能补救的补救，实在不能补救的需要鉴定，这样就能保证进馆的档案真实、准确、完整、规范。
２）做好档案征集工作
希望能出台对进入城建档案馆内的档案的强制性条例，并主动向有关部门征集档案，并宣传统一进行管理的好处，确保档案的多样化和实用化。开展征集工作它要求征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情、要有正确判定被征集档案价值的能力，还要将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作只有这样才能保证征集工作的有效开展。 4.22 做好城建档案开放工作 开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放城建档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放城建档案之利用创造条件。 4.23运用电子计算机参与档案馆的管理与利用工作 1）实现电子计算机检索提高工作效率 现在大部分区县城建档案馆虽然配备了电子计算机录入了不少档案信息并编制了各种专题目录但并没有真正实现电子计算机检索。区县城建档案馆工作人员要提高认识并与科研部门积极合作尽快实现电子计算机检索。 2）建立信息联网实现档案信息资源共享 城建档案作为一种信息若要充分发挥其作用必须进入信息高速公路进入社会的大信息网络这是实现城建档案利用价值提高的最佳手段。
4.24进一步提高档案馆工作人员的素质 档案馆工作人员是否具备较高的素质在提高城建档案利用率中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点
调顺城建档案人员编制，做到专职专人管理
目前很多区县城建档案工作人员都不是在编人员或者都是兼职人员，在城建档案的管理上不能全心投入，这样就难以加强城建档案的利用，所以要提高城建档案的利用率必须做到专职在编人员管理。2）钻研业务提高工作水平 档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥城建档案的价值为实现城建档案的价值尽到自己的责任。 3）塑造新时期档案馆工作者的新形象 现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。笔者认为城建档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操多和其他兄弟单位交流经验总结成绩以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高城建档案馆的社会地位更好地实现城建档案的利用价值。
关键词：城建档案；档案管理；档案利用
1引言
目前在区县的城建档案室里一般也只存有近20年内的房屋建筑档案和部分的市政工程档案，很多园林工程都没有做档案，交通工程档案也存在当地交通局档案室内，交通部门不愿意把档案移交给城建档案室。对于这些还没有强制性的条文规定必须移交，对于某些部门来说存放在自己单位的档案比在城建档案室查找起来方便很多，所以在区县难以扩大城建档案的库存范围，城建档案又是很专业的一种档案，不比什么人事档案或者房管档案的查找率高，而且很多来查找的都是工程出了问题或者法院要调查某一个工程的贪污受贿问题，这样的利用率屈指可数。有很多工程档案被存封在档案室内20年都无人问津，对于一件物品的价值的衡量也要从它的利用率来体现。城建档案的利用范围来看更多的是为单位服务为社会公众提供档案服务的比例很小所以提高对城建档案的利用率势在必行。
针对以上问题，总结下来主要有以下几点难以提高城建档案的利用率：
2档案馆宣传工作没有到位 近几年区县城建档案部门在社会上开展了一些的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对城建档案馆的宣传却未能做到同步进行。
3馆藏匮乏 从目前来看城建档案馆，尤其是区县级城建档案馆，馆藏匮乏是影响其利用率发挥的重要因素。库藏单一缺乏科技档案、声像档案等。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的城建档案就更少了。
4服务水平不高 主要表现在对于许多档案馆来说坐等利用者上门采取被动服务是主要的服务方式。这里所说的利用效率不是针对城建档案馆工作人员而言的查全率、查准率而是指利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题导致了档案利用效率的降低令有些利用者望而却步。要改变现有状况充分发挥城建档案的利用率笔者认为应在以下几方面下功夫：
4.1采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作 区县城建档案馆室应抓住每一个机会向社会展示自己。根据实际情况和经费来源多少可以适当可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对城建档案馆的认识。
区县档案馆的经费来源少，在这方面可以借助网络投稿来加大宣传力度。向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。区县城建档案馆可创办简报类刊物，在自己的简报上公布馆藏档案目录及馆藏档案史料、登载档案内容简介、介绍档案馆知识。区县城建档案馆在自家门前或选择适宜场地长期设立宣传栏将城建档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众也是一种行之有效的办法可大大加深社会公众对城建档案馆的认知程度。 4.2做好档案馆各项业务工作充分发挥档案馆社会功能 做好馆内各项业务工作是使城建档案利用率得以提高的前提。 4.21 丰富馆藏、创造条件 没有丰富的馆藏“让城建档案利用率提高”就成为一句空谈。笔者认为目前在丰富馆藏工作中应着重注意以下二点 １）丰富馆藏应注重质量
在注重馆藏丰富上更要抓好质量，在和建设单位签订责任书后，应该和建设单位、监理单位和施工单位进行归档交底，针对关键部分进行讲解，这样防止工程完工后有些资料无法补，然后在施工过程的验槽、基础验收、主体验收、初装修验收、屋面和验钢筋等环节会同质监站的人员进行现场检查工程资料是否同步，确保档案的真实性，在验收環节严格按照归档要求来进行审查，对应送检而没送检的能补救的补救，实在不能补救的需要鉴定，这样就能保证进馆的档案真实、准确、完整、规范。
２）做好档案征集工作
希望能出台对进入城建档案馆内的档案的强制性条例，并主动向有关部门征集档案，并宣传统一进行管理的好处，确保档案的多样化和实用化。开展征集工作它要求征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情、要有正确判定被征集档案价值的能力，还要将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作只有这样才能保证征集工作的有效开展。 4.22 做好城建档案开放工作 开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放城建档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放城建档案之利用创造条件。 4.23运用电子计算机参与档案馆的管理与利用工作 1）实现电子计算机检索提高工作效率 现在大部分区县城建档案馆虽然配备了电子计算机录入了不少档案信息并编制了各种专题目录但并没有真正实现电子计算机检索。区县城建档案馆工作人员要提高认识并与科研部门积极合作尽快实现电子计算机检索。 2）建立信息联网实现档案信息资源共享 城建档案作为一种信息若要充分发挥其作用必须进入信息高速公路进入社会的大信息网络这是实现城建档案利用价值提高的最佳手段。
4.24进一步提高档案馆工作人员的素质 档案馆工作人员是否具备较高的素质在提高城建档案利用率中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点
调顺城建档案人员编制，做到专职专人管理
目前很多区县城建档案工作人员都不是在编人员或者都是兼职人员，在城建档案的管理上不能全心投入，这样就难以加强城建档案的利用，所以要提高城建档案的利用率必须做到专职在编人员管理。2）钻研业务提高工作水平 档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥城建档案的价值为实现城建档案的价值尽到自己的责任。 3）塑造新时期档案馆工作者的新形象 现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。笔者认为城建档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操多和其他兄弟单位交流经验总结成绩以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高城建档案馆的社会地位更好地实现城建档案的利用价值。