原来,这才叫“把工作做到极致”

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  作为校部办公室的新人,第一天入职就接到9项处理文件的任务,这让初出茅庐的我措手不及。每天都是忙完手上的工作才发现还有文件待处理,甚至晚上还有临时文件,这让我焦头烂额。
  我开始思考:怎样才能让自己在完成工作的同时,又可以获得自我提升?必须变革工作方式!
  首先,把工作事项逻辑化,构建系统。如果想要工作脉络清楚、井然有序,那就必须有系统、有秩序地工作。我发现,所有文件都有几个相同要素,如标题、涉及的单位对象、工作要求、截止时间等。在公文下发后的第一时间,我只需找到这些要素并列举出来,放进一个公文台账里,就会使有效信息一览无余。于是我慢慢摸索,成功搭建了第一份公文处理的台账框架:排列文件序号,从0到100递增,先后顺序一目了然;摘出公文名称,便于Excel中查找文件关键字;标注下发机构,如XX市XX教育局;标注时间,方便查找……
  这样一来,所有经手的文件,都被我整理得“服服帖帖”。越往后文件越多,臺账中所沉淀的东西也就越详细,参考数据也就越丰富。
  通过对公文台账的研究,我不仅把工作事项理清了,更重要的是我发现自己的思维方式发生了巨大转变——之后无论做什么事都不再是散乱的,脑海里最先想到的就是搭建系统。
  其次,在对比和反思中进步。当完成一份资料后,不要急着上交,需要再次检查,此时文档的审阅校对功能就起到了大作用。只要打开校对,自动检查,你就会快速准确地发现一个标点、一个字词的失误。这些“低级错误”,有可能会带来无法弥补的损失。
  我还通过“对比修订”审视自己的工作。刚进校时,每次拟写文件后都会发到领导那里请他用“审阅修订”修改。领导回传给我后,我不再只是简单地“接受修订”,一定会进行一轮对比,找出拿捏不当的地方,进而完善自己的思维漏洞和写作技能。
  再次,通过数据信息,探寻背后的价值。就这样,我的工作越来越得心应手。但时间长了,我不禁再次反问自己:难道我就止步于处理文件、摆弄表格吗?那跟机器人有什么区别?做这些事情时,能够给自己的个人能力和认知带来什么样的成长?于是,我再次打开这些海量数据,盯着它们看,我想,一定能从中有所发现!
  不久,我们开始跟新老师签订人事合同。每签完一位老师,我就会整理一份个人信息表。我把每个教职工的有效信息按照统一的格式放在汇总的一览表里,利用数据透视,果然有了有趣的发现:
  学校的男女教职工比例远远超出其他比例严重失衡的学校,这更有利于学校的和谐发展,教职工年龄层分布,我们学校可谓是活力十足,80、90后已成为主力军,虽然年轻,但他们脚踏实地向骨干老师虚心学习,快速成长。
  通过数据分析,全方位地了解了老师们的性格背景,更有利于工作开展。同时,我的视角变得更敏锐、更有全局观。
  最后,我们成为了各校部最有力的“防火墙”。虽然每天面对的只是些没有温度的文件,但校办能处理掉的,我们就尽最大可能处理,使大家都能专心研究教育教学工作。
  “把简单的事做到极致就是不简单!”这句话,将成为我工作的座右铭!
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