展会专业观众的组织邀请

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  引言
  2013年5月30日下午,第二届中国(北京)国际服务贸易交易会会展板块的亮点之一——出展论坛在国家会议中心隆重举行。本届论坛由中国会展经济研究会牵头,邀请政府会展管理机构负责人、国内知名组展公司和设计搭建企业,从各个层面分析了中国目前海外自办展的趋势并分享未来展望。
  中国会展经济研究会会长袁再青首先对论坛流程做了介绍,并总结了中国外贸形势,不仅需要引进来,更需要走出去,指明了在海外举办自主展会的必要性。紧接着,商务部服务贸易和商贸服务业司副司长吕继坚分享了中国出国办展的总体趋势,指出中国出展行业必须搞出实效,并通过整合推动外贸转型升级,并提出三项指导意见:鼓励企业开发新型市场与高附加值产品;优化办展策略;配合外贸出口品牌战略。
  中华人民共和国商务部外贸发展局副局长韩圣健指出了中国出展行业的机遇所在:新兴市场增速超过全球市场平均增速,目前中国海外自办展主要聚集在印尼、越南等小国家。然而,在这些国家举办展会也面临着签证难、外汇管制不统一、工作效率低下等问题。展会主办方需要顺应市场与企业需求,才能办出有特色且具有持久性的展会。中国国际贸易促进委员会展览部处长杨虹展示了一组数据:中国企业目前每年参加海外展会项目上千场,其中,96%-97%是外方主办的展会,仅有3%的中国自办展。2012年,中国的海外自办展共70多个,总面积17万平方米,主要集中在亚洲、欧洲等地一些国家,办展主体为政府、展览行业机构和专业展览公司。由于中国海外自办展的历史还不长,在很多方面需要提高,在办展理念、展示效果上都有待加强,参展企业信心不足、知识产权纠纷、市场准入标准和组展单位评估体系建设等问题。
  在展会的第二板块——企业主题演讲当中,俄罗斯Expoforum封闭式股份公司中国代表处和亚洲项目主任伊戈尔博士介绍了俄国Expoforum公司作为展会主办方和场馆运营方的业务,并邀请中国企业通过共同主办展览、前来场馆参展或办展、向北京办事处咨询等方式合作。北京中杰城设展览有限公司总经理张杰分享了独家代理海外展会的成功经验,阐述了丰富的行业信息与持久不变的精神是引进优质展会项目的关键。最后,作为设计搭建企业的代表,奥克坦姆系统科技(苏州)有限公司和点意空间国际展览集团以丰富的实例展示了绿色环保的便携式展具与创新的设计理念为参展企业起到的支撑作用。
  下面我们将重点关注由机械汽车展览联合会秘书长张效林主持的专题讨论。


  讨论:海外自主品牌展会发展之路与国际专业观众的有效组织
  徐迎新 中国国际贸易促进委员会纺织行业分会常务副会长
  我们分会举办海外自主品牌展会的原因有几个:国家对出口配额取消;自营企业拥有进出口权;参加外方主办的展会中国展商的位置往往不佳。纺织贸促会近年来在美国主办的展会比较成功,主要的经验是一定要找对当地合作伙伴,因为办展的手续极为繁琐。我们与法兰克福美国分公司通力合作,充分利用当地客户与展览资源,在展商邀请中以中国为主、周边国家为辅。此外,对产品严格把关,确保展会的专业性,便于邀请到对口的买家。
  赵慰平 法兰克福展览(上海)有限公司总经理
  在海外自主办展,有利于中国企业自身产品与品牌的建立。在办展的过程中,我们需要充分了解自身资源与客户的需求。在展会上,企业的目的是订单的实现,而在观众的邀请上,首先必须明确,专业观众并不等于专业买家。譬如,邀请来的会展媒体属于专业观众,但他们并非专业买家。买家一般分为四类,包括传统意义上的零售店、4S店、专卖店与网购店。我们的专业买家主要是这些群体。通过建立并不断更新数据库,可以获得一定量的信息,但我们发现,这些信息的可靠程度只有15%,因为买家一直在不断地变化。同时,大单采购的买家(例如政府)相对较少,中小企业是我们的主要买家。我们邀请他们的途径主要是通过网上预订、网站上预览展品、产品与媒体支持会议、展前与展后宣传(体现展览的专业性)、对客户的不断跟踪、电子通讯(E-newsletter)、网络预登记等途径。
  以我们在2012年的一个汽配展为例,专业观众的邀请,24%来源于网络,22%来源于各个国家的代理,21%来源于主办方权威信息发布,17%来自有针对性的人员动员。此外,通过商会协会邀请到15%,通过销售人员邀请到11%,通过平面媒体与企业渠道共邀请到13%。平面宣传的机会较少,这主要是因为大家对铺天盖地的宣传较为反感,而且这是相对耗费资金的一种方式。需要指出的是,有一些展商并不希望邀请已经建立业务联系的客户到展会上来,因为他们害怕客户看到其他参展商有更物美价廉的产品。但总体而言,大部分展商希望在展会上多跟客户进行面对面的交流。
  邀请专业观众的第二个秘诀,是展示区域的分类要细,使专业买家可以很方便地找到自己需要的产品与服务。
  第三,要尊重各行业的采购习惯。例如,某些行业有特定的采购季节,展会必须在相应的时间举办。此外,客户的采购习惯也可划分在这一范围。例如,一些富二代喜欢网络购物,那么他们就不会是展会专业观众的主要组成部分。
  王薇娜 上海市国际展览有限公司染料展 项目总监
  上海市国际展览有限公司从2011年开始在海外举办自办展项目。我司海外染料展是充分依托国内母展INTERDYE品牌,贯彻实施行业“走出去”的发展战略,每年在亚洲染化料和纺织印染聚集地举办的巡展。INTERDYE是全球染化业的盛会,2013年在上海举办的中国染料展展出面积达34,000平方米,吸引了来自52个国家和地区的13,884名专业观众(36,533参观人次)到会参观。首届亚洲染料巡展在印度举办,规模位居我国境外自办展前三位,且是我国在发展中国家首次主办的国际展,中方完全独立招展、招商和现场运营。   境外展的成功举办,以下四点尤为重要。第一,内外展联动。外展要充分利用国内展的品牌优势、宣传渠道和合作方资源,同时外展又将提高国内展的海外影响力,两者相辅相成;第二,选址很重要。我们首届选择印度,第二届选择土耳其,第三届选择印度尼西亚作为举办国,是因为这些国家是纺织印染产品生产大国,也是中国近年来最大的贸易伙伴国之一,有着良好的观众基础。第三,在当地选择有行业影响的合作伙伴是展会成功举办的保证,例如在印度办展,我们与印度化工贸促会和印度染料制造商协会合作,他们有当地的行业影响力,更利于当地的招展和招商工作。在推广过程中,本届展会受到当地政府和业界高度关注,古吉拉特邦最高行政长官莫迪先生出席了展会开幕式,印度最大的报纸《印度时报》、古吉拉特邦电视台新闻频道、经济频道等媒体都给予及时报道。第四,在展会同期举办丰富的配套活动,为展商实现国际化的合资合作开拓渠道。通过开展“亚洲引领全球印染颜料市场发展”的系列论坛,我们帮助参展企业了解到展会举办地的投资环境、相关法规、合资企业优惠税收政策等;通过参观工厂,让参展企业更好地了解当地印染颜料工业发展的实际情况,深入了解实际生产现状、设备状况、企业规模等,为企业今后的合资合作奠定基础。通过展会配套活动,为企业开拓国际市场、创建国际品牌、加强合作、提高市场竞争力将起到推动作用,从而提升展商满意度。
  张岚 励展博览集团大中华区制造业集群 项目总监
  跟在场各位将中国展会项目不同,励展博览集团的海外办展业务主要是将国外的品牌展会移植到中国来举办。在举办品牌展会的过程中,我们积累了大量的展商与客户资源,这使得我们在举办移植展的过程中有比较扎实的客户基础。我认为,在展会开始前相当长一段时间,就应该作一些客户调研。例如,当我们初步问一些客户,“到时您是否会参加这个展会?”他们可能会很快地答应。但是,当展会临近时,由于展会的品牌还没有在当地牢牢树立起来,这些潜在的专业观众可能取消参展计划。为此,展会主办方必须下功夫树立展会的品牌,以期吸引专业观众的目光。第三,在调研的过程中,我发现,一些过去的客户能够为我们提供很多有用的内部信息,这对于整个展会的组织都将提供指导作用。此外,注意品牌展会和外国移植展之间的互动,尊重当地法律法规,这些都能有效协助专业观众邀请工作的顺利开展。
  段婧 北京辉煌魅力国际商务会展有限公司总经理
  北京辉煌魅力商务会展有限公司成立10多年来,公司长期从事国际经贸领域的双边与多边合作与促进。我司组织中国海外自主品牌展的一般形式是:中国政府作为主办方,我司作为展览策划、组织、执行方,通过展览或会议途径使中国央企、省属企业与外方中央政府部门、地方省州部门、商协会、大型企业在短期之内取得3-5年的贸易意向合作或经贸政策与金融支持,使中国海外展获得可持续发展。下面我举一个2009年广西柳州参加中东中国工业展的实例。2009年,柳工在中东的贸易额不断增长,广西柳州市政府希望将柳州重大企业如柳工、柳汽、五菱、通用、柳钢等50家中小型企业作为柳州整体工业形象在伊朗推广,并与当地签署可执行的3亿美元的意向协议。我司根据对中东工业市场需求的了解,经向商务部汇报同意,与柳州市政府、中国驻中东经商处、中东驻华使馆成立了联合小组,共同推进和落实此项活动。我们的成功经验是:
  一、展前策划调研——找到共同利益点
  我们选择了中东3个省作为对接合作对象;并组织协调了中东城市规划部、建设部、交通部、商会、海关、商检等部门积极参与此项活动;配合柳州市政府代表团展前2次出访中东,并与当地3个省的政府、商协会及10家企业一同进行谈判;用我们中国开放30年的成果以及柳州企业在国外的合作业绩,初步与方达中东达成了签约意向;
  二、展览期间组织与实施——用中国标准、中国技术、中国服务证明自己
  在商务部的直接领导和中国中东经商处的积极协调下,我们组织了“中国(广西柳州)经贸高峰论坛”、“柳州日”,使当地中东对柳州工业有了较全面的了解,并在展览会中请中东著名的“足球先生”作为柳州展的代言人,请中东著名的音乐家们助兴,将柳州“刘三姐绣球”抛向观众,“柳州形象——柳州连体桥”在中东引起了轰动。许多欧洲驻伊朗使馆的官员和媒体都纷纷前来参观和报道,柳州工业实力在中东得到充分认可。
  三、协助企业了解当地政策及贸易方式——最终签署订单
  通过4天的展览和沟通,并与当地企业政府、贸易机构、海关商检方面沟通谈判,再次做了实地考察,最终签订了3.8亿元,分5年执行的大单,得到了商务部贸发局、广西商务厅、柳州市政府、中东展览当局的好评,其后仅用3年就完成了5年合作协议。
  整体而言,我认为中国海外自主品牌展会要取得成功,主要是用我们30年改革开放的成果与所在国的政府相关部门、商协会、企业进行宣传与沟通,形式要灵活多变,务求取得实效,比如:
  1、中国轻工产品展出时加入中国文化元素。例如:工艺品展、时装展等可将静态展变为动态展,邀请工匠实地表演。
  2、展出和宣传中国重工产品时加入中国技术标准及成果。中国高铁、中国航空、中国电力、中国工程承包及建筑成果等中国标准都已经走在世界前列。邀请中国及本省知名品牌出展,努力推动重点企业的对外贸易、投资、兼并、合作的长期协议,加大专业展的宣传力度,使展览或会议成为与中国政府及企业进行贸易、合作最为直接、务实、高效的合作平台。
  3、各省市在海外展中可以突出自己的支柱产业,寻找国际区域性合作的国家、省州,建立长效机制,单年在对方国家做,双年请对方作为主宾国在自己省内做。
  我相信,只要有中国展览人和国外展览合作伙伴的共同努力,中国自主品牌展的春天将在全球辉煌绽放。
  后 记
  在与现场观众的互动环节中,嘉宾们还补充了在海外办展时的一些小贴士。例如,一些在中国很受欢迎的产品,到了国外不一定是适销对路的产品,在展示的过程中,既要注意展品民族特色的保留,也要遵守国际礼仪。在海外办展的过程中,要注意树立品牌,并注意服务好客户的客户。本次出展论坛圆满结束,而中国展览行业的海外之旅才刚刚起步。中国展览业走出去,机遇与挑战中生存,一步一个脚印开发巨大的新兴市场,以及服务海外客户不断变化的需求需要满足,是中国展览行业不变的追求。
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