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摘要：在对办公室进行人事管理的过程中，办公室文书档案管理是一个比较重要的方式，做好办公室文书档案管理工作有利于办公室的管理。本文对信息社会背景下办公室文书档案管理工作出现的问题进行了一定的分析，同时提出了相对应的解决措施。
关键词：信息社会；办公室文书档案管理；改革；创新
随着我国经济的发展，科学技术的不断提高，从而促使我们进入信息社会。在信息社会的背景下，对办公室的文书管理工作提出了一定的要求。以往的办公室的文案管理方式不能满足时代的发展，工作方式比较落后，这就要求办公室文书管理工作要进行一定的改革和创新。办公室文书档案管理工作的改革和创新 对提高公室人事管理的工作效率和提高工作质量，具有非常大的积极意义。
一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作出现的问题
其实信息社会下办公室文书档案管理工作并没有人们想象中的那么美好和便利，发生这种状况的原因不是因为信息社会的问题。最大的原因是因为，在信息社会的背景下，进行办公室文书档案管理的工作时，并没有对信息技术进行充分的利用。换一种说法就是，办公室文书档案管理并没有有效的结合信息化社会的优点。
出现这种问题，也不能把所有的错误都归结于办公室工作的不当。现在的经济不断的发生变化，时代进行着飞速的改变，办公室的性质属于一个职能部门，需要对新人进行技术的培养和综合素质的提高，同时还要引进一些先进的管理技术，在这个过程中，需要花费一定的时间。虽然办公室文书档案管理工作具有一定的问题，但是部分办公室的管理者的认识程度较低，没有对出现的问题进行一定的改进，而是认为办公室文书档案管理的体系已经非常的完善。由于存在这种意识，在实际工作的过程中，办公室的工作人员没有一定的上进心，自由散漫，按部就班。这就导致了办公室在设备更新速度上偏慢，也导致办公室难以接受新的文书档案管理理念。除此之外，社会的不断进步，使不同种类的文书 档案也逐渐出现。而在之前的办公室文书档案管理中没有这些新的种类，这对办公室工作人员来说就如新生的事物一样。特别是对一些新入职的工作人员来说，他们往往面对这些新的文书时无所适从。这种情形一经出现，可能会导致出现文书档案错乱或者寻找难度增大的情形，这种情况如果不及时解决将会使办公室的职能发挥受到很大的限制。
二、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新的途径
1.对办公室文书档案管理方式进行改进
根据调查，在对办公室的文书档案进行管理的过程中，经常会出现有些档案登记不明缺的现象。这种现象极大的影响了办公室的文书档案的安全，同时也威胁了人事信息的安全，阻挡了办公室职能进行有效的发挥。所以这就要求进行一定的改革。首先，在对文书档案进行管理的过程中，将责任落实到每个人的身上。也就是说，办公室人员在接受一份文书后，就需要对文书档案的流动有个准确的了解，并且需要对文书档案的安全负责。这样就会降低在进行文书档案管理过程中问题的发生率，也是为了通过改革使办公室的文书档案管理工作能够步入科学规范的道路。办公室文书档案管理工作的改革，将能够为办公室解决一些职责不明确或者出了问题却难以将责任落实到個人的问题。进行有效的改革极大的促进办公室文书档案管理的效率，推进办公室向规范管理的方向迈进。
2.办公室文书档案管理一方面是为了查找方便，另一方面也是为了保障信息安全。因此，办公室在文书 档案管理的过程中应该注意创新文书档案的保障工作。为此，办公室应该在条件许可的前提下引进可靠的安保系统。引进安保系统并不只是单纯地追求管理创新，而是出于对文书档案的负责和对整个办公室职能发挥的角度而设立的。办公室文书档案的安全并不是完全孤立的，它其实和办公室职能的发挥是密不可分的。
3.建立建全办公室文书档案检索系统
检索系统的建立旨在满足办公室文书档案管理与使用的两个要求：其一，确保文书档案保管的完整与安全；其二，方便查找和归档。文档检索系统可以分为普通文档和重要文档两种。普通文档建立检索系统可只建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等条目，需要查找和借阅时，只需根据检索系统中显示的文件柜编号与柜门号码就可以有针对性地直接查找借阅；重要文档检索系统建立的前提条件是除了纸质原始文件外，还须建立电子备份文件，例如文档的扫瞄件。重要文档是指那些保密层级高、单位价值大、保存时限长、涉及版权意义的文档。重要文档的扫描件用于内部管理人员日常查阅使用，原件则应专门存放在保险柜内，非特别情况且没有主管领导签字批准时不得外借。
4.对过期文档进行定期的清理
办公室文档中，有好多的普通文档已经过期失效，这些文档在一定的时间段具有一定的使用效果，但是过了那段时间就等同于一张废纸，没有任何的利用价值。对已经过期失效的文档进行保存管理，占用了一定的空间，同时还将有限的办公用品资源进行了一定的浪费，同时对有效的文档进行查找的时候，产生了很大的不便，容易进行文档混淆，产生不必要的麻烦。所以对过期的文档进行清理具有非常大的意义，有利于提高工作效率和质量。这对这些过期的文档进行清理出来。可以进行循环使用；如果是普通电子文档，则视情况直接删除或者强力压缩到磁盘类电子存贮设备中，然后清空原有的存贮空间为新的有效文档服务。
5.建立监督和抽查制度
办公文档的保管与使用表面看来只是普通行政管理工作内容，但其作为企事业单位工作资料的本质决定了这些文档潜在的重要价值。因此，管理层应当对办公文档的保管工作给予足够重视，并应视情况建立起监督和抽查制度。对普通文档保管情况的监督和抽查可以采取不定期或者与其他相关工作同时进行，例如领导需要查阅某一份文档时，管理人员可以在借阅文档的同时检查保管工作情况；如果是重要文档，则需要建立定期抽查制度，行政主管或者相关业务主管应当以月或季度为周期抽查重要文档的保管与借阅情况，并且根据抽查结果对文档保管人员进行绩效考核。
6.加强办公室员工职能培训
随着信息社会的不断发展，信息量不断的增大，并且这种趋势表现的越来越明显。办公室文书档案管理作为社会中的一种职业，同样也要进行信息化的发展，这就给办公室员工提出了一定的要求。办公室管理者要具备较高的信息化社会技能和管理能力，所以对办公室人员加强职能的训练。寻找出现的问题，然后采取相应的措施进行完善，哪方面做的不够好，然后改进哪方面。只有这样，办公室在文书档案管理过程中才能够适应信息化时代的要求，才能真正将信息化成果应用到办公室的文书档案管理过程中。
结语
在信息化不断发展的时代，以往的办公室的文书档案管理，工作效率较低，不能满足社会的发展和需要。办公室的文书档案管理工作为了适应信息化社会的发展，要进行一定的改革和创新。对办公室文书档案管理方式进行改进，建立建全办公室文书档案检索系统，对过期文档进行定期的清理，建立监督和抽查制度和加强办公室员工职能培训。
参考文献：
[1]卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018，（02）：101.
[2]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016，（19）：114.
[3]容悦玲.论医院文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2016，（12）：119.
[4]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，（01）：191+194.
关键词：信息社会；办公室文书档案管理；改革；创新
随着我国经济的发展，科学技术的不断提高，从而促使我们进入信息社会。在信息社会的背景下，对办公室的文书管理工作提出了一定的要求。以往的办公室的文案管理方式不能满足时代的发展，工作方式比较落后，这就要求办公室文书管理工作要进行一定的改革和创新。办公室文书档案管理工作的改革和创新 对提高公室人事管理的工作效率和提高工作质量，具有非常大的积极意义。
一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作出现的问题
其实信息社会下办公室文书档案管理工作并没有人们想象中的那么美好和便利，发生这种状况的原因不是因为信息社会的问题。最大的原因是因为，在信息社会的背景下，进行办公室文书档案管理的工作时，并没有对信息技术进行充分的利用。换一种说法就是，办公室文书档案管理并没有有效的结合信息化社会的优点。
出现这种问题，也不能把所有的错误都归结于办公室工作的不当。现在的经济不断的发生变化，时代进行着飞速的改变，办公室的性质属于一个职能部门，需要对新人进行技术的培养和综合素质的提高，同时还要引进一些先进的管理技术，在这个过程中，需要花费一定的时间。虽然办公室文书档案管理工作具有一定的问题，但是部分办公室的管理者的认识程度较低，没有对出现的问题进行一定的改进，而是认为办公室文书档案管理的体系已经非常的完善。由于存在这种意识，在实际工作的过程中，办公室的工作人员没有一定的上进心，自由散漫，按部就班。这就导致了办公室在设备更新速度上偏慢，也导致办公室难以接受新的文书档案管理理念。除此之外，社会的不断进步，使不同种类的文书 档案也逐渐出现。而在之前的办公室文书档案管理中没有这些新的种类，这对办公室工作人员来说就如新生的事物一样。特别是对一些新入职的工作人员来说，他们往往面对这些新的文书时无所适从。这种情形一经出现，可能会导致出现文书档案错乱或者寻找难度增大的情形，这种情况如果不及时解决将会使办公室的职能发挥受到很大的限制。
二、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新的途径
1.对办公室文书档案管理方式进行改进
根据调查，在对办公室的文书档案进行管理的过程中，经常会出现有些档案登记不明缺的现象。这种现象极大的影响了办公室的文书档案的安全，同时也威胁了人事信息的安全，阻挡了办公室职能进行有效的发挥。所以这就要求进行一定的改革。首先，在对文书档案进行管理的过程中，将责任落实到每个人的身上。也就是说，办公室人员在接受一份文书后，就需要对文书档案的流动有个准确的了解，并且需要对文书档案的安全负责。这样就会降低在进行文书档案管理过程中问题的发生率，也是为了通过改革使办公室的文书档案管理工作能够步入科学规范的道路。办公室文书档案管理工作的改革，将能够为办公室解决一些职责不明确或者出了问题却难以将责任落实到個人的问题。进行有效的改革极大的促进办公室文书档案管理的效率，推进办公室向规范管理的方向迈进。
2.办公室文书档案管理一方面是为了查找方便，另一方面也是为了保障信息安全。因此，办公室在文书 档案管理的过程中应该注意创新文书档案的保障工作。为此，办公室应该在条件许可的前提下引进可靠的安保系统。引进安保系统并不只是单纯地追求管理创新，而是出于对文书档案的负责和对整个办公室职能发挥的角度而设立的。办公室文书档案的安全并不是完全孤立的，它其实和办公室职能的发挥是密不可分的。
3.建立建全办公室文书档案检索系统
检索系统的建立旨在满足办公室文书档案管理与使用的两个要求：其一，确保文书档案保管的完整与安全；其二，方便查找和归档。文档检索系统可以分为普通文档和重要文档两种。普通文档建立检索系统可只建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等条目，需要查找和借阅时，只需根据检索系统中显示的文件柜编号与柜门号码就可以有针对性地直接查找借阅；重要文档检索系统建立的前提条件是除了纸质原始文件外，还须建立电子备份文件，例如文档的扫瞄件。重要文档是指那些保密层级高、单位价值大、保存时限长、涉及版权意义的文档。重要文档的扫描件用于内部管理人员日常查阅使用，原件则应专门存放在保险柜内，非特别情况且没有主管领导签字批准时不得外借。
4.对过期文档进行定期的清理
办公室文档中，有好多的普通文档已经过期失效，这些文档在一定的时间段具有一定的使用效果，但是过了那段时间就等同于一张废纸，没有任何的利用价值。对已经过期失效的文档进行保存管理，占用了一定的空间，同时还将有限的办公用品资源进行了一定的浪费，同时对有效的文档进行查找的时候，产生了很大的不便，容易进行文档混淆，产生不必要的麻烦。所以对过期的文档进行清理具有非常大的意义，有利于提高工作效率和质量。这对这些过期的文档进行清理出来。可以进行循环使用；如果是普通电子文档，则视情况直接删除或者强力压缩到磁盘类电子存贮设备中，然后清空原有的存贮空间为新的有效文档服务。
5.建立监督和抽查制度
办公文档的保管与使用表面看来只是普通行政管理工作内容，但其作为企事业单位工作资料的本质决定了这些文档潜在的重要价值。因此，管理层应当对办公文档的保管工作给予足够重视，并应视情况建立起监督和抽查制度。对普通文档保管情况的监督和抽查可以采取不定期或者与其他相关工作同时进行，例如领导需要查阅某一份文档时，管理人员可以在借阅文档的同时检查保管工作情况；如果是重要文档，则需要建立定期抽查制度，行政主管或者相关业务主管应当以月或季度为周期抽查重要文档的保管与借阅情况，并且根据抽查结果对文档保管人员进行绩效考核。
6.加强办公室员工职能培训
随着信息社会的不断发展，信息量不断的增大，并且这种趋势表现的越来越明显。办公室文书档案管理作为社会中的一种职业，同样也要进行信息化的发展，这就给办公室员工提出了一定的要求。办公室管理者要具备较高的信息化社会技能和管理能力，所以对办公室人员加强职能的训练。寻找出现的问题，然后采取相应的措施进行完善，哪方面做的不够好，然后改进哪方面。只有这样，办公室在文书档案管理过程中才能够适应信息化时代的要求，才能真正将信息化成果应用到办公室的文书档案管理过程中。
结语
在信息化不断发展的时代，以往的办公室的文书档案管理，工作效率较低，不能满足社会的发展和需要。办公室的文书档案管理工作为了适应信息化社会的发展，要进行一定的改革和创新。对办公室文书档案管理方式进行改进，建立建全办公室文书档案检索系统，对过期文档进行定期的清理，建立监督和抽查制度和加强办公室员工职能培训。
参考文献：
[1]卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018，（02）：101.
[2]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016，（19）：114.
[3]容悦玲.论医院文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2016，（12）：119.
[4]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，（01）：191+194.