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摘 要：在近几十年的石油化工逐渐发展过程中工程总承包管理模式成为其工程建设过程采用的的主要模式。文件材料的管理具有工程建设质量管理同样的作用因此，重点项目工程总承包单位必须重视工程项目文件材料的管理。本文就重点工程项目的工程总承包单位将文件管理应用于整个工程建设过程中的重要性和具体应用谈一些作者的个人认识。
关键词：石油工程 化工工程 大型工程 文件管理
一、石油、化工工程项目文档管理的意义
近些年在石油、化工领域大型工程项目如雨后春笋纷纷上马，而在大型工程项目整体运行过程中文档管理这一环节往往不被重视，待工程项目竣工验收后进行资料交接时由于资料不全或不符合文档管理要求等问题出现致使工程项目竣工1～2年后项目资料仍无法通过验收；最后不得不花费大量的人力、财力等进行补充、完善项目各类资料。文档管理就是指在石油、化工领域大型工程项目建设的过程中会有大量的复杂的有保存及再利用价值的文件、档案和材料产生，文档管理就是对这些文件、档案材料的归档有效管理。文档管理也是重点项目工程建设的重要组成部分之一，工程是否能够顺利完成进度控制和成本控制以及质量控制的重要控制环节和管理手段。文档管理的内容大致可划分为项目建设前期的文件管理、项目建设竣工期对文件管理和项目竣工验收文件管理。文件的形成及管理是贯穿在项目建设的全过程，它也是工程项目竣工验收中需要检查和验收的重要组成部分内容，也是日后石油化工工程运行和日常维护的重要文件依据，因此在石油、化工领域大型工程重点项目总承包建设过程中对于项目文件档案以及材料进行收集归档和整理不仅可以为公司企业积累价值也为石油化工工程建设项目的进度控制质量控制和成本控制提供保障，也为以后的装置运行和维护提供一定的依据，在石油、化工领域大型项目建设过程中具有重要意义。
二、石油、化工领域项目文档管理的应用
1.文件归档与跟踪。在整个石油、化工领域大型工程项目运行过程中，我们会接受到或者发送各种各样的文件，在起过程中，我们需要对其保存归档，储存的通用方式就是EXCLE表格的形式。这些文件会被存放到公司要求的指定位置，这样方便工程项目部所有的工作人员随时查阅，同时，有些重要文件还需纸质版对其存档，提供事实依据，也方便需求者对其查询。这些接收和发送的文件贯穿与整个项目运行中的各个阶段，项目在最初的准备阶段、在设计过程中的基础阶段以及详细具体的阶段、在项目采购阶段、在项目施工以及对其安装阶段、在项目完成之后的交工阶段等。在项目运行中，还会对其接收和发送的文件进行分类，通常会从技术、管理、供货商资料等方面。对文件的合理有序的归整，不仅可以可以规划了每个工作的流程，还可以，提高了项目中的工作人员的工作效率，在其有需要时，方便及时有序的查询。同时，在文件的归整过程中，我们对其接受和发送的文件，要有序的对其标记，即使是已经过时作废，也要在文件命名时，进行标住，仍要对其保存，不能随意对其删除。另外，有些文件要对其电子存档，对项目中的运行状态进行跟踪查询，方便把握住项目的进度情况，可以建立施工图纸发送状态表和供货商资料状态表等，同时，还需要及时对其发送和接收的表格对其整理更新，这样将会提高整个项目的管理和运作效率，避免在必须需要时，一头乱麻找不到所需要的资料事情的发生。
2.明确文档管理的责任。根据大型工程总承包的特征，充分发挥市场调节机制以此提高项目的效率和收益、承包方和业主具有相对明确的责任、总承包方要对分包商所创造出的结果负责等，对EPC工程总承包机构的设置和分工，有着明确的分工，规定了总承包方、分承包方在文件资料的形成、积累、整理方面的责任。总承包方的责任主要是：首先、对分承包方在资料文件、积累、整理方面进行监督指导；其次、对自身的文件资料要向分承包方和业主及时的提供，彼此相互监督以及明确各自的责任。分承包方要履行其责任，把总承包方提供的以及自身的资料进行积累、合理的管理并纳入工程建设计划，要保证管理工作与工程建设同步进行。另外，总承包方内部也要明确自身的责任和义务，要保证资料文件在形成、流转以及积累过程中的责任，以保证文件资料的完整性和准确性。
3.健全各项制度。石油、化工领域工程项目建设不同于其他建设项目其中大多数都是属于国家级别的重点工程，这一类的建设项目因为其投资量大而且包含许多单项工程，施工和建设的工艺比较复杂流程繁琐。在实施石油化工工程总承包建设项目中，由于参建单位多、行业分布宽，水平参差不齐甚至管理能力也有很大的差别。因此石油化工工程项目的总承包方要依据《石油化工工程建设交工技术文件规定》和国家对建设工程及相关工程项目档案管理的有关规定和要求，结合石油化工工程项目的施工建设特点，健全各项文档管理的制度，只有健全了管理制度才能对各分包方的文件文檔和材料的管理工作进行规范。只有在规范和健全了这些管理制度之后才能明确分承包方以及分包方的文件材料的归档范围和管理范围；健全各项文档管理制度还要包括档案分类办法的统一、档案编号模式要统一和档案整理质量标准要统一化，从而保证重点工程项目的文件管理和归档管理的达到标准化。每一个职业的存在就自然有该职业的行业规矩，“没有规矩不能成方圆”的道理说明了完善的工作制度，并使得每位员工严格遵从，是该行业经久不息长久发展的根本动力。对于实际的文档管理工作，每一个企业有自己的管理办法，不同企业的管理水平参差不齐，甚至有些企业的管理制度并不完善。这些问题导致了在实际的管理工作过程中，一些文档管理人员因公携私对文档管理工作产生不良影响。所以，编制一套完善的文档管理制度作为行业统一管理制度迫在眉睫。
作为一项系统性、复杂性的工作，文档管理制度的制定与完善必须严谨、科学、实用且灵活。如果要完善当前乱杂的文档管理制度，必须对文档管理制度的目的明确掌握、对文档管理的范围明确界定、对文档管理的职责分配清晰、文档管理程序的条理和流程要清晰。企业和行业有了完善的文档管理制度，文档管理人员及相关人员则必须严格遵守制度规章来约束自己，认真的做好每一份文档管理工作，为企业带来市场利益和信誉，为行业带来新气象和新方向。完善文档管理制度是解决文档管理问题的根本途径。
三、结语
总之，统而繁杂的文档管理工作是一项必然的和重要的工作，不仅耗费时间更是费力。文档管理价值的体现主要是通过文档信息的分析和有效使用从而获得具有价值的有益信息。尽管当前我国国内的一些石油化工企业对于文档管理系统还存在着很多不完善和不正确的地方，与国际性大公司相比还存在着一些差距。尤其是在我国企业与跟国外企业项目合作过程中，面临的问题就显得尤为突出。通过对建筑工程文档管理存在问题的总结和归纳，我们找到解决这些问题的合理方法，其中重视工程文档管理的重要性和必要性，加强文档管理人员的专业素质是解决工程文档管理管理问题最快捷的途径；视实际情况应用文档管理体系，是解决工程文档管理管理存在问题的基本途径；完善石油化工工程文档管理管理制度是解决文档管理管理问题的根本途径，使我们对石油化工工程对项目的管理更具有规范性和科学性。
参考文献：
[1]周辉文. 建筑工程项目文档管理平台的设计与实现[D].兰州大学，2016.
[2]彭荣新. 工程项目文档管理浅析[J]. 石油化工设计，2015，（03）：40-41+44+7.
[3]董舫虹. 重点建设项目档案文档一体化管理模式[A]. .档案管理与利用——方法 技术 实践[C].：，2013：5.
[4]沈凉.浅谈工程项目文档管理的重要性[J].医药工程设计，2010，（04）：58-61.
关键词：石油工程 化工工程 大型工程 文件管理
一、石油、化工工程项目文档管理的意义
近些年在石油、化工领域大型工程项目如雨后春笋纷纷上马，而在大型工程项目整体运行过程中文档管理这一环节往往不被重视，待工程项目竣工验收后进行资料交接时由于资料不全或不符合文档管理要求等问题出现致使工程项目竣工1～2年后项目资料仍无法通过验收；最后不得不花费大量的人力、财力等进行补充、完善项目各类资料。文档管理就是指在石油、化工领域大型工程项目建设的过程中会有大量的复杂的有保存及再利用价值的文件、档案和材料产生，文档管理就是对这些文件、档案材料的归档有效管理。文档管理也是重点项目工程建设的重要组成部分之一，工程是否能够顺利完成进度控制和成本控制以及质量控制的重要控制环节和管理手段。文档管理的内容大致可划分为项目建设前期的文件管理、项目建设竣工期对文件管理和项目竣工验收文件管理。文件的形成及管理是贯穿在项目建设的全过程，它也是工程项目竣工验收中需要检查和验收的重要组成部分内容，也是日后石油化工工程运行和日常维护的重要文件依据，因此在石油、化工领域大型工程重点项目总承包建设过程中对于项目文件档案以及材料进行收集归档和整理不仅可以为公司企业积累价值也为石油化工工程建设项目的进度控制质量控制和成本控制提供保障，也为以后的装置运行和维护提供一定的依据，在石油、化工领域大型项目建设过程中具有重要意义。
二、石油、化工领域项目文档管理的应用
1.文件归档与跟踪。在整个石油、化工领域大型工程项目运行过程中，我们会接受到或者发送各种各样的文件，在起过程中，我们需要对其保存归档，储存的通用方式就是EXCLE表格的形式。这些文件会被存放到公司要求的指定位置，这样方便工程项目部所有的工作人员随时查阅，同时，有些重要文件还需纸质版对其存档，提供事实依据，也方便需求者对其查询。这些接收和发送的文件贯穿与整个项目运行中的各个阶段，项目在最初的准备阶段、在设计过程中的基础阶段以及详细具体的阶段、在项目采购阶段、在项目施工以及对其安装阶段、在项目完成之后的交工阶段等。在项目运行中，还会对其接收和发送的文件进行分类，通常会从技术、管理、供货商资料等方面。对文件的合理有序的归整，不仅可以可以规划了每个工作的流程，还可以，提高了项目中的工作人员的工作效率，在其有需要时，方便及时有序的查询。同时，在文件的归整过程中，我们对其接受和发送的文件，要有序的对其标记，即使是已经过时作废，也要在文件命名时，进行标住，仍要对其保存，不能随意对其删除。另外，有些文件要对其电子存档，对项目中的运行状态进行跟踪查询，方便把握住项目的进度情况，可以建立施工图纸发送状态表和供货商资料状态表等，同时，还需要及时对其发送和接收的表格对其整理更新，这样将会提高整个项目的管理和运作效率，避免在必须需要时，一头乱麻找不到所需要的资料事情的发生。
2.明确文档管理的责任。根据大型工程总承包的特征，充分发挥市场调节机制以此提高项目的效率和收益、承包方和业主具有相对明确的责任、总承包方要对分包商所创造出的结果负责等，对EPC工程总承包机构的设置和分工，有着明确的分工，规定了总承包方、分承包方在文件资料的形成、积累、整理方面的责任。总承包方的责任主要是：首先、对分承包方在资料文件、积累、整理方面进行监督指导；其次、对自身的文件资料要向分承包方和业主及时的提供，彼此相互监督以及明确各自的责任。分承包方要履行其责任，把总承包方提供的以及自身的资料进行积累、合理的管理并纳入工程建设计划，要保证管理工作与工程建设同步进行。另外，总承包方内部也要明确自身的责任和义务，要保证资料文件在形成、流转以及积累过程中的责任，以保证文件资料的完整性和准确性。
3.健全各项制度。石油、化工领域工程项目建设不同于其他建设项目其中大多数都是属于国家级别的重点工程，这一类的建设项目因为其投资量大而且包含许多单项工程，施工和建设的工艺比较复杂流程繁琐。在实施石油化工工程总承包建设项目中，由于参建单位多、行业分布宽，水平参差不齐甚至管理能力也有很大的差别。因此石油化工工程项目的总承包方要依据《石油化工工程建设交工技术文件规定》和国家对建设工程及相关工程项目档案管理的有关规定和要求，结合石油化工工程项目的施工建设特点，健全各项文档管理的制度，只有健全了管理制度才能对各分包方的文件文檔和材料的管理工作进行规范。只有在规范和健全了这些管理制度之后才能明确分承包方以及分包方的文件材料的归档范围和管理范围；健全各项文档管理制度还要包括档案分类办法的统一、档案编号模式要统一和档案整理质量标准要统一化，从而保证重点工程项目的文件管理和归档管理的达到标准化。每一个职业的存在就自然有该职业的行业规矩，“没有规矩不能成方圆”的道理说明了完善的工作制度，并使得每位员工严格遵从，是该行业经久不息长久发展的根本动力。对于实际的文档管理工作，每一个企业有自己的管理办法，不同企业的管理水平参差不齐，甚至有些企业的管理制度并不完善。这些问题导致了在实际的管理工作过程中，一些文档管理人员因公携私对文档管理工作产生不良影响。所以，编制一套完善的文档管理制度作为行业统一管理制度迫在眉睫。
作为一项系统性、复杂性的工作，文档管理制度的制定与完善必须严谨、科学、实用且灵活。如果要完善当前乱杂的文档管理制度，必须对文档管理制度的目的明确掌握、对文档管理的范围明确界定、对文档管理的职责分配清晰、文档管理程序的条理和流程要清晰。企业和行业有了完善的文档管理制度，文档管理人员及相关人员则必须严格遵守制度规章来约束自己，认真的做好每一份文档管理工作，为企业带来市场利益和信誉，为行业带来新气象和新方向。完善文档管理制度是解决文档管理问题的根本途径。
三、结语
总之，统而繁杂的文档管理工作是一项必然的和重要的工作，不仅耗费时间更是费力。文档管理价值的体现主要是通过文档信息的分析和有效使用从而获得具有价值的有益信息。尽管当前我国国内的一些石油化工企业对于文档管理系统还存在着很多不完善和不正确的地方，与国际性大公司相比还存在着一些差距。尤其是在我国企业与跟国外企业项目合作过程中，面临的问题就显得尤为突出。通过对建筑工程文档管理存在问题的总结和归纳，我们找到解决这些问题的合理方法，其中重视工程文档管理的重要性和必要性，加强文档管理人员的专业素质是解决工程文档管理管理问题最快捷的途径；视实际情况应用文档管理体系，是解决工程文档管理管理存在问题的基本途径；完善石油化工工程文档管理管理制度是解决文档管理管理问题的根本途径，使我们对石油化工工程对项目的管理更具有规范性和科学性。
参考文献：
[1]周辉文. 建筑工程项目文档管理平台的设计与实现[D].兰州大学，2016.
[2]彭荣新. 工程项目文档管理浅析[J]. 石油化工设计，2015，（03）：40-41+44+7.
[3]董舫虹. 重点建设项目档案文档一体化管理模式[A]. .档案管理与利用——方法 技术 实践[C].：，2013：5.
[4]沈凉.浅谈工程项目文档管理的重要性[J].医药工程设计，2010，（04）：58-61.