论文部分内容阅读
摘 要：随着时代的发展，档案管理模式有了改变，事业单位档案管理信息化建设显得尤为重要。档案管理信息化建设是一项能够提高事业单位的办事效率的方法。为此，对档案管理信息化的优势和存在问题进行分析，以提出一些策略方法。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设
中图分类号： F49 文献标识码：A 文章编号：16723198（2014）17016701
1 事业单位档案管理信息化的优势
1.1 档案管理信息化的存储环境优势
事业单位档案信息化相对传统的管理方式，其储存的环境更加优越。纸张的存放有很多不便之处，既不能防潮又不能防霉，会在保管的过程中造成损坏和字迹模糊不清等问题。假如发生一些自然的或人为的灾害，资料有所遗失，便没办法找回。但是，信息化的管理可以在保管的过程中进行备份，不会受到一些环境的干扰，如果想进行多重保管还可通过硬盘、光盘等拷贝下来。
1.2 档案管理信息化的使用优势
相对传统的档案资料查询、使用，档案管理信息化更加方便、高效。传统的管理在需要使用档案时，要在申请允许后，才可进行查询使用。在查询的过程中，由于时间较长，很多信息由于人工疏忽或纸张老化，可能会丢失一些信息。看完后还要进行归位。但是信息化的档案管理只需登录网络便可查询，而且分类清楚，整个档案的使用都非常的简单，也不存在有信息疏漏或损坏问题。
2 事业单位档案信息化存在的问题
2.1 档案软件缺乏通用性
由于事业单位的计算机型号各不相同，开发软件没办法互用，文件检索和计算机管理软件系统缺乏通用性，不能同时适用。档案软件在有的计算机中能用，在有的计算机中不能用，比较限制事业单位档案管理信息化建设。
2.2 档案信息缺乏共享性
事业单位的档案管理信息化建设程度参差不齐，不具备较好的统一性。因此，对于信息资源的共享，还存在一些难点。
2.3 档案管理缺乏规范性
由于事业单位的档案业务基础不够好，档案管理缺乏规范性，导致一些档案的相容性不是很好。档案无法达到自动化的标准，缺乏规范、全面的推广标准，因此，事业单位档案管理信息化建设较多不可实施性。
2.4 档案管理技术缺乏创新性
过去的档案管理技术没有一个衡量标准，也没有对计算机信息处理技术以及长远发展做过打算。所以档案管理技术缺乏创新性，与现在的管理方式不大适应。
2.5 管理人员素质有待提高
事业单位的档案管理信息化建设对档案人员的要求较高，需要有良好的技术水平和计算机知识。但是，目前的管理人员还达不到标准水平。尽管设备先进，但还需较好的操作水平。因此，管理人员素质有待提高。
3 事业单位档案管理信息化建设的策略方法
3.1 制定档案管理信息化的总体规划
事业单位档案管理信息化建设需要按照事业单位的实际情况以及长远目标进行分析，从而来制定相对应的总体规划。事业单位档案管理信息化建设需要遵循事业单位自身的发展情况，用科学的方式进行准确的分析，以制定出有效可行的档案管理模式。档案信息化的建设要有一个长期和短期的目标，需要具备灵活性和可发展性，其建设需对事业单位的发展有良好的促进作用。
3.2 建立一个有效实用的档案信息网站
建立一个有效实用的档案信息网站，能够给需要档案信息的人员提供相对应服务，能够方便事业单位在网上建立信息站点。档案信息网站可在网上进行查询、归档、下载等。档案信息网站的建立，已经成为事业单位档案信息化建设的重要手段，其目的在于促进档案管理信息化的良好实施。利用档案信息网站，实现资源共享，形成一个更全面更科学的传送系统，以提高档案管理的实际效益。
档案信息网站的建设还存在一些需要注意的地方。（1）档案信息管理操作系统必须能够进行升级和更新，检索功能也要不断完善。系统要与事业单位档案管理信息化建设的要求相符，将档案管理信息化的优势良好的发挥出来，并不断进步和发展。（2）档案管理信息化的设备必须符合国内相关标准，事业单位档案管理需采用较好的硬件和软件公司。对事业单位档案管理的开发，可采取定做方式以保证事业单位档案管理信息化的更新等，能够减少日后所需开发的成本。（3）选择网络配置时，还应考虑到事业单位的网络是否存在问题，其响应和传递的速度是否能达到相关的要求。
3.3 实现信息资源数字化发展
实现信息资源数字化发展，能够对事业单位的档案资料进行保护，能够加快事业单位档案管理信息化的建设。数字化档案管理模式的建立是与时俱进的管理模式，实现信息资源数字化需要依靠较为先进的信息手段。将档案信息变为数字化的信息模式，并使其规范，更利于数据的查找和发布，更好更快的为人们服务。
3.4 加强对档案工作人员素质培训
加强对档案工作人员素质培训，能够强化档案信息化的有效建设。因此，工作人员作为档案信息化建设的执行者应学习相关技术和网络知识。工作人员在日常的操作中保持良好的心态，更好的利用相关网络技术，对信息进行分类管理，以满足事业单位的需要。
参考文献
[1]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011，（4）：86.
[2]斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2014，（3）：174.
[3]徐文明.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].才智，2012，（3）：348.
[4]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，（16）：128129.
[5]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014，（5）：127128.
关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设
中图分类号： F49 文献标识码：A 文章编号：16723198（2014）17016701
1 事业单位档案管理信息化的优势
1.1 档案管理信息化的存储环境优势
事业单位档案信息化相对传统的管理方式，其储存的环境更加优越。纸张的存放有很多不便之处，既不能防潮又不能防霉，会在保管的过程中造成损坏和字迹模糊不清等问题。假如发生一些自然的或人为的灾害，资料有所遗失，便没办法找回。但是，信息化的管理可以在保管的过程中进行备份，不会受到一些环境的干扰，如果想进行多重保管还可通过硬盘、光盘等拷贝下来。
1.2 档案管理信息化的使用优势
相对传统的档案资料查询、使用，档案管理信息化更加方便、高效。传统的管理在需要使用档案时，要在申请允许后，才可进行查询使用。在查询的过程中，由于时间较长，很多信息由于人工疏忽或纸张老化，可能会丢失一些信息。看完后还要进行归位。但是信息化的档案管理只需登录网络便可查询，而且分类清楚，整个档案的使用都非常的简单，也不存在有信息疏漏或损坏问题。
2 事业单位档案信息化存在的问题
2.1 档案软件缺乏通用性
由于事业单位的计算机型号各不相同，开发软件没办法互用，文件检索和计算机管理软件系统缺乏通用性，不能同时适用。档案软件在有的计算机中能用，在有的计算机中不能用，比较限制事业单位档案管理信息化建设。
2.2 档案信息缺乏共享性
事业单位的档案管理信息化建设程度参差不齐，不具备较好的统一性。因此，对于信息资源的共享，还存在一些难点。
2.3 档案管理缺乏规范性
由于事业单位的档案业务基础不够好，档案管理缺乏规范性，导致一些档案的相容性不是很好。档案无法达到自动化的标准，缺乏规范、全面的推广标准，因此，事业单位档案管理信息化建设较多不可实施性。
2.4 档案管理技术缺乏创新性
过去的档案管理技术没有一个衡量标准，也没有对计算机信息处理技术以及长远发展做过打算。所以档案管理技术缺乏创新性，与现在的管理方式不大适应。
2.5 管理人员素质有待提高
事业单位的档案管理信息化建设对档案人员的要求较高，需要有良好的技术水平和计算机知识。但是，目前的管理人员还达不到标准水平。尽管设备先进，但还需较好的操作水平。因此，管理人员素质有待提高。
3 事业单位档案管理信息化建设的策略方法
3.1 制定档案管理信息化的总体规划
事业单位档案管理信息化建设需要按照事业单位的实际情况以及长远目标进行分析，从而来制定相对应的总体规划。事业单位档案管理信息化建设需要遵循事业单位自身的发展情况，用科学的方式进行准确的分析，以制定出有效可行的档案管理模式。档案信息化的建设要有一个长期和短期的目标，需要具备灵活性和可发展性，其建设需对事业单位的发展有良好的促进作用。
3.2 建立一个有效实用的档案信息网站
建立一个有效实用的档案信息网站，能够给需要档案信息的人员提供相对应服务，能够方便事业单位在网上建立信息站点。档案信息网站可在网上进行查询、归档、下载等。档案信息网站的建立，已经成为事业单位档案信息化建设的重要手段，其目的在于促进档案管理信息化的良好实施。利用档案信息网站，实现资源共享，形成一个更全面更科学的传送系统，以提高档案管理的实际效益。
档案信息网站的建设还存在一些需要注意的地方。（1）档案信息管理操作系统必须能够进行升级和更新，检索功能也要不断完善。系统要与事业单位档案管理信息化建设的要求相符，将档案管理信息化的优势良好的发挥出来，并不断进步和发展。（2）档案管理信息化的设备必须符合国内相关标准，事业单位档案管理需采用较好的硬件和软件公司。对事业单位档案管理的开发，可采取定做方式以保证事业单位档案管理信息化的更新等，能够减少日后所需开发的成本。（3）选择网络配置时，还应考虑到事业单位的网络是否存在问题，其响应和传递的速度是否能达到相关的要求。
3.3 实现信息资源数字化发展
实现信息资源数字化发展，能够对事业单位的档案资料进行保护，能够加快事业单位档案管理信息化的建设。数字化档案管理模式的建立是与时俱进的管理模式，实现信息资源数字化需要依靠较为先进的信息手段。将档案信息变为数字化的信息模式，并使其规范，更利于数据的查找和发布，更好更快的为人们服务。
3.4 加强对档案工作人员素质培训
加强对档案工作人员素质培训，能够强化档案信息化的有效建设。因此，工作人员作为档案信息化建设的执行者应学习相关技术和网络知识。工作人员在日常的操作中保持良好的心态，更好的利用相关网络技术，对信息进行分类管理，以满足事业单位的需要。
参考文献
[1]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011，（4）：86.
[2]斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2014，（3）：174.
[3]徐文明.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].才智，2012，（3）：348.
[4]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，（16）：128129.
[5]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014，（5）：127128.