办公自动化（officeAutomation，OA）在20世纪70年代迅速发展起来并传入我国，90年代进入飞速发展的阶段。它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术，目的是提高劳动生产率，改善内部管理体制，促进企业基础信息的融合，为企业快速准确的提供决策信息。近几年来，随着计算机和网络技术的飞速发展，办公自动化越来越受到包括高等院校在内的各行各业的青睐。当前，我国高等教育正处于蓬勃发展的黄金时期，各高校办学规模不断扩大，学科专业不断增加，教学、科研及行政事务的管理负荷和管理难度也相应增加。建设办公自动化系统，对于提高高校办公的效率，实现高校管理现代化和决策科学化，有较大的意义。本文主要是从本人服务的广东外语艺术职业学院的行政实践和服务管理工作需求出发，根据该院校自定义的处理工作流程，建立一个系统来为该院校的校内行政、党政办公人员提供公文批办、公文归档，为全院教职工提供办公业务的无纸化办公服务，院校的多种申请审核流程在网络上流转完成。该系统通过自定义工作流程的方法，搭建一个协作交流的平台，实现对单位内的人和事进行有效、有序、科学的分配和管理，确保学校的各部门，以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作，在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作，以计算机网络通信取代纸介质的传送，提高各部门之间的协作效率，确保学校领导能够方便、及时获得各种信息和统计数据，立即知晓各项工作的进展情况。本系统适用该院校的所有教职工，适用人员不需要计算机的硬件和软件知识，只要会使用一种浏览器和一般的网页操作。该系统采用了稳定且易于操作的B/S结构，使用J2EE技术框架进行开发，数据库使用Oracle，工作流基于开源的JBPM框架。该系统充分利用了J2EE体系架构的优势，提高了系统的稳定性和可扩展性。程序及数据库集中运行于服务器，使系统具有简单、实用、易维护等特点。