选择性粘贴妙妙秀

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  我们在使用Word或Excel时,经常会用到粘贴命令,但往往忽视了它的兄弟—选择性粘贴。其实只要好好利用,能够解决实际工作中的很多问题,事半功倍!
  


  
  文字变干净 格式统一下载快
  
  我们从网上搜寻资料,直接粘贴往往大小不一、字体不均、颜色多样,有些还带有边框,如果从Word文档的目录粘贴过来,下划线也常常一起带过来。用记事本“中转”可以让文本变成无格式的,但是太麻烦,能一步到位吗?
  没问题!将需要的文字进行复制,执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“无格式文本”,确定,粘贴过来的文字其表格、边框、字体、段落设置就全被滤除,阅读及排版方便了,速度也大大加快(见图1)。
  直接粘贴常需等待,这是因为HTML格式粘贴容量大,造成了系统假死,用选择性粘贴就OK了。除“无格式文本”外,还可以根据需要选择粘贴为“超级链接”、“带格式文本(RTF)”、“无格式的UNICODE文本”等全部格式或部分格式。
  


  
  文本转图形 文件整合保安全
  
  公司的通知、宣传资料等文档分发至各部门,容易被不慎修改,有只能看不能动的方法吗?
  将Word中的文字或表格转变成图片格式,简单又快捷。先将需要转成图形的内容选中并复制或剪切,然后在“选择性粘贴”对话框中选取一种图片类型(有图片、增强型图元文件两种格式),确定即可,无须再动用屏幕截图软件(见图2)。
  


  
  图片转格式体积变小合要求
  
  在一些场合,对文件的图片格式有明确的要求,或者从不同地方寻找的资料图片,需要统一格式方便管理,难道我们必须打开图像处理软件吗?
  有捷径为何不用?将需要转变格式的图片在Word中插入,选中图形对象,剪切,再通过“选择性粘贴“命令,即可将其转为需要的图片格式(见图3,有7种格式可供选择)。改变了图片格式,还可能减小文档体积,在存储过发邮件时就显出轻便了。
  一般从工具软件往文中添加图片,文档内容除了图片本身,还有许多与图片、软件相关的信息,并且Word还自动在图片和原来软件中创建链接,而使用选择性粘贴,只往文中添加图片本身。
  
  数值公式我想要谁就是谁
  
  在Excel中计算预期利润,某栏由公式计算所得,但复制到Sheet2的单元格后,数值并未随之复制。这是何故?
  计算结果不易复制的情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生,在同一个工作表中进行复制时也会遇到,选择性粘贴法便可攻破。在Excel中首先找到需要复制的单元格处(如汇总、合计、求和、平均值等),复制,然后打开需要粘贴的Excel工作表和相应单元格处。在对话框的“粘贴”一栏中选择“数值”,确定,便完成不带公式或函数的数据转换。还可只粘贴公式或批注、列宽等。
  “粘贴为公式”功能在寻找Excel表格重复数据中发挥了重要作用,详见第7期《电脑爱好者》中《号中藏宝 巧学函数》一文。
  
  特殊运算 结果显示最轻松
  
  如果一个单元格的数值要参与计算,在定义公式时就要引用自己所在的单元格,比如C列要等于B列与C列之和。但输入公式后,出现了警告窗口,强行确认却得不到正确结果。编写“宏”可以解决,但是太复杂,我们同样求助于选择性粘贴。
  


  首先选中B2~B5单元格,在“选择性粘贴”对话框的“粘贴”项目中选择“数值”,在“运算”项目中选择“加”,单击“确定”按钮即可得出结果(见图4)。再举一例,如果希望将Excel电子表格中的一批数值进行同样的计算操作,比如将B2~B5都乘以10,可以先在一个空单元格中输入10,选中该单元格,复制,然后选中目标单元格B2~B5,在“运算”项目中选择“乘”,确定,那么所选中区域内的数值都将与10相乘。同理,如果把10换成-1,那么可以把Excel工作表中的大量数字取负,完成一些特殊的计算(见图5)。
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