论文部分内容阅读
摘 要：本文主要通过对数字化时代下的高校院系档案管理改革的必要性的介绍，着重分析了现阶段高等院系档案管理改革需要解决的困难，在此基础上提出了数字化时代下的高校院系档案管理改革策略，希望能够为我国高校院系档案管理工作的发展提供借鉴。
关键词：数字化时代；高校院系；档案管理；改革策略
高校院系档案主要是在教学、教研以及学生管理工作中形成的各类资料，这些资料与日后院系发展起着非常重要的作用。传统的院系档案管理方式存在很多弊端，需要对其进行改革，以此提高院系档案管理的效率以及价值。数字化时代，为院校档案管理改革提供了很多有力条件，比如信息技术的应用等。
1 数字化时代下的高校院系档案管理改革的必要性
数字化时代，高校院系档案管理工作越发重要在，既与院系自身发展息息相关，也与整个学校的发展密不可分。现阶段，高等院校办学模式已经不在趋于集中化，而是向着多元化、多层次化方向发展，无论是办学形式，还是办学功能等都呈现出多元化的特点。特别是现阶段我国高校内部体制管理已经开始改革，应用的是院系级管理体制，很多的管理职能都已经下放到各个院系。就档案管理工作而言，早期一直是由学校统一负责管理，而现今已经下放到各个院系负责管理。换言之，随着高校管理职能的下放，院系职能范围扩大，其中就包括档案馆管理职能。各个院系档案主要集中在教学、学生工作等方面，而这些方面的档案对高等院校的教学发展以及其他方面的改革都有积极的作用。传统高校院系档案管理方式已经不能滿足现实需求，比如某些教学档案要随时抽调出来应用，时常要进行检索，如果要查找很多年以前的档案更麻烦，如果采用数字化的检索方式或者是应用其他档案管理方式，对提高档案利用率、提高档案检索速度都会意义的作用。
2 数字化时代下的高校院系档案管理改革需要解决的困难
数字化时代，虽然很多高等院系对档案管理改革都比较重视，也取得了一些改革成果，但是依然处于摸索阶段。要想彻底的完成档案管理改革工作，还需要解决如下问题：
首先，院校档案管理通常是事后行为，院系工作者重视程度并不高。因为院系档案通常指的是原始资料，是教师在教学过程中、学生管理等过程中产生。主要是为了完成预期目标而产生的资料。等到既定目标完成后，形成的其他材料并没有得到重视，使得很多档案资料都未及时收集、整理，这对档案价值挖掘非常不利，更不利于为日后的档案管理改革提供相应的数据。
其次，因为院系部门属于高等院校管理的基础单位，档案管理最为一项基础性的管理工作，别看作是无形劳动，既不需要考核，也没有相应的制度约束，所以日常工作中，就很少有人对档案管理工作上心，更何况是档案改革工作，基本上无人相应。
第三、院系档案管理是基础性工作，非常容易被人忽视，而院校管理者普遍认为行政工作比较重要，待到管理者完成行政工作之后，已经没有过多的时间来管理档案。很多时候，院系的档案管理工作都是由兼职人员完成，这就会出现职责不清、相互扯皮推诿情况的出现，这为档案管理改革埋下了很大的隐患。
第四，现有的档案管理手段过于落后，比如依然运用人工方法来编制档案目录，人工检索档案中等。这导致档案管理效率低下，占用大量的时间，这也是管理人员对档案管理工作应接不暇的主要原因。
3 数字化时代下的高等院系档案管理改革策略
通过上文论述，能够明显看出，对于高等院系档案管理工作来说，管理改革已经成为必然的趋势，其可采取的改革策略有以下几点：
3.1 要重视和关心档案管理工作
不断提高院（系）级档案管理水平。院（系）级领导应把档案管理改革工作列入行政管理工作议事日程，院（系）级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理改革工作的指导和监督。安排管理水平高，责任心强的院（系）级办公室管理人员担当此项工作。要建立检查监督激励机制，把院（系）级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。并且，真正把院（系）级办公室档案管理改革工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院（系）级办公室档案管理工作改革在高校教学管理中发挥积极作用。
3.2 要提高院（系）级办公室兼职档案管理人员的综合素质
目前，绝大多数高校的院（系）级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。同时要健全院（系）级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。
3.3 要建立档案管理信息化服务网络实现信息资源共享
加大资金投入建立数字化网络平台，院（系）级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院（系）级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。
3.4 建立院（系）级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能
众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。但许多高校院（系）级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。
结束语
综上所述，可知数字化时代背景下，高等院系档案管理改革异常重要，有些高校院系已经具备了改革的条件，要抓准时机进行改革。虽然院系档案管理改革是为了更好进行档案管理，发挥院系档案的价值，因此档案管理改革不能浮于表面，要深入到实际，真正的实现改革。
参考文献
[1]羊隽芳.对新时期加强高校院系教学档案管理的思考[J].新疆财经学院学报，2007（1）.
[2]郭一戈.高校院、系“电子档案”在教学管理中的作用及管理[J].东北电力学院学报，2005（3）.
[3]吴向齐.论高校教学档案的开发利用[J].浙江师范大学学报，2003（1）.
[4]仝晓慧.对高校教学档案管理工作的思考[J].长治学院学报，2005（3）.
[5]刘建秋.高校应加强系级教学档案管理[J].兰台世界，2006（2）.
关键词：数字化时代；高校院系；档案管理；改革策略
高校院系档案主要是在教学、教研以及学生管理工作中形成的各类资料，这些资料与日后院系发展起着非常重要的作用。传统的院系档案管理方式存在很多弊端，需要对其进行改革，以此提高院系档案管理的效率以及价值。数字化时代，为院校档案管理改革提供了很多有力条件，比如信息技术的应用等。
1 数字化时代下的高校院系档案管理改革的必要性
数字化时代，高校院系档案管理工作越发重要在，既与院系自身发展息息相关，也与整个学校的发展密不可分。现阶段，高等院校办学模式已经不在趋于集中化，而是向着多元化、多层次化方向发展，无论是办学形式，还是办学功能等都呈现出多元化的特点。特别是现阶段我国高校内部体制管理已经开始改革，应用的是院系级管理体制，很多的管理职能都已经下放到各个院系。就档案管理工作而言，早期一直是由学校统一负责管理，而现今已经下放到各个院系负责管理。换言之，随着高校管理职能的下放，院系职能范围扩大，其中就包括档案馆管理职能。各个院系档案主要集中在教学、学生工作等方面，而这些方面的档案对高等院校的教学发展以及其他方面的改革都有积极的作用。传统高校院系档案管理方式已经不能滿足现实需求，比如某些教学档案要随时抽调出来应用，时常要进行检索，如果要查找很多年以前的档案更麻烦，如果采用数字化的检索方式或者是应用其他档案管理方式，对提高档案利用率、提高档案检索速度都会意义的作用。
2 数字化时代下的高校院系档案管理改革需要解决的困难
数字化时代，虽然很多高等院系对档案管理改革都比较重视，也取得了一些改革成果，但是依然处于摸索阶段。要想彻底的完成档案管理改革工作，还需要解决如下问题：
首先，院校档案管理通常是事后行为，院系工作者重视程度并不高。因为院系档案通常指的是原始资料，是教师在教学过程中、学生管理等过程中产生。主要是为了完成预期目标而产生的资料。等到既定目标完成后，形成的其他材料并没有得到重视，使得很多档案资料都未及时收集、整理，这对档案价值挖掘非常不利，更不利于为日后的档案管理改革提供相应的数据。
其次，因为院系部门属于高等院校管理的基础单位，档案管理最为一项基础性的管理工作，别看作是无形劳动，既不需要考核，也没有相应的制度约束，所以日常工作中，就很少有人对档案管理工作上心，更何况是档案改革工作，基本上无人相应。
第三、院系档案管理是基础性工作，非常容易被人忽视，而院校管理者普遍认为行政工作比较重要，待到管理者完成行政工作之后，已经没有过多的时间来管理档案。很多时候，院系的档案管理工作都是由兼职人员完成，这就会出现职责不清、相互扯皮推诿情况的出现，这为档案管理改革埋下了很大的隐患。
第四，现有的档案管理手段过于落后，比如依然运用人工方法来编制档案目录，人工检索档案中等。这导致档案管理效率低下，占用大量的时间，这也是管理人员对档案管理工作应接不暇的主要原因。
3 数字化时代下的高等院系档案管理改革策略
通过上文论述，能够明显看出，对于高等院系档案管理工作来说，管理改革已经成为必然的趋势，其可采取的改革策略有以下几点：
3.1 要重视和关心档案管理工作
不断提高院（系）级档案管理水平。院（系）级领导应把档案管理改革工作列入行政管理工作议事日程，院（系）级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理改革工作的指导和监督。安排管理水平高，责任心强的院（系）级办公室管理人员担当此项工作。要建立检查监督激励机制，把院（系）级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。并且，真正把院（系）级办公室档案管理改革工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院（系）级办公室档案管理工作改革在高校教学管理中发挥积极作用。
3.2 要提高院（系）级办公室兼职档案管理人员的综合素质
目前，绝大多数高校的院（系）级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。同时要健全院（系）级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。
3.3 要建立档案管理信息化服务网络实现信息资源共享
加大资金投入建立数字化网络平台，院（系）级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院（系）级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。
3.4 建立院（系）级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能
众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。但许多高校院（系）级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。
结束语
综上所述，可知数字化时代背景下，高等院系档案管理改革异常重要，有些高校院系已经具备了改革的条件，要抓准时机进行改革。虽然院系档案管理改革是为了更好进行档案管理，发挥院系档案的价值，因此档案管理改革不能浮于表面，要深入到实际，真正的实现改革。
参考文献
[1]羊隽芳.对新时期加强高校院系教学档案管理的思考[J].新疆财经学院学报，2007（1）.
[2]郭一戈.高校院、系“电子档案”在教学管理中的作用及管理[J].东北电力学院学报，2005（3）.
[3]吴向齐.论高校教学档案的开发利用[J].浙江师范大学学报，2003（1）.
[4]仝晓慧.对高校教学档案管理工作的思考[J].长治学院学报，2005（3）.
[5]刘建秋.高校应加强系级教学档案管理[J].兰台世界，2006（2）.