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摘要：材料撰写和信息工作同属文字工作范畴，既是办公室工作体系的重要组成部分，同时也是整个企业管理系统中必不可少的两个环节。做好这两方面工作，要构建“五位一体”的工作体系，即充分认识工作的重要性，坚持端正的工作态度，掌握正确的工作方法，保持积极的工作状态、处理好四个方面的重要关系。
关键词：材料撰写； 信息； “五位一体”
材料撰写和信息工作既是办公室工作体系的重要组成部分，同时也是整个企业管理系统中必不可少的两个环节。这两项工作虽然在工作内容和工作方法上有所不同，但均属于文字工作的范畴，具有类似的特点，也都具有“以文辅政”的作用。做好这两项工作，需要多方面的能力和素养，笔者认为至少包括提高认识、端正态度、掌握方法、提升工作状态、处理好重要关系五个方面，简要概括为“五位一体”工作体系。
一、充分认识材料撰写和信息工作的重要性
辦公室要发挥“桥梁、枢纽、参谋、助手、窗口”的独特作用，材料撰写和信息工作是重要途径。企业许多重要决策、重大部署都需要通过讲话、报告的形式进行宣贯，在此过程中材料撰写工作者扮演着不可替代的角色。一份高质量的讲话或报告，是领导决策意图和秘书精心谋划的结晶，既要高屋建瓴、从大处着眼，又要言之有物、契合工作实际。这些讲话和报告的形成，小到指导一项具体工作的开展，大到确定整个企业的发展走向。材料撰写工作者的价值就随着这些讲话和报告的出炉而得到了有力彰显。
信息工作的作用也非常重要，它是各级领导了解情况、把握工作动态的重要途径，是科学决策的重要依据，是行业交流的重要平台，也是上下联通的重要纽带。根据管理学理论，信息不对称是导致错误决策、增加交易成本、诱发经营风险的重要因素。在这样一个网状世界里，及时、准确、全面获取信息的重要性怎么强调都不为过。广大的信息报送工作者就是撑起这样一张大网的中坚力量。没有他们的努力工作，各级领导就会变得耳目闭塞，企业的日常工作就难以高效有序开展。
二、坚持端正的工作态度
态度导致好恶各异、取舍不同，于是自然决定成败，做好材料撰写、信息工作也是如此。一要静得下心。从事文字工作常常需要我们去认真思考、梳理一些问题，比如起草讲话、报告时如何谋篇布局，提炼观点，编写信息时如何去粗取精、详略得当，都需要在一份宁静的思绪中酝酿，“一颗躁动的心”是无论如何都搞不好文字工作的。二要吃得下苦。从事文字工作的人都有深刻体会，有时候要写好一篇讲话，常常需要长时间伏案工作，熬夜加班是常态。吃不下这份苦，就干不好这项工作。但“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”。当起草的讲话、报告得到领导肯定时，当报送的政策建议得到上级部门采纳时，工作成就感也一定会油然而生。三要抓得住纲。所谓“纲举目张”，材料撰写、信息工作只有围绕中心、抓住重点，才能保持正确方向，取得实际成效。具体来讲，就是在起草讲话、报告时要把握国家宏观大势、紧扣企业发展主题、唱响主旋律、弹好协奏曲；在信息报送时，要围绕上级部门关注的重点问题、企业改革发展的重点方面进行挖掘、精心选编，不能眉毛胡子一把抓，不负责任、不加选择地有什么报什么。
三、掌握正确的工作方法
干好材料撰写、信息工作也要掌握得当的工作方法。概括起来，可以称为“三博”、“三勤”。
“三博”是指：一要博览群书。“读书破万卷，下笔如有神”。从事文字工作，必须要养成常读书、多读书的好习惯。通过读书，提升自己的理论水平，丰富企业经营管理的知识，开阔看待问题的视野，把握时代前进的脉络，这样才能在动笔时做到言之有理、言之有物。二要博闻强记。搞文字写作不博闻强记是不行的，不仅要记企业经营管理中的重要数据、信息、经验、事件等，还要注意积累一些名人名言、经典论断、历史掌故和报刊杂志上的精彩言论等内容。只有通过占有丰富的信息量，才能在写作过程中做到游刃有余。三要博采众长。任何个人的能力和智慧都是有限的，所以，材料撰写写作和信息编报工作者在工作中必须认真听取各方面的意见，善于吸收别人的智慧来丰富自己的观点，纠正可能出现的错误。在文稿起草和信息编写过程中，要积极征求相关部门和单位的意见，尽量从多角度获取资料，从多方位看待问题，这样形成的表述才更加准确、得出的结论才更加经得起推敲、总结的经验才更加具有普遍性，从而真正发挥“以文辅政”的作用。
“三勤”是指：一要勤学习。要有海绵吸水的精神，要有锲而不舍的毅力，不仅要学习书本上的知识，还要注重学习好的工作习惯、工作方法。年轻同志要向老同志请教传统的好经验，老同志也要重视吸收年轻同志的新思想，形成互学共进的良好氛围。二要勤思考。光学不思，就如同囫囵吞枣，容易食而不化。要将所学的内容与企业发展的实际相结合，通过思考将其融会贯通。比如在起草重要文件或编写一些综合类信息时，首先必须要对企业的总体运行概况及相关工作的具体情况有清晰的了解，有哪些经验，存在哪些问题和教训，包括哪些典型，都要做到心中有数，在此基础上认真分析研究，从中发现本质性和规律性的东西，这样经过深入思考得出的成果才是真正有价值的。三要勤实践。实践出真知，实践也出真功。平时要注重练笔，将生活和工作中的一些所思所得以文字的形式加以梳理。通过这样经常性的写作锻炼，一方面可以锤炼思维，提高写作效率，另一方面也可以不断积累、提炼对企业经营发展的一些观点，在撰写相关文字材料时适当加以应用。
四、强化三种意识
思想是行动的先导，认识是实践的指南，要想做好材料撰写、信息工作，就必须要先从观念上、认识上切实有所转变和提升，保持积极向上的工作状态。为此，要着力强化以下三种意识。第一，要强化一流意识。干事创业，精神是第一位的。没有想干事、干成事的信念和信心，任何工作都难以成功。所以，材料撰写、信息工作者在工作过程中，要激发内心对于创一流的责任感和使命感，做到勇创一流、善创一流、惯创一流。要通过全方位的深入学习，不断提升工作能力，沿着一流的方向持续精进，让一流深深铭刻心间，让价值创造成为一种工作习惯。第二，要强化大局意识。材料撰写和信息工作的特点，要求从事相关工作的人员必须要有大局观。这种大局观体现在对公司总体发展态势的深刻理解、把握和洞悉，体现在对企业外部发展环境的了解、认知，这是前提。不论是起草领导报告、讲话，或是编写上报信息，必须把握住公司的发展大势。从材料撰写、信息工作者自身定位来讲，是领导的眼睛、耳朵和大脑的延伸和拓展，发挥着参谋助手的作用。如何才能真正体现这种定位？具备战略思维和宏观视野必不可少。要努力做到想全、想细、想深、想远，这样，写出的报告和讲话才更加契合领导思路和企业实际需要，编报的信息才更具建设性和前瞻性。第三，要强化岗位意识。材料撰写、信息工作者要时刻牢记自身的岗位职责，始终保持强烈的事业心和责任感，始终保持奋发有为的精神状态，爱岗敬业，恪尽职守。敬业是干事创业的基础，没有对于本职工作的敬畏之心，没有对岗位和平台的由衷热爱，就不可能干一行、爱一行，更不可能去主动钻研、自觉提升。 五、处理好四个关系
文字工作看似简单，做好却不容易。尤其是材料撰写和信息工作，具有以文辅政的作用，不仅需要相关工作人员具备深厚的文字功底和语言运用能力，而且还要具备较强的综合分析、沟通协调等方面能力。为此，要处理好以下四个方面的关系：
一是处理好规矩与创造的关系。办公室文字工作不同于文学创作，不可以随着写作者个人的想象和思路自由发挥。无论是材料撰写还是信息编报，都有既定的规矩、规范。比如要写一份本单位年度工作会议报告，从形式上讲，工作报告有其自身相对固定的格式；從内容上讲，一份报告的形成必然要充分体现报告人的意图，符合其思路和表达意愿，因此，报告内容就需要尽可能往这一方向上靠近。信息编报也同样具有特定格式和内容等方面的要求。这对写作者而言，是必须要认真把握的一个问题。把握不好，所形成的文稿就缺乏针对性，不能发挥其应有的作用。但仅仅把握这一点还不够，文有定式，但无定法，要想形成一篇高质量的文稿，还需要写作者发挥自身的创造性，以更加独特的视角、更加新颖的表现手法、更加深入的提炼分析，以及对所占有材料的合理取舍，使文稿的表现力和穿透力更强。对限制性的把握，仅仅是对写作者的基本要求，而创造性的发挥则真正体现写作者的水平。
二是处理好本位与换位的关系。从事办公室文字工作的人遇到的一个经常性问题就是定位，这也是做好文字工作一项十分重要的能力。所谓“定位”的问题，是由文字工作者的实际工作岗位和进行材料撰写写作与信息编报时的站位不同所产生的。从材料撰写来看，写作者所起草的报告、讲话等，主要是为领导服务，因此，尽管其职务层级可能不高，但写作时的站位必须要高，要从被服务领导的角度和高度去思考问题。而编报一篇信息过程中，也必须要站在信息接收方和信息消费者的角度换位思考，将自己想报的内容与对方想知道的内容统一起来，以提升所报信息的价值和接受度。但换位说起来简单，真正实现起来并不容易。任何一“位”，所体现的不仅仅是一个岗位和层级，还体现着在这个位置上的人的立场、视野、学识、阅历及其个人的特点。要想使一份工作报告或者领导讲话“适销对路”，必须加强学习，在知识储备和视野上尽量向被服务领导靠近，同时还要在平时注意收集领导在各种场合表达的观点和传递的信息，及时把握领导的思路。信息编报工作开展过程中，也要积极关注行业内的政策变化，与上级单位主管信息部门加强沟通交流，了解信息报送需求，这样所选报的信息才更有针对性，也更易于被采用。只有扎扎实实做好平时的这些本位工作，才能真正在起草文件和编报信息时做到换位思考。
三是处理好“顶天”与“立地”的关系。“顶天”与“立地”是一种形象说法，主要有两层意思。第一层意思，“顶天”是指要把握当前宏观形势和政策要求，从高处着眼，旨在筑势，“立地”是指要充分体现本单位工作的实际情况，于实处落地，意在固基。这样形成的报告、讲话和信息，才具有立体感和厚重感。这就要求写作者在起笔之前，必须收集和消化大量相关资料，分析研究后进行融会贯通，在此基础上在进行谋篇布局。第二层意思，主要是在撰写工作报告或领导讲话时需要注意，即既要关注报告人或讲话人的主观意愿，体现其所要表达的核心内容，又要考虑听众的感受和关切，不同的听众需要采取不同的表达方式，裁剪不同的重点内容，这样才可能达到良好的效果。
四是处理好写与改的关系。在平时工作当中，一定要正视文稿的起草与修改之间的关系。常言道“文章不厌百回改”，当你在初稿结尾处如释重负地打上最后一个句号时，千万不要以为大功告成，因为那并非结束，而只是追求完美的开始。无论是报告、讲话还是信息，几乎没有哪篇好的文稿能够一气呵成，都需要经过耐心细致的修改、推敲、打磨。要写出高质量的文稿，就得不怕“折腾”、经得起“折腾”，直到“折腾”到自己满意、领导也满意为止，才算划上一个圆满的句号。每一次成功的修改，其实就是一次思维和能力的再提升。
构建“五位一体”的工作体系，对于做好材料撰写和信息工作至关重要，但归根结底，这两项工作的高效开展，还需要从事相关工作的人的长期学习积累和持续的能力提升，绵绵发力，久久为功。
参考文献：
[1]《材料撰写写作思维的限制性与创造性》，张玉敏，《理论界杂志》，2005
[2]《大手笔是怎样炼成的》，谢亦森，长江文艺出版社，2013
关键词：材料撰写； 信息； “五位一体”
材料撰写和信息工作既是办公室工作体系的重要组成部分，同时也是整个企业管理系统中必不可少的两个环节。这两项工作虽然在工作内容和工作方法上有所不同，但均属于文字工作的范畴，具有类似的特点，也都具有“以文辅政”的作用。做好这两项工作，需要多方面的能力和素养，笔者认为至少包括提高认识、端正态度、掌握方法、提升工作状态、处理好重要关系五个方面，简要概括为“五位一体”工作体系。
一、充分认识材料撰写和信息工作的重要性
辦公室要发挥“桥梁、枢纽、参谋、助手、窗口”的独特作用，材料撰写和信息工作是重要途径。企业许多重要决策、重大部署都需要通过讲话、报告的形式进行宣贯，在此过程中材料撰写工作者扮演着不可替代的角色。一份高质量的讲话或报告，是领导决策意图和秘书精心谋划的结晶，既要高屋建瓴、从大处着眼，又要言之有物、契合工作实际。这些讲话和报告的形成，小到指导一项具体工作的开展，大到确定整个企业的发展走向。材料撰写工作者的价值就随着这些讲话和报告的出炉而得到了有力彰显。
信息工作的作用也非常重要，它是各级领导了解情况、把握工作动态的重要途径，是科学决策的重要依据，是行业交流的重要平台，也是上下联通的重要纽带。根据管理学理论，信息不对称是导致错误决策、增加交易成本、诱发经营风险的重要因素。在这样一个网状世界里，及时、准确、全面获取信息的重要性怎么强调都不为过。广大的信息报送工作者就是撑起这样一张大网的中坚力量。没有他们的努力工作，各级领导就会变得耳目闭塞，企业的日常工作就难以高效有序开展。
二、坚持端正的工作态度
态度导致好恶各异、取舍不同，于是自然决定成败，做好材料撰写、信息工作也是如此。一要静得下心。从事文字工作常常需要我们去认真思考、梳理一些问题，比如起草讲话、报告时如何谋篇布局，提炼观点，编写信息时如何去粗取精、详略得当，都需要在一份宁静的思绪中酝酿，“一颗躁动的心”是无论如何都搞不好文字工作的。二要吃得下苦。从事文字工作的人都有深刻体会，有时候要写好一篇讲话，常常需要长时间伏案工作，熬夜加班是常态。吃不下这份苦，就干不好这项工作。但“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”。当起草的讲话、报告得到领导肯定时，当报送的政策建议得到上级部门采纳时，工作成就感也一定会油然而生。三要抓得住纲。所谓“纲举目张”，材料撰写、信息工作只有围绕中心、抓住重点，才能保持正确方向，取得实际成效。具体来讲，就是在起草讲话、报告时要把握国家宏观大势、紧扣企业发展主题、唱响主旋律、弹好协奏曲；在信息报送时，要围绕上级部门关注的重点问题、企业改革发展的重点方面进行挖掘、精心选编，不能眉毛胡子一把抓，不负责任、不加选择地有什么报什么。
三、掌握正确的工作方法
干好材料撰写、信息工作也要掌握得当的工作方法。概括起来，可以称为“三博”、“三勤”。
“三博”是指：一要博览群书。“读书破万卷，下笔如有神”。从事文字工作，必须要养成常读书、多读书的好习惯。通过读书，提升自己的理论水平，丰富企业经营管理的知识，开阔看待问题的视野，把握时代前进的脉络，这样才能在动笔时做到言之有理、言之有物。二要博闻强记。搞文字写作不博闻强记是不行的，不仅要记企业经营管理中的重要数据、信息、经验、事件等，还要注意积累一些名人名言、经典论断、历史掌故和报刊杂志上的精彩言论等内容。只有通过占有丰富的信息量，才能在写作过程中做到游刃有余。三要博采众长。任何个人的能力和智慧都是有限的，所以，材料撰写写作和信息编报工作者在工作中必须认真听取各方面的意见，善于吸收别人的智慧来丰富自己的观点，纠正可能出现的错误。在文稿起草和信息编写过程中，要积极征求相关部门和单位的意见，尽量从多角度获取资料，从多方位看待问题，这样形成的表述才更加准确、得出的结论才更加经得起推敲、总结的经验才更加具有普遍性，从而真正发挥“以文辅政”的作用。
“三勤”是指：一要勤学习。要有海绵吸水的精神，要有锲而不舍的毅力，不仅要学习书本上的知识，还要注重学习好的工作习惯、工作方法。年轻同志要向老同志请教传统的好经验，老同志也要重视吸收年轻同志的新思想，形成互学共进的良好氛围。二要勤思考。光学不思，就如同囫囵吞枣，容易食而不化。要将所学的内容与企业发展的实际相结合，通过思考将其融会贯通。比如在起草重要文件或编写一些综合类信息时，首先必须要对企业的总体运行概况及相关工作的具体情况有清晰的了解，有哪些经验，存在哪些问题和教训，包括哪些典型，都要做到心中有数，在此基础上认真分析研究，从中发现本质性和规律性的东西，这样经过深入思考得出的成果才是真正有价值的。三要勤实践。实践出真知，实践也出真功。平时要注重练笔，将生活和工作中的一些所思所得以文字的形式加以梳理。通过这样经常性的写作锻炼，一方面可以锤炼思维，提高写作效率，另一方面也可以不断积累、提炼对企业经营发展的一些观点，在撰写相关文字材料时适当加以应用。
四、强化三种意识
思想是行动的先导，认识是实践的指南，要想做好材料撰写、信息工作，就必须要先从观念上、认识上切实有所转变和提升，保持积极向上的工作状态。为此，要着力强化以下三种意识。第一，要强化一流意识。干事创业，精神是第一位的。没有想干事、干成事的信念和信心，任何工作都难以成功。所以，材料撰写、信息工作者在工作过程中，要激发内心对于创一流的责任感和使命感，做到勇创一流、善创一流、惯创一流。要通过全方位的深入学习，不断提升工作能力，沿着一流的方向持续精进，让一流深深铭刻心间，让价值创造成为一种工作习惯。第二，要强化大局意识。材料撰写和信息工作的特点，要求从事相关工作的人员必须要有大局观。这种大局观体现在对公司总体发展态势的深刻理解、把握和洞悉，体现在对企业外部发展环境的了解、认知，这是前提。不论是起草领导报告、讲话，或是编写上报信息，必须把握住公司的发展大势。从材料撰写、信息工作者自身定位来讲，是领导的眼睛、耳朵和大脑的延伸和拓展，发挥着参谋助手的作用。如何才能真正体现这种定位？具备战略思维和宏观视野必不可少。要努力做到想全、想细、想深、想远，这样，写出的报告和讲话才更加契合领导思路和企业实际需要，编报的信息才更具建设性和前瞻性。第三，要强化岗位意识。材料撰写、信息工作者要时刻牢记自身的岗位职责，始终保持强烈的事业心和责任感，始终保持奋发有为的精神状态，爱岗敬业，恪尽职守。敬业是干事创业的基础，没有对于本职工作的敬畏之心，没有对岗位和平台的由衷热爱，就不可能干一行、爱一行，更不可能去主动钻研、自觉提升。 五、处理好四个关系
文字工作看似简单，做好却不容易。尤其是材料撰写和信息工作，具有以文辅政的作用，不仅需要相关工作人员具备深厚的文字功底和语言运用能力，而且还要具备较强的综合分析、沟通协调等方面能力。为此，要处理好以下四个方面的关系：
一是处理好规矩与创造的关系。办公室文字工作不同于文学创作，不可以随着写作者个人的想象和思路自由发挥。无论是材料撰写还是信息编报，都有既定的规矩、规范。比如要写一份本单位年度工作会议报告，从形式上讲，工作报告有其自身相对固定的格式；從内容上讲，一份报告的形成必然要充分体现报告人的意图，符合其思路和表达意愿，因此，报告内容就需要尽可能往这一方向上靠近。信息编报也同样具有特定格式和内容等方面的要求。这对写作者而言，是必须要认真把握的一个问题。把握不好，所形成的文稿就缺乏针对性，不能发挥其应有的作用。但仅仅把握这一点还不够，文有定式，但无定法，要想形成一篇高质量的文稿，还需要写作者发挥自身的创造性，以更加独特的视角、更加新颖的表现手法、更加深入的提炼分析，以及对所占有材料的合理取舍，使文稿的表现力和穿透力更强。对限制性的把握，仅仅是对写作者的基本要求，而创造性的发挥则真正体现写作者的水平。
二是处理好本位与换位的关系。从事办公室文字工作的人遇到的一个经常性问题就是定位，这也是做好文字工作一项十分重要的能力。所谓“定位”的问题，是由文字工作者的实际工作岗位和进行材料撰写写作与信息编报时的站位不同所产生的。从材料撰写来看，写作者所起草的报告、讲话等，主要是为领导服务，因此，尽管其职务层级可能不高，但写作时的站位必须要高，要从被服务领导的角度和高度去思考问题。而编报一篇信息过程中，也必须要站在信息接收方和信息消费者的角度换位思考，将自己想报的内容与对方想知道的内容统一起来，以提升所报信息的价值和接受度。但换位说起来简单，真正实现起来并不容易。任何一“位”，所体现的不仅仅是一个岗位和层级，还体现着在这个位置上的人的立场、视野、学识、阅历及其个人的特点。要想使一份工作报告或者领导讲话“适销对路”，必须加强学习，在知识储备和视野上尽量向被服务领导靠近，同时还要在平时注意收集领导在各种场合表达的观点和传递的信息，及时把握领导的思路。信息编报工作开展过程中，也要积极关注行业内的政策变化，与上级单位主管信息部门加强沟通交流，了解信息报送需求，这样所选报的信息才更有针对性，也更易于被采用。只有扎扎实实做好平时的这些本位工作，才能真正在起草文件和编报信息时做到换位思考。
三是处理好“顶天”与“立地”的关系。“顶天”与“立地”是一种形象说法，主要有两层意思。第一层意思，“顶天”是指要把握当前宏观形势和政策要求，从高处着眼，旨在筑势，“立地”是指要充分体现本单位工作的实际情况，于实处落地，意在固基。这样形成的报告、讲话和信息，才具有立体感和厚重感。这就要求写作者在起笔之前，必须收集和消化大量相关资料，分析研究后进行融会贯通，在此基础上在进行谋篇布局。第二层意思，主要是在撰写工作报告或领导讲话时需要注意，即既要关注报告人或讲话人的主观意愿，体现其所要表达的核心内容，又要考虑听众的感受和关切，不同的听众需要采取不同的表达方式，裁剪不同的重点内容，这样才可能达到良好的效果。
四是处理好写与改的关系。在平时工作当中，一定要正视文稿的起草与修改之间的关系。常言道“文章不厌百回改”，当你在初稿结尾处如释重负地打上最后一个句号时，千万不要以为大功告成，因为那并非结束，而只是追求完美的开始。无论是报告、讲话还是信息，几乎没有哪篇好的文稿能够一气呵成，都需要经过耐心细致的修改、推敲、打磨。要写出高质量的文稿，就得不怕“折腾”、经得起“折腾”，直到“折腾”到自己满意、领导也满意为止，才算划上一个圆满的句号。每一次成功的修改，其实就是一次思维和能力的再提升。
构建“五位一体”的工作体系，对于做好材料撰写和信息工作至关重要，但归根结底，这两项工作的高效开展，还需要从事相关工作的人的长期学习积累和持续的能力提升，绵绵发力，久久为功。
参考文献：
[1]《材料撰写写作思维的限制性与创造性》，张玉敏，《理论界杂志》，2005
[2]《大手笔是怎样炼成的》，谢亦森，长江文艺出版社，2013