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[摘 要]实际工作中，电子文件管理却存在着诸多的漏洞，电子文件管理缺乏衔接性，制订归档电子文件管理是当务之急。本文就如何制定管理办法提出了自己的看法。此外作者还提出积极培养复合型人才，建立电子电子文件管理队伍在归档电子文件、管理电子档案工作中的重要性。
[关键词]电子文档 管理 现代化
中图分类号：TP393.08 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）27-0347-01
从发展的角度看，档案机构集中统一管理电子档案，电子文件被有序地转变为电子档案，得到集中的科学管理，实现管理流程规范化、专业化和档案信息资源一体化，这样有利于对这部分信息的检索、利用和共享，有利于本单位对电子电子文件管理统筹规划，有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行电子文件收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全，建立有利于归档案电子文件之间以及归档电子文件与其它载体档案之间的有机联系，有利于加速档案工作的现代化进程。因此档案部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。
一、当前电子文件管理工作中存在的问题分析
（一）电子文件管理制度不完善
电子文件管理工作是依托于管理制度的，但是实际工作中，电子文件管理却存在着诸多的漏洞，其一，当前电子文件管理缺乏衔接性，如档案的整理、归档、监督、查阅等各个环节相对独立，这不仅加大了管理的难度，还令电子文件管理因缺乏相应的保障而难以发挥其功用；其二，对于电子文件管理工作缺乏约束及奖惩制度，如实际工作中会出现档案资料内容缺失、私自翻阅他人档案甚至是档案涂改、造假的情况，但是相应的处罚却难以跟上，这严重影响了电子文件管理的秩序和价值。
（二）领导重视程度不足
领导在工作中起着带头和方向性的作用，但是在电子文件管理的实际工作中，领导干部却没有发挥其积极作用，有写领导干部甚至轻视电子文件管理工作的重要性，認为档案无非就是一份履历，无足轻重，不仅忽视档案的利用，还会造成电子文件管理的问题，如电子文件管理的环境及人员安排上由于经费投入不足而较为随意，选拔、提升、任用干部时，不是以档案作为首要参考而是靠印象和关系等，甚至由于领导对电子文件管理工作的重视不足而影响电子文件管理的工作人员的积极性，最终影响干部档案科学管理。
（三）电子文件管理人员素质不高
电子文件管理的工作人员业务水平的高低、专业技能的强弱、管理机创新意识等都会影响电子文件管理的科学程度和水平。实际工作中，很多的电子文件管理人员在管理档案方面是欠缺的，存在着难以把握档案真实性和完整性的问题，甚至在发现可疑档案时，也缺乏确切的调查核实；另外，还存着这归档不科学、档案借阅随意性大等问题，这会影响档案利用价值。另外现在的电子文件管理人员往往缺乏创新精神，档案的管理工作较为传统和落后，效率和现代和程度都很低。
（四）电子文件管理中档案材料的问题
当前档案存在着内容不实、手续不全的问题。内容不实主要表现在一些干部随意编写自己的履历及共组经历，真实的工作年龄及时间甚至在不同的档案中不一致，这对于利用档案做参考来进行干部的任用和选拔是不利的。另外，一些干部的档案中存在手续并不完备就归档的情况，具体如档案材料缺乏单位公章或者个人的签名等。总之吧，档案内容不实或者手续不全等问题都会影响干部档案作用的发挥。
二、加强电子文件管理的对策
（一）完善电子文件管理制度
制度是管理的基础，加强和健全电子文件管理的制度，明确电子文件管理工作的各项具体职能，是做好电子文件管理最基本的工作。电子文件管理工作要建立相关的规章制度，甚至是有法可依，在具体的档案工作中，从档案的收集、审核、归档，到档案的查阅和归还等，都要建立相应的流程和规定，健全电子文件管理各环节工作和整体要求，这不仅可以杜绝电子文件管理的钻空子等问题，还能够增强电子文件管理的效率，为电子文件管理工作提供基本保障和依据。
（二）提升领导和工作人员素质，加强电子文件管理工作的队伍建设
电子文件管理工作涉及到领导和具体的管理人员两方面的主体，因此提升领导和工作人员的意识及素质，是必要的保障。领导作为工作具有指导和方向性的作用，基于实际工作中领导不重视电子文件管理的情况，首先要端正领导阶级对于电子文件管理的正确认识，如可以对领导加强培训或者学习，树立正确的观念，促进其在工作中的方向指导作用。其次，对于具体的电子文件管理人员，要在态度和能力两方面加以提升：一方面要培养管理人员的思想意识及工作态度，培养其工作积极性和责任心，确保思想意识上的进步和创新；另一方面，针对目前管理人员专业性差的特点，要加强专业技能的培训，打造一支专业性强、素质高的电子文件管理队伍。
（三）加强档案材料的整理及管理
首先，针对档案形式陈旧、材料不齐全的问题，要做到及时收集和更新档案资料和内容，确保最新的档案材料在第一时间送交相关部门做档案归档，确保干部档案真正做到真实反映干部的工作情况和个人的真实水平。另外还要做到档案材料的查漏补缺工作，确保将所缺材料进行及时补充，保证档案的完整和质量。
其次，针对干部档案中存在的内容不实、手续不全的问题，电子文件管理人员要通过学习有关国家的政策，在甄别档案材料时要按照中央和国家的规定，认真负责的进行逐一核对，做到取之有据，合之有理，实事求是。另外对档案内容不符合归档要求的、手续不全的档案资料要做相应处理或者退档案材料的形成部门予以补办。
总之，电子文件管理并不是单纯的将档案存档就可以，是需要科学的管理手段和高度负责的工作态度。干部档案工作关系着国家和地方干部的选拔和任用，关系着国家行政工作的效率和水平，因此，针对性解决目前电子文件管理工作中的问题，做好科学有效管理，是时代和现实的要求。
[关键词]电子文档 管理 现代化
中图分类号：TP393.08 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）27-0347-01
从发展的角度看，档案机构集中统一管理电子档案，电子文件被有序地转变为电子档案，得到集中的科学管理，实现管理流程规范化、专业化和档案信息资源一体化，这样有利于对这部分信息的检索、利用和共享，有利于本单位对电子电子文件管理统筹规划，有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行电子文件收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全，建立有利于归档案电子文件之间以及归档电子文件与其它载体档案之间的有机联系，有利于加速档案工作的现代化进程。因此档案部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。
一、当前电子文件管理工作中存在的问题分析
（一）电子文件管理制度不完善
电子文件管理工作是依托于管理制度的，但是实际工作中，电子文件管理却存在着诸多的漏洞，其一，当前电子文件管理缺乏衔接性，如档案的整理、归档、监督、查阅等各个环节相对独立，这不仅加大了管理的难度，还令电子文件管理因缺乏相应的保障而难以发挥其功用；其二，对于电子文件管理工作缺乏约束及奖惩制度，如实际工作中会出现档案资料内容缺失、私自翻阅他人档案甚至是档案涂改、造假的情况，但是相应的处罚却难以跟上，这严重影响了电子文件管理的秩序和价值。
（二）领导重视程度不足
领导在工作中起着带头和方向性的作用，但是在电子文件管理的实际工作中，领导干部却没有发挥其积极作用，有写领导干部甚至轻视电子文件管理工作的重要性，認为档案无非就是一份履历，无足轻重，不仅忽视档案的利用，还会造成电子文件管理的问题，如电子文件管理的环境及人员安排上由于经费投入不足而较为随意，选拔、提升、任用干部时，不是以档案作为首要参考而是靠印象和关系等，甚至由于领导对电子文件管理工作的重视不足而影响电子文件管理的工作人员的积极性，最终影响干部档案科学管理。
（三）电子文件管理人员素质不高
电子文件管理的工作人员业务水平的高低、专业技能的强弱、管理机创新意识等都会影响电子文件管理的科学程度和水平。实际工作中，很多的电子文件管理人员在管理档案方面是欠缺的，存在着难以把握档案真实性和完整性的问题，甚至在发现可疑档案时，也缺乏确切的调查核实；另外，还存着这归档不科学、档案借阅随意性大等问题，这会影响档案利用价值。另外现在的电子文件管理人员往往缺乏创新精神，档案的管理工作较为传统和落后，效率和现代和程度都很低。
（四）电子文件管理中档案材料的问题
当前档案存在着内容不实、手续不全的问题。内容不实主要表现在一些干部随意编写自己的履历及共组经历，真实的工作年龄及时间甚至在不同的档案中不一致，这对于利用档案做参考来进行干部的任用和选拔是不利的。另外，一些干部的档案中存在手续并不完备就归档的情况，具体如档案材料缺乏单位公章或者个人的签名等。总之吧，档案内容不实或者手续不全等问题都会影响干部档案作用的发挥。
二、加强电子文件管理的对策
（一）完善电子文件管理制度
制度是管理的基础，加强和健全电子文件管理的制度，明确电子文件管理工作的各项具体职能，是做好电子文件管理最基本的工作。电子文件管理工作要建立相关的规章制度，甚至是有法可依，在具体的档案工作中，从档案的收集、审核、归档，到档案的查阅和归还等，都要建立相应的流程和规定，健全电子文件管理各环节工作和整体要求，这不仅可以杜绝电子文件管理的钻空子等问题，还能够增强电子文件管理的效率，为电子文件管理工作提供基本保障和依据。
（二）提升领导和工作人员素质，加强电子文件管理工作的队伍建设
电子文件管理工作涉及到领导和具体的管理人员两方面的主体，因此提升领导和工作人员的意识及素质，是必要的保障。领导作为工作具有指导和方向性的作用，基于实际工作中领导不重视电子文件管理的情况，首先要端正领导阶级对于电子文件管理的正确认识，如可以对领导加强培训或者学习，树立正确的观念，促进其在工作中的方向指导作用。其次，对于具体的电子文件管理人员，要在态度和能力两方面加以提升：一方面要培养管理人员的思想意识及工作态度，培养其工作积极性和责任心，确保思想意识上的进步和创新；另一方面，针对目前管理人员专业性差的特点，要加强专业技能的培训，打造一支专业性强、素质高的电子文件管理队伍。
（三）加强档案材料的整理及管理
首先，针对档案形式陈旧、材料不齐全的问题，要做到及时收集和更新档案资料和内容，确保最新的档案材料在第一时间送交相关部门做档案归档，确保干部档案真正做到真实反映干部的工作情况和个人的真实水平。另外还要做到档案材料的查漏补缺工作，确保将所缺材料进行及时补充，保证档案的完整和质量。
其次，针对干部档案中存在的内容不实、手续不全的问题，电子文件管理人员要通过学习有关国家的政策，在甄别档案材料时要按照中央和国家的规定，认真负责的进行逐一核对，做到取之有据，合之有理，实事求是。另外对档案内容不符合归档要求的、手续不全的档案资料要做相应处理或者退档案材料的形成部门予以补办。
总之，电子文件管理并不是单纯的将档案存档就可以，是需要科学的管理手段和高度负责的工作态度。干部档案工作关系着国家和地方干部的选拔和任用，关系着国家行政工作的效率和水平，因此，针对性解决目前电子文件管理工作中的问题，做好科学有效管理，是时代和现实的要求。