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每到年底最忙的就数咱做汇报工作的了，而且还要面对不同人(员工财务、主管、董事等)做内容大致相同的报告，各种报告、图表、数据要不断重复合成，效率低不说，还容易出错。其实，在PowerPoint2007中就有两种方法，可以减少重复工作，加速年终报告制作一起往下看!
重用幻灯片——把一个演示拆成N个
我们可以把所有演示文档中共用到的幻灯片内容全部集中在一起制做成一个总演示文档，再按展示对象不同，从中选择出适当的幻灯片另行排列顺序生成新的演示文档。这样只要简单地选择排序即可，完全可以省却重复制作幻灯片的时间。PowerPoint2007中提供的重用幻灯片功能可以轻松实现这一目的。
打开PowerPoint2007，在“开始”选项卡中单击“新建幻灯片”的下拉箭头，在下拉列表中选择下面的“重用幻灯片”项，此时在窗口右侧会显示“重用幻灯片”窗格。在“重用幻灯片”窗格的“从以下源中插入幻灯片”中输入事先做好的总演示文档的文件路径，回车确认打开。或者单击“浏览”选择“浏览文件”，在“浏览”对话框中选择打开总演示文档。确认打开后总演示文档中的所有幻灯片都会显示在“重用幻灯片”窗格的列表中(如图1)。
新建一个空演示文档，在“重用幻灯片”窗格中单击，要插入的幻灯片，即可把该张幻灯片插入到当前显示的那张幻灯片的后面。按向员工展示所需要的顺序逐一单击插入各张幻灯片，再根据需要适当对文档进行修改，然后把当前文档保存为“全体员工会议演示PPTX”就行了。重复这一步即可轻松地按不同需要分别整理出“董事会报告.PPTX”“财务人员说明PPTX”等多个不同的演示文档。
自定义放映——把一个演示当N个用
另外一种思路是考虑把所有要展示的内容全部集中在一起制做成一个演示文档，再按展示对象不同，从中选择出相应张数的幻灯片，另行编排顺序进行有选择的放映。我们可以通过设置自定义放映来实现这种有选择的放映效果。
在PowerPoint2007中打开集中了所有幻灯片的总演示文档。切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“自定义幻灯片放映”选择“自定义放映”，在“自定义放映”窗口中单击“新建”按钮。
在打开的“定义自定义放映”窗口中输入放映名称“全体员工会议演示”，然后在窗口左边的幻灯片列表中，按播放顺序逐一双击需要播放的幻灯片，把它添加到右侧“在自定义放映的幻灯片”列表中。也可以配合按Ctrl键或Shift键进行单击选中多张幻灯片，再单击添加按钮一起添加，然后在右侧列表中选中幻灯片，单击右侧的上下按钮调整顺序。这些添加的幻灯片就是此次要播放的幻灯片和顺序了。设置好后单击确定，把这个放映设置保存到自定义放映窗口的列表中。
重复这一步制作出“董事会报告”、 “财务人员说明”、“向上层主管报告”等等其它放映设置。在“自定义放映”窗口中随时可以选中添加的放映项，单击“编辑”按钮进行二次修改。最后关闭“自定义放映”窗口井保存总演示文档。
以后只要打开这个总演示文档，切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“自定义幻灯片放映”，在下拉列表中就会显示我们设置保存好的“向老板汇报用”、“向员工说明用”、“向财务说明用”等自定义播放方案选项(如图2)，选择相应的方案选项即可按前面设置的顺序播放幻灯片了。
上面介绍的这两种方法中，第一种方法的优点是可以对分开后的演示进行修改，相同的幻灯片在不同文档中也可以单独修改。而第二种方法把所有演示集中在一个文档中，则比较方便保存管理。例如后期发现设计有错时，第二种方法只要改一张幻灯片，在所放映方案中的此幻灯片内容就可以同时改变。而第一种则必须同时修改多个演示文档中的幻灯片才行。至于具体哪种方式比较实用就看个人需要了。
重用幻灯片——把一个演示拆成N个
我们可以把所有演示文档中共用到的幻灯片内容全部集中在一起制做成一个总演示文档，再按展示对象不同，从中选择出适当的幻灯片另行排列顺序生成新的演示文档。这样只要简单地选择排序即可，完全可以省却重复制作幻灯片的时间。PowerPoint2007中提供的重用幻灯片功能可以轻松实现这一目的。
打开PowerPoint2007，在“开始”选项卡中单击“新建幻灯片”的下拉箭头，在下拉列表中选择下面的“重用幻灯片”项，此时在窗口右侧会显示“重用幻灯片”窗格。在“重用幻灯片”窗格的“从以下源中插入幻灯片”中输入事先做好的总演示文档的文件路径，回车确认打开。或者单击“浏览”选择“浏览文件”，在“浏览”对话框中选择打开总演示文档。确认打开后总演示文档中的所有幻灯片都会显示在“重用幻灯片”窗格的列表中(如图1)。
新建一个空演示文档，在“重用幻灯片”窗格中单击，要插入的幻灯片，即可把该张幻灯片插入到当前显示的那张幻灯片的后面。按向员工展示所需要的顺序逐一单击插入各张幻灯片，再根据需要适当对文档进行修改，然后把当前文档保存为“全体员工会议演示PPTX”就行了。重复这一步即可轻松地按不同需要分别整理出“董事会报告.PPTX”“财务人员说明PPTX”等多个不同的演示文档。
自定义放映——把一个演示当N个用
另外一种思路是考虑把所有要展示的内容全部集中在一起制做成一个演示文档，再按展示对象不同，从中选择出相应张数的幻灯片，另行编排顺序进行有选择的放映。我们可以通过设置自定义放映来实现这种有选择的放映效果。
在PowerPoint2007中打开集中了所有幻灯片的总演示文档。切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“自定义幻灯片放映”选择“自定义放映”，在“自定义放映”窗口中单击“新建”按钮。
在打开的“定义自定义放映”窗口中输入放映名称“全体员工会议演示”，然后在窗口左边的幻灯片列表中，按播放顺序逐一双击需要播放的幻灯片，把它添加到右侧“在自定义放映的幻灯片”列表中。也可以配合按Ctrl键或Shift键进行单击选中多张幻灯片，再单击添加按钮一起添加，然后在右侧列表中选中幻灯片，单击右侧的上下按钮调整顺序。这些添加的幻灯片就是此次要播放的幻灯片和顺序了。设置好后单击确定，把这个放映设置保存到自定义放映窗口的列表中。
重复这一步制作出“董事会报告”、 “财务人员说明”、“向上层主管报告”等等其它放映设置。在“自定义放映”窗口中随时可以选中添加的放映项，单击“编辑”按钮进行二次修改。最后关闭“自定义放映”窗口井保存总演示文档。
以后只要打开这个总演示文档，切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“自定义幻灯片放映”，在下拉列表中就会显示我们设置保存好的“向老板汇报用”、“向员工说明用”、“向财务说明用”等自定义播放方案选项(如图2)，选择相应的方案选项即可按前面设置的顺序播放幻灯片了。
上面介绍的这两种方法中，第一种方法的优点是可以对分开后的演示进行修改，相同的幻灯片在不同文档中也可以单独修改。而第二种方法把所有演示集中在一个文档中，则比较方便保存管理。例如后期发现设计有错时，第二种方法只要改一张幻灯片，在所放映方案中的此幻灯片内容就可以同时改变。而第一种则必须同时修改多个演示文档中的幻灯片才行。至于具体哪种方式比较实用就看个人需要了。