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新时代,对档案工作来说,同样是机遇与挑战并存。如何抓住机遇,迎接挑战。关键是改革和完善档案工作的职能,思路和方法,使档案工作与时俱进,更好的服务于改革开放和社会主义现代化建设。
一、正视机遇和挑战
近二十几年来,发达国家在档案开发利用,档案科技成果展示,档案信息技术革命方面都有突飞猛进的发展。档案信息自动化,档案管理数字化,已在许多发达国家和发展中国家应用,许多发达国家已相继开始了永久保护真实电子文件的应用研究,并取得成效。如新加坡的《电子邮件归档指南》,加拿大,美国等国家关于《电子文件保护策略:InterPARES研究的若干重点》,《关于如何制订长期保护真实电子文件政策的理论框架》等等,都充分展示了全球化经济战略带来的档案职能的重大变革。纵观我国档案事业的发展,已经远远不能适应新形势发展的要求。以县级档案馆为例。目前我们的档案管理及开发利用仍然延续过去的老办法。档案的整理接收,保存,仍然是人工编页手抄目录,打字油印,人工装订,既费时,又费力。一卷档案从接收到归档,折算起来,一个人需要工作一周的时间。而采用信息技术,电子归档,仅用几分钟的时间就可完成。目前的档案开发利用,也存在同样弊端。由于整理档案牵涉大量人力物力,档案工作基本上是自我封闭,坐门等客,而不是走出去上门提供利用,搞好服务。
第一,档案工作的职能更具体的体现在搞好服务上。第二,世界范围内的信息化产业变革,将有利地促进我国档案信息现代化建设。第三,档案资料提供利用的范围进一步扩大。在这种情况下,我们只有更新观念,转变职能,抢抓机遇,应对挑战,档案工作才能跟上时代的脉博,才能更好地服从和服务于经济建设。
二、积极探索档案工作的新思路
加入WTO后,国内政府制定的法规及规章,都要与WTO规则相一致,这就给档案工作提出了一个新课题。即:经济全球化促进字档案事业的国际化。档案管理的职能,方法手段等都没有国界,可以互相学习,共同促进。2001年11月在北京举行的“永久保护真实的电子文件国际学术报告会”就充分证明了这一点,不论是美国,加拿大,新加坡等档案管理比较先进的国家,还是正在发展中的中国等其他国家,档案管理的职能已经正在开始由管理型向全方位服务型转变,档案管理的方法已经由注重保管向全方位扩大和提供利用方面转化;档案管理的手段已由人工抄写向智能化,信息化方向发展。档案馆基础设施建设已由过去的为建馆而建向高科技综合档案馆方向迈进。档案管理手段的国际化,给我们的档案工作提出了新的思路。
第一,强化宏观指导,搞好科学调研。调查研究是谋事之基,成事之道。为此,要在档案系统大兴调研之风,努力构建完善的调研机制,调研出思路,出对策,出成果。档案工作者要把主要精力用于宏观指导和调查研究上,通过调研开拓视野,掌握实情,形成科学的认识。不要整天忙于抄写目录,装订档案。要从卷山录海中解放出来,多开展一些指导性的工作,到机关,企事业单位以及基层开展一些调查研究。研究如何规范和完善基层档案管理;农村基层档案信息化研究;档案 资料利用成果展示;基层档案工作执法情况调查等。第二,强化服务引导,提高队伍素质。档案工作要全方位服务于经济和社会,才能实现档案工作的利用价值。强化服务功能,人的素质是关键,这就需要我们迁就一批懂科学,会管理,政治素质好,业务技能高的档案干部队伍。同时要培养一批具有高层次的管理人员,来管理档案队伍。第三,强化基础建设,改善设施年。据不完全统计,目前,省以上档案馆的基础设施建设比较规范,并具备了综合档案馆的要求。县市区档案馆情况不一。大多数不具备综合档案馆的要求。保存的只是机关部分文书档案。个别县市至今没有档案馆。档案工作严重后。与经济全球化,信息战略化的发展要求远远不相适应。当今世界经济强国如美国,日本,新加坡等国家都非常重视档案信息化管理,美国,加拿大,新加坡等国家在综合档案馆的建设及档案信息化发展方面,走在了世界的前列。我国的档案事业,近几年也有了较快的发展。广州综合档案馆的建设基本具备了世界先进水平,也给我们提供了富贵的经验,即领导重视,地方政府支持。由此可见,我们的各级领导及政府管理部门,要站在经济实现全球化,档案实现信息化的高度,来认识档案工作,支持档案工作,发展档案事业,使档案工作真正为经济建设服务。
三、不断完善创新工作机制
入世后,档案工作要求实,求新,全面发展,需要严格的监督制约机制做保障,机制完善,才能创新发展。
第一,各级档案管理部门都应制定切实可行的目标责任制,完善责任追究制度。目标责任制即可制约档案部门的内部管理,又可促进档案工作的宏观指导和执法监督。第二,档案管理部门应尽快制定电子文件档案管理规程和档案 技术人员行为准则。应根据当地实际情况,制定出适合本地档案管理工作特点的行为标准,切忌一刀切,照搬照套他人的做法。第三,改革和完善过去的管理办法和模式,引入竞争制约机制,把档案工作搞活。档案部门要改变因循守旧,看门守摊的思想,以抓典型,带全面,走出去,抓调研为重点,全面推进档案事业的发展。要开展人才竞争,以业务创新为主,能者上,庸者下,调动档案工作者的积极性。要建立一整套现代化的档案管理新机制,形成上下贯通纵横交错的档案信息化管理体系。
一、正视机遇和挑战
近二十几年来,发达国家在档案开发利用,档案科技成果展示,档案信息技术革命方面都有突飞猛进的发展。档案信息自动化,档案管理数字化,已在许多发达国家和发展中国家应用,许多发达国家已相继开始了永久保护真实电子文件的应用研究,并取得成效。如新加坡的《电子邮件归档指南》,加拿大,美国等国家关于《电子文件保护策略:InterPARES研究的若干重点》,《关于如何制订长期保护真实电子文件政策的理论框架》等等,都充分展示了全球化经济战略带来的档案职能的重大变革。纵观我国档案事业的发展,已经远远不能适应新形势发展的要求。以县级档案馆为例。目前我们的档案管理及开发利用仍然延续过去的老办法。档案的整理接收,保存,仍然是人工编页手抄目录,打字油印,人工装订,既费时,又费力。一卷档案从接收到归档,折算起来,一个人需要工作一周的时间。而采用信息技术,电子归档,仅用几分钟的时间就可完成。目前的档案开发利用,也存在同样弊端。由于整理档案牵涉大量人力物力,档案工作基本上是自我封闭,坐门等客,而不是走出去上门提供利用,搞好服务。
第一,档案工作的职能更具体的体现在搞好服务上。第二,世界范围内的信息化产业变革,将有利地促进我国档案信息现代化建设。第三,档案资料提供利用的范围进一步扩大。在这种情况下,我们只有更新观念,转变职能,抢抓机遇,应对挑战,档案工作才能跟上时代的脉博,才能更好地服从和服务于经济建设。
二、积极探索档案工作的新思路
加入WTO后,国内政府制定的法规及规章,都要与WTO规则相一致,这就给档案工作提出了一个新课题。即:经济全球化促进字档案事业的国际化。档案管理的职能,方法手段等都没有国界,可以互相学习,共同促进。2001年11月在北京举行的“永久保护真实的电子文件国际学术报告会”就充分证明了这一点,不论是美国,加拿大,新加坡等档案管理比较先进的国家,还是正在发展中的中国等其他国家,档案管理的职能已经正在开始由管理型向全方位服务型转变,档案管理的方法已经由注重保管向全方位扩大和提供利用方面转化;档案管理的手段已由人工抄写向智能化,信息化方向发展。档案馆基础设施建设已由过去的为建馆而建向高科技综合档案馆方向迈进。档案管理手段的国际化,给我们的档案工作提出了新的思路。
第一,强化宏观指导,搞好科学调研。调查研究是谋事之基,成事之道。为此,要在档案系统大兴调研之风,努力构建完善的调研机制,调研出思路,出对策,出成果。档案工作者要把主要精力用于宏观指导和调查研究上,通过调研开拓视野,掌握实情,形成科学的认识。不要整天忙于抄写目录,装订档案。要从卷山录海中解放出来,多开展一些指导性的工作,到机关,企事业单位以及基层开展一些调查研究。研究如何规范和完善基层档案管理;农村基层档案信息化研究;档案 资料利用成果展示;基层档案工作执法情况调查等。第二,强化服务引导,提高队伍素质。档案工作要全方位服务于经济和社会,才能实现档案工作的利用价值。强化服务功能,人的素质是关键,这就需要我们迁就一批懂科学,会管理,政治素质好,业务技能高的档案干部队伍。同时要培养一批具有高层次的管理人员,来管理档案队伍。第三,强化基础建设,改善设施年。据不完全统计,目前,省以上档案馆的基础设施建设比较规范,并具备了综合档案馆的要求。县市区档案馆情况不一。大多数不具备综合档案馆的要求。保存的只是机关部分文书档案。个别县市至今没有档案馆。档案工作严重后。与经济全球化,信息战略化的发展要求远远不相适应。当今世界经济强国如美国,日本,新加坡等国家都非常重视档案信息化管理,美国,加拿大,新加坡等国家在综合档案馆的建设及档案信息化发展方面,走在了世界的前列。我国的档案事业,近几年也有了较快的发展。广州综合档案馆的建设基本具备了世界先进水平,也给我们提供了富贵的经验,即领导重视,地方政府支持。由此可见,我们的各级领导及政府管理部门,要站在经济实现全球化,档案实现信息化的高度,来认识档案工作,支持档案工作,发展档案事业,使档案工作真正为经济建设服务。
三、不断完善创新工作机制
入世后,档案工作要求实,求新,全面发展,需要严格的监督制约机制做保障,机制完善,才能创新发展。
第一,各级档案管理部门都应制定切实可行的目标责任制,完善责任追究制度。目标责任制即可制约档案部门的内部管理,又可促进档案工作的宏观指导和执法监督。第二,档案管理部门应尽快制定电子文件档案管理规程和档案 技术人员行为准则。应根据当地实际情况,制定出适合本地档案管理工作特点的行为标准,切忌一刀切,照搬照套他人的做法。第三,改革和完善过去的管理办法和模式,引入竞争制约机制,把档案工作搞活。档案部门要改变因循守旧,看门守摊的思想,以抓典型,带全面,走出去,抓调研为重点,全面推进档案事业的发展。要开展人才竞争,以业务创新为主,能者上,庸者下,调动档案工作者的积极性。要建立一整套现代化的档案管理新机制,形成上下贯通纵横交错的档案信息化管理体系。