国有房地产开发公司内部控制建设研究

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  【摘要】本文在通过对国有房地产开发企业HYC公司内部控制体系优化的案例探讨,为HYC公司内部控制框架体系的设计,提出了具有现实意义和可实施性的改进意见。本文期望通过对HYC公司内部控制的分析,分析国有房地产开发企业内部控制的有效性,对国有企业持续发展有所帮助。
  【关键词】内部控制;国有房地产开发企业;COSO
  2002年,安然和世通两家公司发生避税及虚报利润的事件之后,美国发布了防止类似事件发生的《萨班斯-奥克斯利法案》,以加强对企业的监管。2008年,我国为规范和加强对企业的监督发布了《企业内部控制基本规范》,该规范被称为“中国的萨班斯法案”。国有企业是我国国内企业中的代表,对国民经济和社会稳定等方面有着重要的作用。HYC公司成立于1998年,是一家主营房地产开发和建设的企业,多年来,在企业内部控制方面,HYC公司相继制定了若干制度,但公司的内控体系建设还存在诸多问题。本文选择企业内部控制进行分析,旨在将企业内部控制理论与HYC公司实际相结合,研究探索一套更完善更适合企业自身的内部控制体系,同时为其他相似国有企业内控体系的构建提供借鉴。
  1、内部控制相关理论
  1.1内部控制的定义
  内部控制就是以内部把控为核心,将内部控制的风险把控作为最主要的目标,通过内部控制将企业每个层面都涵盖进去,保证企业各个事项都在控制下运行,体现出企业内部治理的完整性。
  1.2 COSO内控框架框架
  2013年COSO委员会发布了新的内部控制框架,COSO内控框架包含五个要素,控制环境,风险评估,控制活动,信息及沟通,监督。控制环境是指描述企业人的个体品质,风险评估是对项目可能遇到的风险进行评估分析,控制活动是为保证目标的达成,保证决策层的计划决策实施,信息与沟通是管理控制运营中,信息的获取和交换,监督是指控制过程的监督,并在必要时提出修正。
  2、HYC公司内部控制现状、存在问题及原因分析
  2.1 HYC公司内部控制现状
  在內部环境方面,作为国有企业,HYC公司高层管理有总经理和书记,下设12个部门,在工人层面,由于种种原因,HYC公司职工的年龄结构偏大,技术水平不高,工作能力欠佳的问题比较突出。在治理结构方面,HYC公司部门之间形成了相互制衡相互监督相互协助的体制。HYC公司按照建立现代企业制度的要求,制定了内部控制管理制度,并从内部控制的环境、内部运行存在风险的预估、控制活动的对策、信息沟通传播、监督把控等要素出发,构建了HYC公司较为科学的内部控制框架体系,保证企业运行顺畅。
  在风险评估方面,HYC公司通过对公司进行战略规划,能够明确公司未来发展的方向,降低运营中的风险。以定期和不定期会议的形式进行内外部沟通,同时对风险把控有着一套策略,从风险信息的搜集到分析再到风险的识别,最终拿出风险应对及评价的一个整套流程。
  在控制活动方面,HYC公司建立了分层审批和“三重一大”制度。HYC公司严格执行“三重一大”制度,对于重大问题决策、重要干部任免、重大项目安排及大额度资金使用均须经理办公会或党委会审批通过。同时,HYC公司有着严格的审计制度,公司强调严格执行国家统一的会计制度,审计部门对原始凭证进行审核,保证每一步审核都符合内部控制制度的要求。
  在信息与沟通和内部监督方面,HYC公司OA系统的建立让公司办公更加的透明化,让全公司的员工都变成业务的监督者。HYC公司使用先进的技术对内部信息进行传递,保障工作内容的保密性。对内部监督十分的重视,有效的制定培训计划,强化员工的监督意识和自觉守法的意识,保证公司的所有工作都符合法律规范和公司的规章制度,实行内部监督,将问题从内部解决,从萌芽状态就开始预防,充分发挥内部监督的有效性。
  2.2 HYC公司内部控制存在问题
  (1)治理结构方面的问题
  具体表现在,一是组织架构不合理,二是人力资源政策存在较为严重的问题。在部门设置上存在着部门冗余的情况,同时,通过调查发现很多行政支撑类的岗位存在人员冗余的情况。人力资源管理方面,实行的是扁平化的管理方式,中层管理者晋升通道狭窄,打击了中层管理者的工作积极性。同时,对于基层员工,HYC公司人力资源部,没有制定适合自己的完善的人力资源管理制度。
  (2)公司内部控制制度不健全
  HYC公司现已有完善的干部选拔任用制度、工程管理制度、财务制度,但是在企业文化制度、公司形象宣传制度、人力资源管理系列制度等并没有健全和完善。内部制度不健全,将导致内部控制出现问题没有可以处理的依据,也没有相应的应计方案。
  (3)企业文化建设实施不足。
  HYC公司的管理者没有把企业文化的建设放在对企业价值能够增值的层面上,没有考虑到企业文化对内部控制的影响。HYC公司虽然实行了风险评估的流程,设定目标-风险辨识-风险分析-制定应对策略,但是在实施的过程中,由于没有专门的风险把控部门和专业人才进行专业的风险管理,风险规避的作用就会大打折扣。
  (4)企业控制活动薄弱
  HYC公司有一些不成文的制度存在,没有对相关职责部门进行梳理,更没有采取相应的分离对策,不利于内部控制的执行效果。HYC公司目前只对管理者业绩进行了考核,并且这种考核并没有严格进行,更多的是流于形式。HYC公司的内部信息在传递的过程中,缺少合适的平台,特别是信息的向上传递,由于管理者的不关注,导致很多信息传递不及时,造成信息反映迟缓。HYC公司的专项监督和日常监督做得都不够完善,同时在党办工会方面也有欠缺,没有单独设置工会,职工没有一个实施监督的平台,导致员工没有控诉的地方,没有主人翁的意识。
  2.3 HYC公司内部控制问题成因分析
  HYC公司高管在没有切实站在HYC公司实际情况基础上,对战略进行设定,势必将影响理想战略结果的实现,HYC公司在对风险管理的过程中,在目标制定和风险把管控的措施上,有一些问题出现。HYC公司仍然按照老国企的运营方式,进行日常业务的开展,并没有跟上现代企业管理的步伐,这就导致HYC公司的战略目标是最初级的,战略的制定也是最基础的,不能有效的应对企业内外部环境的变化,导致HYC公司没有一个明确的战略目标。HYC公司管理者没有将企业的发展战略同内外部环境相结合,没有因为外部环境的变化而做出相应的变化,没有将目标放在战略和制度的层面上。   表1 HYC公司识别外部因素导致的风险评分表
  从表1中得知,HYC 公司对能够有效的识别外部因素导致的风险的情况,从打分的情况来分析,公司能够在法律法规的规定下运行,对自然灾害的发生,能够有提前的预防措施,以及对自然灾害造成的损害及时的拿出补救措施,但是在债权人和客户优质服务方面,存在一些问题,这说明HYC公司对债权人的期望不能符合他们的要求,对客户提供的服务业有待进一步的提升,特别要说明的是在了解对手行动上,因为HYC公司认为自身是国有企业的下属公司,有着自身的优势,没有积极去关注竞争对手的情况,也没能积极采取对策,这就会导致HYC公司经营风险管理出现漏洞和其他风险的发生。
  表2 HYC公司识别内部因素导致的风险评分表
  从表2得知,HYC公司内部因素对风险管理的影响,HYC公司内部因素對风险影响的得分是12分,总分30分,40%的比例是远远达不到及格的要求的,这就意味着,HYC公司内部风险管理措施是没有成效的,外部因素存在众多的不可控性,但是,内部因素是可控的,HYC公司却没能取得很好的成果,这说明HYC公司管理者就没有意识到风险管理的重要性,这也是HYC公司内部控制体系的一大不足之处。结果如表2所示。
  HYC公司在管理层及机构设置上,都存在不同程度的兼职情况,例如,副总兼岗管理范围不固定,兼岗时常发生;工会等部门没有单独设立,而是由党群工作部负责人代为履行职能。企业文化对企业的内部控制有着重要的影响,企业文化的导向作用、凝聚人心,也就是向心力作用、人员激励的作用等各个方面的作用,都会提升内部控制的质量,HYC公司没有对这一块重视,每次委任高层管理者,就变化刚刚积淀的企业文化,所以,HYC公司的文化是动荡的,是没有得到管理者重视的。
  HYC公司的管理层并没有意识到部门之间,员工之间,员工与管理层之间,同样需要建立信息快速沟通传递的平台,管理层没有重视信息平台的构建,仍然采用汇报和部门内部沟通的形式,这就导致信息无法共享。HYC公司将日常监督工作和专项监督工作视为一个监督事项,专项监督是公司不经常的发生的事项需要监督,但是这种事项一般都是十分的重大,对公司影响力很大,导致HYC公司监督机制不完善的原因就是因为HYC公司将专项监督和日常监督视为一体,没有做出监督事项的区分。
  3、 HYC公司内部控制建设方案设计
  3.1完善控制环境
  从图1可以看出,企业的内部控制规范就是针对企业存在的缺陷方面进行了,企业为了实现自身的目标,就需要对风险点进行识别,把控,同时为实现控制目标进行对策执行,最终规范企业的内部控制制度,以及让内部控制制度执行到位。
  图1 公司内部控制环境流程
  HYC公司内部环境控制,包括组织架构、企业文化、人力资源等方面,从这三个方面进行完善,保证HYC公司的战略有个准确的定位,建设适合自身的发展战略。要建设完善的组织架构,要重点关注组织结构涵盖的主要内容,结合HYC公司的现状,设置需求部门机构,进一步的明确层级管理者的权限,对人员进行重新编订,业务流程进行重新再造,同时要有制度进行保障。要进行人力资源方面进行完善,以更好的实现HYC公司的内部控制的目标。要重视企业文化的建设,特别是高管人员要将企业文化建设上上到战略的地位,只有这样才能体现出企业文化的重要性,才能有效的快速的形成企业文化,发挥企业文化应有的作用。
  3.2设风险管理体系
  HYC公司要有专门的风险管理部门,对众多项目的风险进行有效的管理,在根据情况分析调查的基础上,设立专门对风险管理的部门,建立风险管理体系。风险管理体系的建立,要对公司的风险管理目标进行年度计划的制定,并有风险管理方面的短期中期长期计划,通过滚动计划的形式,把控公司每个发展时期的风险。
  3.3加强控制活动建设
  HYC公司要对财务资金的流动,有合理严格的把控制会制度,保证资金能够发挥最大的作用。总经办和纪检部门对财务部进行管理,定期派出人员对公司流动资金进行抽查,按照财务相关制度对照财务部门的执行情况,同时,对重大的资金项目进行检查,保证资金的安全性,保证各项资金之间的平衡。HYC公司的财务报告,要在制度方案下进行,编制人员你要严格按照真实的财务情况进行编制报告,严格按照国家规定的财务准则编制,保证财务报告的完整性、真实性。
  3.4加强信息与沟通
  HYC公司要加强信息沟通,要明确沟通的目的,只有明确了目的,才能清楚需要什么样的沟通平台,以及什么样的信息才是值得搜集、值得传递的。要建设信息的反馈平台,建设员工反馈信息的渠道,渠道要明确及时的达到想反馈的管理层级,不因个别利益相关者,导致渠道的不顺畅。
  3.5加强内部审计和监督
  HYC公司要建立专门的审计部门,对公司的内部活动进行审计,加强审计监督的力度,防止公司资源的浪费,和发生财务上的舞弊,审计部门严格把控,能够节约公司的运营成本,保证资金资源合理的运用,提升公司的运营效率,最终提高公司整体的发展水平。
  结语:
  内部控制是对企业发展有着重要意义的一种管理手段,内部控制在适合市场环境发展的过程中,在不断的完善,对内部控制的研究出现在了众多的成果,在国有企业改革探索中,内部控制提出了应有的作用,在国有企业中实行严格的内部控制,能够保证国企与当前是企业管理接轨,特别是对业务的把控和会计方面的把控,这些都突显出国有企业进行内部控制的必要性和现实意义。
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  作者简介:
  万德亮,男,1979.12,山东诸城,本科,房地产企业管理,高级经济师(工商管理)。
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