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[摘要]随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。本文粗浅地探讨疾病预防控制机构的档案管理工作。
[关键词]疾病预防控制 机构 档案管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0088-01医疗档案又称医院档案，是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。医疗机构档案管理的主要工作内容如下：
一、档案收集、归档
1.凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。2.各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。3.一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。4.部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。5.医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。6.医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。
二、档案立卷
1.档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。2.档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。3.案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。4.案卷类目名称需根据 5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。5.归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。6.归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。7.部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
三、档案目录编制
1.档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2，其中“A1A2”为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），“A3A4”为两位数年份号，“B1B2”为部门（科室）代字（大类）号，“C1C2”为文件类型（小类）号，“D1D2”为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2006年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。2.档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件 10.1）。3.所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。4.《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
四、档案保管权限、期限与类型
（一）档案保管权限
1.财务部档案由财务部保存；2.人事部档案由人事部保存；3.医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；4.其他各类档案由院办（人事行政部）保存。
（二）档案保管期限
1.财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。2.医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。3.政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。4.本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。5.普通文档保管期限为3年至5年。6.保密文档须于失效当日即刻销毁。
（三）文档的保存形式
1.文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。2.计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。3.机密文档以书面或实物形式保存。
五、档案查阅与复制
1.总经理有权查阅医院所有档案。2.部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3.其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。4.文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。5.查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。6.查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。
[关键词]疾病预防控制 机构 档案管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0088-01医疗档案又称医院档案，是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。医疗机构档案管理的主要工作内容如下：
一、档案收集、归档
1.凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。2.各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。3.一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。4.部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。5.医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。6.医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。
二、档案立卷
1.档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。2.档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。3.案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。4.案卷类目名称需根据 5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。5.归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。6.归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。7.部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
三、档案目录编制
1.档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2，其中“A1A2”为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），“A3A4”为两位数年份号，“B1B2”为部门（科室）代字（大类）号，“C1C2”为文件类型（小类）号，“D1D2”为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2006年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。2.档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件 10.1）。3.所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。4.《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
四、档案保管权限、期限与类型
（一）档案保管权限
1.财务部档案由财务部保存；2.人事部档案由人事部保存；3.医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；4.其他各类档案由院办（人事行政部）保存。
（二）档案保管期限
1.财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。2.医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。3.政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。4.本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。5.普通文档保管期限为3年至5年。6.保密文档须于失效当日即刻销毁。
（三）文档的保存形式
1.文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。2.计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。3.机密文档以书面或实物形式保存。
五、档案查阅与复制
1.总经理有权查阅医院所有档案。2.部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3.其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。4.文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。5.查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。6.查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。