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[摘要]高校的基建档案是高校档案的重要组成部分，对学校的建设发展有重要的作用。借鉴一些高校基建档案管理的优秀经验和体会，提出以下完善高校基建档案管理的若干对策。
[关键词]高校基建档案管理 对策 初探
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2008）1220191－01
一、强化高校基建档案管理
档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但在工作中发现，基建档案的利用却不是很多，其中很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案材料具有某种“滞后性”，但经过分类加工后与现实工作紧密结合，可以为领导决策，为业务部门工作提供“超前任务”。档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等使用者上门的服务方式，面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立基建档案工作的重要地
位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。
二、制定和实施科学的基建档案管理措施
结合一些高校和自己工作的实践，认为建立以下高校基建档案管理制度和保障措施比较符合日常高校基建档案管理的需求：
1．制定详尽合理的基建档案归档方法。以往各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部的《城建档案管理规定》实施细则来规定，千篇一律，认为这样做比较规范。的确，从某种角度上来说，这样是比较齐全，但是在实际利用中可发现，其实不是所有的资料都是可以利用的。因此，高校的基建档案管理者应当本校的特点制订自其基建档案归档范围，这样既减少了归档收集时收集人的工作强度，又使得档案能在利用范围内较齐全规范。
基建档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在城建档案馆是一定有一份备案的。因此，学校档案馆可以对大型、重点基建项目和本校的一般基建项目档案管理分别对待，只保存学校经常利用的基建档案。这样可以在减少物力、财力的同时达到基建档案归档和可利用的效果。笔者在工作已经实践过这种分类管理的方式，效果不错。J学院在收集学院基建处成立后的一些基建档案时，一开始按常规的规档范围开展工作，但是由于要收的材料实在太多（粗算起来一个工程项目就要二百盒左右），基建部门的工作积极性受到打击，干脆对档案部门的归档催促不闻不问。后来档案部门根据平时基建档案的利用情况与基建处进行了商量，调整了基建档案的归档范围，试行的效果十分明显，基建处归档积极性增加，一下子就归了四个基建项目的档案。但是目前这种方式只局限于对列市重点建设项目的工程归档中进行。调整后需归档案的范围比原来要少了四分之三左右，而且简洁明了。
2．完善基建档案接收移交工作制度。进行部门立卷之后，高校的基建档案最终还是要由基建部门移交档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收移交工作制度。在日常的工作交流中，笔者发现，各高校对基建档案的归档无固定时间，常常是被动地接收基建部门移交的档案。有了一个切实可行的基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的这种被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案的及时规范地归档。在制度中规定，基建项目档案要在竣工后的三个月内移交，要规定具体的事由具体哪一个岗位上的人负责，责任到人。这是基建档案管理者把工作变被动为主动的一个好办法。
3．保障制度（措施）的制订和实施。重大制度的落实还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用。保障制度的制订和实施同样离不开领导的支持。笔者认为需要制订实施以下的保障制度或措施：
（1）经费保障制度。虽然档案本身很难直接创造经济效益，但学校应从长远角度出发，适度加强资金投入，给予一定的档案专用经费，并规定每类别的档案可供取用的范围，保证必要的设施设备。高校基建档案管理工作不同于其它业务工作，除了通用的办公家具设备外，还要有特定的装具，要配备一定保管保护措施。
（2）将档案管理纳入部门考核。没有压力就没有动力，这是一部分人工作时的情况写照。调查问卷揭示，所调查的两所高校对相关人员均无问责制度，但都认为制度保证是做好基建档案管理的重要保障。纳入考核其实也是一种问责制度，调查问卷表明，基建部门和档案部门在配合时出现的主要问题是具体职责不清（占76.92%），因此，分清两个部门各自的责任是十分有必要的。建立考核问责制度是多数相关人员的共识。
三、加强培训，提高档案管理人员的业务素质
高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。基建档案与别的档案部门不同，它的难点之一也就是涉及部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校的基建档案会得到规范的归档。
高校档案馆应负责起对本校各立卷部门兼职档案员培训的职责，如基建档案的管理员应向基建档案归档涉及的有关部门兼职档案员进行有关的业务交流和档案归档辅导，方式可采取会议、一起参加档案局有关的培训等方式，这样有利于工作的开展，提高工作质量。
四、推进数字化建设
随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机技术、网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业亦带来了深刻的巨大变化。
文档信息化给我们带来了新的思想和新的理念。二十一世纪，在知识经济占主导地位、信息服务起决定性作用的情况下，档案管理工作者必须与时俱进，不断创新，开拓进取，使思想和管理理念跟上电子革命的步伐。不论从档案本身的特性，还是到档案管理的模式，不论从档案管理的空间关系还是时间过程，电子革命促进了种种改变，事物特性的改变必定促使以这个事物为研究对象的学科内涵的变化。档案学是以档案和档案工作为研究对象的科学，档案和档案工作的电子革命必然引起档案学思想和管理理念的巨大变化。
保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。档案馆的电脑主要用于录入和查询，有时忙时还需要勤工俭学的学生来帮忙，所以档案馆的电脑配备最好是除了档案馆的每位工作人员人手一台外，还有两到三台电脑是可供查询和别的用途。配备一个合适的档案信息管理软件不是一件容易的事，因为往往档案工作没有较强的计算机程序开发能力，而计算机专业人士设计的档案信息管理软件又是不适合档案的管理要求。
参考文献：
[1]钟霞军，浅谈高校基建档案的归档与管理[J]，广西中医学院学报， 2004，（03）.
[2]朱丽霞，高职院校档案信息化管理[J]，沧桑，2005，（Z1）.
[关键词]高校基建档案管理 对策 初探
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2008）1220191－01
一、强化高校基建档案管理
档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但在工作中发现，基建档案的利用却不是很多，其中很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案材料具有某种“滞后性”，但经过分类加工后与现实工作紧密结合，可以为领导决策，为业务部门工作提供“超前任务”。档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等使用者上门的服务方式，面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立基建档案工作的重要地
位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。
二、制定和实施科学的基建档案管理措施
结合一些高校和自己工作的实践，认为建立以下高校基建档案管理制度和保障措施比较符合日常高校基建档案管理的需求：
1．制定详尽合理的基建档案归档方法。以往各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部的《城建档案管理规定》实施细则来规定，千篇一律，认为这样做比较规范。的确，从某种角度上来说，这样是比较齐全，但是在实际利用中可发现，其实不是所有的资料都是可以利用的。因此，高校的基建档案管理者应当本校的特点制订自其基建档案归档范围，这样既减少了归档收集时收集人的工作强度，又使得档案能在利用范围内较齐全规范。
基建档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在城建档案馆是一定有一份备案的。因此，学校档案馆可以对大型、重点基建项目和本校的一般基建项目档案管理分别对待，只保存学校经常利用的基建档案。这样可以在减少物力、财力的同时达到基建档案归档和可利用的效果。笔者在工作已经实践过这种分类管理的方式，效果不错。J学院在收集学院基建处成立后的一些基建档案时，一开始按常规的规档范围开展工作，但是由于要收的材料实在太多（粗算起来一个工程项目就要二百盒左右），基建部门的工作积极性受到打击，干脆对档案部门的归档催促不闻不问。后来档案部门根据平时基建档案的利用情况与基建处进行了商量，调整了基建档案的归档范围，试行的效果十分明显，基建处归档积极性增加，一下子就归了四个基建项目的档案。但是目前这种方式只局限于对列市重点建设项目的工程归档中进行。调整后需归档案的范围比原来要少了四分之三左右，而且简洁明了。
2．完善基建档案接收移交工作制度。进行部门立卷之后，高校的基建档案最终还是要由基建部门移交档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收移交工作制度。在日常的工作交流中，笔者发现，各高校对基建档案的归档无固定时间，常常是被动地接收基建部门移交的档案。有了一个切实可行的基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的这种被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案的及时规范地归档。在制度中规定，基建项目档案要在竣工后的三个月内移交，要规定具体的事由具体哪一个岗位上的人负责，责任到人。这是基建档案管理者把工作变被动为主动的一个好办法。
3．保障制度（措施）的制订和实施。重大制度的落实还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用。保障制度的制订和实施同样离不开领导的支持。笔者认为需要制订实施以下的保障制度或措施：
（1）经费保障制度。虽然档案本身很难直接创造经济效益，但学校应从长远角度出发，适度加强资金投入，给予一定的档案专用经费，并规定每类别的档案可供取用的范围，保证必要的设施设备。高校基建档案管理工作不同于其它业务工作，除了通用的办公家具设备外，还要有特定的装具，要配备一定保管保护措施。
（2）将档案管理纳入部门考核。没有压力就没有动力，这是一部分人工作时的情况写照。调查问卷揭示，所调查的两所高校对相关人员均无问责制度，但都认为制度保证是做好基建档案管理的重要保障。纳入考核其实也是一种问责制度，调查问卷表明，基建部门和档案部门在配合时出现的主要问题是具体职责不清（占76.92%），因此，分清两个部门各自的责任是十分有必要的。建立考核问责制度是多数相关人员的共识。
三、加强培训，提高档案管理人员的业务素质
高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。基建档案与别的档案部门不同，它的难点之一也就是涉及部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校的基建档案会得到规范的归档。
高校档案馆应负责起对本校各立卷部门兼职档案员培训的职责，如基建档案的管理员应向基建档案归档涉及的有关部门兼职档案员进行有关的业务交流和档案归档辅导，方式可采取会议、一起参加档案局有关的培训等方式，这样有利于工作的开展，提高工作质量。
四、推进数字化建设
随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机技术、网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业亦带来了深刻的巨大变化。
文档信息化给我们带来了新的思想和新的理念。二十一世纪，在知识经济占主导地位、信息服务起决定性作用的情况下，档案管理工作者必须与时俱进，不断创新，开拓进取，使思想和管理理念跟上电子革命的步伐。不论从档案本身的特性，还是到档案管理的模式，不论从档案管理的空间关系还是时间过程，电子革命促进了种种改变，事物特性的改变必定促使以这个事物为研究对象的学科内涵的变化。档案学是以档案和档案工作为研究对象的科学，档案和档案工作的电子革命必然引起档案学思想和管理理念的巨大变化。
保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。档案馆的电脑主要用于录入和查询，有时忙时还需要勤工俭学的学生来帮忙，所以档案馆的电脑配备最好是除了档案馆的每位工作人员人手一台外，还有两到三台电脑是可供查询和别的用途。配备一个合适的档案信息管理软件不是一件容易的事，因为往往档案工作没有较强的计算机程序开发能力，而计算机专业人士设计的档案信息管理软件又是不适合档案的管理要求。
参考文献：
[1]钟霞军，浅谈高校基建档案的归档与管理[J]，广西中医学院学报， 2004，（03）.
[2]朱丽霞，高职院校档案信息化管理[J]，沧桑，2005，（Z1）.